Das Erreichen und Reifen der organisatorischen Agilität ist ein Schlüsselziel für etablierte Unternehmen, um weiterhin Geschäftswert zu schaffen. Tatsächlich ist das Agilitätsniveau eines Unternehmens der wichtigste Einflussfaktor auf die Projekterfolgsrate. Aber was bedeutet Agilität wirklich? Und was braucht ein Unternehmen, um agile Ansätze erfolgreich umzusetzen?  

Was bedeutet organisatorische Agilität? 

Organisatorische Agilität ist die Fähigkeit, Strategien kontinuierlich an die sich ändernden externen Marktbedingungen anzupassen, auf Unklarheiten und Unsicherheiten mit Flexibilität und Schnelligkeit zu reagieren und unvorhergesehene Veränderungen als Chance für Innovation zu betrachten. Das erscheint viel, und das ist es auch. Bei richtiger Ausführung ist eine agile Transformation jedoch durchaus möglich und wird Ihrem Unternehmen deutlich zugute kommen. Bestimmte Schlüsselaspekte können Ihre Erfolgschancen dabei erheblich verbessern. 

Ein Transformationsprogramm mit Ihrem PMO als Change Agent. 

Zu Beginn hilft Ihnen die Etablierung eines formalen agilen Transformationsprogramms, die Grundlagen für eine konsistente und einheitliche Transformation in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Das optimale Programm gibt den Mitarbeitern einen Rahmen, in dem die Transformation stattfinden kann, und hilft bei der Umsetzung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren. Im Idealfall ist Ihr PMO für die Umsetzung dieses Programms verantwortlich. Die Anwendung dieses Top-Down-Ansatzes wird zahlreiche Vorteile haben: Die Botschaft der Geschäftsführung wird konsistent kommuniziert und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmensgruppen wird sichergestellt, um nur zwei Beispiele zu nennen. Wird die agile Transformation nicht von oben nach unten durchgeführt, kann sie in der Organisation nicht nachhaltig sein. 

Denken Sie daran, dass der Transformationsprozess Zeit braucht und nicht auf einmal stattfinden kann. Agile Transformation erfordert einen Wandel von Unternehmenskultur und der Denkweise der Mitarbeiter, weshalb sie in Wellen stattfinden muss – miteinander verbundene Abteilungen werden dann gemeinsam agil. 

Veränderung der Kultur und Fokus auf den Menschen 

Kulturwandel zu erreichen ist der wichtigste Faktor für eine erfolgreiche agile Transformation und wahrscheinlich auch der schwierigste: ein Wechsel von der "Command and Control"-Kultur hin zu gemeinsamen Beiträgen und Erfolg als Team. Um die Unternehmenskultur zu verändern, bedarf es nicht nur der Anpassung rechtlicher und wirtschaftlicher Prozesse, sondern auch - und vor allem - der Veränderung der Menschen. 

Personalmanagement wird der Schlüssel zu Ihrer erfolgreichen Transformation sein. Wenn die Mitarbeiter überzeugt sind, dass sie eine Rolle in der neuen Kultur spielen, dass sie trainiert werden und dass Fehler erlaubt sind, wird die Transformation gelingen. Das erwähnte Transformationsprogramm wird Ihren Mitarbeitern dabei den Rahmen aufzeigen. Denken Sie daran, dass Sie viel von Ihren Mitarbeitern verlangen und dass der einzige Weg über Dialog, viel Geduld, viel Interaktion und die Auseinandersetzung mit den Ängsten der Menschen geht. Investieren Sie in Training und Coaching, um ihnen den Übergang in ihre neue Rolle zu erleichtern.  

Zusammenfassung 

Agile Transformation wird am besten von oben nach unten und in Wellen umgesetzt. Es ist wichtig, klein anzufangen, Ihre Führungskräfte zu schulen, Erwartungen klarzustellen und dann in die Schulung Ihrer Mitarbeiter zu investieren, um sie mit den nötigen Fähigkeiten auszustatten. 

Cognitive Computing ist ein relativ neuer Begriff und wird gerne mit künstlicher Intelligenz gleichgesetzt. Zugegeben, beide haben etwas damit zu tun, dass Maschinen selbständig denken oder handeln, es gibt jedoch auch entscheidende Unterschiede. Wir beschäftigen uns heute etwas genauer mit dem Begriff Cognitive Computing und den Möglichkeiten, die sich daraus für das Projektmanagement ergeben. 

Was ist Cognitive Computing? 

Cognitive Computing ist der Überbegriff für Systeme, die menschliche Lern- und Denkprozesse simulieren und auf natürliche Weise mit dem Menschen interagieren. Es ist eine Mischung aus Informatik und Kognitionswissenschaft - also dem Verständnis des menschlichen Gehirns und seiner Funktionsweise. Durch selbstlernende Algorithmen, die Data Mining, visuelle Erkennung und natürliche Sprachverarbeitung nutzen, ist der Computer in der Lage, Probleme zu lösen und damit menschliche Prozesse zu optimieren. 

Im Unterschied zur reinen KI werden also nicht nur Computerdaten analysiert, sondern menschliche Komponenten, wie Mimik, Gestik und Sprache miteinbezogen, um schließlich wieder mit dem Menschen interagieren zu können. Die Systeme lernen dabei selbstständig durch die gemachten Erfahrungen und gesammelten Daten. Sie entwickeln eigene Lösungen und Strategien durch die Analyse der Datenbasis. 

Damit die Systeme ähnlich dem menschlichen Gehirn arbeiten, muss die Kommunikation mit Menschen und dem Umfeld interaktiv und in Echtzeit erfolgen. Die kognitiven Systeme müssen zudem anpassungsfähig sein und berücksichtigen, dass sich Informationen ändern oder möglicherweise nicht eindeutig sind – Informationen müssen also in ihrem Kontext wahrgenommen werden. Dazu gehören Merkmale wie Zeit, Ort und Personen, die die Bedeutung von Informationen beeinflussen.  

Um es auf den Punkt zu bringen: Das perfekte Cognitive Computing-System nutzt sensorischen und audiovisuellen Input um Informationen und Daten im Kontext zu sammeln und aus deren Analyse zu lernen. Daraufhin kann es Sprache verstehen und sich auf natürliche Art und Weise unterhalten, sowie Kontext beibehalten oder sich verändertem Kontext anpassen. Außerdem ist es in der Lage, selbständig Lösungen zu entwickeln, indem es mögliche Lösungswege logisch gegeneinander abwägt.  

Chancen für das Projektmanagement 

Das Cognitive Computing kann enorme Auswirkungen auf das Projektmanagement haben und die Arbeit des Projektmanagers deutlich erleichtern. Ganz allgemein kann Cognitive Computing die Rolle des Projektmanagers auf ein strategischeres Level bringen. Die Analyse riesiger Datenmengen und Erfahrungswerte verspricht nicht nur eine effektivere Zeit- und Budgetplanung, sondern ist mithilfe dieser Technologie auch innerhalb kurzer Zeit erledigt. Doch Cognitive Computing geht noch einen Schritt weiter. Wie wir oben gehört haben, kann das System menschliche Komponenten erfassen. Indem man es also mit Daten über Mitarbeiter wie deren Zuverlässigkeit, Schnelligkeit oder Genauigkeit füttert und es aus vergangenen Projekten Erfahrungen sammeln lässt, kann es je nach Kontext dabei helfen Projektteams zusammenstellen und vielleicht irgendwann sogar selbst aktiv am Projekt mitarbeiten. 

Doch Achtung! Auch, wenn Cognitive Computing schon sehr nah am menschlichen logischen Denkprozess ist und oft die effizienteste Lösung findet, hat es seine Grenzen. Intuition und Empathie sind und bleiben menschliche Eigenschaften. Auch Projekte können nur von Menschen durchgeführt werden, denn zu Projektmanagement gehört weit mehr als nur Daten auszuwerten.  

Mit der Blog-Serie  "Einführung ins PM" wollen wir uns immer wieder auf die Grundlagen des Projektmanagements besinnen. Der dritte Teil beschäftigt sich mit dem Projektstart, und wie er auch für Sie gelingt. Dafür sollten Sie sich die 7 W-Fragen stellen: Wo, Was, Wer, Wann, Warum, Wie, Wie viel? 

Warum? Weil es als Projektmanager Ihre Aufgabe ist, eine Struktur zu schaffen, in der Ihr Team ein Projekt erfolgreich umsetzen kann. Es zeigt Stakeholdern und Sponsoren, dass sie Vertrauen in die erfolgreiche Durchführung des Projekts haben können, und ist eine gute Möglichkeit, das Team zu motivieren: Es sieht, dass das Projekt tatsächlich durchführbar ist und kann nach und nach Ergebnisse erkennen.  

Was sind diese 7 W’s genau und wie können sie zu einem erfolgreichen Projektstart beitragen?  

Wo  

Dies ist die erste Frage, die Sie stellen müssen. Analysieren Sie zunächst ihre aktuelle Situation und legen Sie Ihre optimale Ausgangssituation fest:   

• Wo stehen wir gerade? 
• Wo wollen wir hin?  

Sind Sie nicht zufrieden mit der aktuellen Situation, arbeiten Sie den Punkt heraus, an dem Sie sagen könnten: "Ja, das ist es. Hier wollten wir sein und jetzt sind wir an diesem Punkt angelangt.“ 

Was  

Definieren Sie anschließend Ihre Ziele und beachten Sie mögliche Stolpersteine auf dem Weg dorthin:  

• Was wollen wir erreichen?
• Was brauchen wir?  
• Was sind die Einschränkungen?  

Es ist wichtig, ein klar definiertes Ziel zu haben, sonst fehlt eine Leitlinie und das Projekt läuft ins Uferlose. Denken Sie daran, sich diese Fragen von Zeit zu Zeit auch während des Projektfortschritts zu stellen.  

Wer  

Nachdem Sie Ihre Ziele geklärt haben, definieren Sie, wer Ihre Stakeholder sind: 

• Wer ist direkt oder indirekt am Projekt beteiligt? 
• Wer hat Interesse am erfolgreichen Abschluss des Projektes und wer profitiert davon?   

Jeder Stakeholder hat unterschiedliche Motive und Interessen, die oft miteinander konkurrieren. Es ist unmöglich, alle Anforderungen zu erfüllen, aber durch die Analyse Ihrer Stakeholder und der Erstellung einer Interessenshierarchie können Sie die für Ihr Projekt wichtigsten identifizieren und wissen, auf welche Stakeholder Sie am meisten eingehen sollen. 

Wann 

Zeit ist ein wichtiger Aspekt im Projektmanagement. Aber es geht nicht nur darum, das Projekt pünktlich abzuschließen, sondern auch um das Timing:  

• Wann fangen wir an? 
• Bis wann müssen wir liefern? 

Sie müssen den besten Zeitpunkt für den Projektstart ermitteln und Meilensteine setzen – so können Sie den Projektfortschritt verfolgen und sicherstellen, dass der Zeitplan eingehalten wird. 

Warum  

Manchmal beginnt man ein Projekt mit viel Enthusiasmus und Motivation, aber im Laufe der Zeit verliert man leicht den Grund für den Projektstart aus den Augen. Genau dann sollten Sie die folgenden Fragen für sich beantworten:  

• Warum ist dieses Projekt wichtig? 
• Warum ist meine Arbeit an diesem Projekt entscheidend? 

Sollten Sie keine zufriedenstellenden Antworten finden, müssen Sie herausfinden, ob das Projekt nicht möglicherweise bereits gescheitert ist. 

Wie 

Nun, da Sie Ihre Ziele identifiziert und die Gründe für die Umsetzung des Projekts geklärt haben, müssen Sie die Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts klären: 

• Wie können wir das Projekt erfolgreich umsetzen?  
• Wie können wir unsere Ziele am effektivsten erreichen? 

Teilen Sie größere Aufgaben in kleinere, überschaubare Aufgaben auf und weisen Sie die Aufgaben den richtigen Teammitgliedern zu.  

Wie viel 

Das letzte Detail, das Sie klären müssen, ist der finanzielle Aspekt:  

• Wie viel wird das Projekt kosten?  
• Wie groß ist mein Budget? 

Die Kosten gehören zu den drei Leitgedanken beim Projektmanagement. Das Ziel jedes Projekts ist es, die Kosten so niedrig wie möglich zu halten und das Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets fertigzustellen. Daher ist es äußerst wichtig, von Anfang an eine genaue Kostenschätzung zu erstellen. 

Gut, vielleicht sind wir als Veranstalter des Events ein wenig voreingenommen. Aber diese 10 Gründe haben wir aus dem Feedback der Teilnehmer der letzten InLoox Insider Tage herausgearbeitet - und wer kann ein Event besser einschätzen, als die Teilnehmer selbst? 

1. Es gibt praxisnahe Anwendervorträge

Das Highlight bzw. die Higlights eines jeden IIT sind immer die Anwendervorträge. InLoox Nutzer erzählen aus dem Nähkästchen, wie InLoox im jeweiligen Unternehmen eingesetzt wird. Bisher hatten wir Vorträge aus den verschiedensten Bereichen: Der größte europäische Labordienstleister, Synlab, integriert InLoox in seinem komplexen Systemnetzwerk europaweit. Das Architekturbüro Brückner Architekten hat den Innenausbau des Elbphilharmonie Penthouses mit InLoox geplant – und im Gegensatz zur Elbphilharmonie wurde dieses Projekt auf die Minute pünktlich abgeschlossen. Das Versorgungsunternehmen ZfP Südwürttemberg nutzt InLoox in der IT-Abteilung, um den „Wildwuchs“ zu bändigen und um mehr Struktur und Klarheit in den Projekten zu bekommen. Auch beim Transport- und Logistikunternehmen Emons wird InLoox ebenfalls in der IT-Abteilung eingesetzt, um Schmerzmomente zu lindern und Ziele wie „verbesserte Transparenz durch Projektdokumentation und Kommunikation“ oder „höhere Plantreue durch professionelle Ressourcen-, Budget- und Zeitplanung“ zu erreichen. In der Abteilung Supplier Audits der SMS group, eines der weltweit führenden Unternehmen in der Metallverarbeitung mit über 13.000 Mitarbeitern, wird InLoox als Planungstool für technische Inspektionen bei Lieferanten eingesetzt und wurde in die bestehende SAP-Umgebung integriert.

Am 07. November 2018 wird es natürlich wieder einen großartigen Anwendervortrag geben. Wir wollen nicht zu viel verraten – eins können Ihnen aber verraten: Der Vortrag wird gehalten von Herrn Raic von der Mayer & Cie GmbH, dem Weltmarktführer in der Herstellung von Rundstrickmaschinen.

2. Es gibt InLoox Best Practice Tipps

Beim InLoox Insider Tag gibt es außerdem auch noch exklusive Anwender- und Technikvorträge von InLoox-Experten gehalten – also dem InLoox Team. Vom agilen Aufgabenmanagement mit dem InLoox Kanban-Board, Erstellen von Dashboards mit InLoox, Anpassen von Ansichten und der Dokumentenstruktur, bis hin zu den InLoox Spielregeln.

Beim IIT im November geht es „Back to Basics“. Natürlich kann man viel in InLoox machen, auch sehr komplexe Sachen, aber manchmal reichen auch kleine Griffe, um großes zu Erreichen. Genau darum geht es im Vortrag von Carola Moresche: praktische Tipps zum Arbeiten mit InLoox. Beim zweiten Vortrag, gehalten von Linh Tran, geht es um das Zusammenspiel zwischen InLoox und Outlook. „Outlook-integriert“ bedeutet nicht nur, dass man InLoox direkt in Outlook öffnen kann – es geht noch viel mehr.

3. Es gibt spannende Workshops

Da die Räumlichkeiten des Microsoft Atrium in Berlin es ermöglicht haben, konnten wir beim IIT im Mai diesen Jahres sogar 2 Streams anbieten: den Anwender- und Techniker-Stream. Beim Anwender-Stream konnten Teilnehmer Best-Practice Tipps austauschen, während die Teilnehmer des Techniker-Streams die Möglichkeit hatten „die Techniker“, InLoox CEO Dr. Andreas Tremel und Andreas Buchner von der InLoox Entwicklungsabteilung, zu löchern.

In München sind Streams leider nicht möglich, doch der Raum ist dennoch groß genug für einen Workshop in kleinen Gruppen. Beim IIT 2017 fand das sogenannte „InLoox World Café“ statt. Bei diesem Workshop haben die Teilnehmer in kleinen Gruppen 2 Fragestellungen zu InLoox diskutiert und am Ende hat jeder Gruppe seine Ergebnisse vorgetragen. Es war eine tolle Möglichkeit für die Teilnehmer sich untereinander auszutauschen und auch für uns zu erfahren, was unsere Nutzer über InLoox denken und was sie sich von der Software wünschen

(Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Beim IIT 2018 in München werden wir mit den Teilnehmern eine InLoox SWOT-Analyse herausarbeiten. Wie das genau funktioniert? Kommen Sie vorbei und finden Sie es heraus!

4. Es gibt viele Gelegenheiten zum Networking

(Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Unter den Teilnehmern sind InLoox Nutzer und Interessenten aus allen Branchen. In den Pausen ist genügend Zeit um sich miteinander auszutauschen – ob nun über InLoox, oder auch über andere Themen.

5. Sie können sich mit anderen aus der Branche austauschen

„Wie setzen andere in meiner Branche InLoox ein?" - Das ist die Frage, die viele unserer Interessenten und Nutzer interessiert. Denn auch wenn jedes Unternehmen andere Prozesse hat, so ähneln sich die Prozesse in Unternehmen aus derselben Branche und man bekommt ein besseres Gefühl, im Sinne von: „Ah! Die anderen machen es ähnlich wie wir. Das heißt, wir machen vieles schon richtig!“ oder „Oh! So machen die anderen das also, da können wir noch was lernen!“.

6. Sie können das InLoox Team kennenlernen

Sie haben vielleicht schon öfter mit unserem Kundensupport oder Account Managern am Telefon gesprochen, beim InLoox Insider Tag haben Sie die Gelegenheit das InLoox Team („InLooxianer“) auch persönlich kennenzulernen. Von Teammitgliedern aus der Entwicklung und dem Marketing, bis hin zu den InLoox CEOs, können Sie bei jedem IIT einige von uns treffen. Sprechen Sie uns an, wir freuen uns immer darüber!

7. Sie können aktiv an der Weiterentwicklung von InLoox mitarbeiten

Die Ergebnisse aus den Streams und den Workshops und auch das direkte Feedback, das wir von den Teilnehmern erhalten, nehmen wir auf und nutzen es um InLoox stets weiterzuentwickeln. Für uns ist es ebenso eine tolle Gelegenheit, um Nutzer zu treffen und direktes Feedback und Anregungen zu erhalten. 

8. Es gibt leckere Verpflegung

Zu einem Event gehört natürlich immer die Verpflegung und beim IIT ist sie wirklich, wirklich sehr gut. Bilder sagen mehr als tausend Worte:

(Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

9. Sie erhalten Zugang zu den heiligen Hallen von Microsoft

Die Microsoft Deutschland Zentrale ist nicht nur architektonisch interessant, sondern verkörpert auch das Neue Arbeiten. Beim IIT haben Sie die Gelegenheit mal ins "Office mit Windows" reinzuschauen. Wir sind jedes Mal wieder begeistert vom Atrium: 

(Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

10. Es ist die beste Gelegenheit für ein verlängertes Wochenende in München

Der InLoox Insider Tag findet an einem Mittwoch statt, d.h. es lohnt sich ein paar Brückentage zu nehmen. Vielleicht sind wir ein wenig voreingenommen, aber München ist zu jeder Jahreszeit schön und es ist immer was los. Und auch wenn’s im November schon kalt ist, so ist es meistens relativ trocken und sonnig. Einem Herbst-Spaziergang an der Isar entlang steht also nichts im Weg.

Klicken Sie sich durch die Fotogalerie des InLoox Insider Tages in Berlin 2018:

(Fotos: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Die Earned-Value-Analyse (auch Fertigstellungswertanalyse) ist eine weit verbreitete Methode zur Messung von Projektfortschritt bzw -erfolg. Sie ist ein äußerst wichtiger Teil der PMP-Prüfung -  Projektmanager, die eine Zertifizierung anstreben, müssen sich also genau damit auskennen. Wir haben einen Spickzettel für Sie erstellt.   

Projektmanager nutzen die Earned-Value-Analyse (EVM) um Kosten und Termine zu überprüfen, indem sie den geplanten Aufwand/Kosten mit dem tatsächlichen Aufwand/Kosten in einem bestimmten Zeitrahmen vergleichen. Sie erkennen dabei, ob Sie Ihre Zeit und Ihr Geld sinnvoll nutzen oder nur verschwenden, und können auf dieser Basis fundierte Entscheidungen zum weiteren Projektverlauf treffen.

Grundlegende Elemente  

Planwert (Planned Value = PV) 

Der Planwert wird definiert als "das für die Arbeit an einem Vorgang oder einer PSP-Komponente genehmigte Budget". Der PV dient als Basis für Ihr Projekt und ist somit ein Kontrollinstrument, mit dem Sie den Projektfortschritt messen können. Der Gesamt-PV beschreibt die Gesamtkosten bei Fertigstellung. 

Die Formel zur Berechnung des PV ist einfach: Der geplante Fertigstellungsgrad multipliziert mit dem Projektbudget. 

PV = geplanter Fertigstellungsgrad in Prozent x Gesamtbudget 

Fertigstellungswert (Earned Value = EV) 

Der Fertigstellungswert beschreibt den Wert der geleisteten Arbeit. Er zeigt Ihnen, wie viel Arbeit Sie bisher geleistet haben und wie viel Wert diese Arbeit generiert hat.  

Um den EV zu berechnen, nehmen Sie den tatsächlichen Fertigstellungsgrad und multiplizieren ihn mit dem Gesamtbudget des Projekts.  

EV = Tatsächlicher Fertigstellungsgrad x Gesamtbudget 

Ist-Kosten (Actual Cost = AC) 

Ist-Kosten sind die Gesamtkosten, die bei der Durchführung eines Vorgangs tatsächlich anfallen - also der tatsächliche Betrag, den Sie bisher ausgegeben haben. Sie summieren also schlicht Ihre bisherigen Ausgaben.  

Messung 

Mit diesen drei Grundelementen können Sie verschiedene Abweichungen und Leistungsindizes messen, um festzustellen, ob Ihr Projekt wie geplant verläuft.  

Planabweichung & Zeiteffizienz (Schedule Variance = SV & Schedule Performance Index = SPI) 

Diese Indices zeigen Ihnen, wie weit Sie dem geplanten Zeitplan voraus bzw. hinterher sind.  

Die Formel für die Planabweichung lautet wie folgt: SV = EV - PV  

Wenn Ihr Ergebnis negativ ist, sind Sie im Rückstand. Ist Ihr Ergebnis positiv, können Sie sich sehr glücklich schätzen, denn Sie sind dem Zeitplan voraus.  

Die Formel für den Schedule Performance Index: SPI = EV ÷ PV 

Ist das Ergebnis >1, sind Sie dem Zeitplan voraus, ist es <1 ist, sind Sie im Rückstand.  

Kostenabweichung & Kosteneffizienz (Cost Variance = CV & Cost Performance Index = CPI) 

Cost Variance und Cost Performance Index helfen Projektmanagern zu analysieren, wo sie im Vergleich zum angesetzten Budget stehen.  

Die Formel für die Kostenabweichung: CV = EV - AC 

Mit einem negativen Ergebnis liegen Sie über dem Budget. Ein positives Ergebnis bedeutet, Sie liegen unter dem geplanten Budget.  

Die Formel für den Cost Performance Index: CPI = EV ÷ AC 

Ist der CPI < 1 ist, sind Sie über Budget, ist dieser er > 1 ist, sind Sie unter Budget. 

Lesen Sie hier mehr über die Grundlagen des Projektmanagements:

Einführung ins PM (1): Der Projektsponsor

Projektmanager oder Fachexperte?

Einführung ins PM (3): Die 7 W's für Ihren Projektstart

Projekte scheitern. Auch Großprojekte scheitern. Wenn man aber schon im Jahr 1995 gewusst hätte, wie sich das Großprojekt BER entwickeln würde, hätte man es wohl gar nicht erst weiter geplant. Ja, richtig gelesen: Der Bau des Berliner Flughafens wurde zwar „erst“ 2006 begonnen, die erste Kalkulation fand aber schon im Jahr 1995 statt. Bei der ursprünglichen Planung des BER ging man von einer Eröffnung im Jahr 2007 aus. Wäre es nur dabei geblieben… 

Ein Rückblick auf das Großprojekt BER 

Angefangen hat alles Mitte der 90er-Jahre. Ursprüngliche Planung: Kosten in Höhe von circa 1,100 Milliarden Mark (etwa 774 Millionen €) und Eröffnung im Jahr 2007. Das wäre vor elf Jahren gewesen. Der tatsächliche Bau des Flughafens begann erst ein Jahr zuvor – im Jahr 2006. Damaliger Eröffnungstermin: 2011 - vor sieben Jahren. 

Schon 2013 beschäftigt sich auch InLoox mit dem Thema BER. Damaliger Stand: „Der Flughafen hätte laut den ursprünglichen Planungen im Oktober 2011 eröffnet werden sollen. Wann es tatsächlich so weit sein wird, ist nach jetzigem Stand völlig unklar. Derzeit wollen die Verantwortlichen den Flughafen im Frühjahr 2014 teileröffnen. Laut Angaben der Flughafengesellschaft belaufen sich die Kosten für die Verzögerungen auf mittlerweile 15 Millionen Euro – pro Monat.“ 

Jedes Projekt hat verschiedene Stakeholder, die ein Interesse an seinem erfolgreichen Abschluss haben. Es ist jedoch nicht einfach, den Anforderungen aller gerecht zu werden, da jeder Stakeholder unterschiedliche Interessen hat. Als PM müssen Sie konkurrierende Stakeholder-Anforderungen ausbalancieren, Konflikte lösen und sicherstellen, dass die Anforderungen mit den allgemeinen Projekt- und Geschäftszielen übereinstimmen.  

4 Schritte zur Zufriedenheit Ihrer Stakeholder 

Hier sind vier einfache Schritte mit denen Sie die Zufriedenheit Ihrer Stakeholder erhöhen und gleichzeitig Ihren Geschäftswert maximieren können: 

Schritt 1: Klare Projektziele setzen

Klare Zielsetzungen sind unerlässlich, wenn Sie die Anforderungen der Stakeholder in Einklang bringen wollen, denn sie helfen Ihnen, Ihre Entscheidungen zu rechtfertigen. Eine klare Spezifikation des Projektumfangs ist der Schlüssel zum Projekterfolg, da sie die Anforderungen des wichtigsten Stakeholders - des Kunden - verdeutlicht. Sie dient auch dazu festzustellen, ob das Projekt ein Erfolg war oder nicht, da das Pflichtenheft auch die Anforderungen enthält, die Sie bei der Fertigstellung des Projekts erfüllen müssen.  

Schritt 2: Identifizierung der wichtigsten Stakeholder 

Jeder Stakeholder ist wichtig, aber nicht alle sind gleich wichtig. Wenn Sie Ihre wichtigsten Stakeholder identifizieren wollen, müssen Sie deren Rollen im Projekt bestimmen. Dokumentieren Sie ihre Prioritäten und Erwartungen sowie ihre Verantwortung. Auf diese Weise können Sie herausfinden, welcher Stakeholder ein Entscheidungsträger ist, so dass Sie seine Anforderungen priorisieren können.  

Schritt 3: Analyse und Priorisierung der Stakeholder-Anforderungen 

Nachdem Sie Ihre wichtigsten Stakeholder identifiziert haben, müssen Sie den zweiten Schritt zur Priorisierung ihrer Anforderungen machen. Die Erwartungen der Stakeholder mit den meisten Stimmen haben Vorrang, aber Sie müssen prüfen, ob diese Anforderungen auch mit den Projektzielen übereinstimmen. Das Ziel jedes Projektes ist es, den Wert des Unternehmens zu maximieren - Anforderungen, die direkt dazu beitragen, haben also die höchste Priorität.  

Schritt 4: Regelmäßige Kommunikation 

Wenn Sie Ihre Stakeholder bei Laune halten wollen, reicht es nicht aus, ihre Anforderungen und Erwartungen zu berücksichtigen. Man muss eine gemeinsame Basis schaffen und mit allen Beteiligten eine Vereinbarung über die Prioritäten treffen, damit im Projektverlauf keine Unstimmigkeiten entstehen.  

Außerdem müssen Sie allen Beteiligten die Möglichkeit geben, ihre eigenen Ideen und Meinungen zu präsentieren. Stellen Sie einen klaren Prozess für Ideen und Änderungen auf, um Anfragen diesbezüglich zu verwalten. Regelmäßige gemeinsame Update-Meetings informieren die Stakeholder über den Projektfortschritt und geben ihnen einen Überblick über mögliche Risiken und Themen, die eine Änderung des Projektplans erforderlich machen.   

Infographische Zusammenfassung 

Jeder Projektmanager muss sich mit dem Projektlebenszyklus auskennen und diesen verstehen, um Projekte erfolgreich durchführen und abschließen zu können. Der Projektlebenszyklus kann Projektmanagern und Projektteams dabei helfen, sich auf die Projektziele zu konzentrieren und sowohl zeit- als auch budgetgerecht abzuliefern. Der Projektlebenszyklus beinhaltet fünf Phasen, die jedes Projekt durchlaufen muss: Initiierung, Planung, Durchführung, Kontrolle und Abschluss. 

Lesen Sie mehr zur Einführung ins PM:

Einführung ins PM (1): Der Projektsponsor

Einführung ins PM (2): Projektmanager oder Fachexperte?

Einführung ins PM (3): Die 7 W's für Ihren Projektstart

Einführung ins PM (4): Die Earned-Value-Analyse

Einführung ins PM (5): Stakeholder glücklich machen

Es ist immer dasselbe, jedes Jahr: Rund um den 31. Oktober verwandeln sich die Menschen in Ihrem Büro in allerlei Arten von Business-Zombies und machen Ihnen das Arbeitsleben schwer. Damit Sie für die diesjährige Business-Zombie-Apokalypse gewappnet sind, haben wir hier die ultimativen Überlebenstipps zusammengestellt. Aber Achtung: Humor! Bitte nicht allzu ernst nehmen, sondern mit einem Augenzwinkern lesen.

Fühlen Sie sich auch manchmal leer wie ein ausgehöhlter Kürbis?

Ist Ihnen nur noch ein Schatten Ihrer selbst geblieben, weil Ihre Zombie-Vorgesetzten oder Ihre Zombie-Mitarbeiter Ihnen den letzten Nerv rauben?

Sind Sie manchmal "kopflos" deswegen, und nicht einmal der Konsum von Süßem hilft?

Dann sind hier die ultimativen Überlebenstipps für die Business-Zombie-Apokalypse!

Boss-Zombies

Der Blutsauger

Er verlangt dermaßen viel von Ihnen, dass Sie nicht wissen, wie Sie mit der Arbeit hinterherkommen sollen. Sie müssen unendlich Überstunden machen und können seine Anforderungen trotzdem nicht erfüllen. Er saugt Sie quasi blutleer.

Überlebenstipp

Um diese Art von Business-Zombie zu überleben, sollten Sie mit sachlichen Argumenten angreifen. Erstellen Sie mit den richtigen Tools eine genaue Zeitmessung über die Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen und beweisen Sie Ihrem Vorgesetzten so auf ruhige und nicht zu wiederlegende Art und Weise, dass Sie Ihr Bestes geben und das seine Anforderungen nicht realistisch sind.

Die Hexe

Sie schwirrt kreischend durchs Haus und hinterlässt überall Verunsicherung und Chaos. Was sie genau will weiß keiner - aber sie verbreitet Angst und Schrecken. Sie ist der Albtraum aller Mitarbeiter.

Überlebenstipp

Bei Hexen ist die beste Herangehensweise, betont freundlich zu sein und das offene Gespräch im Team zu suchen. Sprechen Sie dabei nicht direkt das Verhalten der Vorgesetzten an, sondern bleiben Sie sachlich und allgemein. Oft liegt das Problem ganz woanders, wird aber an den Mitarbeitern ausgelassen. Nehmen Sie die Tiraden nicht persönlich und behalten Sie ein kühlen Kopf. 

Mitarbeiter-Zombies

Der Frankenstein

Der Frankenstein ist der typische Mitarbeiter, der zwar die gestellten Aufgaben ausführt, aber selbst nicht mitdenkt. Dann sind zwar Stühle aufgestellt, aber in Reihen, was für eine Diskussionsrunde eher weniger geeignet ist. Oder bestellt Sandwiches für einen großen Kunden bestellt, dessen CEO nur leider kein Gluten verträgt usw.

Überlebenstipp

Um einen Frankenstein zu überleben, geben Sie ihm zunächst genaue Anweisungen, wie man eine Aufgabe erledigt - lassen Sie keine Details aus. Nach einer Weile wird Ihr Mitarbeiter in eine Routine geraten und Sie können die Anzahl der Anweisungen langsam reduzieren. Der Frankenstein wird die Aufgaben zur vollen Zufriedenheit erledigen, ohne auch nur daran zu denken!

Der Untote

Noch schlimmer als der Frankenstein ist aber der Untote. Er schlurft durchs Büro, die Augen leer - eine perfekte Repräsentation dessen, was hinter ihnen liegt. Viel kommunizieren wird er nicht, nur hin und wieder stößt er einen Laut aus, den man nur als verzweifeltes, fragendes Stöhnen bezeichnen kann:" Hääääääää?" Mit einem Untoten kann man nichts anfangen, er ist keine Hilfe. Aber auch ihn kann man überleben.

Überlebenstipp

Bitte entlassen Sie den Untoten nicht gleich, sondern versuchen Sie vielmehr, ihn wieder ins Leben zurückzuholen. Oft sind nämlich Aufgaben und Vorgesetzte der Grund, warum aus normalen Mitarbeitern plötzlich Untote werden. Vielleicht ist Ihr Untoter unterfordert und sollte mit anspruchsvolleren Aufgaben betraut werden. In den meisten Fällen sind Untote aber überfordert und zu sehr gestresst - das Resultat ist dann ein Untoter, der unbedingt professionelle Zombie-Hilfe braucht! Haben Sie auffällig viele Untote im Unternehmen, sollten Sie sich die Auslastung & das Aufgabenvolumen Ihrer Mitarbeiter genau anschauen. Denken Sie außerdem über eine Prozessverbesserung im Unternehmen oder eine Personalaufstockung nach.

Zombie-Projekte

Erkennen

Erkennen können Sie ein Zombie-Projekt an den folgenden Warnsignalen: Ein hoher Krankheits- und Abwesenheitsstand sowie die Ausartung von Meetings, Projektzielen, und bürokratischen Hürden zur Entscheidungsfindung. Haben Sie ein Zombie-Projekt erst einmal als solches erkannt, müssen sie nun entscheiden, ob Sie das Projekt reanimieren, recyclen oder beerdigen.

Reanimieren

Reanimieren bedeutet zu versuchen, Ihr Projekt wieder in Fahrt zu bringen. Dafür müssen Veränderungen vorgenommen werden, wie z.B. die Verschlankung von Prozessen und Entscheidungen oder die Verbesserung der Zieldefinitionen.

Recyclen

Beim Recyceln geht es darum, ein neues Projekt aufzusetzen, aber Teile des alten Projektes, die funktioniert haben, wieder zu verwenden.

Beerdigen

Beerdigen sollten Sie Ihr Projekt erst dann endgültig, wenn sich kein funktionierender Lösungsweg mehr finden lässt.

Mit diesen Tipps sollten Sie jetzt bestens für die anstehende Zombie-Apokalypse gerüstet sein. Ansonsten gibt es immernoch die Ghostbusters, die Ihnen im Notfall zur Seite stehen! In diesem Sinne wünschen wir Ihnen

HAPPY HALLOWEEN!

Neue Unternehmen sprießen wie Pilze aus dem Boden und jedes dieser „Startups“ will mit seinen innovativen Ideen das nächste "Unicorn" werden. Unternehmen stehen daher unter immer größeren Druck, Projekte erfolgreich durchzuführen, Prozesse zu verbessern, Kosten zu senken und insgesamt wettbewerbsfähiger zu werden. Deshalb denken viele darüber nach, ein PMO in ihrer Organisation einzurichten.

Zweck und Funktion von PMOs 

Ein Project Management Office, oft abgekürzt als PMO, ist eine Abteilung oder eine Gruppe in einer Organisation, die für die Etablierung und Pflege standardisierter Prozesse, Methoden und Richtlinien in der Organisation verantwortlich ist - nicht zu verwechseln mit dem Program Management Office oder dem Portfolio Management Office, die auch PMOs genannt werden, oder dem Project Office (PO). Das PMO stellt sicher, dass alle Projekte im Unternehmen auf die organisatorische Geschäftsstrategie abgestimmt sind.  

Ziel des PMO ist es, den Unternehmenswert und damit die organisatorische Effizienz durch Optimierung der Projektprozesse zu steigern, Geschäftsstandards und -methoden einzuführen und vor allem sicherzustellen, dass die Mitarbeiter diese Standards einhalten.  

Generell unterstützen PMOs Projektleiter und -teams bei der Umsetzung von Projekten. Sie bieten Schulungsprogramme zur Sicherstellung der Compliance, aber auch zur Steigerung der Produktivität und Effizienz der Teammitglieder an. Deshalb dient ein PMO auch als Informations- und Wissensquelle für den Projektleiter und das Team. Weitere Aufgaben sind die Auswahl und Implementierung von Software, wie z.B. Projektmanagement-Tools.  

Vorteile von PMOs

Die attraktivsten Argumente für die Einrichtung eines PMOs sind natürlich Kostenminimierung und Steigerung von Effizienz und Produktivität. Hinzu kommt ein Wettbewerbsvorteil, wenn Sie Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern und standardisierte Prozesse einführen, um ihre Time-to-Market zu beschleunigen. PMOs unterstützen Projekte weiter in diesen Bereichen:

• Reduktion von Projektfehlern
• Durchführung von Projekten im zeitlichen und monetären Rahmen
• Kosteneinsparungen

Verschiedene Arten von PMOs

Es gibt kein "DAS" PMO, jede Organisation definiert die Rolle und Verantwortlichkeiten ihres Unternehmens, abhängig von ihrer Kultur und Geschichte. Tatsächlich etablieren große Unternehmen oft mehrere verschiedene Arten von PMOs innerhalb ihrer Organisation.  

Es gibt jedoch einen gemeinsamen Nenner, eine Funktion, die jedes PMO erfüllen muss: Die Unterstützung des oberen Managements und Akzeptanz der Mitarbeiter. PMOs können ihr volles Potenzial nur entfalten, wenn sie das Vertrauen aller Mitarbeiter des Unternehmens haben. Um den Erfolg des PMO zu gewährleisten, muss es vollständig auf die gesamte Organisationsstrategie abgestimmt sein und mit dem oberen Management, den Projektteams und den Mitarbeitern kommunizieren. 

Das Project Management Institute (PMI) unterscheidet 5 verschiedene Arten von PMOs:

Departmental-PMO

Abteilungs-PMOs, oft auch Business-Unit-PMO oder Divisional-PMOs genannt, bieten Projektunterstützung für eine bestimmte Geschäftseinheit oder Abteilung in der Organisation. Zu den Aufgaben des Departmental-PMO gehören Portfoliomanagement, Projektunterstützung (z.B. Training), effiziente Ressourcenallokation und Projektcontrolling.  

Project-Specific-PMO  

Wie der Name schon sagt, werden projektspezifische PMOs speziell zur Unterstützung eines bestimmten Projekts eingerichtet. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wird auch das PMO aufgelöst. Die Hauptfunktionen des projektspezifischen PMO sind Dienstleistungen zur Unterstützung des Projektteams, wie z.B. administrative Aufgaben, Datenmanagement, Controlling, Reporting und Monitoring.  

Project-Support-PMO  

Die Hauptaufgabe des Project-Support-PMO besteht darin, standardisierte Prozesse und Verfahren zur Unterstützung von Projektteams in der gesamten Organisation zu etablieren. Dazu gehören Schulungen zu Praktiken, Methoden und Softwaretools, aber auch administrative Dienstleistungen für Projektteams.  

Enterprise PMO  

Enterprise PMOs haben von allen fünf PMO-Typen die größte Kontrolle und Verantwortung und berichten direkt an die Geschäftsleitung der Organisation. Enterprise PMOs stellen sicher, dass die Projekte mit der Organisationsstrategie und dem Unternehmensziel übereinstimmen. Um dies zu erreichen, sind Enterprise PMOs befugt, für alle Projekte strategische und taktische Pläne zu erstellen (siehe Portfoliomanagement).

Center of Excellence 

Das Center of Excellence ist eine Art Wissensmanagement-Zentrum, das Projektmanagern und Teams hilft, erfolgreiche Projekte mit den richtigen Standards, Verfahren, Methoden und Werkzeugen zu realisieren (siehe Best Practices im Projektmanagement).

Hier ein Überblick über die verschiedenen Arten von PMOs aus dem PMO-Framework und PMO-Modellen für das Projektgeschäft.

Das Projektmanagement hat sich seit seinen modernen Anfängen in den 1950er-Jahren stark verändert. Während die traditionelle Wasserfall-Methode lange Zeit die Disziplin beherrschte und auch heute noch weit verbreitet ist, hat sich eine andere Methodik herausgebildet: Agiles Projektmanagement. Auch die Art und Weise, wie Projektentscheidungen getroffen werden hat sich geändert. Während die Top-Down-Planung in vielen Unternehmen immer noch weit verbreitet ist, wird auch die Bottom-Up-Planungsmethode immer häufiger eingesetzt. 

Projekte von oben nach unten planen  

Top-down ist nach wie vor ein weit verbreiteter Ansatz in der Projektplanung. Es bedeutet, dass alle Entscheidungen und Ziele vom oberen Management kommen, das diese dann an den Projektleiter kommuniziert, der wiederum die Ziele an das Projektteam kommuniziert. Für die Projektdurchführung bedeutet dies, dass der Projektleiter zunächst einen Projektplan erstellt und dann entscheidet, welche Aktivitäten und Aufgaben das Team zu erledigen hat.  

Vorteile 

Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Entscheidungen sehr schnell getroffen und umgesetzt werden können. Dies ist besonders wichtig, wenn die Zeit begrenzt ist. Ein weiterer Vorteil der Top-Down-Projektplanung ist, dass die Projektziele mit den strategischen Zielen der Organisation in Einklang gebracht werden, da das obere Management die Richtung vorgibt.  

Nachteile 

Die Top-Down-Projektplanung hat einen großen Nachteil: Da das Team nicht an der Projektplanung beteiligt ist, fühlen sie sich vielleicht ausgeschlossen und können ihre Meinung nicht äußern. Darüber hinaus ist effektive Kommunikation die Voraussetzung für die Planung von Top-Down-Projekten. Unspezifische Anforderungen und Erwartungen können Missverständnisse auslösen, die letztlich zum Scheitern des Projekts führen können. Denken Sie daran, dass das Team nicht an der Planung beteiligt ist und daher die Details des Projekts nicht kennt. Es liegt in der Verantwortung des Projektleiters, die Ziele des oberen Managements zu kommunizieren.

Projekte planen - Bottom-up  

Bottom-up-Projektplanung bedeutet, dass das Team die Projektziele und die entsprechenden Aufgaben identifiziert, die dann in verschiedene Aktivitäten und Aufgaben unterteilt werden. Basierend auf den identifizierten Aufgaben erstellt der Projektleiter einen Projektplan und einen Zeitplan.

Vorteile 

Der Vorteil der Bottom-up-Planung besteht darin, dass die Teammitglieder, d.h. die Personen, die aktiv am Projekt mitarbeiten, bei der Projektplanung mitwirken und Entscheidungen gemeinsam getroffen werden. Dies verbessert die Teamkommunikation und den Teamzusammenhalt und es gibt dem Team mehr Verantwortung. Dadurch werden sie motiviert, ihr Bestes zu geben, um die Projektziele zu erreichen. Da das Team die Aufgaben erledigt, weiß es am besten welche Aufgaben wichtig sind und wie groß der Aufwand ist. Das führt zu einem detaillierteren Projektplan mit einem möglicherweise genaueren Zeitplan.  

Nachteile 

Da der Projektplan sehr viel detaillierter ist, ist die Planungsphase im Vergleich zum Top-Down-Ansatz wesentlich aufwändiger. Eine Bottom-up-Planung ist daher für zeitkritische Projekte nicht geeignet. Auch erfordert die Bottom-up-Planung einen klar definierten Umfang und Kontrollprozess, sonst besteht die Gefahr, dass das Projekt außer Kontrolle gerät.  

Top-Down oder Bottom-Up? 

Welcher Ansatz ist jetzt aber besser? Wie Sie sehen, hat jeder Ansatz seine Vor- und Nachteile. Es gibt mehrere Faktoren, die Sie bei der Entscheidung für den einen oder anderen Ansatz berücksichtigen müssen. Ob Bottom-Up- oder Top-Down-Planung das Richtige für Sie ist, hängt unter anderem von folgendem ab:

• Organisationsstrategie und -struktur
• Teamkultur
• Zeitempfindlichkeit des Projekts

Am besten ist es, ein Gleichgewicht zwischen den beiden Ansätzen zu finden. Zum Beispiel kann sich das obere Management vom Team beraten lassen, um das Ziel des Projekts zu identifizieren, hat aber die Macht, die endgültige Entscheidung zu treffen.

Ein Projekt existiert nicht im Vakuum, sondern ist immer von verschiedenen internen und externen Faktoren (Projektumgebung) abhängig, die seinen erfolgreichen Abschluss gefährden können. Projektmanager müssen Faktoren wie das politische, soziale und wirtschaftliche Umfeld berücksichtigen, die das Projektergebnis beeinflussen können. Das Verständnis der externen Faktoren, die sich auf das Projekt auswirken, bedeutet, dass Projektmanager bessere strategische Entscheidungen treffen und das Projekt in die richtige Richtung lenken können. 

Die PESTLE-Analyse 

PESTLE ist eine Abkürzung für die verschiedenen Faktoren, die einen Einfluss auf ein Projekt haben:

Die Analyse wird auch als PESTEL oder PEST bezeichnet, je nachdem, wie viele Faktoren einbezogen werden. Diese Methode verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, d.h. sie betrachtet das Projekt in einem größeren Zusammenhang und berücksichtigt, wie sich Änderungen in der Projektumgebung auf das Projekt auswirken. So können Projektteams Veränderungen antizipieren und in ihre Planung einbeziehen, anstatt von ihnen überrascht zu werden. 

Die Elemente von PESTLE

Politische Faktoren:

• Steuerpolitik und andere Regierungspolitiken
• Wahlen
• Handelsreformen

Beispiel: Wenn Sie an einem internationalen Projekt arbeiten sollten Sie daran denken, dass andere Länder andere Gesetze und Regulierungen haben. Einige Länder haben striktere Regulierungen als andere – besonders dann, wenn es um Dinge der Gesundheit und Sicherheit geht. 

Wirtschaftliche Faktoren:

• Budgetverfügbarkeit
• Einfuhr- und Ausfuhrabgaben
• Zinssätze
• Wirtschaftswachstum oder Rezession
• Inflationsrate
• Umrechnungskurs
• Mindestlohn

Beispiel: Wenn Ihr Zulieferer in einem anderen Land sitzt und sich der Wechselkurs zwischen den beiden Ländern ändert bedeutet das, dass sich Ihre Kosten eventuell erhöhen. Ändert sich der Wechselkurs zu Ihren Gunsten, können Sie Geld sparen. 

Soziale Faktoren:

• Kulturelle Normen und Erwartungen
• Bevölkerungsdemografie (Alter, Geschlecht, Mobilität etc.)
• Einstellung der Gesellschaft gegenüber bestimmten Themen (z.B. Umweltschutz, Atomkraft etc.)

Beispiel: Wenn Sie den Bau einer zusätzlichen Startbahn für einen Flughafen planen, müssen Sie die anliegende Bevölkerung bedenken. Denn um die Startbahn bauen zu können, müssen die Anlieger umziehen und all diejenigen, die nah an der neuen Startbahn leben müssen mit einem erhöhten Lärmpegel aufgrund abfliegender und ankommender Flugzeuge rechnen. Es braucht einen Plan, um diesen Anliegen gerecht zu werden. 

Technologische Faktoren:

• Neue Technologien, die ältere Technologien ersetzen
• Technische Einschränkungen
• Automatisierung

Beispiel: Neue Technologien könnten Ihren Projektprozess deutlich schneller machen und damit gleichzeitig Ihre Projektkosten verringern.   

Rechtliche Faktoren:

• Arbeitsrecht
• Gesundheits- und Sicherheitsgesetze
• Regulatorische Rahmenbedingungen
• Datenschutzgesetze

Beispiel: Bevor Sie ein Bauprojekt beginnen müssen Sie eine Baugenehmigung einholen und sicherstellen, dass der Bauplan die vorliegenden Regulierungen berücksichtigt. 

Umweltfaktoren:

• Klima- und Wetterbedingungen
• Geographische Lage
• Naturkatastrophen

Beispiel: Ein gutes Beispiel dafür, wie wichtig es ist Umweltfaktoren zu bedenken, ist der Bau von Macchu Picchu. Die Stadt wurde in 2430 Metern Höhe auf einem Bergrücken in den peruanischen Anden errichtet. Allein die geographische Lage sorgte für einen erschwerten Bau, aber das Klima war aufgrund von heftigen Regenfällen und der Gefahr von Erdbeben eine mindestens genauso große Herausforderung. Die Inkas aber wussten um diese Umstände und konnten sich diesen so anpassen: Sie errichteten die Gebäude als Terrassen, die sich dem steil ansteigenden Berg perfekt anpassen und nutzten lokal abgebaute Steine, die ideal zusammenpassten und auch ohne Mörtel stabil waren.  

Durchführung einer PESTLE-Analyse 

Die Schritte einer PESTLE-Analyse sind denen einer Risikoanalyse sehr ähnlich:

Brainstorming 

Der Projektleiter und das Projektteam sollten sich in einer Besprechung oder einem Workshop zusammensetzen, um alle möglichen (und unmöglichen) Faktoren herauszuarbeiten die das Projekt beeinflussen könnten. Dieser Schritt ist sehr wichtig, denn je mehr Gefahren und Chancen Sie erkennen, desto besser können Sie Ihr Projekt planen.  

Sortieren und Priorisieren 

Im nächsten Schritt sortieren Sie die identifizierten Faktoren in die verschiedenen PESTLE-Kategorien und sortieren sie dann nach Relevanz, d.h. Wichtigkeit. Welche Faktoren haben den größten oder den geringsten Einfluss auf das Projekt?  

Wahrscheinlichkeit ermitteln 

Bestimmen Sie nun, welche Faktoren die höchste Eintrittswahrscheinlichkeit haben. Sie sollten sich nicht nur auf Faktoren mit hoher Wahrscheinlichkeit konzentrieren, sondern auch Pläne für Bedrohungen mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit erstellen. Damit ist sichergestellt, dass Sie für jedes mögliche Szenario gerüstet sind (siehe Szenariotechnik).

Aktionsplan erstellen  

Nachdem Sie die Schritte 1-3 abgeschlossen haben, können Sie einen Aktionsplan erstellen, der alle Faktoren berücksichtigt. Der Plan sollte Maßnahmen zur Beseitigung oder Abschwächung von Bedrohungen enthalten, die dazu führen könnten, dass Ihr Projekt aus dem Ruder läuft.

Der InLoox Insider Tag München 2018 fand bei strahlendem Sonnenschein an einem außergewöhnlich warmen Tag im November statt. Mehr als 80 Teilnehmer – Kunden, Partner und Interessenten – trafen sich in Microsofts Deutschlandzentrale zu informativen Vorträgen, Workshops, zum Networking und Austausch rund um Projektmanagement, und um sich Praxistipps zum Umgang mit InLoox zu holen.

Keynote vom Team Digital Transformation Microsoft

Keynote zum Thema KI, IoT und Neues Arbeiten (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Bei jedem InLoox Insider Tag gibt es mindestens eine Premiere und diese Tradition haben wir auch dieses Mal fortgesetzt: Erstmals war Microsoft mit einem Vortrag auf dem InLoox Insider Tag vertreten. Das Team Digital Transformation stellte in der Keynote vor, wie sich der moderne Arbeitsplatz entfalten konnte und im Zuge der Digitalisierung weiterentwickeln wird. Hillary Batchelder und Grant Kalil zeigten, wie Menschen an der Schnittstelle zwischen (Organisations-) Kultur und digitaler Technologie agieren. Künstliche Intelligenz (KI) soll die Arbeitswelt bereichern, ja befeuern. Anhand innovativer Anwendungen, etwa Datenbrillen oder 3-D-Klangwelten wurde deutlich, wie umfassend und vielseitig KI und das Internet der Dinge (IoT) bereits heute unterstützend eingesetzt wird, um Menschen zu helfen, ein Handicap zu überwinden und ihren (Arbeits-)Alltag zu meistern.

Simultanübersetzung dank KI (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Was KI außerdem im Alltag bereits leisten kann? Dies veranschaulichte für alle Teilnehmer die parallele Online-Übersetzung der englischsprachigen Keynote. Am Rand der Präsentationsfolien erschienen simultan deutsche Untertitel, die bei Bedarf von allen im Publikum mitgelesen werden konnten. Und hin und wieder für Belustigung sorgten – Simultanübersetzung ist trotz KI eine Herausforderung.

Das Highlight: InLoox im vollumfänglichen Einsatz bei Mayer & Cie.

Wie nutzt der Weltmarktführer von Rundstrickmaschinen InLoox? Herr Raic gab den Teilnehmern einen exklusiven Einblick. (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Was haben T-Shirts, Pyjamas, Matratzen, Autopolster und Sneakers gemeinsam? Antwort: In sehr vielen Fällen, wurden diese Produkte höchstwahrscheinlich von einer der über 70.000 Rundstrickmaschinen von Mayer & Cie. hergestellt. Im diesjährigen Praxisvortrag gab Herr Zoran Raic von Mayer & Cie. einen umfassenden und zugleich tiefen Einblick in das Projektmanagement der Konstruktionsabteilung des Weltmarktführers von Rundstrickmaschinen. „Rundstricken? Das kann meine Oma auch“, denken Sie jetzt vielleicht, aber tatsächlich sind Rundstrickmaschinen hochkomplexe Konstrukte, die hochkomplexe Produkte herstellen. Textilien aus Spitze sehen vielleicht einfach aus, aber versuchen Sie mal eine Maschine so zu programmieren, dass sie das hinkriegt – nicht ganz so einfach. Als Verbraucher hält man nur das fertige Produkt in der Hand, umso interessanter ist es zu erfahren, wie diese Produkte eigentlich hergestellt wurden und wie viel Entwicklungs- und Konstruktionsleistung dahintersteckt. Eingangs erfuhren wir aufschlussreiche Details über Markt- und Produktionsbedingungen eines globalen Maschinenbauers im Zeitalter der Digitalisierung, und wie das Produktportfolio immer weiterwächst.

Bei Mayer & Cie. in der Konstruktion werden alle Prozesse in InLoox vollständig abgebildet. (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Der Einsatz von InLoox bei Mayer & Cie. in der Konstruktion ist besonders interessant, da die gesamte Bandbreite der Prozesse in der Software abgebildet werden – vom Ressourcen- über das Dokumenten- bis hin zum Aufgabenmanagement sowie der Zeiterfassung. Ziel ist es, Konstruktionsprozesse und -projekte nicht nur transparenter steuern zu können, sondern zukünftig auch Zahlen, Daten und Fakten für das Controlling zu gewinnen, um kontinuierliche Verbesserungen zu erreichen. Bei Mayer & Cie. wird InLoox sowohl für das Tagesgeschäft als auch für strategische Projekte eingesetzt. Wie die Ergebnisse nach eineinhalb Jahren zeigen, ist der Konstruktionsbereich des Unternehmens mit der Projektmanagement-Lösung hinsichtlich der Termintreue bereits deutlich besser geworden – eine Messgröße, die eine der wichtigsten Kennzahlen für diesen Bereich darstellt. Für die Zukunft plant das Unternehmen ein Kennzahlensystem für die Konstruktion einzuführen, das dann in Dashboards sämtliche KPIs für die Unternehmensleitung darstellen soll.

Der Ansturm der anderen InLoox Nutzer und Interessenten auf Zoran Raic und Manuel Schwab nach dem Vortrag war dementsprechend groß und wir möchten uns nochmals ganz herzlich für das ausführliche beantworten der Fragen bedanken!

Auch nach dem Vortrag standen Herr Raic und Herr Schwab für Fragen zur Verfügung. (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

InLoox in der Praxis: einfache Tipps für entspannte Projektarbeit

Das nahtlose Zusammenspiel von InLoox und Outlook sowie praktische Tipps für die Anwendung der Projektmanagement-Lösung im eigenen Unternehmen waren Thema der beiden Vorträgen, die von InLoox-Mitarbeitern angeboten wurden.

InLoox und Outlook sind das perfekte Duo im Arbeits- und Projektalltag. (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Linh Tran zeigte, wie das nahtlose Zusammenspiel von InLoox und Outlook am besten funktioniert. Sie gab Tipps zur effektiven Kommunikation im Team zum Aufgabenmanagement und zur Zeiterfassung um Aufwände festzuhalten. Schließlich ging sie noch auf den sinnvollen Einsatz der Synchronisation von InLoox und Outlook ein. 

Auch mit kleinen Griffen kann man Großes bewirken und die Team- und Selbstorganisation effizienter gestalten. (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Carola Moresche zeigte auf, dass oft schon kleine Änderungen und Hilfestellung reichen, um besser mit den Herausforderungen des digitalisierten Projektmanagements zurecht zu kommen – sei es angesichts der Informationsflut, angesichts von Wissens-Silos oder im Falle von Komplexität und Intransparenz bei großen Projekten.

Und wie machen Sie das?

Den Abschluss bildete dieses Jahr der SWOT-Workshop, in dem die Teilnehmer in Gruppen diskutierten, wo ihre Stärken und Schwächen in den Bereichen Aufgabenmanagement, Projektplanung, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Dashboards liegen. Ein Ziel war es, herauszufinden, wie man sich InLoox-Expertise in diesen Bereichen aneignet und zu erkennen, was einen im Moment noch daran hindert. Ein weiteres Ziel war es, Erfahrungen und praktische Tipps an andere Nutzer weiterzugeben – oder um sich Rat von anderen Nutzern einzuholen, wie man z.B. bestimmte Prozesse effizienter gestalten kann.

Bei der InLoox SWOT-Analyse ging es darum, die herauszufinden, wo die eigenen Stärken und Schwächen im Arbeiten mit InLoox sind. (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Ziel der SWOT-Analyse: Lösungen und Strategien herauszuarbeiten, mit denen man InLoox noch effektiver einsetzen kann. (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Klicken Sie sich durch unsere Fotogalerie zum InLoox Insider Tag 2018 in München:

Multiprojektmanagement ist für viele Unternehmen nichts Neues. Trotzdem gibt es enorme Herausforderungen beim zeitgleichen Management von vielen Projekten, die immer noch nicht hinreichend gelöst sind – zumindest denken das viele. Auch ranken sich viele Mythen um das Thema, die ein effektives und effizientes Multiprojektmanagement erschweren. In diesem Beitrag entlarven wir diese Mythen und zeigen Ihnen, wie Sie diese Hürden mit InLoox überwinden können, dabei greifen wir Punkte aus dem Blogbeitrag von Capterra bezüglich der tödlichen Gifte im Multiprojektmanagement auf.

Mythos 1: Durch Multitasking erhöht man die Effizienz 

Wer kennt das nicht? Sie arbeiten hochkonzentriert an einer Aufgabe und werden plötzlich von einem eingehenden Anruf unterbrochen. Oder Ihr Kollege klopft mit einer ganz dringenden Aufgabe an der Tür. Also lassen Sie Ihre ursprüngliche Aufgabe liegen und beschäftigen sich mit Aufgabe B. Aufgabe B führt zu Aufgabe C. Und plötzlich haben Sie Ihre ursprüngliche Aufgabe vergessen. Zwei Tage später klopft Ihr Chef an und verlangt von Ihnen Ergebnisse für Aufgabe A. Und jetzt? 

Multitasking mag in manchen Fällen sinnvoll und sogar recht produktiv sein, vor allem, wenn die Leerlaufzeiten zwischen den einzelnen Aufgaben recht groß sind. Für Projektleiter ist es aber das genaue Gegenteil. Projekte dauern länger und werden teurer als ursprünglich geplant.  

Unser Tipp 

Obwohl es für viele eine Umstellung bedeutet und anfangs etwas umständlich erscheinen mag, gibt es in InLoox nur eine einzige Stoppuhr. Sie sind dadurch mehr oder weniger gezwungen, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren und kehren auch nach zeitweiliger Unterbrechung immer zu dieser einen Aufgabe zurück. Wichtig für dieses Vorgehen ist dabei eine korrekte Priorisierung Ihrer Projekte, wie weiter unten vorgeschlagen.

Mythos 2: Man sollte sich nur auf das eigene Projekt konzentrieren  

Es ist klar, dass jeder Projektleiter sein oder ihr eigenes Projekt in den Vordergrund stellt und Entscheidungen immer zugunsten dieses Projektes trifft. Schließlich wird auch seine Leistung anhand des Erfolges seines Projektes bewertet. Dabei wird häufig übersehen, dass nahezu jede Entscheidung innerhalb des Projektes gleichzeitig Auswirkungen auf andere Projekte und den Rest der Organisation hat, vor allem wenn es um Entscheidungen bezüglich Budgets und Ressourcen handelt. So schneidet sich Multiprojektmanagement oft ins eigene Fleisch. 

Unser Tipp 

Erstellen Sie sich am besten ein Masterprojekt in welches Sie die wichtigsten Meilensteine und Vorgänge der Einzelprojekte veröffentlichen und geben Sie Ihren jeweiligen Projektleitern Leserechte. So können die Projektmanager immer selbst auf dem Laufenden bleiben und sich genau die Informationen schnell heraussuchen, die sie gerade braucht, und somit rechtzeitig intervenieren, falls etwas aus dem Ruder laufen sollte. Vereinbaren Sie wöchentliche Statusmeetings mit den Projektleitern, wo jeder den Stand seines Projektes kurz (maximal 5 Minuten). So behalten nicht nur Sie als Multiprojektmanager, sondern auch all Ihre Projektleiter einen Überblick und sehen sofort, welche Auswirkungen ihre Projektentscheidungen auf andere Projekte haben.

Mythos 3: Es gibt mehrere Prioritäten mit der #1 

Die Priorisierung von Projekten ist DAS Thema im Multiprojektmanagement. Welche Projekte sind wichtig? Welche sind vielleicht noch wichtiger? Unterschiedlichste Faktoren müssen scheinbar gegeneinander abgewogen werden, die wiederum selbst unterschiedlich wichtig sind. Methoden wie die ABC-Analyse sollen helfen, sicherer zu priorisieren, sind aber oft auch zeitaufwendig. In vielen Unternehmen kostet die Priorisierung von Projekten sehr viel Zeit. Zeit, die man auch in die eigentliche Bearbeitung der Projektaufgaben investieren könnte. Wir fragen uns also: Wieso kompliziert, wenn es auch so einfach sein kann? 

Unser Tipp 

Priorisieren Sie nach nur einem Kriterium -  der Deadline. So können Sie sicher gehen, dass Sie immer nur EINE Priorisierung #1 haben: Das Projekt, dessen Fertigstellungstermin am frühesten ist. Eine übergeordnete Planung mit all Ihren Projekten und Deadlines hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Beachten Sie aber unbedingt, dass sich damit die Bearbeitung anderer Projekte automatisch nach hinten verschiebt, was wiederum in Konflikt mit anderen wichtigen Deadlines stehen könnte! Eine umsichtige Planung (siehe Punkt Einzelprojekte) ist entscheidend! In InLoox helfen Ihnen z.B. die Projektgruppen, mit denen sich sogar Abhängigkeiten zwischen den Projekten darstellen lassen. 

Mythos 4: Je mehr Berichte desto besser 

Es ist die Aufgabe von Multiprojektmanagern, den Überblick über alle Projekte und deren Fortschritt zu behalten. Deswegen ist es ihr gutes Recht, Berichte über genau diesen Fortschritt von den jeweiligen Projektteams einzufordern. Leider gibt es schon hier oft Missverständnisse über Ausführlichkeit oder Formalität der Berichte. Außerdem fehlt den Mitarbeitern oft einfach die Zeit, solche Berichte zu erstellen oder Berichte werden beschönigt, um nicht in das Blickfeld des Managements zu geraten. Zeit- oder Budgetüberschreitungen fallen dann oft erst auf, wenn es schon zu spät ist. Das wiederum führt dazu, dass sich Misstrauen beim Management bildet, und dieses immer mehr und immer ausführlichere Berichte anfordert – ein Teufelskreis.

Unser Tipp

„Hocheffektive Multiprojekt-Organisationen brauchen keine Berichte, um Projekte zu fokussieren und zu priorisieren, sondern können ihre Informationen jederzeit aus einem einfachen Steuerungssystem ablesen" (Capterra). Genau das bietet Ihnen InLoox. Durch die Dashboards und das Anlegen on Berichtsvorlagen behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Projekte und die jeweiligen KPIs in der Planung. Informationen sind hier jederzeit auf dem aktuellsten Stand verfügbar und leicht abzulesen. Mit Hilfe der neuen Benachrichtigungsfunktionen können alle wichtigen Stakeholder zusätzlich per Mail über Änderungen am Projekt informiert werden. Sollen trotzdem zusätzliche Berichte erstellt werden, geht das mit nur wenigen Klicks in InLoox ganz automatisch. So haben Sie standardisierte Berichte mit genau den Informationen, die Sie brauchen.

Fazit

Ja, Multiprojektmanagement ist schwierig. Es gibt tausende Faktoren, die es zu beachten gilt. Aber es gibt auch Hilfe. Mit kleinen Griffen können Sie die Herausforderungen meisten. Weitere Informationen zu den InLoox-Produkten finden Sie hier. 

Wir können heutzutage vieles mit nur einem Gerät – dem Smartphone – machen, für das wir vorher mehrere Geräte benötigt haben: fernsehen, Radio hören, E-Mails versenden, Fotos und Videos machen, den Wecker einstellen, und so weiter und sofort. So ist es nicht weithergeholt, dass wir über kurz oder lang auch Projekte mit dem Smartphone planen und steuern werden.

Mobil arbeiten konnten InLoox-Nutzer schon mit InLoox Web App – nun gibt es mit InLoox 10 auch native Apps für iOS- und Android-Geräte. Die Neuerung in den nativen Apps: Sie können InLoox auch ohne Internetverbindung nutzen. Das heißt, selbst wenn das W-Lan im ICE schwach ist, oder wenn sich Ihr monatliches Datenvolumen dem Ende neigt, können Sie offline in InLoox weiterarbeiten. Sobald Sie wieder eine Internetverbindung haben, synchronisiert InLoox Ihre Daten automatisch – über alle Geräte und Clients hinweg.

Kurzeinführung InLoox Mobile App

Aufgaben, Projekte, einfach alles – das gilt auch für die InLoox Mobile App. Nutzer haben vollen Zugriff auf ihre Projekte und Aufgaben. Können Dokumente hochladen und Aufgaben zuordnen, sowie ihre Arbeitszeiten erfassen und für Projektaufgaben verbuchen.

Einige Funktionen der InLoox Mobile App

Aufgaben

Behalten Sie alle Ihre persönlichen und Projektbezogenen Aufgaben im Blick. Erstellen Sie direkt Aufgaben in InLoox Mobile App und weisen Sie die Aufgabe sofort einem Projekt zu. Sie können Projektaufgaben auch einer anderen Ressource zuweisen. Verpassen Sie keine Aufgabenupdates dank der Kommentarfunktion. Sie können Aufgaben auch direkt von unterwegs abhaken, sobald Sie sie erledigt haben. Für Außendienstmitarbeiter ist das z.B. eine schnelle Möglichkeit den Aufgabenstatus zurückzumelden.

Projekte

Sie können in der Projektansicht nach Favoriten filtern und sich so nur die für Sie gerade wichtigsten Projekte anzeigen lassen. Oder wenn z.B. im wöchentlichen Meeting ein neues Projekt beschlossen wurde, können Sie das Projekt direkt in InLoox Mobile App anlegen und Teammitglieder zum Projekt hinzufügen. Über das Burndown-Chart und der Übersicht über erledigte und offene Aufgaben können Sie ganz einfach den Projektfortschritt von unterwegs aus verfolgen.

Dokumente

Sie können Dokumente aus anderen Apps an InLoox schicken, diese können Sie direkt im Projekt ablegen oder auch an eine Projektaufgabe hängen. Sie können aber auch direkt ein Foto mit Ihrem Smartphone machen und es mit einer Aufgabe verknüpfen. So haben Sie eine lückenlose Dokumentation in Ihren Projekten, z.B. um kleinere Mängel am Objekt bei Ihrem Bauprojekt zu dokumentieren, die noch behoben werden müssen.

Zeiterfassung

„Wie lange habe ich nochmal für die Aufgabe gebraucht?“ – Wenn Sie nicht gewissenhaft auf die Uhr geschaut haben, dann Sie spätestens am nächsten Tag, wenn Sie Ihre Zeiten nachtragen müssen, den Aufwand schätzen müssen. Einfacher geht es, wenn Sie Ihre Zeiten direkt erfassen und in InLoox abspeichern. Zeiten können Sie auf das Projekt allgemein buchen, aber auch direkt auf bestimmte Projektaufgaben.

Holen Sie sich die InLoox Mobile App für Ihr Gerät:

Wichtig: Sie benötigen ein InLoox now!-Konto oder eine InLoox PM Enterprise-Lizenz mit Universal User um InLoox Mobile App zu nutzen.

Flachere, offenere Hierarchie-Strukturen und agile Zusammenarbeit bestimmen zunehmend den Projektalltag. Das bedeutet auch, dass emotionaler und motivierender kommuniziert werden muss. Um Mitarbeiter zu motivieren und während des oft langwierigen Projektverlaufs motiviert zu halten, hilft Ihnen die Storytelling-Methode. 

Was ist Storytelling und wozu brauche ich es in meinem Projekt? 

Storytelling bedeutet ganz einfach das Erzählen einer Geschichte. Im Marketing gehört Storytelling bereits zum kleinen 1x1, da eine Geschichte (wenn sie gewisse Bedingungen erfüllt) Menschen emotional berührt und sie sich Informationen dadurch besser einprägen. Im Projektmanagement bedeutet das konkret, dass Sie Projekte in mitarbeiternahe Geschichten einbinden und Projektmitglieder so persönlich abholen und motivieren. Außerdem werden Schlüsselinformationen leichter behalten, wenn Sie in einer Geschichte visualisiert sind.  

Kurz: Was motiviert Sie mehr: Quest 3 – ‚das Füllhorn‘ im Projekt „Hungerspiele“ zu absolvieren oder die Aufgabe „Budgetverhandlung“ im Projekt „Finanzen 2019“ abzuschließen?  

Was merken Sie sich leichter: „Während des Vortrags auf einem Event sollen von drei Vortragenden 162 Leads generiert werden, von welchen sich 20% innerhalb von sechs Monaten nach dem Event zum Kauf des Produktes entschließen“ oder „Mario, Luigi und Peach müssen auf ihrer Mission 162 Münzen einsammeln, unter denen 20% Doppelmünzen sind“.

Was ist für eine Story wichtig? 

Wie bereits erwähnt, muss eine Geschichte gewisse Bedingungen erfüllen, um tatsächlich Nutzen zu bringen. Erfüllt eine Geschichte diese nicht, kann sie schnell zum Misserfolg des Projekts führen.  

Das Grundgerüst einer jeden Geschichte bilden ein oder mehrere Protagonisten, die ein Ziel verfolgen. Außerdem sollte sie die vier Prinzipien des Storytellings nach Fordon berücksichtigen: Authentizität, Archetypus, Sinnlichkeit, Relevanz. 

Die Geschichte sollte also authentisch sein, sprich zu Ihrem Unternehmen, den Mitarbeitern und den Stakeholdern passen. Die Relevanz der Geschichte sollte klar ersichtlich sein, wobei sie auf ein bekanntes Erzählmuster – z.B. ‚Mädchen trifft Junge‘ – zurückgreifen sollte. Das könnte eben auch die Handlung eines Films oder eines Videospiels sein. Letztlich muss sich die Bildhaftigkeit (von begleitendem Bild- und Videomaterial) erschließen – das passiert in unserem Beispiel mit den Tributen von Panem automatisch. 

Fühlen sich meine Stakeholder nicht auf den Arm genommen wenn ich ihnen mit komischen Geschichten komme? 

Ja, offenes Storytelling, eingeleitet womöglich noch mit den Worten: „Ich erzähle Ihnen eine Geschichte“, kann zu Irritation bei manchen Kunden und anderen Stakeholdern führen. Wenn Sie sich unsicher sind, wie Ihre Stakeholder auf Ihr Storytelling reagieren, vermeiden Sie solche einleitenden Worte und nehmen Sie keine aktive Erzählerrolle ein. Beginnen Sie zunächst mit kurzen Vergleichen und setzen Sie Ihrem Stakeholder so ganz nebenbei ein Bild in den Kopf: „Ich muss da immer an … denken“ kann ein effektiver Weg sein, das zu erreichen. Visualisieren Sie auf dieser Basis zusammen mit dem Stakeholder eine Geschichte. So überzeugen Sie Stakeholder auf emotionaler Basis, ohne dass sie es mitbekommen. 

Die Vermarktung der Storytelling-Methode 

Oft reicht eine Geschichte allein nicht aus, um die nötige Motivation zu schaffen – es kommt auch auf die richtige Vermarktung der Storytelling-Methode an. Der Grundstein ist, dass Sie als Projektleiter hinter der Methode stehen und das auch nach außen tragen. Jetzt müssen Sie Ihre Mitarbeiter neugierig machen. Denken Sie sich vor dem Kick-Off-Meeting zunächst einen Charakter (Protagonisten) für Ihre Geschichte aus. Vor dem Kick-Off-Meeting erstellen Sie ein neues Projekt mit Ihrem Protagonisten als Projektbild, lassen Ihre Teammitglieder aber noch nichts Genaueres wissen. Auch den Termin stellen Sie am besten nur mit Titelbild ein. Das Kick-Off-Meeting beginnt also schon mit einer gewissen Grundspannung, um was es sich genau handeln wird.  

Stellen Sie dann das Projekt in Grundzügen vor und lassen Sie Ihre Mitarbeiter als kreativen Einstieg  am besten selbst eine Geschichte um den ausgewählten Charakter herum entwickeln. Sind die Mitarbeiter diese Vorgehensweise erstmal gewohnt, sprießen schon Ideen für Geschichten, bevor Ihr Projekt überhaupt vorgestellt ist. Mit einer selbst entwickelten Geschichte, in die die Mitarbeiter persönlich eingebunden sind, ist für eine positive Grundstimmung über den Projektverlauf hin gesorgt.  

Warum versuchen Sie nicht zum Beispiel, Ihr nächstes Projekt als Videospiel aufzuziehen und verpacken die Aufgaben als einzelne Quests? Der Projektabschluss wäre dann der Endgegner, den es zu besiegen gilt. Oder gibt das Projekt Anlass dazu, die Handlung eines Films nachzuspielen? Gibt es Lieblingscharaktere Ihrer Mitarbeiter, um die man spannende neue Geschichten entwickeln könnte? Oder wollen Sie Ihre Stakeholder gewissen Charakteren zuweisen? Mit jedem neuen Projekt entwickelt sich damit aus der Zusammenstellung der einzelnen Charaktere eine neue Geschichte. Was passiert zum Beispiel, wenn der Grinch, Mary Poppins und Captain Jack Sparrow aus Fluch der Karibik aufeinandertreffen? Oder stellen Sie sich vor, dass Max & Moritz, Mario & Luigi und Harry Potter sich begegnen und um Ressourcen kämpfen. Hören Sie Ihren Mitarbeitern in jedem Fall gut zu, oft ergeben sich in einem Meeting mehrere Ideen für neue Geschichten.  

Es war viel los bei InLoox im Jahr 2018. Das spiegelt sich auch auf dem InLoox Blog wieder. Bei alle den Beiträgen zu verschiedensten Themen rund um Projektmanagement, Zeitmanagement, organisatorischer Agilität, disruptive Trends und Berufen im Projektmanagement haben Ihnen diese 10 besonders gefallen:

Platz 10: Projektmanagement und das Internet der Dinge 

Wenn man von Digitalisierung oder digitaler Transformation spricht, kommt man nicht am Internet der Dinge vorbei. Aber welche Rolle spielt das Internet der Dinge im Projektmanagement? 

Platz 9: Rückblick: Der InLoox Insider Tag 2018 in Berlin 

Eine Weltpremiere: Im Mai fand der erste InLoox Insider Tag in der Hauptstadt Berlin statt. Es gab natürlich wieder tolle Anwendervorträge, Best Practice Tipps und einen spannenden Austausch. 

Platz 8: Das neue Arbeiten mit InLoox 10: flexibler und mobiler 

Viele haben schon ungeduldig darauf gewartet und wir können nun endlich mit Stolz verkünden: InLoox 10 ist da! Was die neue Version zu bieten hat? Lesen – bzw. testen – Sie selbst! 

Platz 7: Digitale Transformationsprojekte (1) 

Die Industrie im Wandel: Wir leben in einer globalen, sich immer schneller verändernden Welt. Die Devise lautet: Schneller, besser, weiter. Wer zu langsam ist und sich nicht anpasst, wird überholt. 

Platz 6: Einführung ins PM (1): Der Projektsponsor 

Ein Projekt braucht nur einen klaren Projektplan, um rechtzeitig und innerhalb des vorgegebenen Budgets erfolgreich fertiggestellt zu werden - das ist alles was man dafür braucht, oder? Nicht ganz… 

Platz 5: Einführung ins PM (4): Die Earned-Value-Analyse 

Die Earned-Value-Analyse gehört zum 1x1 eines jeden Projektmanagers und war damit ein wichtiger Teil unserer Serie zur Einführung ins Projektmanagement - mit zugehörigem "Spickzettel". 

Platz 4: Produktivität 2.0: Der 6-Stunden-Tag 

Gesündere Mitarbeiter, höhere Produktivität - das verspricht der 6-Stunden-Tag. In diesem Beitrag haben Sie erfahren, ob dieses Arbeitsmodell eine Alternative für Ihr Unternehmen sein kann. 

Platz 3: KI & die Rolle des Projektmanagers im Jahr 2030 

KI-gesteuerte Software wird uns automatisiert und eigenständig in der Planung, Steuerung und Optimierung von Projekten assistieren. Aber was macht dann der Projektmanager? 

Platz 2: Zeitmanagement (2): Besser planen mit der Alpen-Methode 

Sie kennen es bestimmt auch, das Problem mit der Zeit: Sie wissen nicht, wo die Zeit hin ist und was Sie den Tag über an Aufgaben erledigt haben. Wie können Sie dieses Problem lösen? 

Platz 1: Burnout: Zu viel Arbeit macht krank! 

Die Anzahl an Burnouts geht zurück. Die schlechte Nachricht ist, dass es trotzdem immer noch ein sehr präsentes Problem in vielen Unternehmen ist, das man nicht ignorieren sollte. 

Das war Ihre Top 10 aus dem Jahr 2018! Sie kennen einige Beiträge noch nicht? Kein Problem, lesen Sie einfach noch einmal nach und stöbern Sie gerne nach weiteren Inhalten, wie der Vorstellung unserer Mobile App oder unserer Platzierung in der Top 20 der nutzerfreundlichsten Projektmanagementsoftware von Capterra. 

Damit wir Sie auch 2019 mit relevanten und interessanten Beiträgen begeistern können, sind wir immer dankbar für Anregungen, Kommentare und konstruktive Kritik.  

2018 war ein turbulentes Jahr für InLoox – es ist so einiges passiert. Da fällt es schwer zu wissen, wo man anfangen soll.  

Wachstum bei InLoox 

Starten wir vielleicht mit dem offensichtlichen – denn der Ort, von dem aus ich diesen Beitrag schreibe ist nicht der Ort, von dem aus ich noch vor einem halben Jahr geschrieben habe. InLoox ist nämlich umgezogen! Unser neuer Hauptsitz hat zwar immer noch dieselbe Postleitzahl, dafür jetzt aber ein geräumigeres Büro, in dem alle InLooxianer und noch viele mehr Platz haben! 

Es gab viel zu tun:

Aber für die großen, hellen Büroräume hat sich die Arbeit definitiv gelohnt:

Mehr zu unserem Umzug gibt es hier. Außerdem hat InLoox Nachwuchs bekommen und wird seit 2018 tatkräftig von 5 neuen KollegInnen unterstützt. Schon Anfang 2019 ist weiteres Wachstum geplant! 

Neue Produktversion 

Das Highlight von 2018 ist und bleibt aber wohl der Release der neuen Produktversion „InLoox 10“ und der Mobile Apps! Ausführliche Informationen zu den neuen Funktionen gibt es auf unserem Blog oder in der Online-Hilfe. Zusätzliche Tipps und Tricks finden Sie in unserem Adventskalender.

Darüber hinaus hatte InLoox erneut Grund zum Feiern, als wir es in die Top-20-Liste der nutzerfreundlichsten Projektmanagement-Software von Capterra geschafft haben! Das wussten Sie noch gar nicht? Dann können Sie es hier nachlesen.

Die InLoox-Insider-Tage 2018 in Berlin und München 

Die Highlights für alle Kunden, Partner und Interessenten dürften aber wieder die beiden IITs in Berlin und München gewesen sein. Mit spannenden Kundenvorträgen und der einmaligen Möglichkeit zum persönlichen Austausch konnten wir Sie wieder begeistern. Für Ihre zahlreiche Teilnahme an dieser Stelle noch einmal ein herzliches Dankeschön! Und es gibt gute Neuigkeiten: Auch 2019 werden diese beiden Events wieder stattfinden! 

Auch auf dem InLoox-Blog ging es hoch her 

Zu Beginn des neuen Jahres haben wir uns ausführlich mit der digitalen Transformation beschäftigt und konnten Ihnen hierzu ein sehr nützliches Whitepaper zur Verfügung stellen. Daneben ging es vor allem darum, mit welchen Methoden man im Projektmanagement heute erfolgreich sein kann und wie man Erfolg aus disruptiven Trends schlagen kann, wie der Projektmanager der Zukunft aussehen wird und, wie man im PM zukünftig arbeiten wird. Genauso haben wir und mit agiler Transformation beschäftigt und sind dem Cognitive Computing auf den Grund gegangen.

Da man bei all der Spekulation über mögliche Zukunftsszenarien jedoch schnell die Grundlagen aus den Augen verliert, haben wir uns mit der Serie „Einführung ins Projektmanagement“ schließlich wieder auf diese zurückbesonnen.

Ja, es war viel los bei InLoox dieses Jahr und auch 2019 wird nicht ruhiger werden! Jetzt aber neigt sich erst einmal das Jahr 2018 dem Ende zu, womit wir Ihnen und Ihren Lieben ein frohes und besinnliches Fest und einen guten Start in das neue Jahr wünschen dürfen!  

Frohe Weihnachten!  

Auch unser Supportteam braucht einmal Urlaub. Deswegen bleibt unser Support vom 24. bis 26. Dezember 2018 und am 31. Dezember 2018, sowie am 1. Januar 2019 unbesetzt.  

Bitte erstellen Sie für Ihre Supportanfragen direkt ein Ticket über unser Ticketsystem. Wir kümmern uns dann schnellstmöglich um Ihre Anliegen.

1. Dezember - Offlineverfügbarkeit

InLoox für Outlook ist jetzt auch offline verfügbar! Unter Datei/InLoox now findet sich die Auswahlmöglichkeit 'Offline arbeiten'. 

Wichtig: Um die Offline-Funktion starten zu können müssen Sie sich im (W-)LAN befinden. In dem Moment, in dem Sie auf „Offline arbeiten“ klicken, werden Ihre Daten auf Ihr Gerät heruntergeladen, was eine Internetverbindung voraussetzt. Denken Sie also voraus, wenn Sie die Offline-Funktion nutzen wollen.

Mehr zu dieser neuen Funktion gibt es hier.

2. Dezember - Sandkastenprojekt

Praxistipp zur Implementierung von InLoox in Ihrem Unternehmen: Legen Sie für Ihre Mitarbeiter zunächst ein Sandkastenprojekt an, in dem sie sich entspannt ausprobieren können ohne Angst, etwas falsch machen zu können. So bauen sie Hemmungen ab und erleichtern den Einstieg in die Projektmanagementsoftware.

3. Dezember - Benachrichtigungsfunktion

Neu in Version 10: Die Möglichkeit, Projektbeteiligte über abgelegte Dokumente und andere Änderungen per E-Mail zu informieren. In der Mobile App gibt es dafür Push-Benachrichtigungen! 

4. Dezember - InLoox-Shortcuts

Praxistipp: Nutzen Sie die InLoox-Shortcuts – z.B. Strg + N um z. B. einen neuen Vorgang in der Planung oder einen neuen Knoten in der MindMap zu erstellen. Probieren Sie doch mal aus, wo Ihnen Shortcuts die Arbeit erleichtern können! 

5. Dezember - Zeiterfassung in der Mobile App

Mobile App Tipp – Zeiterfassung: Erfassen Sie Zeiten ganz einfach von unterwegs und weisen Sie sie direkt einer Projektaufgabe zu! 

6. Dezember - Urlaubsplanung in InLoox

Tipp: Erstellen Sie auch Ihre Urlaubsplanung in InLoox, um auch diese bei der Ressourcenauslastung berücksichtigen zu können!

7. Dezember - Übersichtlichkeit in der Planung

Praxistipp: Um ein Projekt übersichtlich vorstellen zu können, nutzen Sie die Funktion „Alle reduzieren“ in der Karteikarte „Ansicht“. Die einzelnen Aufgaben werden jetzt ausgeblendet!

8. Dezember - Priorisierung nach Deadline

Praxistipp: Um Ordnung in Ihr Priorisierungs-Chaos zu bringen, priorisieren Sie ausschließlich nach Deadline! Hier lesen Sie, wie das funktioniert.

9. Dezember - Übersichtlichkeit im Kalender

Tipp: Für bessere Übersichtlichkeit im Kalender nutzen Sie verschiedene Farben für verschiedene Kategorien.

10. Dezember - Aufgabennavigation

Tipp: Wussten Sie schon, dass Sie aus der Aufgabenliste heraus direkt auf die Aufgabe in der Planung und weiter in das Kanban-Board springen können? 

11. Dezember - Dokumente in der Mobile App

Mobile App Tipp – Dokumente: Sie können ein mit dem Handy gemachtes Foto direkt an ein InLoox-Element, wie z.B. Aufgaben oder Zeiterfassungseinträge, hängen. Außerdem lassen sich Dokumente aus anderen Apps ganz leicht an InLoox schicken

12. Dezember - Automatische Vorgangsfortschrittsberechnungen

Tipp: Stellen Sie automatische Vorgangsfortschrittsberechnungen über die Optionen ein, damit die Erledigung der zugeordneten Aufgaben sich auf den Fortschritt des Vorgangs in der Planung auswirkt!

13. Dezember - Veröffentlichen von Planungselementen in andere Projekte

Veröffentlichen Sie beispielweise einen Meilenstein in einem anderen Projekt und verschieben ihn dann im Originalprojekt, so verschiebt sich dieser auch im anderen Projekt. Lesen Sie hier mehr.

14. Dezember - Neue Filterfunktionen

Tipp: Es gibt neue Filterfunktionen in InLoox 10, z. B. auf Datum („diese Woche“, „letzter Monat“ usw.), natürlich wieder mit Speichermöglichkeit!

15. Dezember - Neue Einschränkung

Neu in Version 10: Die Einschränkung „Start so früh wie möglich“ orientiert sich jetzt nicht mehr am Planstart sondern am jeweiligen Erstellungsdatum des Planungselementes! Erstellen Sie ein neues Planungselement in einem Projekt im Verlauf, startet dieses nun „jetzt“. 

16. Dezember - Das Projekt in der Mobile App

Mobile App Tipp – Projekt: Versuchen Sie doch einmal, die Projektliste nach Favoriten zu filtern, Projektteams direkt in der App zu bearbeiten oder den Projektfortschritt über die Burndown-Chart und Aufgabenübersicht nachzuverfolgen!

17. Dezember - Dashboards

Tipp: Erleichtern Sie sich Ihre Arbeit mit den Dashboards mit unseren Video-Tutorials, der Hilfe-Funktion und dem Whitepaper zum Thema Dashboards! 

18. Dezember - Schnellzugriffsleiste anpassen

Praxistipp: Nutzen Sie die Schnellzugriffleiste von InLoox, um Ihre Hauptfunktionen mit nur einem Klick auszuwählen. Einfach einen rechten Mausklick auf die gewünschte Funktion und dann zur Symbolleiste hinzufügen. 

Außerdem können Sie persönliche Aufgaben nachträglich einem Projekt zuweisen: Rechtsklick auf Aufgabe >> im Kontextmenü „Projekt zuweisen“ auswählen.

19. Dezember - Button 'Terminarbeit'

Tipp: Nutzen Sie bei Anlegen eines neuen Projekts auf der Betreuungsseite auch den Button ‚Terminarbeit‘. Hierdurch werden in der Planung Vorgänge, die außerhalb des Planungszeitraums fallen in einem rot schraffieren Feld angezeigt.

20. Dezember - Suchfunktion in der Mobile App

Mobile App Tipp: In der InLoox Mobile App gibt es jetzt eine umfangreiche Suchfunktion. Außerdem werden Neuigkeiten im neuen „Newsstream“ angezeigt.

21. Dezember - Kostengruppe frühzeitig hinterlegen

Praxistipp: Hinterlegen Sie bei der Erstellung von Aufgaben eine entsprechende Kostengruppe, dann sehen Sie in der Budgetübersicht direkt die anfallenden Plankosten für das Projekt.

22. Dezember - Strg + Z

Tipp: Der Shortcut Strg + Z funktioniert nicht überall in InLoox. Wollen Sie eine Änderung trotzdem rückgängig machen, schließen Sie Ihr Projekt ohne zu speichern. Es empfiehlt sich, gewollte Änderungen regelmäßig zwischenzuspeichern, damit in einem solchen Fall nicht zu viel verloren geht. 

23. Dezember - InLoox Stoppuhr

Guter Vorsatz für das neue Jahr: Um im neuen Jahr noch produktiver zu sein, probieren Sie doch die InLoox-Stoppuhr! Trainieren Sie sich Multitasking ab und fokussieren Sie besser – garantiert!

24. Dezember - InLoox Blog

InLoox wünscht frohe Weihnachten! Schauen Sie sich gern weiter auf dem InLoox Blog um! Unser Tipp: Der InLoox Jahresrückblick 2018!