Inhalt

1. Forming
2. Storming
3. Norming
4. Performing
5. Adjourning

Der US-amerikanische Psychologe Bruce Tuckman hat bereits im Jahre 1965 ein erstes Phasenmodell zur Entwicklung von Gruppen konzipiert. Obwohl seine Erkenntnisse bereits in die Jahre gekommen sind, erfreuen sie sich gerade heute, im Zeitalter von New Work wieder großer Relevanz und bewähren sich zunehmend. 

Für Leiter von Projektteams kann es von großem Vorteil sein, diese Entwicklungsphasen im Hinterkopf zu behalten. Die Leistung des Projektteams ist nämlich stark abhängig von den jeweiligen Phasen. Durch eine aktive Einflussnahme auf die Entwicklung des Teams entsteht ein enormes Leistungssteigerungspotenzial.  

1. Forming 

Die Findungsphase steht für das erste Zusammenkommen einer Gruppe. Zu diesem Zeitpunkt bestehen in der Regel noch keine zwischenmenschlichen Beziehungen und der Gruppe mangelt es an Struktur. Mitglieder verhalten sich zurückhaltend, tasten sich vorsichtig ab und versuchen, ihren Platz innerhalb der Gruppe zu finden. Dementsprechend ist die Leistung zu diesem Zeitpunkt relativ gering.  

In dieser ersten Phase ist es die Aufgabe der Führungskraft, interpersonelle Barrieren zu überbrücken, Kommunikation zu etablieren und erste Strukturen zu schaffen.  

2. Storming 

Sobald die Findungsphase abgeschlossen ist, tritt in der Regel eine Konfliktphase auf. Schließlich wurden zwischenmenschliche Barrieren überwunden und nun treffen unterschiedliche Interessen verschiedener Personen aufeinander. Teammitglieder mit ähnlichen Ansichten bauen eine Bindung auf und schließen sich zusammen. Es kommt also zur Spaltung innerhalb des Teams. Somit handelt es sich um eine unangenehme, aber zugleich enorm wichtige Phase. Die Bewältigung ist kritisch für den Erfolg des Projekts. Die ohnehin schon geringe Leistung nimmt in dieser Phase noch einmal deutlich ab. 

Essentiell in dieser Phase ist ein funktionierendes Konfliktmanagement. Der Projektleiter sollte durch rationales Lenken eine Eskalation vermeiden. Ein schneller Übergang in die nächste Phase ist sehr erstrebenswert. Jedoch muss dieser durch die Lösung der Konflikte erreicht werden und keinesfalls durch das Ignorieren der Probleme.  

3. Norming 

Das Aufarbeiten der Interessenskonflikte aus Phase 2 markiert den Anfang der Normierungsphase. Im Umgang mit den aufgetretenen Konflikten entstehen Regeln und Normen, an denen sich das Team bei kommenden Problemen orientieren kann. Die Rollen und Aufgabenbereiche der Mitglieder werden deutlich. Folglich sorgt der zunehmende Konsens dafür, dass auch die Kooperation innerhalb der Gruppe zunimmt. Wo zuvor konfliktäre Interessen standen, ist nun eine Einheit mit einem klaren Ziel. Dies ist der Ausgangspunkt für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Die bisher noch sehr geringe Leistung nimmt nun merklich an Fahrt auf.  

Um den Normierungsprozess zu beschleunigen, sollte der Projektleiter besonders auf die interne Kommunikation achten und Möglichkeiten zum Austausch schaffen. Dadurch entsteht schneller ein regeltechnischer Rahmen, in welchem sich das Team während des Projekts bewegen kann.  

4. Performing 

Nachdem die Rahmenbedingungen für das Projekt geklärt wurden, ist es nun an der Zeit, Leistung zu erbringen. Im Fokus der Leistungsphase steht eine effektive, als auch effiziente Zusammenarbeit der Teammitglieder. Es entstehen Synergieeffekte. Im Normalfall ist in der Performing-Phase die Leistung am höchsten und steigt zunehmend. Sollte sich das Projekt jedoch über einen längeren Zeitraum erstrecken, kann diese wieder abfallen, beispielsweise aufgrund von abnehmendem Innovationsgeist. Eine Rotation innerhalb der Gruppe oder ein frischer Wind durch Austausch mit Außenstehenden kann sinnvoll sein, um eine sogenannte Alterung der Gruppe zu vermeiden.  

Grundsätzlich lautet die Devise für Teamleitende in dieser Phase, aufgabenorientiert und zielgerichtet zu handeln. Sie sollten der Eigendynamik des Teams in einem positiven Umfeld freien Lauf lassen. Im Hinblick auf die Erreichung des Projektziels ist dies die wichtigste Phase.  

Bringen Sie Ihr Team möglichst schnell in die Leistungsphase und behalten Sie es bis zum Abschluss des Projekts dort! 

5. Adjourning 

Jedes Projekt hat ein Ende und so auch das zugehörige Projektteam.  Da zu diesem Zeitpunkt das Projekt bereits abgeschlossen ist, wird die Auflösungsphase oft für relativ unwichtig gehalten. Was dabei jedoch übersehen wird, ist die Chance, wertvolle Erkenntnisse für kommende Projekte festzuhalten. Obwohl die Leistungsbereitschaft hier typischerweise wieder abnimmt, sollte das Team den Projektablauf nochmals Revue passieren lassen. So können aufgetretene Fehler in Zukunft vermieden werden (Lessons Learned). Praktiken, die sich als sinnvoll herausgestellt haben, können wiederum etabliert werden. Aus diesen Gründen ist die Projektdokumentation ein wichtiger Bestandteil im Projektmanagement. 

Der Projektleiter sollte in dieser Phase nochmals aktiv Möglichkeiten für Kommunikation und Austausch schaffen, um Feedbackprozesse anzustoßen. Darüber hinaus sollte er sicherstellen, dass erste Auflösungserscheinungen keinesfalls schon vor dem Erreichen des Projektziels auftreten. 

Der von Tuckman beschriebene Entwicklungsprozess von Gruppen ist häufig nicht linear. Somit kann es während des Projekts immer wieder zu Rückschritten kommen und manche Phasen wiederholen sich möglicherweise. In manchen Fällen werden Phasen auch gar nicht abgeschlossen. So kann es sein, dass Projekte scheitern, weil die von einer hohen Leistungsbereitschaft geprägte Performing-Phase nicht erreicht wird.  

Folglich gilt es, den Entwicklungsprozess des Projektteams aktiv zu managen. Wenn Sie das Entwicklungsphasenmodell auf Ihr Projektteam übertragen, sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass jedes Team ein individuelles und komplexes Konstrukt darstellt. So kommen Sie zu einem bestmöglichen Ergebnis und der Output Ihres Teams wird die Summe der Einzelleistungen übersteigen. 

Inhalt

• Externe Einflüsse
• Bewusste Fehlkalkulation
• Mangelnde Einheitlichkeit in der Umsetzung
• Unvermögen im Projektmanagement
• Fehlendes Risikomanagement

Das Marie-Elisabeth-Lüders-Haus, ein Erweiterungsbau zum Haus der Abgeordneten in Berlin, erlangte vor Kurzem den unrühmlichen Titel “BER 2.0”. Grund dafür war die Ankündigung, dass der Bau wohl frühestens im Jahre 2024 fertiggestellt wird. Dies gilt allerdings nur für den Fall, dass ab sofort alles nach Plan läuft. Wäre dies bereits zuvor der Fall gewesen, wäre das Gebäude aber bereits 2014 fertiggestellt worden. Auch die Kosten, anfänglich auf 190 Mio. Euro geschätzt, belaufen sich mittlerweile auf 332 Mio. Euro, Tendenz steigend. Damit ist das Projekt zwar bei Weitem nicht so groß wie der Berliner Flughafen BER, legt aber ein weiteres Mal das Unvermögen bei der Planung von öffentlichen Großprojekten deutlich offen.

Warum derartige Neuigkeiten fast täglich in den Medien kursieren und warum sich an dieser Problematik dennoch kaum etwas ändert, erläutern wir im Folgenden.

Externe Einflüsse

Selbst bei nahezu perfekt geplanten Projekten kann es aufgrund äußerer Umstände dazu kommen, dass Budgets und Zeitpläne im Nachgang angepasst werden müssen. Gerade Bauprojekte mit einem großen Umfang unterliegen wegen ihrer Komplexität und ihrer zeitlichen Ausdehnung zahlreichen Unsicherheiten. Alleine aufgrund von langwierigen Genehmigungsverfahren kann die Inflation bereits eine Gefahr für die Budgetplanung darstellen. Allerdings lässt sich die Inflation noch in einem gewissen Maß miteinpreisen. Preiserhöhungen, die hingegen mit angeschlagenen Lieferketten oder auch schwankenden Rohstoffkosten einhergehen, sind deutlich problematischer. Sowohl die Corona-Pandemie, als auch die kriegerische Auseinandersetzung in der Ukraine haben in jüngerer Vergangenheit die Verfügbarkeit und die Preise gewisser Güter stark beeinflusst. Derartige Ereignisse vorab in der Projektplanung zu berücksichtigen, ist unmöglich.

Bei nahezu allen Projekten und gerade bei großen Bauvorhaben kann es immer wieder zu Komplikationen kommen, die zu Beginn kaum absehbar sind und somit das Projekt gefährden. Bei öffentlichen Bauvorhaben ist dies aber bei Weitem nicht das einzige Problem, das zu Kostenexplosionen und Terminverschiebungen führt.

Bewusste Fehlkalkulation

Ein entscheidender Grund für die massiven Fehlplanungen bei öffentlichen Bauvorhaben ließe sich einfach vermeiden. Jedoch haben die Beteiligten daran zumeist selbst kein Interesse. Es geht um die bewusst knappe Kalkulation von Projekten. Öffentliche Bauvorhaben erfordern eine Genehmigung. Um diese zu erhalten und Mehrheiten hinter sich zu vereinen, sollte ein Projekt möglichst attraktiv erscheinen und dies ist bei scheinbar kostengünstigen Projekten der Fall. Weiter ist der Staat dazu verpflichtet, Bauvorhaben auszuschreiben und den günstigsten Anbieter zu wählen. Dieser kalkuliert in diesem Zuge auch knapp, um bessere Chancen auf den Zuschlag zu erhalten. Trotz eines verbindlichen Angebots des jeweiligen Unternehmers bleibt auch hier ein gewisses Risiko für den Staat.

Folglich kann man kaum von einer Kostenexplosion sprechen. Viel mehr werden im Laufe des Projekts die Kosten offengelegt, die zuvor bewusst verschleiert und beschönigt wurden.

Mangelnde Einheitlichkeit in der Umsetzung

Aufgrund der Verpflichtung des Staates, den günstigsten Anbieter zu wählen, werden die tendenziell teureren Generalunternehmer meist abgelehnt. Folglich arbeitet eine Vielzahl separater Unternehmer gemeinsam an einem Projekt, was die Koordination erheblich erschwert. Die Arbeitsabläufe der Dienstleister hängen stark voneinander ab. Wenn die Kommunikation nicht einwandfrei funktioniert, führt dies zu enormen Komplikationen. Eine einheitliche Koordination und Kommunikation mit Hilfe von Projektmanagement-Software sind umso bedeutender.

Unvermögen im Projektmanagement

Bei der Betrachtung vieler öffentlicher Bauvorhaben scheint es schon fast offensichtlich, dass das Projektmanagement hier enorme Defizite aufweist. Konkret fallen diese besonders bei folgenden Aspekten ins Gewicht:

• Komplexität des Projekts
• Budget- und Zeitplanung
• Kommunikation und Informationsaustausch

Gerade bei Bauprojekten ist die zeitliche Planung sehr komplex. Viele Prozesse laufen parallel ab und es gibt eine Vielzahl von Abhängigkeiten. Benötigt wird eine entsprechende Projektmanagement-Software, die dieser Komplexität gerecht wird. Benutzen Verantwortliche nur eine generische oder gar keine Software, sind Ungereimtheiten vorprogrammiert und diese spiegeln sich auch in den Kosten wider. Folglich ist eine konforme Zeitplanung Voraussetzung für eine ordentliche Budgetierung. Um nicht nur Zeitaufwände, sondern auch alle anderen Kostenpositionen entsprechend einzupreisen, ist es sinnvoll, sich entsprechender Projektmanagement-Tools zu bedienen. Nur so gelingt es problemlos, eine derart umfangreiche Kostenstruktur abzubilden. Ein weiterer kritischer Aspekt ist die Kommunikation. Es gilt, eine umfassende und zielführende Kommunikationsstruktur zu etablieren, um einer Vielzahl von Betroffenen einen möglichst einfachen Austausch von Informationen zu ermöglichen. Dies ist bei Großprojekten ohnehin eine Herausforderung, bei vielen unabhängigen Dienstleistern gestaltet sich dies noch schwieriger.

Letztendlich bedarf es bei großen Bauprojekten höchster Expertise und zusätzlich einer perfekt passenden Projektmanagement-Software wie InLoox, die das Projekt begleitet und unterstützt.

Fehlendes Risikomanagement

Zu Beginn des Artikels wurden externe Umstände beschrieben, die dazu führen können, dass es bei Bauvorhaben zu Kostenerhöhungen und Zeitverzögerungen kommt. Auch intern gibt es bei Projekten eine Vielzahl von Unsicherheiten. Beispielsweise ist es möglich, dass Arbeitskräfte krankheitsbedingt ausfallen, Maschinen defekt sind oder der Baufortschritt aufgrund eines Unfalls pausiert werden muss. All das sind Angelegenheiten, die schwer vorhergesehen werden können. Nichtsdestotrotz lässt sich der entstehende Schaden durch ein proaktives Risikomanagement minimieren.

Die an einem Bauvorhaben beteiligten Parteien vermeiden es zumeist, im Raum stehende Risiken zu kommunizieren, um die Attraktivität der Planung nicht zu mindern. Wenn keine Risiken kommuniziert werden, können sie schlichtweg auch nicht miteinkalkuliert werden. Folglich bedarf es einer offeneren Kommunikationskultur. Diese sollten die Beteiligten jedoch nicht als Nachteil, sondern als Chance betrachten. Das Kommunizieren möglicher Komplikationen zeugt von Transparenz, die von Partnern geschätzt wird. Weiter zeugt es von hoher Kompetenz, wenn sich nach Abschluss des Projekts herausstellt, dass die Planung realistisch war und nicht nur für die Durchsetzung eigener Interessen beschönigt wurde.

Letztendlich können öffentliche Bauprojekte in Zukunft erfolgreicher und unter Einhaltung der Budget- und Zeitplanung umgesetzt werden, wenn ein größerer Fokus auf Kompetenz, Ehrlichkeit und schließlich auf effektives Projektmanagement gelegt wird.

Inhalt

• Was bedeutet Self-Leadership?
• Werden Sie sich über sich selbst bewusst
• Regulieren Sie sich selbst
• Finden Sie Ihre intrinsische Motivation
• Werden Sie zum HERO

Karim Benzema ist ein Phänomen. Im vergangenen Mai konnte der Fußballstar bereits zum fünften Mal den Henkelpott, die begehrte Trophäe der UEFA Champions League, mit den “Königlichen” nach Madrid holen. Man könnte beinahe denken, dass es für ihn an der Tagesordnung ist, mit dem Real Madrid CF den europäischen Fußballthron für sich zu beanspruchen. Dennoch markiert dieser Titelgewinn auch für Benzema ein Novum. Zum ersten Mal holte der Franzose als Kapitän die Trophäe und schoss sein Team als Torschützenkönig fast im Alleingang zum Titel. In Expertenkreisen gilt er mittlerweile als der personifizierte Leadership-Gedanke. Doch dem war nicht immer so. Auch der ehemals für seine zahlreichen Skandale bekannte Spieler musste erst lernen, was Self-Leadership bedeutet, bevor er sein Team zum Titel führen konnte.

Was bedeutet Self-Leadership?

Selbstführung gilt als Voraussetzung für die Führung anderer Menschen. Dennoch findet diese Idee in der Unternehmenspraxis meist nur sehr wenig Beachtung, was oftmals die Führungsqualität im Alltag erheblich beeinträchtigt. Grundsätzlich wird damit ein Prozess der bewussten Selbstbeeinflussung beschrieben. Dieser hat das Ziel, die eigene individuelle Effektivität zu steigern. Der Fokus liegt folglich nicht auf der äußeren Umwelt, sondern auf den inneren Prozessen einer Person. Darüber hinaus lässt sich Self-Leadership erlernen und aktiv weiterentwickeln, wodurch Sie das Konzept zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Werden Sie sich über sich selbst bewusst

Das Ziel von Self-Leadership, die Steigerung der eigenen Effektivität, beruht einerseits auf dem Forcieren der eigenen Stärken und andererseits auf dem Eliminieren persönlicher Schwächen. Um dies erfolgreich umsetzen zu können, muss man sich zuerst über diese Stärken und Schwächen bewusst werden. Für eine effektive Selbstbeeinflussung ist es essentiell, innere Prozesse und Abläufe kennenzulernen. Die Wahrnehmung eigener Wünsche, Ziele und Gedanken ist hierfür ausschlaggebend. Schließlich sind diese Faktoren die Treiber unseres Handelns, wenn auch oft nur unterbewusst.

Der erste Schritt zu einer funktionierenden Selbstführung ist eine ganzheitliche Evaluation der eigenen Person. Auch Karim Benzema hat Zeit benötigt, um herauszufinden, dass er seine Stärken als alleiniger Mittelstürmer am besten ausspielen kann. Folglich liegt hierauf sein kompletter Fokus. Schwächen, die er beispielsweise im Defensivbereich verzeichnet, werden irrelevant, bzw. eliminiert, da diese Verantwortung bewusst an Spielerkollegen weitergereicht wird. Aus dem Bewusstsein über seine persönlichen Karriereziele nimmt er die Motivation, um an seinen Stärken und Defiziten zu arbeiten.

Regulieren Sie sich selbst

Um die eigenen Fähigkeiten und das Leistungsverhalten zu optimieren, ist der Prozess der Selbstregulation unverzichtbar. Dieser besteht aus den folgenden 3 Phasen, die sich stets wiederholen sollten, um sich in einem dynamischen Umfeld einem optimalen Zustand anzunähern:

• Selbstbeobachtung
• Selbstbeurteilung
• Selbstreaktion

In der Selbstbeobachtungsphase geht es vorerst darum, das eigene Verhalten bewusst, aber wertungsfrei wahrzunehmen. Hierfür sind die zuvor beschriebene Kenntnis innerer Abläufe und eine hohe Selbstaufmerksamkeit äußerst wichtig. Anschließend soll dieses Verhalten beurteilt werden. Hierfür wird ein Referenzwert benötigt. Dieser kann sich auf eigenen Ansprüchen oder auf einer sozialen Bezugsnorm, wie einer relevanten Vergleichsperson, begründen. Die Phase der Selbstreaktion hat wiederum das Ziel, durch konkrete Maßnahmen Differenzen zwischen eigenem Verhalten und dem Referenzwert zu eliminieren. Bemerkt beispielsweise Benzema, dass ein persönlicher Rivale, der als Referenzwert dient, eine höhere Laufleistung pro Begegnung aufweist, wird er Zeit in Lauftraining investieren, um dieses Defizit nachhaltig zu beseitigen.

Finden Sie Ihre intrinsische Motivation

In dem beschriebenen selbstregulatorischen System können Selbstbelohnung und Selbstbestrafung als extrinsische Motivation zur Beseitigung der Defizite dienen. Im Fall Benzema wäre beim Erreichen eines Trainingsziels ein Videospielabend mit Freunden als Belohnung denkbar, das Nicht-Erreichen hätte einen Verzicht zur Folge. Eine Aufgabe im Hinblick auf eine mögliche extrinsische Belohnung zu erfüllen, ist aber bei Weitem nicht so effektiv wie ein intrinsischer Beweggrund. Zeigt die Person Begeisterung und Interesse an der Aufgabe selbst und nicht nur an einer potentiellen Belohnung, ist diese deutlich einfacher zu bewältigen. Somit arbeitet ein Profi wie Benzema vorrangig an seinem Können, um der Exzellenz gerecht zu werden, die er selbst von sich erwartet.

Werden Sie zum HERO

Falls Sie nun die Initiative ergreifen und beginnen wollen, sich selbst effektiv zu führen, sollten Sie stets das Akronym HERO im Gedächtnis behalten. Es handelt sich hierbei um vier Aspekte, die Ihnen dabei helfen, Ihre persönlichen Ziele stets zu erreichen.

• Hope
• Efficiacy
• Resilience
• Optimism

Die erste Komponente beschreibt hierbei die inständige Hoffnung, Ziele stets zu erreichen. Voraussetzung für die Zielerreichung sollen hier der unbedingte Wille und der anhaltende Ehrgeiz sein, der an den Tag zu legen ist. Der zweite Aspekt der Wirksamkeit bezeichnet das Selbstvertrauen, dass die eigenen Fähigkeiten dazu ausreichen, um die bevorstehenden Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen. Resilienz bezeichnet das Durchhaltevermögen, das benötigt wird, um auch unangenehme, langwierige oder sehr herausfordernde Aufgaben zu bewältigen. Auch bei vorangegangenen Misserfolgen ist es wichtig, den Fokus aufrechtzuerhalten. Die letzte und wohl bedeutendste Komponente ist der Optimismus. Nachweislich wirkt sich das im zweiten Punkt beschriebene Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten und auch andere positive Affirmationen positiv auf die tatsächliche Leistung aus.

Damit auch Sie in Zukunft das Konzept des Self-Leaderships meistern, sollten Sie Wert darauflegen, sich selbst besser kennenzulernen. Infolgedessen wird es Ihnen leichter fallen, sich selbst zu regulieren. Sollten Sie darüber hinaus eine intrinsische Motivation für Ihre Aufgaben finden und die Komponenten von HERO im Gedächtnis behalten, steht einer effektiven Selbstführung nichts mehr im Weg.

Warum ist eine Projektmanagement-Software wichtig?

Sie arbeiten ständig an wichtigen Projekten. Je mehr Menschen in das Projekt involviert sind, desto schwieriger ist die Umsetzung. Ihre Mitarbeiter und Teams brauchen eine genaue Planung mit klarer Struktur, damit Ihr Projekt kein Zeitfresser wird.

Bei all den Aufgaben und Projekten, an denen sie arbeiten, ist es fast unmöglich, sich alles im Kopf zu merken. All diese Informationen in Tabellenkalkulationen und E-Mails festzuhalten, ist überwältigend und für die ständige Kommunikation schwierig. Selbst mit einer Cloud-Lösung verliert man dabei schnell den Überblick.

Warum brauche ich eine Projektmanagement-Software?

Mit einer Projektmanagement-Software erstellen Sie schnell eine Liste von Aufgaben. Planen Sie die Reihenfolge und den zeitliche Ablauf. Sie setzen Ihre Ressourcen effizient ein und erleichtern Ihrem Team das Projekt umzusetzen.

Kennen Sie diese Fragen?

• In welchem Stadium befindet sich die Ihnen zugewiesene Aufgabe?
• Warum gibt es eine Verzögerung bei der Fertigstellung der Projektanforderungen?
• An wie vielen Projekten arbeiten Sie derzeit?

Wenn Sie als Führungskraft Ihrem Team diese Fragen stellen müssen, brauchen Sie eine Projektmanagement-Software.

7 Gründe für den Nutzen von Projektmanagement-Tools

Damit jedes Teammitglied die Aufgaben erledigen und die gesteckten Ziele ohne ärgerliche Planungsfehler und ohne kostspieligen Zeitverlust erreichen kann, braucht jedes Unternehmen ab einer gewissen Projektgröße eine Projektmanagement-Software, die folgenden Nutzen hat:

1. Optimierte Planung
2. Einfache Zusammenarbeit bei Projekten
3. Verwaltung des Budgets
4. Effizienz: Optimierung der Ressourcen
5. Reporting: Systematische Projektberichterstattung
6. Gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten
7. Klare Kommunikation

• Bonus-Tipp: Unsere Projektmanagement-Software für Sie kostenlos…

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1. Optimierte Planung

Sobald Sie mit der Planung des Projekts fertig sind, werden sich wahrscheinlich einige Aspekte ändern.

Ohne ein professionelles Projektmanagement wird die Kommunikation mit mehreren Teams und allen beteiligten Teammitgliedern zu einer zeitraubenden Aufgabe.

In Ermangelung eines Instruments gibt es keine Richtlinien darüber, wer was in welcher Zeitspanne zu erledigen hat. Dies führt zu Schwierigkeiten bei der Einhaltung eines Zeitplans und in der Folge zu Produktivitätseinbußen.

Im Rahmen des Projektmanagements werden alle Aufgaben umrissen und für das Team sichtbar gemacht. Sie können die Zeitpläne, Fristen und Prioritäten festlegen, um Überschneidungen der Aufgaben zu vermeiden. Mit der PM-Software können Sie den Lebenszyklus des Projekts optimieren. Das Tool zeigt, wie Projekte verwaltet werden sollen, zentralisiert die Arbeitsweise der Mitarbeiter und sorgt für eine bessere Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen.

So hat das Team eine vollständige Vorstellung davon, wo es steht, wohin es will und was es erreichen soll.

2. Einfache Zusammenarbeit bei Projekten

Bei großen Projekten werden jedem Mitglied individuelle Aufgaben im Team zugewiesen. 

Da viele Teams mittlerweile verstreut an verschiedenen Orten arbeiten, hat die Bedeutung von Projektmanagement für Unternehmen drastisch zugenommen.

Damit alle auf dem gleichen Stand bleiben, den Fortschritt verfolgen können und einen Überblick über die Leistungen ihrer Kollegen erhalten, ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software unerlässlich.

Bei Fragen oder Problemen erhalten Sie schnell eine Antwort, da Sie genau wissen, wer an einer bestimmten Funktion arbeitet. Die Zeit, die für die Suche nach einer Antwort benötigt wird, wird drastisch reduziert. Auch die Zusammenarbeit im Team wird erleichtert.

Die Teammitglieder können über das Tool kommunizieren, Dokumente austauschen und ausstehende Arbeiten besprechen, ohne dass sie sich über Fehlkommunikation Gedanken machen müssen - alles unter einem Dach. Der Projektleiter kann die Fortschritte der Teammitglieder überprüfen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

3. Verwaltung des Budgets

Für jede 1 Milliarde Dollar, die in den USA investiert wird, werden 122 Millionen Dollar aufgrund mangelnder Projektplanung verschwendet. Das ist eine unnötige Verschwendung von 12,2%.

Eines der Ziele des Projektmanagers ist es, den Gewinn des Unternehmens bei jedem Projekt zu maximieren. Eine einfache Excel-Tabelle, in der die Ausgaben aufgelistet sind, reicht nicht mehr aus, wenn die Teammitglieder aus der Ferne arbeiten.

Mit einer Projektmanagement-Software kann der Projektleiter feststellen, wie das Team in Bezug auf die geplanten und tatsächlichen Budgets abschneidet.

Bei Unstimmigkeiten, geringer Auslastung oder Überbuchung kann die Arbeit entsprechend angepasst und verteilt werden. So kann das Projekt am Ende innerhalb des zugewiesenen Budgets und Zeitrahmens abgeschlossen werden.

4. Optimierung der Ressourcenzuweisung

Ein weiterer wichtiger Grund, warum Unternehmen eine Projektmanagement-Software einsetzen, ist die Optimierung der Ressourcen. Die Verwaltung der Mitarbeiterzeit stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter weder überfordert noch unterfordert  sind. Sie können die Zeit sinnvoll nutzen und einen reibungslosen Ablauf gewährleisten.

Diese Funktion zeigt auf, welche Ressourcen benötigt werden und wofür sie benötigt werden. Die Kosten für die Nutzung werden entsprechend berechnet.

Warum ist das so hilfreich? Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Ressourcen fehlen oder überbeansprucht werden.

5. Systematische Projektberichterstattung

Wenn Projektmanager verschiedene Methoden zur Verwaltung von Projekten verwenden, können auch die Statusberichte in verschiedenen Formaten vorliegen. Das Lesen dieser Berichte ist eine mühsame Aufgabe.

Jede professionelle Projektmanagement-Software verfügt über eine Reihe von Vorlagen für die Projektberichterstattung. Das erleichtert den Projektmanagern die Analyse von Informationen und eine einheitliche Form für das gesamte Unternehmen. Dadurch finden alle Mitarbeiter in den Berichten schnell die benötigten Informationen.

Außerdem können die Berichte an einem zentralen Ort gespeichert werden, so dass jeder weiß, wohin er sich wenden muss, wenn es nötig ist.

6. Gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten

Dateien und Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Eines der Merkmale der besten PM-Tools ist eine zentralisierte Speicherplattform, auf der die Teammitglieder wichtige Dokumente speichern und abrufen können. Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht mehr durch mehrere Tabellenkalkulationen oder E-Mails wühlen, um die gewünschten Informationen zu erhalten.

7. Klare Kommunikation

Viele Projekte scheitern an mangelnder Kommunikation.

Bei einem Projektmanagement-Tool geht es nicht nur um die interne Kommunikation. Es macht auch die externe Kommunikation einfacher und reibungsloser. Kunden möchten selbst bei den kleinsten Dingen auf dem Laufenden gehalten werden, und mit diesem Tool können Sie auch sie einbinden und zufriedenstellen.

Binden Sie auch Ihre Kunden und Lieferanten in die Arbeit mit Ihrer Projektmanagement-Software ein!

Auf diese Weise können auch sie sich anmelden und relevante Projektdaten einsehen, Kommentare hinterlassen sowie Aktualisierungen und Feedback austauschen, wann immer sie wollen. 

Bonustipp: Unsere Projektmanagement-Plattform für Sie kostenlos!

Unternehmen können zwar die besten Projektmanager einstellen, um komplexe Projekte mit hochqualifizierten Teams abzuwickeln, doch nur mit den richtigen Werkzeugen lässt sich die Arbeit wirklich effizient gestalten.

Hier eine Zusammenstellung der nützlichsten Tools, die wir bei InLoox selbst nutzen:

• Microsoft Teams für die interne Kommunikation
• Teamviewer für die Fernwartung von Kunden (bei InLoox integriert)
• Canva für Grafik-Design
• InLoox für alle Aufgaben im Projektmanagement

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Projektmanagement ist nicht länger ein Luxus. Es erleichtert die Umsetzung von Disziplin in Unternehmen, um ihre Ziele effizient und effektiv zu erreichen.

Je größer Ihr Team ist, desto wichtiger ist ein leistungsstarkes System, das es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, optimal auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.

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Wenn Sie an eindrucksvolle Führungskräfte denken, kommen Ihnen vermutlich zuerst CEOs aus den Vereinigten Staaten in den Sinn, wie beispielsweise ein Elon Musk, der es schafft, durch sein charismatisches Auftreten eine riesige Fangemeinschaft hinter sich zu vereinen. Musk gilt als Paradebeispiel für einen transformationalen Leader. Wenn wir nach Deutschland, speziell auf die DAX-Konzerne blicken, zeigt sich ein anderes Bild als beispielsweise im Silicon Valley. Hierzulande sind Vorstandsvorsitzende tendenziell Verfechter eines transaktionalen Führungsstils. Somit bleibt beispielsweise ein Oliver Zipse, Vorstandsvorsitzender der BMW AG, durch seine eher rationale Art weniger im Gedächtnis als Musk. In welchen Gesichtspunkten sich die genannten Führungsstile konkret unterscheiden, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Der transaktionale Stil: Die rationale Herangehensweise

Die transaktionale Vorgehensweise ist ein sehr ergebnisorientierter Ansatz. Es geht in erster Linie darum, das Team so zu führen, dass Aufgaben möglichst effektiv und effizient abgearbeitet werden. So soll ein möglichst gutes Ergebnis in möglichst kurzer Zeit erzielt werden. Eine rationale und ökonomische Denkhaltung ist für diesen Stil Voraussetzung. Die Teammitglieder erhalten Unterstützung und Ressourcen im Austausch gegen ihre eigenen Bemühungen und Leistungen. Das kommt einer ergebnisorientierten Entlohnung gleich. Die Mitarbeitenden werden also vorrangig durch extrinsische Faktoren motiviert. Letztendlich stehen ein klarer Plan, Strukturen und Ordnung im Fokus. Emotionen und interpersonelle Beziehungen spielen eine eher untergeordnete Rolle.

Der transformationale Stil: Führen durch Begeisterung

Die transformationale Herangehensweise orientiert sich deutlich mehr an den Mitarbeitenden als Menschen, als an deren Aufgaben. Die Führungsperson tritt nicht nur im Kontext der Aufgabenbewältigung mit dem Team in Kontakt, sondern auch, um den Mitarbeitenden als Person in Richtung der Unternehmensziele zu beeinflussen. Vier Aspekte zeichnen den transformationalen Führungsstil aus:

1. Individuelle Berücksichtigung
2. Intellektuelle Stimulation
3. Inspirationale Wirkung
4. Idealisierender Einfluss

Die individuelle Berücksichtigung besagt, dass die Führungskraft auf jedes einzelne Teammitglied als Person eingeht. Stärken sollen individuell forciert werden und die persönlichen Ziele sollen in Einklang mit den Zielen des Teams bzw. des Unternehmens gebracht werden. Dadurch wird eine gewisse Wertschätzung vermittelt und eine intrinsische Motivation erzeugt.

Darüber hinaus versuchen transformationale Führungskräfte durch intellektuelle Stimulation Mitarbeitende dazu zu bringen, betriebliche Routineabläufe zu hinterfragen, anders zu denken und den eigenen Innovationsgeist und Wissensdurst weiterzuentwickeln. So kann frischer Wind ins Team kommen und Prozesse veralten in einem sich ständig ändernden Umfeld nicht.

Wenn eine Führungskraft für bestimmte Werte steht und diese authentisch vertritt, wirkt das inspirierend und sie kann so eine starke Vision für das Team oder für das Unternehmen entwickeln. Mitarbeitende begeistern sich durch diese Vision für das, was sie tun. Der entstehende Enthusiasmus beflügelt ein Team.

Der idealisierende Einfluss einer Führungskraft speist sich aus den ethischen und moralischen Überzeugungen, die vertreten werden. Altruistische Motivation kann Mitarbeitende zusätzlich vereinen und an das Unternehmen binden.

Im zweiten Teil erfahren Sie, in welchen praktischen Situationen sich eher ein transaktionaler oder ein transformationaler Führungsstil eignet.

In der Praxis bedienen sich Führungskräfte an beiden Stilen und adaptieren die Methoden für ihre Teams oder ihr Unternehmen. Die Übergänge sind fließend und das optimale Führungsverhalten kann je nach Branche, Projekt oder Unternehmensziel stark variieren. Im Unternehmensalltag lässt sich Führung also nicht so einfach kategorisieren. Dennoch lohnt es sich in vielen Situationen, sich bewusst für eine der beiden Optionen zu entscheiden, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen. Welcher Ansatz sinnvoller ist, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab.

Projektsteuerung: Vorteile der transaktionalen Führung

Ist der Projekterfolg gefährdet, so empfiehlt es sich für die Führungskraft, aktiv einzugreifen und aufgabenorientiert vorzugehen. Eine solche Situation kann entstehen, wenn sich der Projektplan während der Durchführung als fehlerhaft herausstellt. Befindet sich das Team beispielsweise in starkem Zeitverzug oder droht eine Budgetüberschreitung, so sollte der Projektleiter transaktional vorgehen. Um ein Scheitern des Projekts noch abzuwenden, muss eine klar strukturierte und durchdachte Erledigung der Aufgaben sichergestellt werden. Vorzüge einer transformationalen Führung, wie das Erzeugen einer intrinsischen Motivation, sind in diesem Kontext eher zweitrangig.

Dieser Ansatz kann auch in der gegenteiligen Situation Sinn machen. Wenn alle teambezogenen, projektrelevanten und umweltbezogenen Faktoren das Projekt begünstigen, sollte ebenfalls ein transaktionales Vorgehen gewählt werden. Da optimale Rahmenbedingungen für das Projekt bereits gegeben sind, sollte der Fokus nun auf die effizienteste und effektivste Abarbeitung der Aufgaben gelegt werden. So kann in kürzester Zeit ein optimales Projektergebnis erzielt werden.

Motivation und Innovation: Vorteile der transformationalen Führung

Befindet sich das Projekt im Plan, so kann die Projektsteuerung transformational gehandhabt werden, um die allgemeine Motivation und Unternehmensbindung zu stärken. Da keine strikte Aufgabenorientierung benötigt wird, um ein Scheitern des Projekts abzuwenden, kann sich die Projektleitung auf die Optimierung konzentrieren: Personen mit individuellen Stärken beispielsweise in der Kommunikation, Ideenentwicklung oder der Identifizierung von Synergien können über den Projektkontext hinaus gefördert werden. Das kommt der Weiterentwicklung der Mitarbeitenden im Einzelnen und dem Unternehmen im Allgemeinen zugute.

Transformationale Führung ist dann besonders sinnvoll, wenn im Projekt ein Fokus auf Innovation und Kreativität gelegt wird. Beides wird durch einen transformationalen Stil aktiv gefördert, indem ein emotionaler Bezug zum Projektziel hergestellt wird. Eine transformationale Führungsperson regt die Mitarbeitenden dazu an, den Status Quo kontinuierlich in Frage zu stellen um auf kreativen, neuen Wegen Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse zu entwickeln und zu verbessern. Die Freiheiten, die durch den transformationalen Führungsstil gegeben sind, beflügeln im Idealfall jeden einzelnen und brechen alte Denk- und Handlungsmuster auf. Sind die Herausforderungen eines Projekts hingegen eher rationaler Natur, so macht ein transaktionaler Ansatz oft mehr Sinn. Wenn das Ziel des Projekts beispielsweise eine Optimierung interner Produktionsprozesse ist, sind ein analytischer Blick und eine zielführende Aufgabenstrukturierung aufgrund der hohen Komplexität von großer Bedeutung.

Auch der zeitliche Horizont des Projektteams spielt für den Führungsstil eine Rolle. Bei langfristig ausgelegten Teams sollte der Projektleiter transformationale Elemente in seinem Führungsstil berücksichtigen. So wird durch Zusammenhalt und zwischenmenschliche Beziehungen eine langfristig effektive Kooperation ermöglicht. Bei einmaligen Projektteams ist jedoch ein transaktionaler Stil meist die effizientere Herangehensweise.

Letztendlich sollten Sie sich also nicht für einen der beiden Führungsstile entscheiden, um ein bestmöglicher Projektleiter zu sein. Stattdessen sollten Sie stets die vorliegende Führungssituation analysieren und anschließend überlegen, inwiefern welcher Führungsstil angemessen ist. Durch diese Art von situativer Führung erzielen Sie stets das bestmögliche Ergebnis.

Warum sind Puffer wichtig sind?

Nach mehreren Studien werden nur 44 % der Projekte rechtzeitig abgeschlossen. Bei 70 % der Projekte wird der Umfang der geplanten Arbeit reduziert, 30 % der Projekte werden einfach nicht realisiert. 

Für einen erfolgreichen Verlauf eines Projektes ist der richtige Umgang mit Pufferzeiten wichtig. Zu wenig Puffer sorgt für Stress und gefährdet das Projekt. Zuviel Puffer hemmt die Produktivität und sorgt für Leerlauf. Die folgenden Argumente verdeutlichen, warum Puffer im Projektmanagement (aber auch in anderen Bereichen) wichtig sind.

1. Fristen einhalten

Projektmanager sehen häufig Pufferzeiten im Projektplan vor, um die Projektfrist zu wahren. Viele Projekte werden nicht fristgerecht abgeschlossen.

Nicht eingehaltene Fristen und Terminverzug bedeuten für alle Projektbeteiligten mehr Druck und Stress. Daher wird die Pufferzeit als eine Form des Risikomanagements und zur Verringerung der Wahrscheinlichkeit dieser Ergebnisse hinzugefügt.

Es ist eine ähnliche Logik wie die Philosophie "zu wenig versprechen und zu viel liefern".

Es ist besser einen realistischen Zeitrahmen festzulegen, den man tatsächlich einhalten oder sogar übertreffen kann, als den Auftraggeber bei ehrgeizigen Lieferterminen mit Verzug zu enttäuschen. Umso schlimmer ist eine verpasste Frist, wenn daran der Startpunkt eines neuen Projekts geknüpft ist.

2. Verzögerungen einkalkulieren

Projektmanager nutzen die Pufferzeit, um unvorhergesehene Verzögerungen zu berücksichtigen, die oft außerhalb ihrer Kontrolle liegen.

Zu diesen Verzögerungen gehören z. B. die Tatsache, dass Mitarbeiter eine Aufgabe nicht im vereinbarten Zeitrahmen erledigen. Ebenso kann sich der Zugriff auf externe Ressourcen verzögern.

Menschen sind aus den verschiedensten Gründen manchmal einfach nicht in der Lage in der vorgesehenen Zeit das Ziel zu erreichen. Aus jahrelanger Erfahrung wissen Projektleiter, dass sie für solche Verzögerungen einfach Zeit einplanen müssen, um zu verhindern, dass das gesamte Projekt aus dem Ruder läuft.

3. Zeit für Pausen & zum Nachdenken

Indem man in Projekte und Aufgaben Pufferzeit hinzufügt, reduziert man die Gefahr, dass sich Mitarbeiter selbst zu stark unter Druck setzen. 

Man geht davon aus, dass die Einräumung von Pufferzeit zwischen den Aufgaben die Arbeitsleistung insgesamt steigern kann. Wenn sich Mitarbeiter zwischen der Erledigung einer Aufgabe und dem Beginn einer anderen eine Pause gönnen, können sie über die Qualität nachdenken und diese Erfahrungen besser auf zukünftige Aufgaben anwenden.

Im Umkehrschluss führt mangelnde Zeit und Hektik logischerweise zu schlechterer Leistung oder Qualität.

Es ist für die Produktivität und das geistige Wohlbefinden sehr wenig förderlich, wenn man ständig an verschiedenen Projekten arbeitet. Vor allem, wenn eine Aufgabe oder ein Projekt besonders hohe Anforderungen an die Konzentration und den Fokus stellt, brauchen Menschen Zeit für eine geistige Pause, da sie sonst Gefahr laufen auszubrennen.

Ein Spaziergang, eine Meditation oder auch nur das Verlassen des Schreibtisches zwischen großen Projekten kann eine tiefgreifende Wirkung auf die Einstellung haben, mit der Sie Ihre nächste Aufgabe angehen. Es ist auch erwähnenswert, dass die Pufferzeiten nicht sehr lang sein müssen! Schon ein paar Minuten können einen großen Unterschied machen.

Wir sind der Meinung, dass die Anwendung von Pufferzeiten in der heutigen Zeit, in der viele von uns von zu Hause aus arbeiten, besonders wichtig ist. Diese Arbeitsweise hat zwar viele Vorteile, bedeutet aber auch, dass wir rund um die Uhr arbeiten müssen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass wir unsere Zeitpläne im Griff haben und uns um unsere geistigen Fähigkeiten kümmern.

So kann InLoox dabei helfen Ihre Pufferzeiten zu optimieren

Hoffentlich wissen Sie jetzt, warum Pufferzeiten eine so wertvolle Ressource bei der Verwaltung unserer eigenen Zeitpläne sind.

Was noch besser ist: Wenn Sie die Projektmanagement-Software von InLoox nutzen, können Sie in der Aufgabenplanung direkt die entsprechende Pufferzeit berücksichtigen. Im Gantt-Chart wird dann auf einen Blick sichtbar, wie stark die Mitarbeiter ausgelastet sind.

Sie können selbst bestimmen, wieviel Pufferzeiten eine Aufgabe oder eine Ressource benötigt.

Wenn Sie es selbst ausprobieren möchten, können Sie von einer 30-tägigen kostenlosen Testversion profitieren, indem Sie hier klicken:

Wieviel Pufferzeiten braucht man im Projektmanagement?

Die Dinge entwickeln sich in der Regel nicht so, wie sie geplant waren. Die Arbeit verzögert sich, Menschen werden krank, und die Bedingungen ändern sich, ohne dass Sie darauf Einfluss nehmen können. Infolgedessen kann der Plan, an dem Sie stundenlang gearbeitet haben, von einem Tag auf den anderen überholt sein.

Eine Möglichkeit, diese Ungewissheit zu berücksichtigen, besteht darin, Pufferzeiten in Ihr Projekt einzuplanen.

Es gibt zwei wichtige Arten von Pufferzeiten:

1. Projektpuffer
2. Aufgabenpuffer

Projektpuffer

Die Projektpufferzeit ist die Zeit, die am Ende des Projekts (oder an verschiedenen kritischen Punkten auf dem Weg dorthin) hinzugefügt wird und vom Projektmanager verwaltet wird.

Der Projektpuffer befindet sich zwischen dem Zeitplan der letzten Aufgabe in einem Projekt und dem Projektabschlussdatum. Dieser "sichere" Laufzeitpuffer dient als Reserve für die Projektaktivitäten. Jede Verzögerung im kritischen Pfad wird diesen Puffer aufbrauchen, aber das Projektabschlussdatum bleibt unverändert. Wird eine Projektaktivität vorzeitig abgeschlossen, so wird der Gewinn dem Projektpuffer zugeschlagen.

Die Dauer dieses Puffers beträgt in der Regel 50 % der Unvorhersehbarkeit, die von jeder Aufgabenschätzung abgezogen wurde. Auf diese Weise wird die Unsicherheit von den einzelnen Aufgaben in den Projektpuffer verlagert. Sobald das Projekt in die Ausführungsphase übergeht, ist diese Puffergröße fest und kann nicht mehr geändert werden.

Aufgabenpuffer

Eine Ressource kann eine Person oder ein Gerät sein. Normalerweise werden Aufgabenpuffer entlang des kritischen Pfads gehalten, um sicherzustellen, dass sie verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

Während der Projektpuffer und der Projektpuffer "sichere" Zeit hinzufügen, damit das Projekt innerhalb der geplanten Zeit abgeschlossen wird, stellt der Ressourcenpuffer sicher, dass die kritischen Ressourcen für die Arbeit an den Aktivitäten am kritischen Pfad verfügbar sind.

Manchmal wird diese Form des Puffers dem Projektleiter offiziell mitgeteilt, häufiger jedoch ist sie in die Vorgangszeit eingebettet. Ein Ingenieur geht beispielsweise davon aus, dass die Entwicklung einer neuen Vorrichtung vier Tage in Anspruch nehmen wird, gibt aber fünf Tage an, um sich selbst ein wenig Pufferzeit einzuräumen.

Die Projektmanager (PMs) ziehen es vor, alle Puffer zu konsolidieren. Sie wollen aggressive Schätzungen von den Teammitgliedern. Dann kann die Projektleitung die Zeit dort aufteilen, wo sie benötigt wird. Dadurch wird die Gesamtzeit des Projekts niedrig gehalten.

Die Teammitglieder hingegen möchten ihre eigene Pufferzeit kontrollieren, damit sie nicht den Eindruck erwecken, dass sie mit ihren Lieferungen im Verzug sind.

Der Nachteil dieser Methode ist, dass sich Parkinsons Gesetz einschleicht und dazu führt, dass die Mitarbeiter die Pufferzeit aufbrauchen oder den Projektumfang ausdehnen, wenn ein wenig "zusätzliche" Zeit vorhanden ist.

Beispiel zu Pufferzeiten

Sie leiten ein Projekt zum Bau einer Brücke über einen Fluss. Ein Ingenieur in Ihrem Team arbeitet an den Zeichnungen, die bis Freitag, den 30. Juni, bei den Behörden eingereicht werden müssen.

Theoretisch könnten Sie dem Ingenieur eine Frist bis Donnerstag, den 29. Juni, setzen.

Aber Sie und ich wissen, wie riskant das wäre.

Was wäre, wenn ....

• der Ingenieur eine Woche vor der Abgabe krank wird
• der PC des Ingenieurs 3 Tage vor der Abgabe abstürzt
• Sie 1 Tag vor der Abgabe einen schwerwiegenden Fehler in den Zeichnungen bemerken

Möchten Sie jemals in eine solch schreckliche Situation geraten?

Sicherlich nicht. Deshalb kalkulieren Sie ausreichende Pufferzeiten von, sagen wir, 1 Woche ein.

Die Projektaufgabe Zeichnungen erstellen muss also bis zum 23. Juni abgeschlossen sein. Wenn auf dem Weg dorthin etwas schief geht, haben Sie und Ihr Team immer noch Zeit, die Dinge zu ändern und die Abgabefrist einzuhalten.

Pufferzeiten berechnen

Zunächst einmal werden Ihre um den Puffer bereinigten Fristen nie den Idealfall darstellen. Jeder Projektleiter möchte das Doppelte an Zeit für sein Projekt haben. Aber das wird nicht passieren. Der Projektpuffer ist also das "Beste, was man bekommen kann", da die Zeit begrenzt ist.

Es gibt keine Formel, die den idealen Puffer ausspuckt. Deshalb gebe ich Ihnen ein paar Fragen mit auf den Weg, die Ihnen bei Ihrer Planung helfen werden:

"Wie viel Zeit brauchen wir, um die Dinge zu ändern?"

Nehmen wir unser Beispiel von oben: Eines Ihrer Teammitglieder erstellt technische Zeichnungen, die bis zum 30. Juni eingereicht werden müssen.

Wenn sein Computer kurz vor der Ziellinie abstürzt, wie viele Tage würden Sie und Ihr Team brauchen, um einen neuen Computer einzurichten, die Entwürfe zu laden und die Brückenzeichnungen fertigzustellen? 2 Tage? Vier Tage? Oder gar eine Woche?

"Wie schwerwiegend wären die Auswirkungen einer Nichteinhaltung der Frist?"

Wenn sich die Frist weiter hinausschieben lässt und es niemanden wirklich schadet, können Sie einen kleineren Puffer einkalkulieren. Wenn jedoch im Falle einer Verzögerung größere negative Folgen zu erwarten sind (finanzielle Auswirkungen, Gefährdung des Projekts), sollten Sie einen größeren Puffer einplanen.

"Wie sehr kann ich dieser Person vertrauen, dass sie den Termin einhält und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert?"

Manche Menschen sind zuverlässiger, wenn es um die Einhaltung von Fristen geht, als andere. Legen Sie den Puffer entsprechend dem Grad des Vertrauens fest, das Sie zu der Person haben, die die Arbeit erledigt.

Wie viel Puffer erforderlich ist, ist auch eine Frage der Erfahrung. Je mehr Projekte Sie geleitet haben, desto mehr schärfen Sie Ihren sechsten Sinn, der darin besteht, Risiken zu erkennen und abzumildern. Sie werden auf natürliche Weise solide Fristen festlegen, die das mit einer Aufgabe verbundene Risiko widerspiegeln.

Warnungen zu Pufferzeiten im Projektmanagement

Verwenden Sie Pufferzeiten mit Vorsicht. Menschen neigen dazu, anders zu arbeiten, wenn sie ein Sicherheitsnetz haben.

Wenn die Pufferzeiten konstant hoch sind, sollten Sie Ihren Projektplanungsprozess überprüfen. Wenn die Pufferzeiten immer wieder aufgebraucht werden, sollten Sie Ihre Projektdurchführung genau unter die Lupe nehmen.

Die Einstellung einer Führungskraft zu Verzögerungen hängt direkt damit zusammen, wie viel zusätzliche Puffer die Mitarbeiter in eine Aufgabe einzubauen versuchen. Wenn jede Verzögerung unverzeihlich ist und die Rückgewinnung von Zeit aus dem Projektpuffer wie Zähneziehen ist, dann werden die Mitarbeiter mehr Zeit in ihre Schätzungen einbauen.

Eine gute kontinuierliche Verbesserung setzt voraus, dass die Teams die Fähigkeit besitzen, Projekte effektiv zu managen. Da viele Aktivitäten auf vorangegangenen Projekten aufbauen, ist eine rechtzeitige Lieferung wichtig. Um die Fähigkeit Ihres Teams zu verbessern, gleichbleibende Ergebnisse zu liefern, sollten Sie Ihre Schätzung und Verwendung der Pufferzeiten aufmerksam verfolgen und optimieren.

Suchen Sie jedes Mal, wenn sie von Ihren Erwartungen abweichen, nach der Ursache. Arbeiten Sie dann systematisch an der Beseitigung der Probleme, die die rechtzeitige Durchführung Ihrer Verbesserungsprojekte erschweren, und Sie werden in der Lage sein, das Tempo der Verbesserungen zu beschleunigen.

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Inhalt

1. Vorteile für Teammitglieder
2. Vorteile für Projektleiter
3. Vorteile für Führungskräfte

Vorteile einer Projektmanagement-Software

Jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein, sieht sich im Alltag mit einer Vielzahl von Projekten konfrontiert. Die Komplexität von Projekten erfordert von Projektteams ein strukturiertes Vorgehen. Wo früher lediglich Stift, Papier und eine Methode zur Verfügung standen, gibt es heute hochfunktionale Anwendungen. Für die Umsetzung werden deshalb Projektmanagement-Softwares genutzt. In folgendem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Vorteile eine entsprechende Software wie InLoox mit sich bringt und warum auch Ihr Team darauf zurückgreifen sollte.

Von einer guten Projektmanagement-Software profitieren alle Beteiligten. In erster Linie kommt sie dem Projektteam und schließlich dessen Leiter zu Gute, aber auch übergeordnete Führungskräfte profitieren in vielerlei Hinsicht.

Projektteams, die keine Software nutzen, verschwenden viel Zeit mit kleinen Dingen und machen in Summe mehr als wirklich nötig. Weiter hat selten jemand einen Überblick über das gesamte Projekt. Zudem ist die Zusammenarbeit ineffizient und die Kommunikation zerstreut sich über viele Kanäle. Ein softwaregestütztes Projektmanagement kann dabei helfen, bei der Planung und Durchführung Struktur zu schaffen und Prozesse zu organisieren.

Vorteile für Teammitglieder

Die Mitglieder eines Projektteams sind diejenigen, die im Laufe des Projekts am meisten mit der besagten Software arbeiten. Dementsprechend ist es äußerst wichtig, dass Prozesse für das Team erleichtert werden. Die zentralen Vorteile für das Projektteam finden sich in den folgenden drei Aspekten wieder:

• Nahtlose Kommunikation und Kollaboration
• Zeitersparnis
• Möglichkeit der Remote-Arbeit

Nahtlose Kommunikation und Kollaboration

Der erste bedeutende Vorteil, der den Mitarbeitenden zu Gute kommt, ist die Nahtlosigkeit.

Einerseits ermöglicht Projektmanagement-Software eine einheitliche Kommunikation auf einer Plattform. Nachrichten zerstreuen sich nicht mehr auf verschiedene Kanäle wie Mail, unternehmensinterner Chat oder mündliche Unterhaltungen im Büro. Stattdessen werden alle relevanten Informationen in der Software festgehalten. So entstehen keine Komplikationen aufgrund von Informationsverlusten und der gesamte Projektverlauf ist für alle Beteiligten eindeutig nachvollziehbar.

Andererseits vereint eine passende Projektmanagement-Software alle für das Projekt benötigten Anwendungen. Für die Projektbeteiligten sind alle Aufgaben und Projektmeilensteine klar ersichtlich. Um Projektdokumente oder -informationen zu bearbeiten, muss die Anwendung nicht gewechselt werden, da diese zentral abgelegt sind. Auch das Erstellen von Mindmaps, Kanban-Boards, Gantt-Charts und die Nutzung weiterer hilfreicher Tools ist in der Software möglich. InLoox erlaubt es Ihnen darüber hinaus, ihr Projektmanagement in Outlook zu integrieren. So gelingt es, den relevanten E-Mail-Verkehr direkt in das Projekt miteinzubinden.

Zeitersparnis

Eine nahtlose Kommunikation und die Einheitlichkeit in den Anwendungen sind bereits zwei Vorteile, die den projektbedingten Zeitbedarf verkleinern. Darauf zielt auch die intuitive Bedienung der Software ab. Sie sorgt dafür, dass administrative Aufgaben eines Projekts nicht noch eine weitere Herausforderung darstellen. Stattdessen sind derartige Aufgaben mit wenigen Klicks abgetan. Auch die Erstellung eines Projektplans bedarf aufgrund einer intuitiven Bedienung kaum einer Einarbeitung. Dementsprechend wenig Zeit benötigt auch die Umsetzung der Projektplanung. Teams, die eine passende Projektmanagement-Software benutzen, arbeiten effizienter und kommen letztendlich schneller an ihr Ziel.

Möglichkeit der Remote-Arbeit

Darüber hinaus sind softwaregestützte Projekte nicht mehr örtlich gebunden. Projektmitarbeitende müssen nicht mehr zwingend vor Ort im Büro sein, um per Hand auf dem aus Post-its bestehenden Kanban-Board eine Aufgabe in die Erledigt-Spalte zu kleben. Schließlich wird durch die Software eine Führung auf Distanz erheblich erleichtert. Der Projektleiter kann in diesem Umfeld Teams auch so koordinieren und den Überblick über den aktuellen Stand des Projekts bewahren. Somit ermöglicht er seinem Team zeitlich und örtlich flexibles Arbeiten.

Vorteile für Projektleiter

Wenn ein Projektteam von einem guten Projektmanagement profitiert, stimmt dies auch den Projektleiter zufrieden. Abgesehen davon existieren aber auch Vorteile, von denen in erster Linie der Leiter selbst profitiert. Diese lauten wie folgt:

• Verbesserte Ressourcen- und Zeitplanung
• Klare Verantwortlichkeiten
• Identifikation und Eliminierung von Risiken

Verbesserte Zeit- und Ressourcenplanung

Projektplanungstools ermöglichen es Projektleitern, exakte Zeitpläne und Budgetierungen zu erstellen. Der Projektzeitplan begleitet stets das gesamte Projekt und der Erfolg des Projekts ist maßgeblich von diesem abhängig. Schließlich sind es zeitliche Verzüge und Budgetüberschreitungen, die für das Scheitern von Projekten verantwortlich sind. Darüber hinaus bestehen auch in dieser Planung keinerlei Medienbrüche. Projektleiter wissen nicht nur, wann Mitarbeitende freie Kapazitäten haben. Sie können auch unternehmensweit jene Menschen finden, die aufgrund ihrer Fähigkeiten zum Projekt hinzugezogen werden sollten. Der Einstieg in das Projekt ist einfach: die Aufgaben erscheinen mit allen nötigen Informationen, inklusive Deadline, auf dem Arbeitsgerät der Mitarbeitenden. Sie können ohne Umwege mit der Bearbeitung beginnen.

Klare Verantwortlichkeiten

Projektleiter finden sich in einer Arbeitsumgebung wieder, in welcher durch die Projektmanagement-Software Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Es muss nicht mehr aktiv kontrolliert und dafür gesorgt werden, dass Projekte zuverlässig erledigt werden.  Die Projektleitung kann somit einen passiveren Ansatz wählen. Läuft ein Projekt aus dem Ruder, kann sie eingreifen und gezielt Feedback an den verantwortlichen Mitarbeitenden richten.  Fehlerquellen können somit effizient identifiziert und eliminiert werden. Folglich steigt die Erfolgsquote für Projekte, was sich letztendlich positiv auf den Unternehmenserfolg auswirkt.

Identifikation und Eliminierung von Risiken

Ein guter Projektmanager zeichnet sich dadurch aus, dass er sogenannte Bottlenecks identifizieren kann. Dabei handelt es sich um Engstellen im Projekt, an welchen Unsicherheiten bestehen, die möglicherweise den Projekterfolg gefährden. Durch einen ganzheitlichen und übersichtlichen Blick auf das Projekt erlaubt es eine Projektmanagement-Software Projektleitern, diese Risiken leichter zu identifizieren. Projektverantwortliche können dementsprechende Maßnahmen einleiten und Ressourcen so einsetzen, dass Risiken vermieden oder zumindest minimiert werden. Folglich lässt sich durch eine passende Software das Risikomanagement eines Projekts optimieren.

Vorteile für Führungskräfte

Führungskräfte, die nicht direkt in das Projekt involviert, aber auf einer übergeordneten Ebene für den Erfolg des Unternehmens zuständig sind, profitieren ebenso von einem effektiven Projektmanagement. Für sie sind folgende Vorteile von großer Bedeutung:

• Verbesserte Transparenz
• Strategische Bedeutung

Verbesserte Transparenz

Der große Vorteil auf Unternehmensebene liegt in der Transparenz: Projektmanagement-Software liefert die Daten, um gezielter zu steuern. Projekte, die relevant sind, um die Unternehmensziele zu erreichen, können leichter identifiziert und optimiert werden. Führungskräfte können so klarer priorisieren und gegenüber der Unternehmensführung ihre Entscheidungen auch begründen.

Strategische Bedeutung

Letztlich kann eine derartige Software durch die Möglichkeiten der Projektdokumentation auch von hoher strategischer Bedeutung sein. Innovationspotentiale können schneller erfasst und realisiert werden. Mittels klarer Prozesse, die durch Projektmanagement-Software einfach abzubilden sind, gelingt es eher, basierend auf den Unternehmenszielen diese Potentiale in die reale Projektantragsstellung zu überführen.

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Eine schnelllebige Welt, ein dynamisches Marktumfeld und zuletzt ein immer intensiverer Wettbewerb machen es unmöglich, mit traditionellen Problemlösungsansätze komplexe Innovationsprojekte erfolgreich umzusetzen. Design Thinking als sehr zielgruppenorientierter und ideengenerierender Ansatz kann hier Abhilfe leisten. Das Konzept wird aktiv von dem Design- und Innovationsunternehmen IDEO aus Palo Alto unter CEO Tim Brown weiterentwickelt und verbreitet.

Inhalt

• Die 3 Grundsätze
• Der Design Thinking Prozess
• Nutzerorientierung und kreatives Denken

Die 3 Grundsätze

Das Konzept des Design Thinkings stellt drei Ansprüche an eine Lösung, die erfüllt werden müssen, damit diese als annehmbar gilt:

1. Machbarkeit (Feasability)
2. Begehrtheit (Desirability)
3. Rentabilität (Viability)

Die Machbarkeit zielt auf die technische Umsetzbarkeit einer Lösung ab. Hierbei geht es nicht darum, ob eine Lösung grundsätzlich umgesetzt werden könnte, sondern, ob die Lösung mit den im Unternehmen verfügbaren Ressourcen innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens umgesetzt werden kann. Es sollte auch berücksichtigt werden, inwiefern sich der tatsächliche Aufwand der Umsetzung im Nutzen widerspiegelt.

Beim zweiten Gesichtspunkt der Begehrtheit wird die Perspektive des Auftraggebers eingenommen. Es soll reflektiert werden, ob die Lösung wirklich das ist, was der Kunde benötigt: Wird ein Bedürfnis des Kunden befriedigt, passt die Lösung in dessen Alltag, spricht sie den Kunden an und zuletzt, will der Kunde diese Lösung auch tatsächlich?

Beim dritten Punkt der Rentabilität wird eine ökonomische Perspektive eingenommen. Konkreter geht es hierbei um finanzielle Aspekte: Werden die Unternehmensziele erreicht, ist das Projektergebnis von nachhaltigem Erfolg, kann ein zufriedenstellender Return on Investment erwartet werden und ist die Zahlungsbereitschaft des Endkunden hoch genug?

Der Design Thinking Prozess

Bei dem Prozess, durch welchen sich Design Thinking auszeichnet, handelt es sich weniger um einen linearen Ablauf, sondern viel mehr um einen iterativen Kreislauf. Liefert eine Phase keinen Fortschritt, so wird eine Stufe zurückgegangen. Durch eine Wiederholung der verschiedenen Phasen nähert man sich einer optimalen Lösung an. Die 3 Phasen lauten wie folgt:

1. Inspiration
2. Ideation
3. Implementation

In der Inspirationsphase steht die Beobachtung der Umwelt und der darin befindlichen Personen im Zentrum. Durch das Nachverfolgen des Verhaltens der Menschen im alltäglichen Leben bekommt das Team ein Gespür dafür, welche Bedürfnisse auftreten und wie alltägliche, kaum hinterfragte Prozesse verbessert werden können. Hierbei empfiehlt es sich, ein Augenmerk auf “extreme” User zu legen, wie beispielsweise Senioren, die bei vielen Produkten mehr auf eine einwandfreie Funktionalität angewiesen sind. So können besonders wertvolle Erkenntnisse generiert werden.

Für die nächste Phase ist es wichtig, Teammitglieder aus möglichst vielen unterschiedlichen Disziplinen miteinzubeziehen. So werden verschiedenste Perspektiven im Hinblick auf die Beobachtungen eingenommen. Ein Maschinenbauer wird andere Defizite und Möglichkeiten erkennen als ein Marketing-Experte. Ein Designer wird wieder andere Schlüsse ziehen. So wird ein divergentes Denken ermöglicht. Das bedeutet, dass Ideen entwickelt werden, die in viele verschiedene Richtungen gehen, aber dennoch auf ihre eigene Art und Weise Bedürfnisse erfüllen. Auf dieser Basis werden die Beobachtungen aus der Inspirationsphase in Ideen und mögliche Lösungen umgewandelt.

Entgegengesetzt zur zweiten Phase, in welcher der Fokus auf einem divergenten Ansatz liegt, geht es bei der Implementierung um konvergentes Denken. Wo zuvor verschiedenste Ideen interdisziplinär generiert wurden, werden nun diese unterschiedlichen Ansätze wieder in einer Lösung vereint. Diese Lösung wird vorerst in einem MVP, einem Minimum Viable Product umgesetzt. Dieser Prototyp vereint lediglich die grundlegendsten Features, die zur Befriedigung der eruierten Kundenbedürfnisse benötigt werden. Auf Basis dieses MVP´s kann Feedback generiert werden, das in den nächsten Prototyp miteinfließt. Dieser iterative Prototypenentwicklungsprozess führt schließlich zum endgültigen Projektergebnis.

Nutzerorientierung und kreatives Denken

Design Thinking zeichnet sich im Gegensatz zu anderen Entwicklungsprozessen für Produkte, Dienstleistungen, Prozesse oder auch Strategien dadurch aus, dass der Mensch als Nutzer im Zentrum steht. Anstatt sich auf Produkte, Dienstleistungen oder Funktionen zu fokussieren, setzt Design Thinking kompromisslos auf die Befriedigung menschlicher Bedürfnisse. Alles was dem im Wege steht, wird konsequent eliminiert. Diese Vorgehensweise ist der direkteste Weg zur Zufriedenheit des Kunden, beziehungsweise des Auftraggebers. Die Bezeichnung dieses Ansatzes begründet sich darauf, dass der Entwickler die Rolle eines Designers einnimmt. Ein Designer generiert Ideen ohne jegliche gedankliche Limitationen, wodurch auch emotionale Faktoren miteinfließen können. Hierfür werden verschiedene Quellen für Input herangezogen und eine Beteiligung Außenstehender ist stets erwünscht. Letztendlich sind unkonventionelles Denken und ein Blick über den eigenen Tellerrand von großer Bedeutung. Dies unterscheidet Design Thinking von anderen Ansätzen. Diese sind häufig geprägt von Rationalität und festgelegtem Prozessdenken. Ein rein wissenschaftlicher Analyseansatz ist jedoch oft nicht ausreichend zur Befriedigung multidimensionaler menschlicher Bedürfnisse.

Letztendlich wird auch die Beziehung zwischen dem Projektteam und dem Auftraggeber verbessert, da dieser als Kunde permanent miteinbezogen wird und den dadurch transparenten Entwicklungsprozess besser nachvollziehen kann.

Mangelt es einem Projektteam schließlich an Innovationsgeist oder befriedigen Projektergebnisse oftmals nicht die wirklichen Bedürfnisse des Auftraggebers, so empfiehlt es sich, bei der nächsten Entwicklung eines Produkts, einer Dienstleistung, eines Prozesses oder einer Strategie Design Thinking als Lösungsansatz zu wählen.

Messe der Maritimen Wirtschaft: SMM Hamburg 2022

Die SMM Hamburg 2022 ist die weltweit führende Messe für die maritime Wirtschaft. Von 6. bis 9. September können dort mehr als 2000 Aussteller ihre neuen Entwicklungen vorstellen, Kontakte knüpfen und Kunden gewinnen.

Die wichtigsten Fakten zur SMM 2022 in Hamburg

• SMM steht für “Schiff und Maschinen Messe”
• Beginn: 6. September 2022
• Ende: 9. September 2022
• Ort: Messeplatz 1, Hamburg
• Öffnungszeiten:
  • Dienstag, Mittwoch, Donnerstag je von 10 - 18 Uhr
  • Freitag 10 - 16 Uhr
• Aussteller: 2200
• Ausstellungsfläche: 90.000 m²
• Anzahl der Ausstellungshallen: 11
• Anzahl der Nationen der Aussteller: 100 
• erste SMM: 1963 
• Turnus: alle 2 Jahre (außer 2020) 
• letzte Messe: 2018
• erwartete Besucher 2022: 40.000
• Jubiläum: Es ist die 30. Ausgabe der SMM Hamburg
• Rahmenprogramm:
  • Maritime Future Summit
  • gmec
  • MS&D
  • Offshore Diaglogue
  • Maritime Career Market
• Vorschau-Video: “Was macht die SMM zur #1”
• Quelle: epaper.hamburg-messe.de

An den vier Tagen der SMM Hamburg 2022 werden mehr als 40.000 Besucher erwartet, die einen exklusiven Einblick in die neuesten Trends der maritimen Industrie gewinnen. Zudem liegt der Fokus vor allem auf den Herausforderungen, die durch den Klimawandel in den kommenden Jahren zu bewältigen sind.

Die SMM findet 2022 erstmals seit 2018 wieder statt, da die turnusmäßige Veranstaltung 2020 wegen Corona-Beschränkungen ausfallen musste.

Zu den auf der SMM Hamburg vertretenen Branchen gehören in diesem Jahr unter anderem:

• Schiffbau
• Meerestechnik
• Hafentechnik
• Dienstleister
• Schiffsmakler

Eines haben die mehr als 2000 Aussteller auf der SMM Hamburg 2022 alle gemeinsam: Ihre komplexen Projekte werden mittlerweile fast alle mit einer integrierten Projektmanagement-Software realisiert. 

Vorteile von Projektmanagement für die Maritime Wirtschaft 

Wie bei allen größeren Team-Projekten setzen Unternehmen aus der maritimen Wirtschaft auf Projektmanagement-Tools.

Damit haben auch Teams, die von verschiedenen Orten aus zusammenarbeiten, eine zentrale Plattform mit allen für das Projekt wichtigen verfügbaren Informationen.

Die Projektleiter können die finanziellen und personellen Ressourcen optimal verteilen und bei Unterforderung oder Überlastung sofort reagieren. Die Termintreue kann mittels Gantt-Planung, die Abhängigkeiten und Auslastung anzeigt, erhöht werden.

Somit haben Sie sowohl alle Einzelaufgaben als auch das große Projektziel stets im Blick.

Die Kommunikation über integrierte Tools wie Chat und Notizfunktionen ist klar, direkt und nachvollziehbar.

Sind Sie Teilnehmer der SMM Hamburg 2022?

Vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Projektmanagement-Experten Tim Rohleder, der Sie für die Vorteile der Projektmanagement-Software InLoox für die maritime Wirtschaft begeistern wird!

Kontakt zu Ihrem Inloox-Experten

Erfolgreicher Erfahrungsbericht: Projektmanagement in der Maritimen Wirtschaft am Beispiel von AviComp

Das engagierte und fachkundige Personal Ihres Unternehmens stellt sich jeden Tag der Herausforderung, große und komplexe maritime Projekte zu managen.

Das Management von maritimen Projekten ist eine der Spezialitäten von InLoox, wie der  erfolgreiche Erfahrungsbericht mit dem Ingenieurbüro AviComp zeigt.

AviComp ist ein Ingenieurbüro, das sich auf die Steuerung rotierender Maschinen und die technische Beratung spezialisiert hat. Zu den Kunden von AviComp gehören unter anderem die DAX-Unternehmen BASF, Siemens und Linde.

2021 führte AviComp die Projektmanagement-Software InLoox für mehr als 100 Anwender an mehreren Standorten ein.

AviComp war auf der Suche nach einem Tool, mit dem eine Vielzahl an Aufgaben geplant und optimal an die Auslastung der Mitarbeiter verteilt werden kann. Außerdem sollte der Projektfortschritt bestmöglich gesteuert werden, damit Engpässe schneller sichtbar werden.

Die größte Herausforderung für die Projektmanagement-Software war allerdings die Integration in das ERP-System “Navision”. Daran war AviComp beim Versuch mit Microsoft Projects gescheitert. 

Mit InLoox funktioniert die Schnittstelle mit Navision seit Anfang 2021 an allen AviComp-Standorten von Singapur bis Leipzig nahtlos. 

InLoox unterstützt die insgesamt 25 Projektleiter und mehr als 80 Teammitglieder von AviComp bei der umfangreichen Projektplanung, bei der Budgetierung, beim  Personalmanagement, beim Controlling und bei der Erstellung und Auswertung von Berichten. 

Durch die gemeinsame cloudbasierte Projekt-Plattform haben alle Projektmitarbeiter aus verschiedenen Ländern den gleichen Informationsstand, so dass bei der Zusammenarbeit ein Rädchen in das andere greift. 

Ein weiterer Pluspunkt von InLoox ist die Integration in Microsoft Outlook. Die bekannte Benutzung des E-Mail-Tools erleichterte den AviComp-Mitarbeitern den Einstieg in die Projektmanagement-Software InLoox.

Mit InLoox schafft es AviComp, die Projektziele innerhalb des geplanten zeitlichen und finanziellen Rahmens zu erreichen. Dadurch spart das Unternehmen - wie viele andere InLoox-Kunden auch - sehr viel Zeit und Geld.

InLoox - Projektmanagement-Software für die Maritime Wirtschaft

Wir verfügen über umfangreiche Erfahrungen bei der Organisation von Projektteams für die Verwaltung von Projekten zur Ausbreitung von Schiffen, für die Mobilisierung von Schiffen und weitere Anwendungsmöglichkeiten in der maritimen Wirtschaft.

Wir verfügen über eine eigene Abteilung, die Sie bei der Integration von InLoox in Ihre IT-Infrastruktur unterstützt, um bei den anspruchsvollsten maritimen Projekten hochwertige Ergebnisse zu erzielen.

Unsere leistungsstarken Projektmanager helfen Ihnen bei allen Planungsphasen und geben Ihren Projektteams wertvolle Tipps aus unserer jahrelangen Erfahrungen.

Sind Sie Teilnehmer der SMM Hamburg 2022?

Für weitere Informationen über das Angebot von InLoox vereinbaren Sie einen der begehrten Termine mit unserem Experten Tim Rohleder, der Ihnen die Vorteile der Projektmanagement-Software InLoox für die maritime Wirtschaft zeigen wird! 

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Inhalt

• Axiom 1: Man kann nicht nicht kommunizieren
• Axiom 2: Der Inhalts- und Beziehungsaspekt
• Axiom 3: Prägung durch Interpunktion der Kommunikationsabläufe
• Axiom 4: Digitale und analoge Modalitäten
• Axiom 5: Symmetrie und Komplementarität von Beziehungen

Verbesserte Projektkommunikation durch die 5 Axiome von Watzlawick

Kommunikation begleitet uns im Alltag, im beruflichen und privaten Kontext, in direkter, persönlicher Interaktion mit anderen oder digital. Da Kommunikation für uns etwas Alltägliches und beinahe selbstverständlich ist, vergessen wir oft, dass es sich dabei um einen komplexen Vorgang handelt.

Wenn wir mit Kollegen oder Freunden interagieren, setzen wir häufig voraus, dass derjenige das versteht, was wir ausdrücken wollen. Die Realität sieht aber oft anders aus: Der Sender einer Nachricht verschlüsselt seine eigene Aussage, indem er diese in Worte fasst. Der Empfänger wiederum muss diese Nachricht entschlüsseln und für sich interpretieren. Dazu kommen noch etliche Störfaktoren, die zwischen den beiden Beteiligten auftreten können. Beispielsweise kann die Qualität eines Videocalls die bloße Übertragung der verschlüsselten Nachricht beeinträchtigen.

Darüber hinaus zählt im Rahmen der Kommunikation nicht nur das, was tatsächlich gesagt wurde. Der Sender einer Nachricht sollte sich stets dessen bewusst sein, dass die Interpretation der Nachricht auch von nonverbalen Einflüssen abhängt.

Paul Watzlawick, ein österreichischer Kommunikationswissenschaftler, fasst diese Einflüsse unter seinen 5 Axiomen der Kommunikation zusammen. Diese geben Aufschluss darüber, inwiefern sprachliche Kommunikation durch Gefühle und zwischenmenschliche Beziehungen beeinflusst wird. Folglich kann anhand der Axiome erklärt werden, wie es bei Kommunikation zu Missverständnissen und Konflikten kommt. Wenn man sich stets der Existenz dieser Axiome bewusst ist, lassen sich zwischenmenschliche Interaktionen besser handhaben.

Auch im Projektkontext ist Kommunikation ein kritischer Faktor für den Erfolg. Treten Missverständnisse oder falsche Auffassungen von Informationen auf, so kann dies im schlimmsten Fall sogar den erfolgreichen Abschluss des Projekts gefährden.  Das Bewusstsein über die 5 Axiome der Kommunikation kann dabei helfen, sowohl die projektinterne Kommunikation, als auch die Interaktionen mit dem Projektumfeld bewusst zu steuern. Es kann bewirken, dass Nachrichten im Sinne des Empfängers aufgefasst werden und somit für eine höhere Effizienz und eine geringere Informationsasymmetrie im Projektteam sorgen.

Axiom 1: Man kann nicht nicht kommunizieren

Auch wenn Menschen Gesprächen aus dem Weg gehen und verbale Äußerungen vermeiden, so kommunizieren sie dennoch. Denn nach Watzlawick erfolgt Kommunikation nicht nur über explizit Gesprochenes, sondern auch durch Verhalten. Kommunikation ist folglich unvermeidbar, sobald man gegenüber anderen Menschen in Erscheinung tritt. Oftmals ist die Körpersprache oder die Mimik einer Person sogar aufschlussreicher als explizite Äußerungen.

Falls ein Teammitglied im Projektmeeting beispielsweise einem verbalen Austausch aus dem Weg geht, so werden der Projektleiter und die anderen Beteiligten ihre Schlüsse aus diesem Verhalten ziehen. Es scheint möglicherweise naheliegend, dass die Person schlichtweg kein Interesse an dem Projekt hat oder vertuschen will, dass seine Aufgaben nicht wie vereinbart erledigt wurden. Wie das Verhalten tatsächlich interpretiert wird, hängt schließlich auch von anderen Faktoren, wie der Körpersprache ab. Man sollte es also vermeiden, einem Gespräch vollständig aus dem Weg zu gehen und in Kauf zu nehmen, dass andere das Verhalten negativ interpretieren. Stattdessen empfiehlt es sich, die wahren Beweggründe für sein passives Verhalten offenzulegen.

Axiom 2: Der Inhalts- und Beziehungsaspekt

Das zweite Axiom besagt, dass jede Kommunikation einen Inhaltsaspekt und einen Beziehungsaspekt aufweist. Hierbei dominiert der letztere den ersten. Die Beziehung von Personen zueinander bildet einen gewissen Rahmen für die Kommunikation. Interagiert man mit einem langjährigen Freund, so sind die Erwartungen an das Gespräch andere, als bei einem ersten Treffen mit einem neuen Vorgesetzten. Bestehende Hierarchien haben hierbei vor allem Einfluss auf den Umgangston, aber auch die Auswahl der kommunizierten Inhalte.

Im Projekt bedeutet dies beispielsweise, dass sich die Kommunikation mit den Auftraggebern anders gestalten sollte als der Austausch innerhalb des Projektteams. Im Team begegnet man sich üblicherweise auf Augenhöhe und tauscht sich dementsprechend aus. Dadurch, dass der Auftraggeber Geld investiert, um vom Projektteam ein vielversprechendes Ergebnis zu erhalten, befindet sich dieser in einer übergeordneten Position. Dementsprechend respektvoll und wertschätzend sollte diesem begegnet werden. Wird dies nicht gemacht und der Auftraggeber fühlt sich nicht respektiert, so ist er weniger für tatsächliche Inhalte zugänglich und man stößt auf Reaktanz.

Des Weiteren tendieren Projektteams aufgrund der distanzierten Beziehung dazu, gegenüber Auftraggebern nur ausgewählte Informationen zu kommunizieren, während innerhalb des Projektteams im besten Fall Transparenz herrscht. Diese intentionale Informationsasymmetrie kann jedoch zu Problemen führen. Werden im Projektablauf lediglich positive Aspekte kommuniziert, um den Auftraggeber zufrieden zu stimmen, während gewisse Problematiken den Projekterfolg gefährden, entsteht ein enormes Konfliktpotenzial.

Axiom 3: Prägung durch Interpunktion der Kommunikationsabläufe

Kommunikation ist immer Ursache und Wirkung. Das meint Watzlawick, wenn er behauptet, dass die Beziehung zwischen zwei Personen durch die Interpunktion der Kommunikationsabläufe bedingt wird. In der Praxis bedeutet das, dass eine Äußerung als Ausgangspunkt für das Gespräch dient. Alle darauffolgenden Äußerungen sind stets Reaktionen auf das Gesagte des Gesprächspartners. Eine Interaktion besteht nicht aus separaten Informationen, sondern ist ein interaktiver, kohärenter Prozess.

Konstruktive Kritik als Chance zur Weiterentwicklung ist wichtig, auch in der Projektarbeit. Jedoch ist es nicht einfach, Kritik richtig zu äußern. Kritisiert der Projektleiter ein Teammitglied im Projektmeeting, indem er ihm vorwirft, seine Aufgaben nur gleichgültig zu erledigen, hat er mit einer entsprechenden negativen Reaktion zu rechnen. Der Mitarbeitende wird sich attackiert fühlen und möglicherweise Reaktanz zeigen, indem er den Vorwurf abstreitet. Der Projektleiter hat nun wiederum die Möglichkeit, zurückzurudern, um die Situation zu deeskalieren oder dem Teammitglied zu entgegnen, um einen Streit zu initiieren.

Folglich sollten sich alle an einer Interaktion Beteiligten darüber bewusst sein, was Äußerungen beim Gegenüber auslösen und was dementsprechend zurückkommen wird. Somit lassen sich Gespräche bewusst steuern.

Axiom 4: Digitale und analoge Modalitäten

Durch das vierte Axiom drückt Watzlawick aus, dass sich Kommunikation stets digitaler und analoger Modalitäten bedient. Hierbei geht es jedoch nicht darum, ob eine Unterhaltung über moderne Kommunikationsmedien oder von Person zu Person ohne digitales Medium stattfindet, wie es die beiden Bezeichnungen vermuten lassen. Viel mehr bezeichnen digitale Modalitäten das Übertragen von expliziten Informationen auf einem eindeutigen Weg. Dem Gesprächspartner wird wenig Interpretationsspielraum überlassen. Analoge Modalitäten zeichnen sich hingegen durch eine Vielzahl möglicher Interpretationen aus. Digitale Modalitäten gelten oft sogar als Synonym für die verbale Kommunikation, analoge wiederum für die nonverbale.

Verhalten sich analoge und digitale Modalitäten komplementär, kann Kommunikation eindeutiger werden. Ist dies nicht der Fall, so können Missverständnisse entstehen.  

So kann es beispielsweise dazu kommen, dass man in der Projektplanung einen eigenen Vorschlag miteinbringt und ambivalentes Feedback vom Projektleiter dazu erhält. Er lobt den Vorschlag und spricht sich für eine Umsetzung aus, jedoch wirkt er ausgehend von seiner Mimik wenig begeistert. Sein Gesichtsausdruck wirkt in den Augen des Mitarbeitenden verärgert bis enttäuscht. Die Worte des Projektleiters stimmen nicht mit seiner analogen Kommunikation überein. Dies verwirrt den Mitarbeitenden und wirft die Frage auf, ob sein Vorgesetzter wirklich hinter dem Vorschlag steht oder ob seine positiven Äußerungen einen anderen Hintergrund haben. Möglicherweise ist diese Ambivalenz aber auch auf eine Fehlinterpretation des Mitarbeitenden zurückzuführen.

Um seinem Gegenüber eine einfache Entschlüsselung der Nachricht zu ermöglichen, sollte man versuchen, digitale und analoge Modalitäten in Übereinstimmung zu bringen, um einen effizienten Austausch zu ermöglichen.

Axiom 5:  Symmetrie und Komplementarität von Beziehungen

Das fünfte und letzte Axiom nach Watzlawick hängt mit dem zweiten Axiom zusammen, welches besagt, dass Kommunikation stets einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt aufweist. Die Kommunikationsabläufe sind dementsprechend entweder symmetrisch oder komplementär. Dies hängt davon ab, ob die Beziehung der Gesprächspartner im Gleichgewicht ist oder auf Unterschiedlichkeit beruht. Eine symmetrische Beziehung kommt einer Begegnung auf Augenhöhe gleich und der zwischenmenschliche Fokus liegt schließlich auf den Gemeinsamkeiten. Komplementäre Kommunikation hingegen beruht auf der Unterschiedlichkeit der Gesprächspartner. Diese manifestiert sich entweder in einer konstruktiven gegenseitigen Ergänzung oder in einem möglicherweise destruktiven Machtgefälle. Hierbei kann die Rollenverteilung kontextabhängig und somit nicht eindeutig sein: In manchen Kontexten begegnen sich Gesprächspartner auf Augenhöhe, während sich in anderen Situationen das Machtgefüge zwischen denselben Personen nicht im Gleichgewicht befindet.

Im Unternehmensalltag kommt es vor, dass sich die Hierarchie innerhalb eines Projekts von der herkömmlichen Unternehmenshierarchie unterscheidet. Mitarbeitende, die außerhalb eines Projekts auf der gleichen Hierarchieebene stehen, können im Projektkontext einem Machtgefälle gegenüberstehen. Während eine Person Teil des Projektteams ist, wurde der anderen Person die Leitung aufgrund ihrer Expertise in diesem Bereich übertragen. Auf diese Weise kann Symmetrie im Hierarchiegefüge zu einer Komplementarität werden. Ziel muss es hierbei sein, diese neue Konstellation konstruktiv zu gestalten. Der Projektleiter sollte seine neu erlangte Weisungsbefugnis dazu nutzen, das Projekt zielführend zu koordinieren, während der Mitarbeitende durch sein Know-How einen ergänzenden Beitrag zum Projekterfolg leisten sollte. Konflikte, die sich aus einer neu entstandenen Komplementarität ergeben können, sollten möglichst vermieden werden.

Letztendlich ist Kommunikation oftmals sehr viel komplexer als angenommen. Da sie auch im Projektkontext eine entscheidende Rolle spielt, sollte ein deutlich größeres Augenmerk darauf gelegt werden. Seien Sie sich als Projektleiter oder Mitarbeitender darüber bewusst, was Kommunikation – auch nonverbal – bei Ihrem Gegenüber bewirkt und passen Sie dementsprechend Ihre Äußerungen und Ihr Verhalten an. So gelingt es Ihnen, dass Kommunikation nicht ein weiteres Hindernis auf dem Weg zum Projekterfolg darstellt.

Was ist eine Projektmanagement-Methode?

Eine Projektmanagement-Methode ist eine Reihe von Grundsätzen, Werkzeugen und Techniken, die für die Planung, Durchführung und Verwaltung von Projekten verwendet werden. 

Projektmanagement-Methoden helfen Projektmanagern bei der Führung von Teammitgliedern und der Verwaltung der Arbeit, während sie gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team erleichtern.

Es gibt viele verschiedene Projektmanagement-Methoden, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Einige von ihnen eignen sich besser für bestimmte Branchen oder Projekte, so dass Sie sich über Projektmanagement-Methoden informieren müssen, um zu entscheiden, welche Methode für Sie am besten geeignet ist.

Wir stellen Ihnen einige der beliebtesten Projektmanagement-Methoden vor, die in vielen Bereichen wie Softwareentwicklung, Forschung und Entwicklung und Produktentwicklung eingesetzt werden.

Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode

Die richtige Projektmanagement-Methodik kann Ihr Projekt aufwerten und dem Projektleiter helfen, das Beste aus jedem Team herauszuholen.

Für jedes Team gibt es die richtige Projektmanagementmethode.

Im IT-Projektmanagement bevorzugen Unternehmen agile Methoden wie Scrum während im Bauwesen meistens die traditionellere Wasserfall-Methode und die Methode des kritischen Pfades eingesetzt werden.

Aber egal, für welche Methode Sie sich entscheiden, Sie brauchen ein flexibles und benutzerfreundliches Projektmanagement-Tool, das Sie bei jedem Schritt unterstützt.

Wenn Sie sich für die Projektmanagement-Software InLoox entscheiden, die mehrere Methoden unterstützt sind Sie nicht auf eine bestimmte Methode oder Art der Verwendung festlegt.

Mit InLoox hat jedes Team in Ihrem Unternehmen die Freiheit, so zu arbeiten, wie es für sie am besten geeignet ist, ohne auf Funktionen oder Komplexität verzichten zu müssen.

InLoox hilft Ihrem Team Prozesse wiederholbar ohne großen Zeitaufwand zu planen und ständig zu verbessern.

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Übersicht: Welche Projektmanagement Methoden gibt es?

Wenn Sie Projekte leiten, müssen Sie sich mit Projektmanagement-Methoden vertraut machen. 

Bei mehr als 20 verschiedenen Projektmanagement-Methoden stellt sich die Frage, welche die richtige für Sie und Ihr Team ist? Finden Sie den besten Ansatz für Ihr Projekt mit unserem praktischen Leitfaden für die Top10 der wichtigsten PM-Methoden.

1. Kanban
2. Wasserfallplanung
3. Kritischer Pfad Methode (CPM)
4. Kritische Kette (CCPM)
5. Lean Methode
6. PMBOK
7. PRINCE2
8. Scrum
9. eXtreme Programmierung (XP)
10. RAD

Tools zur Umsetzung von Projektmanagement-Methoden

In unserem Vergleich zwischen einer Auswahl der besten Anbieter von Projektmanagement-Software 2022 sehen Sie auf einen Blick, dass InLoox als einziges Tool alle wichtigen Funktionen beinhaltet.

Wenn Sie nach ausführlichen Informationen zu den besten Projektmanagement-Tools suchen, haben wir hier den passenden Artikel: Die besten Projektmanagement-Tools im Vergleich.

Kanban-Methode

Die Kanban-Methode ist ein visueller Ansatz für das Projektmanagement. Der Name bedeutet im Japanischen wörtlich Plakatwand.

Auf dem Kanban Board gibt es in der Regel drei oder vier Spalten:

1. ToDo (zu erledigen)
2. Doing / In Progress oder Work (in Bearbeitung)
3. Testing (optional)
4. Done (erledigt)

Jede Aufgabe auf dem Board durchläuft normalerweise jede Spalte von links nach rechts. 

Je nach Kapazität des Teams werden kontinuierlich Aufgaben aus dem vordefinierten Arbeitsvorrat entnommen und durch die Spalten auf der Tafel verschoben, wobei jede Spalte eine Phase des Prozesses darstellt.

Die Kanban-Methode im Projektmanagement gibt es seit den späten 1940er Jahren, als sie vom japanischen Konzern Toyota erforscht wurde. Das Automobilunternehmen wandte es auf sein Fertigungsmodell an, das als Toyota-Produktionssystem bekannt ist.

Kanban hilft bei der Verwaltung des Arbeitsablaufs, indem Aufgaben auf einem analogen oder digitalen Kanban-Board platziert werden, auf der der Arbeitsablauf und der Fortschritt für alle Teammitglieder klar ersichtlich sind.

Die Kanban-Methode trägt dazu bei, Ineffizienzen zu verringern, und ist eine hervorragende Projektmanagement-Methode  für viele Zwecke, z. B. für die schlanke Produktion oder agile Projekte.

Die Kanban-Methode hilft Ihnen auch zu erkennen, wo sich Engpässe zu bilden drohen - wenn Sie z. B. feststellen, dass eine Ihrer Säulen verstopft ist, wissen Sie, dass dies eine Phase Ihres Prozesses ist, die überprüft werden muss.

Mit dem Aufkommen visueller Planungstafeln in der Software unserer Zeit, gibt es nun neue Einsatzmöglichkeiten für die Kanban-Methode. Agile Teams verwenden Kanban-Boards für das Storyboarding von User Stories und für die Backlog-Planung in der Softwareentwicklung.

Die Kanban-Methode wird in den Bereichen Personalwesen, Marketing, Organisationsstrategie, Managementprozesse sowie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung eingesetzt. Fast jeder kann mit Kanban-Boards planen, indem er Karten hinzufügt, die Projektphasen, Aufgaben, Termine, Personen, Ideen und mehr darstellen.

Kanban eignet sich hervorragend, um allen einen sofortigen visuellen Überblick darüber zu verschaffen, wo sich die einzelnen Arbeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden.

Im Rahmen einer agilen Projektmanagement-Methodik ist es auch üblich, Limits für den Arbeitsfortschritt (WIP) einzuführen. WIP-Limits schränken die Anzahl der Aufgaben ein, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Spiel sind, d. h. Sie können nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben in jeder Spalte (oder auf dem Spielbrett insgesamt) haben.

Dadurch wird verhindert, dass Ihr Team seine Energie auf zu viele Aufgaben verteilt und stattdessen produktiver arbeiten kann, indem es sich auf jede einzelne Aufgabe konzentriert.

Verwenden Sie Kanban-Boards in InLoox, um Ihren Arbeitsablauf abzubilden, den Status von Aufgaben schnell zu erkennen und Ihre Prozesse zu automatisieren.

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Wasserfallplanung

Das Wasserfallmodell ist ein traditioneller Ansatz des Projektmanagements. Bei dieser Methode werden die Aufgaben und Phasen in einer linearen, sequentiellen Weise durchgeführt, und jede Phase des Projekts muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt.

Die Phasen des Wasserfall-Projektmanagements folgen im Allgemeinen dieser Abfolge:

1. Anforderungen
2. Analyse
3. Entwurf
4. Konstruktion
5. Testen
6. Bereitstellung und Wartung

Der Fortschritt fließt in eine Richtung, wie bei einem echten Wasserfall.

Wie bei einem echten Wasserfall kann dies jedoch auch schnell gefährlich werden. Da alles zu Beginn festgelegt wird, gibt es viel Raum für Fehler, wenn die Erwartungen nicht mit der Realität übereinstimmen. Und es gibt kein Zurück zu einer früheren Phase, wenn sie abgeschlossen ist.

Versuchen Sie diese Projektmanagement-Methode, wenn das Endziel Ihres Projekts klar definiert ist und es sich nicht ändern wird. Das macht Ihr Projekt konsistent und vorhersehbar, was vor allem in einer regulierten Branche wichtig ist, die eine umfangreiche Projektverfolgung oder -dokumentation erfordert.

Methode des Kritischen Pfades

Bei der Methode des kritischen Pfades (CPM = Critical Path Method) erstellen Sie ein Modell des Projekts, das alle in einem Projektstrukturplan aufgelisteten Aktivitäten enthält.

Die wichtigsten Elemente sind die Dauer der Aufgaben, eventuelle Abhängigkeiten und die Markierung von Meilensteinen.

Dadurch werden größere Projektphasen oder Punkte sichtbar, an denen bestimmte Projektleistungen fällig sind

Anhand dieser Informationen können Sie die längste Abfolge von Aufgaben zur Fertigstellung des Projekts ermitteln, den so genannten kritischen Pfad. Sie müssen diese Aufgaben im Auge behalten, denn wenn sich eine von ihnen verzögert, verzögert sich das gesamte Projekt.

Die Methode des kritischen Pfades wurde in den späten 1950er Jahren von Morgan R. Walker von DuPont und James E. Kelley, Jr. von Remington Rand entwickelt. DuPont verwendete bereits in den 1940er Jahren einen Vorläufer der CPM-Methode, die auch beim Manhattan-Projekt eingesetzt wurde.

CPM funktioniert besser bei kleineren oder mittelgroßen Projekten. Je größer das Projekt ist, desto schwieriger kann es sein, alle Daten zu erfassen, die Sie für die Erstellung von Diagrammen benötigen.

Das bedeutet, dass Sie Folgendes tun müssen:

1. Ermittlung aller wesentlichen Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um Ihr Projektziel zu erreichen.
2. Abschätzen, wie viel Zeit jede dieser Aufgaben in Anspruch nehmen wird (wobei zu berücksichtigen ist, dass bestimmte Aufgaben abgeschlossen sein müssen, bevor mit anderen begonnen werden kann).
3. Verwenden Sie all diese Informationen, um den "kritischen Pfad" zu planen, den Sie einschlagen müssen, um das Projekt so schnell wie möglich abzuschließen, ohne wichtige Schritte zu verpassen.
4. Die längste Abfolge kritischer Aufgaben wird zu Ihrem kritischen Pfad und bestimmt den Zeitrahmen für Ihr Projekt.
5. Entlang des Pfades gibt es Meilensteine, die Ihnen signalisieren, wann eine Reihe von Aufgaben (oder eine Phase) abgeschlossen ist und Sie zur nächsten übergehen können.

Es gibt viele Möglichkeiten, den kritischen Pfad zu visualisieren, je nach Komplexität Ihres Projekts, von Flussdiagrammen bis zu Gantt-Diagrammen.

Die Methode des kritischen Pfades ist für Sie geeignet, wenn Sie nach einer visuellen Methode suchen, um die Abfolge der Aufgaben darzustellen.

Die Methode der kritischen Kette im Projektmanagement

Beim Critical Chain Project Management (CCPM) konzentrieren Sie sich auf die Ressourcen, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen, z. B. Teams, Ausrüstung, Büroräume usw. 

Es handelt sich um eine weniger technische Methode des Projektmanagements. Der Schwerpunkt liegt nicht so sehr auf der Reihenfolge der Aufgaben oder dem Zeitplan, sondern eher auf der Ausgewogenheit und Flexibilität der Ressourcen.

Sie wurde erstmals 1997 in dem Buch "Critical Path" von Eliyahu M. Goldratt vorgestellt und soll Projekte zwischen 10 und 50 % schneller und/oder billiger machen.

Die Methode der kritischen Kette Kann sowohl in großen als auch in kleinen Unternehmen und für Projekte in Branchen wie dem Baugewerbe, der Softwareentwicklung und der technischen Forschung und Entwicklung angewendet werden.

Die Methode der kritischen Kette (CCPM) geht einen Schritt weiter als die Methode des kritischen Pfades (CPM).

Während die Methode des kritischen Pfades die Zeitspanne definiert, die benötigt wird, um jede kritische Aktivität vom Anfang bis zum Ende des Projekts zu erledigen, kann sie oft unrealistisch sein, wenn es an der Zeit ist, sie tatsächlich in die Praxis umzusetzen.

Das Projektmanagement in der kritischen Kette geht auf diese Probleme ein, indem es etwas mehr Zeit für die menschlichen Elemente Ihres Projekts einräumt - wie Verzögerungen und Ressourcenprobleme.

Beim Critical-Chain-Projektmanagement haben Sie einige Pufferzeiten eingebaut, die Ihre kritische Kette nutzen kann, ohne dass alles andere entgleist, so dass Ihr gesamtes Projekt nicht aus der Bahn geraten muss, nur weil das Leben passiert.

Lean-Methode

Die Lean-Methode ist eine weitere Projektmanagement-Methode, die ihren Ursprung in der Fertigung hat (insbesondere im Toyota-Produktionssystem). Wie das englische Wort lean (deutsch: mager / schlank) nahelegt, geht es darum umständliche Arbeitsprozesse zu entschlacken und die Verschwendung zu minimieren.

Die Lean-Methode im Projektmanagement geht auf Henry Ford und seine Fließbandfertigung zurück, mit der er den Prozess des Autobaus automatisierte. Toyota griff die Idee ebenfalls auf und erweiterte sie über die Fertigung hinaus auf die kontinuierliche Verbesserung des Produktentwicklungsprozesses.

Ursprünglich bezog sich dies auf die Verringerung der physischen Verschwendung im Fertigungsprozess.

Heute nutzen Software-Entwicklungsteams die Lean-Methode, um sich auf das Feedback der Endbenutzer und die Wertsteigerung zu konzentrieren.

Dabei bezieht sich die Lean-Methode auf andere verschwenderische Praktiken im Projektmanagementprozess wie z.B. Zeitverschwendung.

Diese werden als die 3Ms bezeichnet: 

• Muda (Verschwendung)

• Mura (Überproduktion)

• Muri (Überlastung)

Muda (Verschwendung) verbraucht Ressourcen, ohne Mehrwert für den Kunden zu schaffen.

Mura (Ungleichmäßigkeit) tritt auf, wenn Sie in einem Bereich eine Überproduktion haben, die alle anderen Bereiche aus dem Gleichgewicht bringt, so dass Sie zu viele Bestände oder ineffiziente Prozesse haben.

Muri (Überlastung) tritt auf, wenn Ressourcen wie Maschinen und Menschen zu stark beansprucht werden, was häufig zu Ausfällen führt - sowohl bei Maschinen als auch bei Menschen.

Durch die Anwendung der Lean-Prinzipien kann ein Projektmanager diese Arten von Verschwendung reduzieren und effizientere Arbeitsabläufe schaffen.

Die Lean-Methode kann Ihnen dabei helfen, wenn Sie Arbeitslast abbauen, Ihre Abläufe optimieren und Kosten senken wollen.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

Das Project Management Institute (PMI) ist eine gemeinnützige Mitgliedervereinigung, die Projektmanagement-Zertifizierung und -Standards entwickelt.

Das PMI gibt ein Buch namens "Project Management Body of Knowledge" (auch bekannt als PMBOK) heraus, in dem die Prozesse, bewährten Verfahren, Terminologien und Richtlinien, die in der Branche als Norm gelten, zusammengefasst sind. Es wurde erstmals 1996 veröffentlicht und erschien im Herbst 2017 in der sechsten Auflage.

Deshalb ist PMBOK eigentlich keine Projektmanagement-Methode, sondern ein Leitfaden für bewährte Praktiken. Es bildet die Grundlage für die PMI-Zertifizierung zum Project Management Professional (PMP), eine der führenden Projektmanagement-Qualifikationen.

In einigen Ländern, allen voran der USA, ist PMP die Standard-Qualifikation für Projektmanagement. 

Fast jedes Projekt kann von PMBOK profitieren, da alle Projekte, ob groß oder klein, die verschiedenen im Buch beschriebenen Phasen durchlaufen. Es ist eine großartige Möglichkeit, alle Beteiligten sozusagen auf dem gleichen Stand zu halten und bietet eine klare Definition, wie ein Projekt gemanagt wird.

PRINCE2

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist eine Projektmanagement-Methode und Zertifizierung, die darauf abzielt, Projektmanagern Kenntnisse über bewährte Verfahren und Prozesse zu vermitteln.

Im Gegensatz zur PMP-Zertifizierung sind für die PRINCE2-Zertifizierung keine bestimmten Voraussetzungen erforderlich, was sie zu einer guten Wahl für Projektmanager macht, die sowohl eine methodologische Grundlage als auch eine Qualifikation erwerben möchten.

Auch im Gegensatz zum PMP ist PRINCE2 eine eigenständige Methode. Sie wird von sieben Prinzipien geleitet, die wiederum die sieben Prozesse vorgeben, die ein Projektmanager bei jedem Projekt anwenden muss, wenn er PRINCE2 verwendet.

PRINCE2 ist die Standardqualifikation für Projektmanagement in Großbritannien.

Agile Projektmanagement-Methoden

Agile Projektmanagement-Methoden entstand aus der wachsenden Unzufriedenheit mit dem linearen Ansatz der traditionellen Projektmanagement-Methoden.

Aus Frustration über die Grenzen von Projektmanagement-Methoden, die sich nicht an den Projektfortschritt anpassen konnten, begann man, sich auf iterative Modelle zu konzentrieren, die es den Teams ermöglichten, ihr Projekt während des Prozesses nach Bedarf zu überarbeiten, anstatt bis zum Ende zu warten, um es zu überprüfen und zu ändern.

Aus dem Konzept des agilen Projektmanagements sind mehrere spezifische Unterrahmen und Methoden hervorgegangen, wie z. B. Scrum, Kanban und Lean. Aber was haben sie alle gemeinsam? Die wichtigsten Grundsätze der agilen Projektmanagement-Methoden sind:

• sie sind kollaborativ.
• Sie sind schnell.
• Sie sind offen für datengesteuerte Veränderungen.

Daher beinhalten agile Projektmanagement-Methoden in der Regel kurze Arbeitsphasen mit häufigen Tests, Neubewertungen und Anpassungen.

Bei vielen agilen Methoden werden alle zu erledigenden Aufgaben in ein Backlog aufgenommen, das die Teams in jeder Phase oder in jedem Zyklus abarbeiten können, wobei die Projektmanager oder Product Owner das Backlog nach Prioritäten ordnen, damit die Teams wissen, worauf sie sich zuerst konzentrieren müssen.

Agile Projektmanagement-Methoden stehen und fallen mit der Qualifikation der Mitarbeiter. Wenn sich die Teammitglieder nicht stark genug selbst motivieren und eigenständig arbeiten können, sind agile Projektmanagement-Methoden nicht für Ihr Team geeignet.

Scrum Methode

Die Scrum Methode ist eine Form des agilen Projektmanagements. Man kann es eher als ein Rahmenwerk denn als eine eigentliche Projektmanagement-Methode betrachten.

Bei Scrum wird die Arbeit in kurze Zyklen unterteilt, die als "Sprints" bezeichnet werden und in der Regel 1-2 Wochen dauern. Für jede Sprint-Iteration wird die Arbeit aus dem Backlog (siehe: Agiles Projektmanagement, oben) genommen,

Kleine Teams werden von einem Scrum Master (der nicht mit dem Projektmanager identisch ist) für die Dauer des Sprints geleitet. Danach überprüfen sie ihre Leistung in einer "Sprint-Retrospektive" und nehmen vor Beginn des nächsten Sprints die erforderlichen Änderungen vor.

Probieren Sie diese Projektmanagement-Methode aus, wenn Sie eine kontinuierliche Verbesserung anstreben.

Diese Projektmanagement-Methode ist möglicherweise nicht für Sie geeignet, wenn Sie nicht über das volle Engagement des Teams verfügen, das erforderlich ist, um sie anzuwenden.

eXtreme Programmierung (XP)

eXtreme Programming (XP) ist eine weitere Form des agilen Projektmanagements.

Es wurde von Kent Beck während seiner Arbeit am Chrysler Gehaltsabrechnungsprojekt entwickelt und 1999 als Buch ("Extreme Programming Explained") veröffentlicht. Aber viele der Praktiken gibt es schon seit längerem.

Die Ziele von eXtreme Programming sind kurze Entwicklungszyklen und mehrere Releases zur Verbesserung der Produktivität. Kundenanforderungen werden berücksichtigt und können den Verlauf des Projekts beeinflussen.

Sie betont die Teamarbeit zwischen Managern, Kunden und Entwicklern, wobei sich die Teams selbst organisieren. 

Es gibt eine Reihe von Regeln, die Teams befolgen sollten und die auf fünf Werten beruhen: 

1. Einfachheit
2. Kommunikation (bevorzugt von Angesicht zu Angesicht)
3. Feedback
4. Respekt 
5. Mut

Probieren Sie diese Projektmanagement-Methode aus, wenn Sie die Teamarbeit und die Zusammenarbeit fördern wollen.

Auch für ein kleines, räumlich getrenntes Team bietet sich eXtreme Programming an.

Rapid Application Development (RAD)

Rapid Application Development (RAD) ist eine Art von agiler Projektmanagement-Methode, die darauf abzielt, eine schnellere Softwareentwicklung zu ermöglichen.

Sie verwendet schnelle Prototypversionen und Iterationen, um in kurzer Zeit Feedback zu sammeln und stellt dieses Benutzerfeedback über eine strenge Planung und Anforderungserfassung.

Versuchen Sie diese Projektmanagement-Methode, wenn Sie Kunden/Auftraggebern/Stakeholdern viel früher ein funktionierendes Modell zur Verfügung stellen möchten (auch wenn es nicht perfekt ist). RAD ist auch von Vorteil, wenn Sie mehrere Prototypen erstellen und mit den Interessengruppen zusammenarbeiten möchten, um das beste Modell auszuwählen.

Ich hoffe Sie haben hier in den Top10 Projektmanagement-Methoden Ihre Favoritin gefunden!

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Der Wasserfall als klassische Herangehensweise für Projekte

Im Vorfeld eines Projekts muss stets eine Entscheidung darüber getroffen werden, welche Methode für den konkreten Fall am passendsten ist. Hierbei hat der Projektmanager die Qual der Wahl. Einige der gängigsten Verfahrensweisen sind beispielsweise die Critical-Path-Methode, Kanban, Scrum oder Scrumban, welche Elemente der beiden zuvor genannten Methoden vereint. Diese Ansätze fallen allesamt in die Kategorie der agilen Methoden.

Dem gegenüber stehen die klassischen Methoden. Diese definieren sich über einen ganzheitlichen Ansatz. Das bedeutet, dass zu Beginn des Projekts ein konkreter Endzustand definiert wird, den es im Laufe des Projekts zu erreichen gilt. Eines der bekanntesten Konzepte in diesem Zusammenhang ist das Wasserfallmodell.

Die meisten Personen, die in irgendeiner Form bereits an einem Projekt beteiligt waren, haben wohl von dieser Methode, die als eine der etabliertesten gilt, gehört. Um zu zeigen, was sich hinter diesem verbreiteten Konzept verbirgt, stellen wir Ihnen im folgenden Artikel die Wasserfallmethode vor. Wir erläutern außerdem, wie Sie diese Verfahrensweise gewinnbringend für Ihre Projekte einsetzen können.  Die Projektmanagement-Lösung von InLoox kann hierbei einen zusätzlichen Mehrwert generieren.

Inhalt

• Definition: Was ist ein Wasserfallmodell?
• Die 6 Phasen: Wie funktioniert der Wasserfall?
• Der Top-Down-Ansatz
• Welche Vorteile und Nachteile hat das Wasserfallmodell?
• Anwendung in der Praxis
• Das erweiterte Wasserfallmodell
• Die Wasserfallmethode vs. Agiles Projektmanagement

Definition: Was ist ein Wasserfallmodell?

Die Wasserfallmethode ist ein lineares Modell. Es setzt sich aus verschiedenen Phasen zusammen. Erst wenn eine Phase vollständig abgeschlossen ist, wird in die nächste übergegangen. Da es sich um eine klassische Methode handelt, werden vor Projektbeginn die notwendigen Informationen aller Anspruchsgruppen gesammelt. Infolgedessen werden die verschiedenen Interessen in einem gemeinsamen Ziel vereint. Basierend darauf wird ein sequentieller Projektplan entworfen.

Es wird genau definiert, welche Arbeitsschritte welche Phase beinhaltet, auch exakte Start- und Endpunkte werden festgelegt. Dies hat zur Folge, dass Fehler in der Umsetzung weitestgehend minimiert werden. Aufgrund der hohen Effizienz, der Strukturiertheit und schließlich der präzisen Arbeitsweise erfreut sich die Wasserfallmethode auch in einer Zeit, in der agiles Projektmanagement in aller Munde ist, noch großer Beliebtheit.

Die 6 Phasen: Wie funktioniert der Wasserfall?

Der sequentielle Projektplan besteht in der Regel aus 6 Phasen, welche in folgender Graphik abgebildet sind. Der Fortschritt fließt hier lediglich in eine Richtung, wie bei einem echten Wasserfall.

In den ersten beiden Phasen werden die Anforderungen an das Projekt definiert und analysiert. Es soll hierbei umfassend ermittelt werden, was in diesem Projekt erreicht werden soll. Je genauer die Anforderungen an das Projektergebnis im Projektplan festgehalten werden, desto höher ist schließlich die Erfolgswahrscheinlichkeit. Die ersten Schritte sind somit bereits maßgeblich dafür, ob das Projekt ein Erfolg wird oder letztendlich droht, zu scheitern.

Anschließend werden in der Entwurfsphase die Anforderungen in Spezifikationen umgesetzt, welche folglich zu einem ersten Entwurf aggregiert werden.

In der darauffolgenden Konstruktionsphase wird auf Basis des Entwurfs ein erster Prototyp erschaffen.

Anschließend wird dieser Prototyp zum ersten Mal getestet und es wird überprüft, ob das neu entwickelte Konzept den Anforderungen entspricht.

Letzten Endes wird das Ergebnis des Projekts nach dem Abschluss aller Tests an den Kunden ausgeliefert und in Betrieb genommen. Obwohl in dieser Phase noch weiter optimiert und aktualisiert werden kann, bildet sie den Abschluss der Wasserfall-Methodik.

Der Top-Down-Ansatz

Eine Schlüsseleigenschaft der Wasserfallmethode ist das Vorgehen nach dem Top-Down-Prinzip. Dieses manifestiert sich in einer strikt linearen Verfahrensweise. Das bedeutet, dass erst nach vollständiger Beendigung einer Phase die nächste Phase begonnen wird. Da es sich um ein dokumentengetriebenes Modell handelt, wird nach jeder Phase ein entsprechender und möglichst für alle Projektbeteiligten einsehbarer Bericht erstellt, der wesentliche Aspekte wie Fortschritte oder Probleme detailliert festhält.

Welche Vorteile und Nachteile hat das Wasserfallmodell?

Vorteile

• Hohe Planungssicherheit
• Leichte Verständlichkeit
• Klare Termin- und Kostenvorgaben durchsetzbar
• Nachvollziehbarer Projektfortschritt
• Einfache Planung, Kontrolle und Dokumentation

Nachteile

• Späte Fehlererkennung, da die Testphase erst am Ende der Entwicklung stattfindet
• Mangelnde Flexibilität durch starre Planung
• Fehlen von Feedbackschleifen
• Nicht universell anwendbar

Anwendung in der Praxis

Die Wasserfallmethode findet in der Praxis vor allem Anwendung in Bereichen mit relativ stabilen Umweltbedingungen. Sind kurzfristige projektrelevante Änderungen, beispielsweise auf Märkten, in der Politik oder im Hinblick auf technische Entwicklungen, größtenteils ausgeschlossen, ist diese Methode sehr passend. Somit kann nämlich vermieden werden, dass das Projekt im Nachhinein modifiziert werden muss. Dies setzt eine Flexibilität voraus, die diese Verfahrensweise nicht bieten kann.

Ursprünglich wurde die Methode für Bau- und Produktionsprozesse entwickelt. In diesem Bereich findet das Wasserfallmodell auch noch heute Anwendung. Derartige Projekte sind von einem hohen Strukturierungsgrad und konstanten Anforderungen geprägt. Die beschriebenen Arbeitsschritte können zumeist strikt in der vorgegebenen Reihenfolge durchgeführt werden. Bei generischen Bau- und Produktionsprozessen kommt hinzu, dass Umweltbedingungen, abgesehen von der Volatilität von Materialkosten, oft nur von sekundärer Bedeutung sind und das vereinbarte Ziel stets eindeutig ist.

Einer großen Beliebtheit erfreut sich diese Methode ebenfalls in der IT-Branche, vor allem im Bereich der Softwareentwicklung. Gerade bei kleinen, simplen und klar strukturierten Software-Projekten gilt das Wasserfallmodell aufgrund seiner Einfachheit und Geradlinigkeit als erfolgsversprechend.

Grundsätzlich ist die Methodik in nahezu jedem Bereich für Projekte anwendbar und zielführend, sofern gewisse Voraussetzungen erfüllt sind: Das Projekt sollte in seiner Gesamtheit detailliert planbar sein und eine lineare Abarbeitung ermöglichen. Auch sollte von Beginn an die gemeinsame Zielvorstellung deutlich sein und somit ebenfalls die Anforderungen und Spezifikationen. Feste Strukturen, traditionelle Entscheidungswege und eine geringe Wahrscheinlichkeit für Anpassungen, die im Nachgang nötig werden, begünstigen den Einsatz dieser Projektmanagement-Methodik zusätzlich.

Das erweiterte Wasserfallmodell

Das Wasserfallmodell lässt sich grundsätzlich durch das Ermöglichen von Rücksprüngen im Projektablauf erweitern. Dadurch, dass die Methode folglich nicht mehr streng sequentiell ist, wird eine höhere Flexibilität ermöglicht. So ist es beispielsweise einfacher, Änderungen im Nachgang in das Projekt zu implementieren. Zudem erlauben es Iterationen, später festgestellte Fehler direkt in der Phase der Entstehung zu beheben. So werden im Rahmen der Problemlösung nicht nur Symptome bekämpft. Stattdessen wird das Problem in seinem Ursprung behoben.

Da eine starre und lineare Vorgehensweise den Anforderungen einer immer schnelllebigeren Welt kaum mehr entspricht, erscheint das erweiterte Wasserfallmodell in dem meisten Fällen sinnvoller. Es vereint die Vorzüge des klassischen Modells mit einer höheren Flexibilität.

Die Wasserfallmethode vs. Agiles Projektmanagement

Das Wasserfallmodell zählt, wie bereits erwähnt, zu den klassischen Methoden des Projektmanagements. Dem gegenüber steht eine Vielzahl von agilen Methoden, die sich im Projektalltag immer größerer Beliebtheit erfreuen. Scrum, Kanban und Co. zeichnen sich im Gegensatz zu den klassischen Methoden durch einen grundlegenden Flexibilitäts- und Anpassungsgedanken aus. Zwei Eigenschaften sind für ein agiles Projektmanagement von zentraler Bedeutung: Einerseits ist das Vorgehen stets inkrementell. Das bedeutet, dass während des Entwicklungsprozesses separate und voll funktionsfähige Einzelteile kreiert und später zu einem Gesamtergebnis aggregiert werden. Andererseits ist Iterativität, also eine Implementierung von Feedback- und Wiederholungsschleifen, von großer Bedeutung. Auf diese Weise wird sich kontinuierlich einer optimalen Lösung angenähert.

Eine für alle Projekte optimale Lösung gibt es in diesem Fall nicht. Zwar ist agiles Arbeiten in aller Munde, während die klassischen Methoden oft als veraltet abgetan werden und an Bedeutung verlieren. Um ein Projekt jedoch bestmöglich abzuwickeln, ist es unvermeidbar, die Projektbedingungen zu evaluieren und sich auf Basis dessen für eine exakt passende Methode zu entscheiden. So kann es beispielsweise der Fall sein, dass sich für den Bau eines Fertighauses eine klassische Lösung anbietet, während in der Automobilentwicklung die Vorteile eines agilen Ansatzes zum Tragen kommen.

Unabhängig davon, welche Art von Projekten Ihnen bevorstehen und welche Methoden Sie hierfür anwenden: Von einer Projektmanagement-Software, die Ihren Bedürfnissen entspricht, wird Ihr Projekt definitiv profitieren. Finden Sie heraus, welche Vorzüge Sie mit der Projektmanagement-Lösung von InLoox genießen und welcher Mehrwert für Ihr Projekt entsteht.

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Inhalt

• Der Initiator
• Das Vorbild
• Der Coach
• Der Verhandler
• Der Zuhörer
• Das arbeitende Mitglied

Die Bedeutung der Leitung eines Projekts

Der Projektleiter nimmt im gesamten Projektablauf eine sehr zentrale Rolle ein. Ihm obliegt die Planung, die Koordination und die Überwachung des Projekts. Sein Verhalten ist maßgeblich dafür, ob das Projekt ein voller Erfolg wird oder am Ende des Tages scheitert.

Dem Begriff des Projektmanagers wird oftmals die gleiche Bedeutung zugeschrieben. Und trotz der Begrifflichkeiten werden Management und Leitung den tatsächlich zu bewältigenden Aufgaben nicht in ihrer Gesamtheit gerecht. Neben Management-Skills werden auch weitere Kompetenzen benötigt, um als Projektleiter erfolgreich zu sein und in seinem Team wertgeschätzt zu werden.

Um welche 6 essentiellen Kompetenzen es sich hierbei handelt und welche Rollen innerhalb des Projektteams Sie einnehmen sollten, um Projekte erfolgreicher zu managen, erfahren Sie im Folgenden.

Der Initiator

Führungsverhalten hat sich in den letzten Jahren stark verändert und auch Projekte blieben davon nicht unberührt. Autoritäre Führung wurde zunehmend durch partizipativere Stile abgelöst und sowohl Verantwortung, als auch Befugnisse wurden zunehmend an Mitarbeitende übertragen. Somit können auch Angestellte zunehmend zum Erfolg beitragen und den Vorgesetzten entlasten.

Übertragen auf die Leitung eines Projekts bedeutet dies, dass der Projektleiter dem Team nicht anordnet, was es zu tun hat. Viel mehr sollte darauf aufmerksam gemacht werden, welche Aufgaben zu erledigen sind, um das gemeinsame Ziel zu erreichen. Somit initiiert der Leiter einen offenen Austausch und Teammitglieder übernehmen selbstständig Aufgaben, die ihren Kompetenzen entsprechen. Dieses Vorgehen motiviert Mitarbeiter zusätzlich.

Das Vorbild

Ein Vorbild zu haben ist nicht nur im Projekt- oder Arbeitskontext von großer Bedeutung für Menschen. Auch im alltäglichen Leben benötigen wir stets Personen, die mit einem guten Beispiel vorangehen, damit wir selbst unser gesamtes Potenzial ausschöpfen können. Gerade in einer zunehmend digitalisierten Welt, die von anonymen Interaktionen und großer Distanz geprägt ist, ist es enorm wichtig, eine reale und inspirierende Bezugsperson zu haben. Im Projektkontext sollte diese sowohl auf fachlicher, als auch auf sozialer Ebene überzeugen. Der Projektleiter verfolgt hierbei das Ziel, bei den Mitarbeitenden eine intrinsische Motivation auszulösen. Entwickelt das Projektteam eine gewisse Leidenschaft und will von sich heraus lernen und ein bestmögliches Projektergebnis erzielen, so kann dies ein ausschlaggebender Faktor für den Projekterfolg sein.

Einerseits kann der Projektmanager bei sehr simplen Angelegenheiten mit gutem Beispiel vorangehen. Werden Meetings immer pünktlich gestartet und Aufgaben rechtzeitig abgearbeitet, so können derartige Verhaltensweisen auch von Mitarbeitern erwartet werden. Andererseits kann der Projektleiter in seiner Vorbildfunktion auch als Inspiration dienen. Wenn dieser große Begeisterung für das Projekt zeigt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass dieser Funke auch auf sein Team überspringt.

Der Coach

Entwickelt sich ein Vorbild zu einem Mentor und Coach, so gestaltet sich diese Beziehung für den Mitarbeitenden noch wertvoller. Während man von seinem Vorbild nur durch Beobachtung lernt und versucht, diesen zielorientiert nachzuahmen, lernt man von seinem Coach ebenso durch Interaktion. Infolgedessen geht der Projektleiter im besten Fall auf die individuellen Bedürfnisse der Mitglieder seines Projektteams ein. Ein Mehrwert wird hierbei für beide Seiten erbracht. Während der Mitarbeitende sein Know-How erweitern kann, kann der Projektleiter das Team individuell nach seinen Vorstellungen gestalten. Er coacht seine Teammitglieder im Hinblick auf verschiedene Skills und erhält somit ein heterogenes Team mit einem breiten Reservoir an verschiedenen Fähigkeiten. So kann der Projektleiter das maximale Potenzial seines Teams ausschöpfen.

Der Verhandler

Damit die Mitarbeitenden im Projekt dazu bereit sind, ihre Ressourcen zur Verfügung zu stellen, muss für sie ein Mehrwert geschaffen werden. Auf der anderen Seite steht wiederum der Auftraggeber, welcher für eine relativ klar definierte Projektleistung bezahlt. Die dritte betroffene Partei ist wiederum das Unternehmen selbst, das an einer ganzheitlich rentablen Umsetzung des Projekts interessiert ist. In dieser Konstellation tritt der Projektleiter als Vermittler auf. Es gilt, die Umsetzung so zu gestalten, dass jede der betroffenen Parteien vom Projekt profitiert. Zusätzlich muss dies dementsprechend kommuniziert werden, damit die Anspruchsgruppen allesamt zufriedengestellt werden können.

Der Zuhörer

Der Projektleiter sollte sich seiner Umwelt stets bewusst sein. Um den weiteren Projektablauf einschätzen zu können, muss er stets über jegliche Entwicklungen in diesem Zusammenhang informiert sein. Diese werden dem Leiter im Normalfall nicht allesamt automatisch zugetragen. Gerade wenn es um informelle Faktoren geht, wie beispielsweise die Zufriedenheit im Team, so muss der Projektleiter diese Informationen durch aktives Zuhören generieren. Somit kann er in Folge einschreiten, falls eine Entwicklung nicht wie geplant läuft.

Zudem sollte er als vertrauenswürdiger Ansprechpartner auftreten, sodass sich die Mitarbeitenden bei einem Auftreten von Ungereimtheiten an ihn wenden. Auch so erhält er wertvolle Einsichten in weitere projektrelevante Faktoren.

Die Aufgabe des Zuhörens geht jedoch auch über die Unternehmensgrenzen hinaus. Gibt es politische, rechtliche oder technologische Entwicklungen, die das Projekt betreffen, so ist es die Pflicht des Projektleiters, diese zu kennen. Nur so kann das Projekt dementsprechend angepasst werden, um trotz der sich verändernden Umweltbedingungen erfolgreich abgeschlossen werden zu können.

Das arbeitende Mitglied

Letztendlich ist auch der Projektleiter ein Mitglied des Projektteams. Somit übernimmt er in den meisten Fällen nicht nur Führungs- und Koordinationsaufgaben, sondern hat auch im Bereich seiner eigenen Expertise gewisse Aufgaben abzuwickeln. Hier hat er das zu leisten, was er selbst von seinen Teammitgliedern erwartet und somit die Gelegenheit, mit gutem Beispiel voranzugehen. Umso bedeutender ist es als Projektleiter, seine Aufgaben gewissenhaft und zeitig zu erledigen. Wird dies nicht gemacht, signalisiert dies dem Projektteam, dass das Projekt vom Leiter scheinbar nicht ernstgenommen wird und somit wohl irrelevant ist.

Im besten Fall übernimmt der Projektleiter sogar ein bis zwei Aufgaben, die kein anderes Mitglied übernehmen will. So zeigt dieser seinen guten Willen und schafft es, das Team hinter sich zu vereinen.

Führungskompetenzen alleine reichen nicht aus, um ein erfolgreicher Projektleiter zu werden. Auch andere Rollen müssen eingenommen werden, um ein Projekt erfolgreich ins Ziel zu bringen: Der Projektleiter muss fachliche Kompetenzen miteinbringen, indem er selbst als arbeitendes Mitglied auftritt, sein Team in gewissen Bereichen coacht und die sich verändernden Umweltbedingungen für das Projekt antizipiert. Ebenfalls muss er über soziale Kompetenzen verfügen, um als Vorbild vorangehen und als vertrauenswürdiger Ansprechpartner für sein Team auftreten zu können.

Um dem Projektleiter den Arbeitsalltag trotz einer Vielzahl diverser Aufgabenbereiche zu erleichtern, sollte für die Projektdurchführung eine exakt für Sie passende Projektmanagementsoftware genutzt werden. Lernen auch Sie die Vorteile der Projektmanagement-Lösung von InLoox kennen.

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Was ist der Chaos Report?

Seit der Veröffentlichung des ersten Chaos Reports im Jahr 1994 hat die Standish Group mehr als 40.000 Projekte wissenschaftlich ausgewertet.

Dabei geht es in erster Linie darum, wie viele Projekte scheitern. Um diese Quote zu messen, werden die untersuchten Projekte in drei Typen eingeteilt, die auf den Kriterien Funktion, Zeit und Kosten basieren.

• Typ 1: erfolgreich abgeschlossen im vorher festgelegten Funktions-, Zeit- und Kostenrahmen
• Typ 2: teilweise erfolgreich: abgeschlossen zu höheren Kosten, mit längerer Dauer oder nicht vollständigem Funktionsumfang
• Typ 3: gescheitert: abgebrochen oder niemals umgesetzt

Neben der Untersuchung für die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren wird die Erfolgswahrscheinlichkeit anhand der Projektgröße untersucht.

Auch, wenn sich die Studien größtenteils auf IT-Projekte beziehen, so gibt es doch Parallelen und Erkenntnisse zu anderen Bereichen. 

Ein gutes Beispiel für ein Projekt, das teilweise gescheitert ist und damit als Typ 2 kategorisiert worden wäre ist der Bau des Berliner Flughafens (anschaulich erklärt in diesem Artikel). Der BER sollte ursprünglich 2007 für die Kosten von 2 Mrd. Euro voll funktionsfähig sein. Eröffnung war jedoch 13 Jahre später 2020 mit Gesamtkosten von 6 Mrd. Euro (+200% teurer) bei immer noch nicht 100%iger Funktionstüchtigkeit.

Chaos Report 2022

Für die 2022er Ausgabe des Chaos-Reports hat die Standish Group wieder Umfragen und Interviews mit führenden Technologieführungskräften ausgewertet.

Nach eigener Aussage haben diese Vorhersagen eine Trefferquote von 80%, selbst bei einigen sehr abwegigen Prognosen.

Zudem wird im Chaos Bericht auch das Wort des Jahres bekannt gegeben.

Inhalte des Chaos Reports 2022

• Das Wort des Jahres
• Fünf Regeln und Vorhersage für 2022
  1. Goldene Regel
  2. Ben & Jerry-Regel
  3. "Home Rules"
  4. Die 80/20-Regel
  5. Die Moon-Shot-Regel

Wort des Jahres 2022

2020 war das Wort des Jahres AIML (Artificial Intelligence Machine Learning).

2021 wurde das Wort "Team" gewählt. 

In anderen Jahren standen "Enterprise", "Cloud" und "Disruption" im Mittelpunkt.

Dieses Jahr ist das Wort "kinder".

Damit ist nicht das deutsche Wort für kleine Menschen gemeint, sondern die englische Steigerung des Adjektiv "kind", was für freundlicher, großzügiger, mitfühlender oder warmherziger steht.

3 Beispiele zum Wort des Jahres "kinder" (freundlicher)

1. "Alternativen zu fossilen Brennstoffen sind umweltfreundlicher."
2. "Mein neuer Chef ist viel freundlicher als der als der vorherige."
3. "Du könntest ein bisschen freundlicher zu John sein."

Vorhersagen für 2022 in 5 Regeln

Im Chaos Report 2022 werden die Vorhersagen für das Projektmanagement in Form von fünf neuen Regeln präsentiert.

1. Die Goldene Regel

Die Standish Group prognostiziert eine Rückkehr zur Höflichkeit, sowohl bei der Arbeit als auch in persönlichen Beziehungen. Die Menschen werden wieder - wie das Wort des Jahres 2022 schon andeutet - freundlicher sein.

Und warum? Viele von uns sind es leid, ständig wütend zu sein, und wollen das Leben genießen.

Die Menschen wollen im Allgemeinen mehr Spaß haben. Die Pandemie hat viele von uns dazu gebracht, ihre Prioritäten zu überdenken und den Fokus auf lohnende Beziehungen gelegt.

Obwohl das Leben bei weitem nicht perfekt ist und immer noch viele Herausforderungen mit sich bringt, sehnen sich die Menschen nach einem friedlicheren Geist. Sie lehnen Negativität ab und meiden andere, die die diese friedliche Stimmung stören könnten. Im Allgemeinen werden die Menschen sich mehr bemühen, ihre guten Beziehungen zu erhalten und wieder aufzufrischen.

Wie kann mein Unternehmen dazu beitragen?

Wir müssen die in der Unternehmenskultur verankern und ein Verständnis dafür schaffen. Nach dem Motto: "Freundlichkeit ist cool! Freundlichkeit bedeutet Stärke und nicht Schwäche."

Wir müssen beweisen, dass Zusammenarbeit nicht bedeutet, dass wir unsere Werte auf andere übertragen, sondern auch andere Meinungen akzeptieren.

Es ist ok, nicht einer Meinung zu sein, solange man eine gemeinsame Basis sucht. Hier tragen Unternehmen auch eine große Vorbildfunktion für die Gesellschaft, die in den Medien immer gespaltener präsentiert wird. Ein gespaltenes Unternehmen ist nicht erfolgreich, da viel Energie für interne Prozesse verschwendet wird.

2. Ben & Jerry Regel

Die Eissorte Ben & Jerrys hat sich einen prestigeträchtigen Platz im Chaos Report 2022 gesichert. Denn nach dem Eis-Konzern ist die 2. Regel benannt.

Man kann von der Marke und dem Produkt halten, was man will, der Grund für die Benennung als positives Beispiel ist die Gehalts-Hierarchie des Unternehmens.

Die Ben & Jerry-Regel besagt:

"Die höchstbezahlte Person in einer Organisation sollte maximal 10 Mal so viel verdienen wie die Person mit dem niedrigsten Lohn."

Für die nächsten Jahre prognostiziert der Chaos Bericht ein größeres Gleichgewicht zwischen den verschiedenen Ebenen der Belegschaft.

Die hohen Managergehälter werden gesenkt und limitiert zu Gunsten verschiedener positiver Effekte für das gesamte Unternehmen:

1. fairere Bezahlung
2. bessere Arbeitsbedingungen
3. mehr Sozialleistungen
4. bessere Weiterbildungsangebot

Dieser Schritt zur Gleichstellung der Angestellten wird sich laut Chaos Report 2022 in einen "Tsunami" verwandeln, der zu einer stärkeren Verteilung des Wohlstands an die Arbeiterklasse führen wird.

Die Arbeitnehmer haben es satt, dass sich die Führungskräfte an sehr hohen Gehältern, großen Prämien und großzügigen Aktiengeschenken bereichern, während sie nur tröpfchenweise Erhöhungen, keine Prämien und nur wenige Aktienangebote erhalten.

Sobald das Angebot an billigen Arbeitskräften immer geringer wird, werden sich die Niedriglöhner zusammenschließen und eine bessere Bezahlung fordern.

Natürlich werden sich einige extrem profitorientierte Unternehmen einem solchen Wandel widersetzen, aber der Wandel ist unvermeidbar.

Schon jetzt setzen Regierungen auf der ganzen Welt spezielle Regeln und Vorschriften um, die die soziale Ungerechtigkeit verbessern soll. In Deutschland wurde zum Beispiel aktuell im August 2022 der Mindestlohn auf 12 Euro erhöht.

In Zukunft werden spezielle Fonds eingerichtet, die ihnen Gesundheits-Leistungen sowie Aktienoptionen auf der Grundlage von Arbeitsstunden oder Aktivitätseinheiten sichern.

3. Home Rules

Der Chaos Report 2022 prognostiziert die Entwicklung und Einführung von lokalen On-Demand-Mikrofabriken. Die Kombination von künstlicher Intelligenz, Robotern und 3D-Druckern sowie die Minimierung von automatisierten Fabrikanlagen sind eine einmalige Chance.

Die Corona-Pandemie hat "Lieferketten-Probleme" zu einem geflügelten Wort gemacht.

Die hohen Kosten und Risiken langer Lieferketten verstärken den Bedarf nach flexiblen Mikrofabriken.

Ein weiterer Katalysator sind die Kündigungen einiger talentierter Arbeitnehmer, die beschlossen haben, ihr eigener Chef zu sein. 

Viele dieser On-Demand-Mikrofabriken werden zunächst in heimischen Garagen angesiedelt sein, aber schon bald werden sie sich in Einkaufsstraßen und größere Einkaufszentren befinden.

Die Fabrik wird im vorderen Bereich den Einzelhandel, in der Mitte das Lager und im hinteren Bereich die Werkstatt beinhalten.

Wenn Sie also eine neue Jeans kaufen wollen, kommen Sie durch die Vordertür, ein Laser misst Ihre Größe, Sie wählen den gewünschten Stil und die individuelle Anpassung aus und geben dann Ihre Bestellung auf. Sie gehen zum Mittagessen in Ihr Lieblingsrestaurant und kehren nach dem Essen in die On-Demand-Mikrofabrik zurück, wo Sie Ihre neue Jeans abholen.

Die immer besseren Produktionstechniken sorgen dafür, dass die Kosten für diese maßgeschneiderten Produkte mit der Zeit für viele erschwinglich werden und es sich auch für die Anbieter lohnt, weil die Nachfrage des breiten Marktes steigen wird.

4. 80/20-Regel

Die 80/20-Regel (auch bekannt als Pareto-Prinzip) wird im Chaos Bericht 2022 als fünfte Regel definiert und auf das Verhältnis der internen zu externen Ressourcen bezogen.

Die Unternehmen werden beginnen die Anzahl der neuen Projekte reduzieren. Stattdessen werden sie zu einem kontinuierlichen Prozess übergehen und die bestehenden Projekte optimieren.

Die IT-Abteilung eines Unternehmens wird sich verstärkt auf interne Aufgaben konzentrieren und sind zu 20% auf unternehmenskritische Anwendungen konzentrieren.

Die anderen 80 % fallen in die Zuständigkeit der einzelnen Geschäftsbereiche. Die IT-Abteilung kümmert sich um die Beratung, Unterstützung anderer Abteilungen.

Einer der Hauptkatalysatoren für diese Bewegung ist das ständig wachsende Risiko im Bereich der Cybersicherheit. Die IT-Abteilung wird größtenteils damit verbringen, die Unternehmensanwendungen zu sichern, um Hacker-Angriffe zu verhindern.

Auch beim Thema Innovation kommt die 80/20-Regel zur Anwendung. Höchstens etwa 20 % der Belegschaft nutzen die Möglichkeit Ideen in eine “Vorschlagsbox” zu werfen.

Die Unternehmensführung kann Innovationen nicht von oben diktieren oder erzwingen. Viele wichtige Innovationen werden deswegen eher zufällig gefunden. Alles, was die Führungskräfte tun können, ist, ein Umfeld zu schaffen, das Innovationen wirklich fördert.

5. Moon Shot Regel

Der Chaos Report 2022 sagt voraus, dass mehr bedeutende Entwicklungen erzielt werden, die man als “Moon Shots” bezeichnen könnte.

Vor allem im medizinischen Bereich wird es verstärkt zu Moon Shots kommen. Hier ruhen viele Hoffnungen auf den CRISPR- und mRNA-Verfahren. Die Kosten sollten im Jahr 2022 erheblich gesenkt werden, damit die Verfahren auf breiter Basis zum Einsatz kommen können.

Auch bei der medizinischen Visionstechnologie soll es große Moon Shots geben, wie z. B. künstliche Netzhäute und Fortschritte bei der Behandlung von Grauem Star und Grünem Star, die aktuell zur Erblindung im Alter führen können.

Das Zusammenspiel zwischen den drei verschiedenen Bereichen der Gesundheitsforschung, der Datenwissenschaft und der künstlichen Intelligenz wird zu großen diagnostischen Sprüngen in praktisch allen Bereichen des Gesundheitswesens führen. 

Diese Moon Shots führen zu besseren Behandlungsoptionen. Allerdings wird die nächste Schwierigkeit - und Chance - in der Auswertung der Ergebnisse liegen. 

Wir haben dies bei der Reaktion der Gesundheitsbranche auf die Pandemie gesehen. Die Ergebnisse der Impfstoffe sind eindeutig und ziemlich wirkungsvoll.

Bei anderen Behandlungsoptionen ist eine so eindeutige Verfolgung und Rückmeldung aufgrund der unterschiedlichen körperlichen Merkmale, Gewohnheiten und Umgebungen der Patienten nicht möglich. 

Um dieses Dilemma zu lösen, sind mehr Daten, ein besseres Verständnis von Künstlicher Intelligenz und intensive Forschung erforderlich. 

Die wichtigsten Durchbrüche im Jahr 2022 werden in der Infrastruktur und den Plattformen liegen, die für diese Lösung benötigt werden.

Weitere Infos zum Chaos Report

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Tesla als Vorreiter in der Modularisierung von Megaprojekten

In Deutschland ist es beinahe Tradition, dass öffentliche Großprojekte scheitern. Musterbeispiel in diesem Kontext ist der Flughafen BER. Ursprünglich sollte das Megaprojekt bereits im Jahr 2007 fertiggestellt werden und lediglich 2 Mrd. Euro kosten. Stattdessen kam es erst im Jahr 2020 zur Eröffnung und das bei Gesamtkosten von über 6 Mrd. Euro.  

Ein Projekt von ähnlichem Umfang war die erste Tesla Gigafactory in Nevada. In dieser High-Tech Fabrik werden nun Batterien für den Automobilhersteller produziert. Bereits zwei Jahre nach Baubeginn für den 500.000 m² großen Komplex sollte die große Eröffnung als Startpunkt für die Massenproduktion von Batterien dienen. Der Kostenpunkt sollte sich dabei auf circa 5 Mrd. US-Dollar belaufen. Diese Planung sollte sich als deutlich besser herausstellen als jene des Flughafens in Berlin. Nach Baubeginn im Jahr 2014 wurde die Gigafactory 2016 eröffnet und das unter Einhaltung der geplanten Kosten.

Wie sich die Qualität der Planung bei zwei Projekten von ähnlichem Umfang so unterscheiden kann und wie Tesla durch Modularisierung eine deutlich effizientere Projektumsetzung erzielen konnte, zeigen wir in diesem zweiteiligen Blogbeitrag.

Monolithischer Projektansatz als Grund für das Scheitern

Projekte haben in der Vergangenheit in der Regel eine in sich geschlossene, monolithische Einheit gebildet. Sie waren zudem stark auf das individuelle Projektziel angepasst. Durch einen solchen Ansatz lässt sich ein Projekt stets zielgerichtet durchführen und sehr spezifische Anforderungen können einfach berücksichtigt werden.

Projektbedingte Abhängigkeiten

Dieses Vorgehen bringt jedoch auch gewisse Nachteile mit sich. Während das Projekt nach außen hin eine geschlossene Einheit bildet, bestehen projektintern starke Dependenzen. Prozesse sind hochgradig voneinander abhängig. Je stärker diese Abhängigkeiten sind, desto fragiler ist das Konstrukt und desto leichter können geringfügige Ungereimtheiten den gesamten Projekterfolg gefährden.

Auch beim Bau des Berliner Flughafen haben Verzögerungen in vermeintlich unbedeutenderen Bereichen dafür gesorgt, dass das gesamte Projekt pausiert werden musste, da interne Prozesse genau aufeinander abgestimmt waren. So kam es beispielsweise dazu, dass sich der Eröffnungstermin aufgrund von defekten Brandschutztüren um mehrere Monate verzögert hat.

Alles oder nichts

Des Weiteren führt ein solcher monolithischer Projektansatz dazu, dass das Projekt erst einen Mehrwert kreiert, wenn es zu 100% fertiggestellt ist, was Verzögerungen noch schmerzhafter erscheinen lässt. Aufgrund von starken Abhängigkeiten lassen sich in der Regel nicht einzelne Teile eines Flughafens eröffnen, während sich andere noch im Bau befinden.

Auch wenn deutlich wird, dass das Projekt unter Umständen gar nicht fertiggestellt werden kann, da das Budget bereits vollständig aufgebraucht wurde, hat der erzielte Projektfortschritt keinerlei Nutzen. Am Ende ist das Projekt somit entweder komplett oder komplett nutzlos. Auch ein ganzheitlich geplanter Flughafen, der zu 95% fertiggestellt ist, bringt keinerlei Nutzen, sofern kein weiterer Baufortschritt realisiert werden kann.

Durch seine hohe Komplexität und eine Vielzahl von Abhängigkeiten ist ein ganzheitlicher Projektansatz sehr fragil. Ein Scheitern trifft das Projekt stets in seiner Gesamtheit. Auch einzelne, vermeintlich unbedeutende Änderungen im Nachgang betreffen stets die gesamte Planung. 

Erfahren Sie im zweiten Teil unseres Beitrags, wie sich die genannten Probleme durch den Einsatz von modularem Projektmanagement umgehen lassen und welche Praxisrelevanz diese Technik bereits heute für Großprojekte hat.

Nicht nur durch eine Modularisierung des Projekts können gewisse Fehler oder Gefahren minimiert werden. Auch eine für Sie passende Projektmanagement-Lösung wie InLoox kann in dieser Hinsicht einen Mehrwert für Sie und Ihr Projekt schaffen.

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Im ersten Teil unseres zweiteiligen Blogbeitrags haben Sie erfahren, dass eine komplexe Planung und eine Vielzahl von Abhängigkeiten ein Projekt zu einem sehr fragilen Konstrukt machen. Scheitert ein Projekt, scheitert es stets in seiner Gesamtheit. Denn das Projekt bringt lediglich nach einer Vervollständigung einen Mehrwert.

Erfahren Sie hier, im zweiten Teil, inwiefern die Modularisierung eines Projekts bei den genannten Problemen Abhilfe schaffen kann, was man unter positivem und negativem Lernen versteht und welche Relevanz modulares Projektmanagement in der Praxis tatsächlich hat.

Zielführende Simplifikation durch einen modularen Ansatz

Die Planung der Tesla Gigafactory hat sich grundlegend von jener des Berliner Flughafens unterschieden. Das Projekt wurde nicht ganzheitlich unter Rücksicht auf eine Vielzahl projektbedingter Besonderheiten geplant. Viel mehr wurden Modularisierungsmöglichkeiten ausfindig gemacht und die in sich geschlossenen, relativ simplen Module wurden unabhängig voneinander geplant. Eine Aggregation der Module im Nachgang führte letztendlich zum gewünschten Projektergebnis.

Konzeption und Replikation in sich geschlossener Einheiten

Durch ein sinnvolles Unterteilen des Projekts wurde eine zielführende Skalierung projektrelevanter Größen erreicht. Zeitaufwände und Budgetierungen für einige weniger komplexe Einheiten zu erstellen, gestaltet sich deutlich einfacher als Ressourcen und Deadlines für ein gesamtes Megaprojekt festzulegen.

Auch auftretende Risiken beschränken sich vorerst auf ein einzelnes Modul und gefährden nicht den gesamten Projekterfolg. Durch einen weniger komplexen Kontext lassen sich diese auch leichter erfassen und dementsprechend besser kontrollieren. Dies ist ebenfalls von großer Bedeutung bei der Replikation von Modulen. Wird ein bereits umgesetztes Modul im Rahmen desselben oder eines anderen Projektes repliziert, können zuvor aufgetretene Risiken effektiv eliminiert werden. Dies ist bei einer monolithischen Projektplanung durch den hohen Spezialisierungsgrad nicht der Fall.

Zum Zeitpunkt der Eröffnung der Gigafactory im Jahre 2016, waren die Bauarbeiten am gesamten Fabrikkomplex bei weitem noch nicht abgeschlossen. Dennoch lief ab diesem Zeitpunkt die Produktion der Batterien bereits auf Hochtouren. Zu verdanken hat Tesla dies auch dem modularen Aufbau des Projekts. Die Einheiten funktionieren unabhängig voneinander. Während die Bauarbeiten bei manchen Modulen noch gar nicht begonnen haben, sind andere bereits fertiggestellt und amortisieren durch ihre vorzeitige Nutzung bereits für den Bau entstandene Investitionen.

Robuste Planung und schnelle Umsetzung

Außerdem sorgt Modularität für eine sehr viel robustere Projektplanung. Durch das Eliminieren einer Vielzahl von Interdependenzen sorgen nachträgliche Anpassungen und Ungereimtheiten nicht zu einer Verzögerung des gesamten Projekts. An vielen Projekteinheiten kann gleichzeitig und voneinander unabhängig weitergearbeitet werden. Dass dies in der Praxis im Hinblick auf die Projektdauer und dementsprechend auch auf das Budget von sehr großer Bedeutung ist, zeigen insbesondere die beiden genannten Beispiele.

Gerade bei sehr umfangreichen Projekten kann eine schnelle Umsetzung für den Erfolg eines Projekts ausschlaggebend sein. Eine große Bedrohung stellen bei Projekten von längerer Dauer gewisse Unsicherheiten dar. Beispielsweise führt die kriegerische Auseinandersetzung in der Ukraine zurzeit zu einem Anstieg von Preisen zahlreicher Güter. Ein Projektmanager hätte dies vor ein bis zwei Jahren in der Projektplanung wohl kaum berücksichtigt, da dies zu diesem Zeitpunkt kaum vorhersehbar war. Mit einer Erweiterung des Zeithorizonts steigt auch die Wahrscheinlichkeit von unvorhersehbaren Ereignissen mit Einfluss auf das Projekt. Es ist also ratsam, die zeitliche Ausdehnung des Projekts möglichst stark zu begrenzen. Modulares Projektmanagement macht dies möglich.

Negatives vs. Positives Lernen im Projekt

Der Umgang sowohl mit positiven, als auch negativen Erfahrungen ist auch im Kontext von Megaprojekten von großer Bedeutung. Ein Lernprozess beim Projektteam ist wichtig und sorgt dafür, dass gewisse Fehler sich nicht wiederholen.

Jedoch können Lernprozesse in manchen Fällen auch einen negativen Einfluss auf das Projekt ausüben. Sogenanntes negatives Lernen findet dann statt, wenn mit zunehmenden Lernfortschritt zusätzliche Probleme auftauchen. Infolgedessen wird der Projektablauf weiter entschleunigt. Dieses Phänomen tritt in erster Linie bei ganzheitlich geplanten Projekten auf. Durch die Komplexität und Vernetzung von Aufgaben kann das Aufdecken und Beheben von Problemen zu weiteren Schwierigkeiten führen.

Ein konstruktiverer Lernansatz zeigt sich hingegen bei einer modularen Projektplanung. Die Lessons Learned, die bei der Abwicklung des ersten Moduls dokumentiert wurden, können problemlos auf weitere Module übertragen werden, um den Ablauf des gesamten Projekts zu optimieren. Der simple, positive Lernprozess zeichnet sich hierbei durch ein wiederholtes Ausführen der gleichen Aktivitäten aus.

Werden bei einem Flughafen beispielsweise die Terminals als replizierbare Module geplant, lassen sich Fehler fortlaufend minimieren. Auch Tesla hat dieses Vorgehen bei der Gigafactory umgesetzt: Verschiedene Produktionseinheiten wurden kontinuierlich repliziert. Und mit zunehmender Wiederholung liefen die Replikationen durch eintretende Lerneffekte immer reibungsloser ab.

Praxisrelevanz von modularem Projektmanagement

Ein modulares Projektmanagement lässt sich nicht gleichermaßen in jedem Projekt umsetzen. Während die monolithische Projektplanung einen Fokus hochspezialisierte Lösungen legt, lebt die modulare Planung von einem gewissen Grad an Standardisierung und Replizierbarkeit.

Man könnte nun behaupten, dass der Berliner Flughafen eine spezialisiertere Lösung benötigt als eine vergleichsweise generische Produktionsstätte von Tesla und aus diesem Grund eine Modularisierung nicht in Frage kommt. Jedoch hat der Bau der Madrider U-Bahn gezeigt, dass eine modulare Herangehensweise auch bei komplexen Megaprojekten in der Verkehrsinfrastruktur zielführend sein kann. Hier hat man es durch eine rationale und schlanke Modularisierungsstrategie erreicht, dass die U-Bahn doppelt so schnell und zu 50% der Kosten fertiggestellt wurde, verglichen mit dem Industriedurchschnitt.

Folglich sollte in jedem Fall Rücksicht auf die Individualität der gewünschten Lösung gelegt werden. Es stellt sich jedoch hierbei nicht die Frage, ob ein Projekt modularisiert werden kann, sondern bis zu welchem Grad es modularisiert werden kann. Während sich relativ generische Projekte tendenziell stärker modularisieren lassen, lassen sich bei einem hohen Individualisierungsgrad wohl nur weniger sinnvoll gestaltete, in sich geschlossene Einheiten bilden.

Es sollte letztendlich bei jedem Projekt überlegt werden, wie grundlegende Module gebildet werden können und inwiefern von der Replizierbarkeit dieser profitiert werden kann. Bei der Gestaltung der Module gilt der Grundsatz: So viel Spezialisierung wie nötig und so viel Standardisierung wie möglich. So können Sie Ihr Projektmanagement mit Hilfe von Modularisierung möglichst effizient gestalten.

Für einen effizienteren Projektablauf kann ebenso eine für Sie passende Projektmanagement-Software sorgen, unabhängig davon, ob Sie Ihr Projekt modular oder ganzheitlich planen. Sie begleitet und unterstützt Ihr Projekt von der ersten Planung, über die gesamte Abwicklung, bis hin zur Dokumentation. Mit InLoox können Sie einen zusätzlichen Mehrwert für Ihr Projekt schaffen.

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Deadlines nehmen im Projektkontext eine sehr zentrale Rolle ein. Durch sie wird gewährleistet, dass Aufgaben rechtzeitig beendet werden. Somit können subsequente Aufgaben nach Plan starten und das Projekt wird zum vereinbarten Termin fertiggestellt. Ein Fehlen von Deadlines kann zu einem großen Chaos führen, da eine Abstimmung von Aufgaben und Prozessen nahezu unmöglich wird.

Das Setzen von Deadlines ist ein sinnvolles Instrument im Projektmanagement, das ein gewisses Maß an Struktur gibt. Eine vor Kurzem veröffentlichte Studie der Macquarie Business School in Australien und der University of Otago in Neuseeland wirft jedoch ein anderes Licht auf diese Thematik:

Anhand der Studie wurden  zwei überraschende Effekt belegt. Erstens, dass Aufgaben ohne Deadline im Durchschnitt schneller erledigt werden. Zweitens, hat die Aufgabe eine längere Bearbeitungsfrist, nimmt die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufgabe gar nicht erledigt wird, zu.

Fehlen einer Deadline als Signal der Dringlichkeit

Man könnte vermuten, dass Menschen beim Fehlen einer Deadline denken, dass der Zeitraum für die Bearbeitung relativ lang ist, ähnlich wie bei einer großzügigen Deadline. Dementsprechend würde eine fehlende Deadline zur Folge haben, dass Aufgaben immer wieder aufgeschoben und schlussendlich möglicherweise vergessen werden. In der Praxis ist jedoch das Gegenteil der Fall. Eine fehlende Deadline wird als Signal der Dringlichkeit aufgefasst.

Die Deadline als Erlaubnis zum Aufschub

Deadlines dienen grundsätzlich als Motivation, Dinge zu erledigen, die man andernfalls aufschieben würde. Dies ist jedoch nicht immer Fall. Ist die Frist nicht knapp genug bemessen, so betrachten Menschen dies als Möglichkeit, eine Aufgabe aufzuschieben, ohne mit negativen Folgen rechnen zu müssen. Prokrastination wird dementsprechend gefördert. Eine längere Deadline kann also bedeuten, dass eine Aufgabe länger aufgeschoben wird. Je länger wiederum dieser Aufschub ist, desto wahrscheinlicher wird es, dass die Aufgabe letztendlich vergessen wird.

Die Existenz einer Deadline führt zu einem von zwei Ergebnissen: Wird die Frist eingehalten, so ist das gut. Wird sie nicht eingehalten, so ist das schlecht. Gibt es hingegen keine Deadline, betrachtet der Mitarbeitende die Güte des Ergebnisses eher als Spektrum: Je früher die Aufgabe erledigt wird, desto besser. Umgekehrt gilt: Je später die Aufgabe erledigt wird, desto schlechter. Somit ist der Anreiz für eine schnelle Abarbeitung ohne Deadline größer, während feste Fristen, die zu weit in der Zukunft liegen, einen Aufschub begünstigen können.

Wann Deadlines verzichtbar sind

1. Der Nutznießer ist jemand anderes

Wenn wir selbst einen Nutzen aus der Erledigung einer Aufgabe ziehen, so können wir besser deren Bedeutung und folglich deren Dringlichkeit einschätzen. Wenn dies jedoch nicht der Fall ist und hauptsächlich eine andere Person von der prompten Erledigung profitiert, so hat die Aufgabe für uns selbst keine große Priorität und es besteht die Gefahr der Prokrastination. Keine Deadline zu setzen kann hier dazu führen, dass man die Aufgabe schnell vom Tisch haben will um sich den eigenen, wichtigen Aufgaben widmen zu können.

2. Die Projektdeadline ersetzt die Aufgabendeadlines

Wenn die Dringlichkeit des Gesamtprojekts auf der Hand liegt und der Mitarbeitende diese ohne großen kognitiven Aufwand erkennen kann, darf auf Deadlines in den Aufgaben verzichtet werden. Wenn das Projekt beispielsweise darin besteht, einen Messeauftritt für eine im kommenden Monat stattfindende Messe zu planen, kann der psychologische Effekt des Weglassens von Deadlines die schnellstmögliche Erledigung der Aufgaben besser sicherstellen, als es strikte Deadlines tun.

3. Wiederkehrende Aufgaben oder kontinuierliche Optimierungen

Auch bei Routineaufgaben oder kleinen Projekten, die zwar sinnvoll, aber nicht dringlich sind, kann auf Deadlines verzichtet werden. Hier ist es sinnvoller in ruhigeren Phasen oder wöchentlich zwei bis drei Stunden eines Tages zu blockieren, um diese Aufgaben abzuarbeiten. Deadlines würden hier nur zu künstlichem Druckaufbau führen, der den oben beschriebenen negativen Effekt des Prokrastinierens oder Ignorierens zur Folge haben kann.

Wie man Deadlines richtig setzt

Auch wenn Deadlines zu Prokrastination führen können, gerade wenn diese nicht sinnvoll festgelegt werden, spielen sie in den meisten Projekten eine entscheidende Rolle. Wenn sich Ihr Projekt nicht für einen Verzicht auf Deadlines eignet, sollten Sie einige Grundregeln für den Umgang mit diesen beachten:

• Vertrauen: Eine gute Vertrauensbasis ist Voraussetzung für den Projekterfolg. Mitarbeitende werden dadurch ermutigt, ihre Probleme zu offenbaren. Dies ist wiederum essentiell für die Einhaltung von Fristen.
• Kommunikation: Legen Sie für Ihre Mitarbeitenden alle relevanten Eckpfeiler des Projekts offen. Durch die Kenntnis aller Ziele, Meilensteine und Fristen können diese die Bedeutung Ihrer Aufgaben selbst besser einschätzen und zum Erfolg des Projekts beitragen.
• Kontrolle: Von einem regelmäßigen Überblick über den Fortschritt der Aufgaben profitieren alle Beteiligten: Mitarbeitende können Ihre Bedenken zur Planung äußern und die Projektleitung kann bei Außerplanmäßigkeiten intervenieren.
• Informieren: Den Mitarbeitenden sollte stets Auskunft über alle projektrelevanten Informationen gegeben werden, worunter letztendlich auch alle Fristen fallen.
• Auslastung: Für die Projektleitung ist es essentiell, Deadlines entsprechend den Kapazitäten der Mitarbeitenden zu setzen. So kann sichergestellt werden, dass der Mitarbeitende dazu in der Lage ist, die Aufgabe innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erledigen, ohne diese unnötig aufschieben zu können.

Unabhängig davon, ob Sie in Ihrem Projekt regelmäßig Deadlines nutzen oder ob Sie ein System ohne festgelegte Fristen etabliert haben: Eine für Sie passende Projektmanagement-Lösung wie InLoox bringt Ihren Projekten in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert.

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Was macht ein gutes Projektteam aus?

Zu Beginn von jedem Projekt gilt es für den Projektmanager, ein passendes Projektteam zusammenzustellen. Hierfür werden zumeist die Anforderungen evaluiert, die das jeweilige Projekt mit sich bringt. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, werden gewisse projektspezifische Skills benötigt. Das Projektteam wird im Anschluss diesen Skills entsprechend zusammengestellt. Durch dieses Vorgehen will der Projektmanager Kapazitäten schaffen, um das Projekt so effizient wie möglich abzuwickeln.

Projektspezifische Skills im Team zu vereinen ist aber nur die halbe Miete. Oft wird von Projektmanagern vernachlässigt, dass es eine Reihe grundlegender Fähigkeiten gibt, die in jedem Projekt benötigt werden. Diese 4 essentiellen Fähigkeiten stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Inhalt:

• Expertise in einer Disziplin
• Problemlösungsvermögen
• Soziale Fähigkeiten
• Organisationstalent

Expertise in einer Disziplin

Ein Projekt ist stets ein multidimensionales Konstrukt. Ein heterogenes Projektteam mit Erfahrung in vielen Bereichen bringt einen großen Mehrwert mit sich. Ein Team aus Programmierern ist beispielsweise selbst bei einem Software-Projekt nicht ausreichend. Auch hier werden unter anderem Teammitglieder mit Expertise im Finance-Bereich oder im Marketing-Bereich benötigt. So kann beispielsweise durch eine sinnvolle Budgetierung sichergestellt werden, dass das Projekt im Hinblick auf die Kosten im Rahmen bleibt. Durch Erkenntnisse aus der Marktforschung und einer stark kundenorientierten Perspektive können Mitarbeitende mit Marketing-Hintergrund dafür sorgen, dass das Projektergebnis das widerspiegelt, was der Kunde tatsächlich benötigt. Der Kern des Projekts liegt zwar nicht in diesen Bereichen, aber ein Vernachlässigen kann zu Budgetüberschreitungen oder einer für den Kunden kaum nützlichen Lösung führen.

Letztendlich beschränkt sich ein Projekt niemals nur auf eine Disziplin. Auch wenn der Fokus des Projekts auf einem ganz bestimmten Bereich liegt, gibt es stets unterstützende Funktionen, die es zu erfüllen gilt.

Problemlösungsvermögen

Ein Projekt läuft nur in den seltensten Fällen ohne Probleme ab. Häufig ändern Auftraggeber ihre Anforderungen, Mitglieder aus dem Projektteam fallen kurzfristig aus oder bestimmte Ressourcen sind nicht verfügbar. Da es kaum möglich ist, alle möglichen Probleme in die Projektplanung miteinzubeziehen ist eine gewisse Problemlösungskompetenz im Projektteam unverzichtbar.

Unter dieser versteht man grundsätzlich einen durchdachten und systematischen Ansatz, um Probleme anzupacken. Durch die Überwindung von Widerständen soll ein gewünschter Soll-Zustand erreicht werden.

Die Lösung eines Problems sollte in der Praxis stets einen Prozess darstellen. Dieser besteht aus folgenden 5 Phasen:

• Identifikation: Hier gilt es zu identifizieren, wo das Problem wirklich liegt. Eine klare und ganzheitliche Definition der Problematik, am besten schriftlich und bildlich dokumentiert, ist essentiell.
• Analyse: In dieser Phase ist zu erörtern, wie das Problem zustande kommen konnte und welche Konsequenzen es für den weiteren Ablauf mit sich bringt. Dabei geht es nicht darum, Schuldige, sondern systembedingte Stolpersteine zu finden, die für die Zukunft aus dem Weg geräumt werden können.
• Kreativität: Um eine passende Lösung zu finden, bedarf es häufig eines kognitiven Perspektivenwechsels. Design Thinking kann dabei helfen, kreative Lösungsansätze zu finden.
• Umsetzung: Problemlösungskompetenz bedeutet ebenfalls, die Initiative zu ergreifen. Die Wahl eines Lösungsvorschlags und dessen Implementierung setzt ein gewisses Maß an Verantwortungsbewusstsein voraus.
• Kontrolle: Da sich nicht alle Probleme mit der ersten umgesetzten Maßnahme lösen lassen, ist die Kontrolle der Wirkung dieser von hoher Bedeutung.

Soziale Fähigkeiten

Ein Projektteam ist ein komplexes soziales Konstrukt. Personen mit verschiedenen Hintergründen, Erfahrungen und Werten treffen im Rahmen eines Projekts aufeinander. Häufig arbeitet die jeweilige Personengruppe das erste Mal zusammen. Um unter diesen Umständen eine zielführende Zusammenarbeit zu ermöglichen, müssen die Teammitglieder ein breites Spektrum an sozialen Fähigkeiten aufweisen. Auf diese Weise können zwischenmenschliche Spannungen gemieden werden und es wird eine angenehme Arbeitsatmosphäre geschaffen.

Im Fokus steht hierbei klar Teamwork. Neben der Fähigkeit, mit anderen gewinnbringend zusammenarbeiten zu können, sind auch verwandte Skills, wie aktives Zuhören, Empathie, Geduld oder Flexibilität von großer Bedeutung.

Organisationstalent

Eine gute Organisation hilft dem Projektteam dabei, Aufgaben zu erledigen, während Konflikte zwischen den betroffenen Parteien vermieden werden. Ein Mangel an Organisation führt wiederum zu Chaos und zu Missverständnissen innerhalb des Teams.

Ein wichtiger Faktor bei der Organisation durch die Mitarbeitenden ist Kommunikation. Der Austausch mit Teammitgliedern, Anspruchsgruppen und anderen Abteilungen des Unternehmens, die für das Projekt benötigt werden, ist essentiell. Auf diese Weise können alle Betroffenen im Hinblick auf das Projektziel koordiniert werden.

Ebenfalls von großer Bedeutung ist Transparenz. Durch eine Offenlegung des Fortschritts und möglicher Ungereimtheiten jedes Mitarbeitenden wird eine Abstimmung innerhalb des Projektteams ermöglicht. Engpässe im Projektablauf werden somit identifiziert, doppelte Arbeiten werden vermieden und die Mitarbeitenden werden letztendlich effizienter eingesetzt.

Fazit

Wenn Sie für Ihr nächstes Projekt ein Team zusammenstellen, sollten Sie nicht ausschließlich nach Teammitgliedern mit Expertise in der jeweiligen technischen Sparte Ausschau halten. Zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten sind schließlich ebenso ausschlaggebend für den Erfolg Ihres Projekts. Denn auch die besten Experten sind für Ihr Projekt nur von geringem Nutzen, wenn diese nicht dazu in der Lage sind, mit dem Team zu kommunizieren oder sich zu organisieren. Nicht zu vernachlässigen ist hierbei, dass sich die Mitglieder des Teams stets weiterentwickeln können und in der Lage sein sollten, neue Skills zu erlernen.

Eine geeignete Projektmanagement-Software kann Ihr Projektteam unter anderem bei der projektinternen Organisation und Kommunikation unterstützen. Auch die Projektmanagement-Lösung von InLoox bringt Ihrem Projekt in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert.

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Die Bedeutung des Auftraggebers im Projekt

Der Auftraggeber ist die Person oder die Organisation, die während des gesamten Projektablaufs für Sie im Zentrum stehen sollte. Denn keine objektiven Kriterien, sondern einzig und allein die subjektive Einschätzung des Auftraggebers bestimmt über den Erfolg Ihres Projekts. Ist dieser mit dem Resultat des Projekts unzufrieden und wurden seine Erwartungen nicht erfüllt, so können Sie das Projekt als gescheitert betrachten. Dabei spielt es keine Rolle, welche Vorgaben denn nun letztendlich erfüllt wurden oder wie das Projektteam selbst das Ergebnis bewertet. Einen Mehrwert für den Auftraggeber zu schaffen, ist die oberste Prämisse.

Wie Ihr Auftraggeber das Ergebnis des Projekts bewertet, ist aber nicht nur vom Ergebnis selbst abhängig. Auch schon vor Abschluss des Projekts gibt es Berührungspunkte. Diese gilt es so zu gestalten, um das Vertrauen des Auftraggebers zu gewinnen. Je zufriedener dieser mit dem gesamten Projektablauf ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass er auch das Ergebnis entsprechend anerkennt. Ist dies der Fall, so werden Sie auch für sein nächstes Projekt der erste Ansprechpartner sein.

Um nicht nur mit dem Projektergebnis, sondern auch schon zuvor beim Auftraggeber brillieren zu können, sollten Sie einige Aspekte beachten, die für diesen von großer Bedeutung sind. Im Folgenden erläutern wir für Sie sechs Dinge, die Auftraggeber von Auftragnehmern im Projektkontext erwarten. Verinnerlichen Sie diese Erwartungshaltungen, um Ihren Auftraggeber zu begeistern und langfristig als Kunden zu binden.

Inhalt

• Persönliche Benefits
• Vorteile für die Organisation
• Starke Vertrauensbasis
• Sicherheit
• Aufzeigen der Fähigkeiten
• Großes Engagement

Persönliche Benefits

Auftraggeber sind in den meisten Fällen Einzelpersonen, die im Namen und im Interesse eines Unternehmens oder einer anderen Organisation Dienstleister akquirieren. Zwar wird ein Projekt nicht nach einem persönlichen Nutzendenken vergeben, dennoch wird diese Einzelperson durch gewisse Erwartungen dazu motiviert, diese Aufgabe zu übernehmen.  

Derartige Erwartungen können auf egozentrische Wünsche abzielen, beispielsweise auf eine Gehaltserhöhung, einen Bonus, einen Karriereschub oder auch auf Anerkennung im Unternehmen. Andere Erwartungen sprechen wiederum arbeitsbezogene Wünsche an. Das Arbeitsleben des Mitarbeitenden soll hier zum Beispiel durch verbesserte Prozesse oder Automatisierungen erleichtert werden. Derartige Ziele überschneiden sich häufig mit den Zielen des Unternehmens.

Bei der Vergabe des Projekts sollten Sie also stets herausfinden, welche persönlichen Ziele die dahinterstehende Person verfolgt. Mit diesem Wissen können Sie ein höheres Engagement bewirken und folglich ein besseres Ergebnis erzielen.

Vorteile für die Organisation

Die Vorzüge, die sich für das Unternehmen selbst ergeben, sind der Grund dafür, warum das Projektüberhaupt durchgeführt wird. Folglich sind diese im Grundsatz auf der Auftraggeberseite bereits ersichtlich, andernfalls wäre das Projekt schließlich nicht zustande gekommen.

Dennoch sollten Sie diese Benefits im Laufe des Projekts stets betonen und zudem Vorteile aufzeigen, die für das Unternehmen im Vorhinein noch nicht ersichtlich waren.

Starke Vertrauensbasis

Es ist von äußerster Wichtigkeit für den Auftraggeber, dass er dem Auftragnehmer vertrauen kann. Je nach Projekt werden sehr empfindliche Daten übertragen. Ein behutsamer und sicherer Umgang mit diesen ist eine absolute Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit. Bei Nichtbeachtung können für den Auftraggeber enorme Schäden entstehen. Ein Abbruch der Zusammenarbeit ist in den meisten Fällen in der Folge kaum noch abzuwenden.

Sie sollten sich also im Umgang mit Daten bereits ab dem ersten Kontakt als kompetenter Partner präsentieren. Legen Sie Ihre Richtlinien für den Umgang mit Daten offen und versichern Sie Ihren Klienten die sichere Verwahrung von sensiblen Informationen nach aktuellen DSGVO-Bestimmungen.

Sicherheit

Risiken sollten so weit wie möglich ausgeschlossen werden – das ist auch die Devise von Auftraggebern. Ein Projekt auszusourcen ist jedoch immer ein Risiko. Einen garantierten Projekterfolg gibt es nicht, egal, für wie kompetent man seinen Partner hält.

Es liegt folglich an Ihnen, das wahrgenommene Risiko für den Auftraggeber zu schmälern. Hierfür lässt sich beispielsweise das Gesamtziel in kleinere Ziele herunterbrechen, die schließlich greifbarer und leichter realisierbar erscheinen. Auch das Erläutern eines detaillierten Projektplans kann zielführend sein. Wer sehr von seinen Fähigkeiten überzeugt ist und eine kompromisslose Kundenorientierung verkörpern will, kann ebenso zu drastischeren Maßnahmen greifen, zum Beispiel zu einer Geld-Zurück-Garantie beim Fehlschlag eines Projekts.

Aufzeigen der Fähigkeiten

Ob ein potentieller Auftraggeber Sie überhaupt auswählt und wie er letztendlich das Projektergebnis bewertet, hängt stark davon ab, für wie kompetent und fähig er Sie als Projektmanager und Ihr Projektteam hält. Es gilt also stets aufzuzeigen, dass ein Projekt in Ihren Händen gut aufgehoben ist. Machen Sie deutlich, dass Sie die Fähigkeiten, die für das Projekt nötig sind, in Ihrem Team vereinen. Wenn dies nicht der Fall ist, so bleiben Sie ehrlich! Ein perfektes Team, welches alle relevanten Fähigkeiten vereint, existiert nicht. Machen Sie dem Auftraggeber an dieser Stelle lieber klar, dass Sie für gewisse Aufgaben kompetente Partner haben, an welche Sie Aufgaben outsourcen.

Die Skills, die ein Auftraggeber von einem Auftragnehmer erwartet, sind sowohl projektspezifisch als auch universell. Universelle Fähigkeiten sind Skills, die in jedem Projekt benötigt werden. Sie reichen von der Planung, über Risikomanagement und Budgetierung, bis hin zu Führungsqualitäten. Sind Sie sich unsicher, ob Sie der Auftraggeber in dieser Hinsicht für umfassend kompetent hält, so ist es am einfachsten, aktiv nachzuhaken. Äußert dieser offen Bedenken, so ist es einfach, diese gezielt zu beseitigen.

Der einfachste Weg, andere von Ihren Fähigkeiten zu überzeugen, sind Referenzen. Machen Sie durch Erfahrungsberichte öffentlich, welche Skills Ihnen von anderen Kunden zugeschrieben werden.

Großes Engagement

Ein guter Dienstleister versteht die Probleme seines Kunden als seine eigenen Probleme. Dementsprechend wird vom Auftragnehmer erwartet, dass er äußerst engagiert an das Projekt herantritt. Verspürt der Auftraggeber einen mangelnden Einsatz bei der Aufgabe, so wird er selbst bei positivem Projektabschluss nicht ganz zufrieden sein. Schließlich wäre bei einem höheren Engagement eine bessere Zusammenarbeit und damit ein besseres Ergebnis in Aussicht gestanden.

Darüber hinaus wird es hinfällig, das Projektteam und den Fortschritt regelmäßig zu kontrollieren und wiederholte Briefings durchzuführen, wenn der Auftragnehmer eine intrinsische Motivation findet. Somit sind alle Beteiligten an der Erzielung des bestmöglichen Ergebnisses interessiert und teilen letztendlich eine gemeinsame Vision.

Die Projektmanagement-Lösung von InLoox ermöglicht es Ihnen, einfach Stakeholder in das Projekt miteinzubinden und somit eine höhere Zufriedenheit bei diesen zu erzielen.

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Der Ursprung und die Bedeutung von ERP-Systemen

Bereits vor über 100 Jahren wurde der erste sinngemäße Vorgänger von ERP (Enterprise Resource Planning) entwickelt und in der Industrie etabliert. EOQ (Economic Order Quantity) kam noch vollständig ohne Computer aus und sorgte nur mit Stift und Papier für eine verbesserte Zeitplanung in der Produktion.

Über ein halbes Jahrhundert lang war dieses papierbasierte System der Standard. Die spätere Implementierung eines zentralen Großrechners galt als Revolution: MRP (Material Requirements Planning) war geboren.

Ein großer Schritt in Richtung heutiger ERP-Systeme wurde dann mit MRP II (Manufacturing Resource Planning) gemacht. Hier wurden erstmals verschiedene Komponenten der Produktion in Form von Modulen auf einer zentralen Plattform vereint. Somit konnten beispielsweise Module wie Vertragsmanagement, Einkauf oder Zeitplanung zielgerichtet aufeinander abgestimmt werden.

Als sich Computertechnologien in den 90er Jahren mit zunehmender Geschwindigkeit entwickelten und derartige Systeme immer mehr Funktionen erhielten und leichter zu bedienen wurden, war erstmals die Rede von ERP. Was hinter diesem Begriff genau steckt und was Sie für Ihr Unternehmen darüber wissen sollten, erfahren Sie im Folgenden:

Inhalt

• Was ist ein ERP-System?
• Das muss ein ERP-System können
• Mobile und Social ERP
• Wie Ihr Unternehmen von einem ERP-System profitieren kann
• ERP vs. PM: Wo liegen Gemeinsamkeiten und Unterschiede?
• Worauf Sie bei der Implementierung achten sollten

Was ist ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet ein System, das in Unternehmen als eine zentrale Steuerungseinheit dient. Im Fokus steht die Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen in den unterschiedlichsten Bereichen. Darunter fallen unter anderem das Personalwesen, die Fertigung, der Vertrieb, die Finanzen oder auch die Lieferkette.

Durch die Integration von abteilungsübergreifenden Daten und Informationen dienen ERP-Systeme als Hilfe für Führungskräfte in der Entscheidungsfindung, in der Erkenntnisgewinnung und in der Prozessoptimierung. Die vernetzte Struktur ermöglicht es, selbst abteilungsübergreifende Arbeitsprozesse konkret abzubilden.

Oftmals wird das ERP-System als zentrales Nervensystem einer Organisation beschrieben. So wie unser Hirn die tagtägliche Funktionalität unserer Gliedmaßen, unseres Stoffwechsels und weiterer Körperfunktionen gewährleistet, so sorgt ein ERP-System in Unternehmen dafür, dass verschiedene Abteilungen handlungsfähig und aufeinander abgestimmt sind. Aus diesem Grund ist eine effektive ERP-Lösung heutzutage für viele Unternehmen unverzichtbar.

Das muss ein ERP-System können

Wie bereits erwähnt, sind ERP-Lösungen und verwandte Systeme schon seit einigen Jahren ein viel genutztes Tool in Unternehmen. Im Laufe der Zeit und vor allem im Rahmen der Digitalisierung haben sich die Funktionen, aber auch die Erwartungen, die an ein solches System gestellt werden, deutlich verändert. Bei der Suche nach einer für Sie geeigneten ERP-Lösung sollten Sie genauestens darauf achten, dass gewisse grundlegende Funktionen von der Software erfüllt werden. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche klassischen Funktionsbereiche stets abgedeckt werden sollten:

• Finanzwesen: Die Kernfunktionen umfassen hierbei neben dem Controlling und dem Rechnungswesen die Finanz-, Anlagen-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Weitere Funktionen, die diesen Bereich ergänzen können, sind beispielsweise die Verwaltung von Zahlungen und Mahnungen oder die Erstellung des Jahresabschlusses.
• Logistik: Hier sollte darauf geachtet werden, dass die Software den Ein- und Verkauf, die Materialwirtschaft, die Lagerverwaltung und schließlich den Vertrieb umfasst. Ergänzende Funktionen wie Transport- und Außenhandelsverwaltung oder eine Wareneingangs- und Warenausgangsbearbeitung können sinnvoll sein.
• Produktion: In diesem Kontext sind Planungs- und Steuerungsfunktionen unter Berücksichtigung von Kapazitäten von großer Bedeutung. Ebenso essentiell ist die Erfassung der Betriebsdaten. Auch Funktionen zur Verwaltung von Fertigungsaufträgen und zur Materialbedarfsplanung können von großem Nutzen sein.
• Personalwesen: Die zentralen Funktionen sind hier neben der Rekrutierung und Verwaltung der Mitarbeiter die Karriereplanung und die Abrechnung von Gehalt und Lohn. Ergänzend kann hier eine Entgeltermittlung oder Personalentwicklung Sinn machen.
• Zusatzfunktionen: Ein stark zunehmender Anteil von Unternehmenstransaktionen wird mittlerweile online abgewickelt. Ein ERP-System kann durch E-Business Funktionen auch in dieser Angelegenheit Hilfestellung leisten. Auch eine Integration eines CRM-Systems (Customer Relationship Management) ist heutzutage keine Seltenheit mehr. So können im Rahmen der ERP-Lösung bestehende und potentielle Kundenbeziehungen und entsprechende Interaktionen einfach gehandhabt werden. Als Erweiterung der Logistikfunktion kann ein integriertes Supply Chain Management (SCM) betrachtet werden. Dieses geht bei der Betrachtung logistischer Prozesse über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus und berücksichtigt Beteiligte entlang der gesamten Lieferkette.

Dies ist schließlich nur eine Auswahl der wichtigsten klassischen Tools, die gerade im produzierenden Gewerbe von großer Bedeutung sind. Eine Liste an Funktionen, die für Unternehmen einen zusätzlichen Mehrwert bringen können, kann nahezu endlos weitergeführt werden. So ist beispielsweise eine Integration weiterer Marketing- und Vertriebsfunktionen denkbar. Auch eine Schnittstelle zu einem Data Warehouse, inklusive Archivierung und Datenbankverwaltung, ist häufig zielführend. Sogar die Integration vollwertiger Projektmanagement-Anwendungen sind in ERP-Systemen keine Seltenheit mehr.

Mobile und Social ERP

In Zeiten der Digitalisierung und Vernetzung gibt es im Zusammenhang mit ERP zwei Begriffe, die deutlich an Bedeutung gewinnen: Mobile ERP und Social ERP. Worum es sich dabei handelt, erklären wir Ihnen im Folgenden:

Mobile ERP zielt grundsätzlich darauf ab, dass Anbieter ihre Software auf mobilen Endgeräten mittels einer App verfügbar machen. So können Nutzer jederzeit ortsunabhängig auf alle relevanten Informationen zugreifen. So können beispielsweise bei Vertragsabschlüssen Aufträge ohne Verzögerung ausgelöst werden und Lagerbestände können im Gespräch beim Kunden vor Ort abgerufen werden. Jedoch stellen eine eingeschränkte Leistungsfähigkeit mobiler Geräte und Datenschutzbedenken bei der Übertragung von Daten in diesem Kontext oftmals eine Herausforderung dar.

Social ERP betrachtet ERP-Systeme wiederum als Ort des sozialen Austauschs. Sie dienen als Plattform, auf welcher Nutzer relevante Informationen teilen und konsumieren können. Es wird eine Möglichkeit der effizienten Kommunikation und der Vernetzung in Echtzeit geschaffen – auch mit externen Anspruchsgruppen. Zu diesem Zweck sollten ERP-Systeme ähnlich wie soziale Netzwerke aufgebaut sein. Sie sollten einfach, benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen sein. Durch eine mögliche Personalisierung sollten individuelle Bedürfnisse befriedigt werden können. Ein ansprechendes Design kann dies abrunden.

Wie Ihr Unternehmen von einem ERP-System profitieren kann

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Unternehmen sind komplexe Organisationen, die sich in der Struktur, in den vorhandenen Ressourcen, in den Zielen und in vielen weiteren Gesichtspunkten stets voneinander unterscheiden. Folglich gibt es keine einheitliche ERP-Lösung, die für ein breites Spektrum an heterogenen Unternehmen geeignet ist. Die erste Voraussetzung dafür, dass ein derartiges System einen Mehrwert bringt, ist, dass sie genau zum Unternehmen passt. Ist diese Voraussetzung erfüllt, können Sie von den folgenden 6 Vorteilen profitieren:

• Erhöhte Produktivität und Effizienz: Eine ERP-Lösung hilft Ihnen sowohl bei der Rationalisierung als auch bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die höhere Effizienz schlägt sich in frei gewordener Zeit nieder, die in jene Geschäftsprozesse fließen kann, um Innovation voranzutreiben.
• Vermindertes Geschäftsrisiko: Durch die ERP-Implementierung im Unternehmen schaffen Sie Transparenz und erhalten Einblicke in betriebliche Abhängigkeiten und Wechselwirkungen. Somit fällt eine gezielte Steuerung deutlich leichter und unvorhergesehene Ereignisse werden vermieden, beziehungsweise kann rechtzeitig gegengesteuert werden.
• Simple Infrastruktur: Dadurch, dass Sie verschiedene Tools auf einem zentralen System vereinen, wird die IT-Infrastruktur im Unternehmen deutlich vereinfacht. Eine Vielzahl von Funktionen nutzt die gleiche allumfassende Datenbank, mehrfach gespeicherte Daten werden vermieden.
• Wertvolle Einblicke: Das ERP-System wird zur einzigen Quelle von unternehmensinternen Daten. Diese sind vernetzt und unverzüglich abrufbar. Somit dienen sie als eine nützliche und aussagekräftige Hilfestellung beim Treffen wichtiger Entscheidungen.
• Optimiertes Berichtswesen: Durch das ERP-System als zentrale Speichereinheit für alle relevanten Informationen können Reports schnell und mit Echtzeit-Daten erstellt werden. Ausgehend davon können Maßnahmen für eine bessere betriebliche Performance ergriffen werden.
• Verbesserte Agilität: Durch die Bereitstellung von Daten in Echtzeit können Defizite und Möglichkeiten sofort erkannt werden. Eine entsprechende Reaktion kann unverzüglich erfolgen. Dies kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in einem dynamischen Unternehmensumfeld sein.

ERP vs. PM: Wo liegen Gemeinsamkeiten und Unterschiede?

Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie einmalig, neuartig und komplex sind. Außerdem spielen eine konkrete Zielvorgabe und eine zeitliche Befristung eine bedeutende Rolle. Projektmanagement-Software unterstützt Teams dabei, Projekte zu bewältigen.

Auf der anderen Seite gibt es vor allem im produzierenden Gewerbe feststehende Geschäftsprozesse, die fortlaufend in Unternehmen durchgeführt werden und Gegenstand kontinuierlicher Optimierungsmaßnahmen sind. An dieser Stelle setzen ERP-Systeme an, die Transparenz schaffen und eine zielgerichtete Steuerung integrierter Abläufe im Unternehmen ermöglichen.

Während also PM-Software auf die Bewältigung einmaliger Herausforderungen abzielt, sorgen ERP-Systeme tendenziell mehr für die Überwachung und Steuerung von Routineprozessen unter Rücksicht auf alle betroffenen Unternehmensbereiche.

Obwohl einige ERP-Systeme einzelne Projektmanagement-Funktionen enthalten, stellt es sich meist als sinnvoller heraus, eine Schnittstelle zu einer professionellen Projektmanagement-Software herzustellen. Damit kann sichergestellt werden, dass relevante Daten zwischen den beiden Systemen automatisiert ausgetauscht werden. Besonders was klassische Produktionskennzahlen wie Budgets betrifft, stellt eine Schnittstelle zur Projektmanagement-Software einen klaren Mehrwert dar: Das Projektbudget wird auf der Ausgabenseite nicht nur mit den Kosten aus den Arbeitsstunden ermittelt, sondern auch mit den Daten aus dem Materialkostenbestand des ERP-Systems. Das Controlling profitiert von automatisch generierten Ausgaben/Einnahmen-Vergleichen, die zuverlässig in Echtzeit den Status-Quo der laufenden Projekte wiedergeben.

Worauf Sie bei der Implementierung achten sollten

Das Wichtigste bei der Auswahl einer ERP-Software ist, dass diese genau zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Es gibt auf dem Markt eine Vielzahl an Standardsoftwares, die bereits weite Teile der betrieblichen Grundanforderungen abdecken. Allerdings können Konfigurationen notwendig werden, um die Prozesse Ihres Unternehmens abzubilden. Dann muss das ERP-System über die Grundfunktionen hinaus anpassbar sein, um im unternehmerischen Alltag seiner Rolle als zentralem Steuerungstool gerecht zu werden.

Des Weiteren gibt es auch eine Reihe von Systemen, die auf eine Branche zugeschnitten sind. Dies hat zur Folge, dass Funktionen genauer auf die Bedürfnisse des Anwenders abgestimmt sind und somit eine höhere Produktivität mit sich bringen. Auch hier gilt es zu evaluieren, ob die Standardfunktionalität der branchenspezifischen ERP-Lösung für Ihr Unternehmen ausreicht.

Wenn dies nicht der Fall ist, so sind Sie mit einer Individualsoftware am besten beraten. Hier wird das System vom Anbieter direkt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Dadurch sind jedoch die Kosten, die eine Einführung mit sich bringt, meist bedeutend höher.

Neben einer bestmöglichen Passung auf Ihr Unternehmen gibt es einige weitere Gesichtspunkte, auf welche Sie bei der Wahl eines ERP-Systems achten sollten:

• Ein System, das mit Ihnen wächst: Gerade durch die zunehmende Digitalisierung und Vernetzung wird unsere Welt immer schnelllebiger. Unternehmen sehen sich somit immer häufiger mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Auch das Wachstum von Organisationen sorgt dafür, dass ERP-Lösungen flexibel sein und sich mit dem Unternehmen zielgerichtet verändern können müssen.
• Cloudbasierte vs. lokalinstallierte Lösung: ERP-Systeme sind sowohl als Software-as-a-Service (SaaS), als auch als lokale Lösung mit Datenspeicherung auf hauseigenen Servern möglich. Von vielen Anbietern wird zunehmend zu einer Cloud-Lösung geraten, nicht zuletzt, um operative Ausgaben und Investitionskosten zu schmälern.
• Einheitliche Nutzungserfahrung: Um für eine hohe Nutzerakzeptanz und eine einfache Bedienbarkeit zu sorgen, ist es wichtig, ein System mit einer einheitlichen Nutzeroberfläche über alle Anwendungen hinweg zu etablieren.
• Hervorragender Support: Das ERP-System ist das Herzstück eines Unternehmens. Treten hier Probleme auf, kann dies fatale Folgen haben. Aus diesem Grund ist es essentiell, einen Anbieter zu wählen, der dem Nutzer mit seiner Expertise stets zur Verfügung steht.
• Eine ganzheitliche Perspektive: Wählen Sie eine ERP-Lösung, die einen möglichst umfassenden Blick auf Ihr Unternehmen ermöglicht. Die Software sollte dazu in der Lage sein, alle relevanten Bereiche der Organisation zielführend miteinander zu verbinden. Bereiche, die nicht direkt durch das System abgebildet werden, sollten zumindest durch passende Schnittstellen verbunden werden können.

Letztendlich hilft ein ERP-System dabei, alle Prozesse eines Unternehmens effizient zu managen. Es kann somit einen enormen Mehrwert schaffen. Jedoch sollte darauf geachtet werden, die exakt für Sie passende Lösung zu implementieren, um das volle Potenzial auszuschöpfen.

Das Ausscheiden des Projektleiters als zentrales Problem

Wer die Projektleitung für ein anstehendes Projekt auswählt, sollte dabei sehr sorgfältig vorgehen. Neben fachlichen Kompetenzen, die jemanden für diese Aufgabe qualifizieren, sollte diese Person eine ganze Reihe sozialer Skills aufweisen, die ein Team-Lead benötigt. Nicht zuletzt spielt aber auch Zuverlässigkeit eine entscheidende Rolle. Zum Zeitpunkt der Team-Zusammenstellung sollte sich vergewissert werden, dass die Projektleitung während des gesamten Projekts mit vollem Engagement und Einsatz zur Verfügung steht.

Aber selbst bei größter Sorgfalt kann das Risiko, dass jemand beispielsweise krankheitsbedingt das Projektteam verlassen muss oder vom Management für ein vermeintlich bedeutenderes Projekt abgezogen wird, niemals vollständig vermieden werden. Durch eine sorgfältige Auswahl des Projektmanagers kann somit zwar das Ausfallrisiko begrenzt, aber niemals vollständig ausgeschlossen werden.

Sollte es also zu einem Ausfall des Projektmanagers kommen, wird in der Regel nicht das Projekt abgebrochen, sondern es wird eine neue Person für die Leitung eingesetzt. Dieser Wechsel ist keineswegs trivial. Schließlich sind Projekte komplexe Konstrukte, deren Planung und Ausführung dem Projektmanager unterliegt. Dieser hat individuelle Ansichten, Vorgehensweisen und Prinzipien, die häufig nicht vollständig mit dem Nachfolger kompatibel sind. Folglich wird ein gegenseitiger Anpassungsprozess nötig. Der neue Projektleiter passt sich dem Projekt an und umgekehrt. Wie Sie dies in der Praxis am besten umsetzen können, zeigen wir anhand dieser 7 Schritte:

Inhalt

1. Eine umfassende Übergabe
2. Sich mit dem Projektteam arrangieren
3. Den Projektbeginn gedanklich durchspielen
4. Die Bewertung des Projektplans
5. Die Frequenz der Teammeetings anpassen
6. Ein eigenes Risikomanagement
7. Adaptives Handeln

1.      Eine umfassende Übergabe

Was für viele selbstverständlich bei der Übergabe von Projekten, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten erscheint, wird in der Praxis häufig nicht richtig oder nur halbherzig erledigt. Oft werden dem neuen Verantwortlichen nur die Dokumente, die sich während des bisherigen Ablaufs angesammelt haben, in die Hand gedrückt, manchmal begleitet durch erläuternde Worte. Mit diesen wird der neue Projektleiter dann schließlich allein gelassen. Klassischerweise handelt es sich hierbei also um einen sehr einseitigen Prozess. Dies ist jedoch nicht optimal.  

Der neue Projektleiter übernimmt mit dem Projekt auch die Verantwortung für den Erfolg von diesem. Folglich sollte er selbst danach bestrebt sein, alle Informationen von seinem Vorgänger zu erhalten, die er selbst als wichtig erachtet. Nach Erhalt der Unterlagen sollte er diese auf Vollständigkeit prüfen und sorgfältig lesen, um bei der nächsten Besprechung mit dem Vorgänger Unklarheiten durch gezieltes Fragen aus dem Weg räumen zu können. Er sollte sich in diesem Zuge ebenso über das Team und die Kompetenzen der einzelnen Mitglieder informieren. Auch die Meilensteine, die Erwartungen der Stakeholder und weitere wichtige Aspekte sollten abgeklärt werden.

Der vorherige Projektleiter ist die wichtigste und ergiebigste Informationsquelle, die Sie im Rahmen des Projekts erhalten. Nutzen Sie diese so gut wie möglich, um das Projekt auf den richtigen Weg bringen zu können. Eine passende Projektmanagement-Software wie InLoox kann die Übergabe deutlich erleichtern und die Informationsasymmetrie minimieren.

2.      Sich mit dem Projektteam arrangieren

Das Projektteam ist der wohl ausschlaggebendste Faktor für den Erfolg eines Projekts. Folglich ist es essentiell, als Projektleiter das Team auf seiner Seite zu haben. Dies ist bei der Übernahme eines Projektteams nicht immer einfach. Geschieht diese nämlich gegen den Willen des Teams, so hat man als neuer Leiter oft nicht den einfachsten Stand. Auch die grundsätzliche Stimmung leidet oft unter einem derartigen Umbruch im Projekt.

Hier ist Empathie beim Projektleiter gefragt. Er hat zu klären, wo er beim Team steht und welchen Stellenwert das Projekt bei den Mitgliedern hat. Ausgehend davon kann er durch offene Kommunikation bewirken, dass die individuellen Ziele der Mitarbeitenden mit den Projektzielen in Einklang gebracht werden. So ziehen letztendlich alle Beteiligten an einem Strang und das Projektziel erscheint nun greifbar.

Außerdem ist es sinnvoll, bei der ersten Begegnung mit dem Team den vorherigen Projektleiter miteinzubinden. Der erste Eindruck zählt. Deshalb kann es zielführend sein, vom Vorgänger positiv im Team angekündigt zu werden. Dieser sollte den Mitgliedern versichern, dass das Projekt trotz des Führungswechsels in sicheren Händen ist.

3.      Den Projektbeginn gedanklich durchspielen

Versetzen Sie sich gedanklich nochmal an den Beginn Ihres Projekts. Evaluieren Sie selbst, welche Projektanforderungen gegeben sind, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und welche anderweitigen Bedingungen vorherrschen. Erstellen Sie dementsprechend Ihren eigenen Plan und spielen Sie diesen gedanklich durch.

So kann schließlich ein Vergleich zwischen Ihrem Plan und der tatsächlichen Umsetzung gezogen werden. So wird einerseits deutlich, was bei der Durchführung des Projekts nach Ihrem Verständnis zu knapp kam. Hier sollte schließlich bei Bedarf nachgebessert werden. Andererseits finden Sie möglicherweise auch sinnvolle Elemente, die Sie in Ihrer Planung nicht berücksichtigt haben. Somit können Sie aus diesem Vergleich lernen und einen anderen Blickwinkel auf das Projekt einnehmen.

4.      Die Bewertung des Projektplans

Nachdem Sie nun den bisherigen Projektablauf Revue passieren lassen haben, gilt es nun, sich mit dem weiteren Plan zu befassen. Hierbei sollte die Planung des Vorgängers sorgfältig evaluiert werden. Es ist Zeit zu prüfen, ob die Aufgaben sinnvoll angeordnet und aufeinander abgestimmt sind. Kontrollieren Sie, ob die Ressourcen möglichst effizient eingesetzt werden und ob die Aufgaben den Kompetenzen der zugeteilten Mitarbeitenden entsprechen.

Dieser Schritt kann als Startpunkt Ihrer Leitung des Projekts betrachtet werden. Spätestens hier sollte bei Bedarf interveniert werden, um einen möglichst soliden Projektplan als Ausgangspunkt zu haben. Für diesen müssen Sie als Projektmanager volle Verantwortung übernehmen können. Ein Abwälzen von möglichen Unzulänglichkeiten auf den früheren Projektleiter ist ab diesem Punkt ausgeschlossen.

5.      Die Frequenz der Teammeetings anpassen

Jeder Projektmanager legt einen anderen Führungsstil an den Tag. Es ist nicht Ihre Aufgabe, das Führungsverhalten Ihres Vorgängers zu adaptieren. Stattdessen sollten Sie Ihren eigenen Führungsstil anwenden, unter Rücksicht auf die jeweilige Führungssituation und die Teamkonstellation.

Abhängig vom Führungsstil ist schließlich auch die Kollaboration im Team. Bei einem autoritären Führungsstil ist eine ständige Kontrolle und eine intensivere Kommunikation von größerer Bedeutung als beispielsweise bei einer delegativen Führung.

Dementsprechend sollten Sie auch die Frequenz der Teammeetings so anpassen, dass sie einerseits Ihrem individuellen Führungsstil gerecht wird und andererseits den Bedürfnissen des Projekts und der Teammitglieder entspricht.

6.      Ein eigenes Risikomanagement

Da Sie mit der Übernahme der Projektleitung auch die Verantwortung für das Projekt übernehmen, sollten Sie sich einen Überblick über die Risiken verschaffen. Üblicherweise sollten bereits Risiken ausfindig gemacht und beurteilt worden sein, bevor Sie das Projekt übernommen haben. Um aber böse Überraschungen im weiteren Projektablauf abzuwenden, empfiehlt es sich, selbst eine Liste mit Risiken und entsprechenden Maßnahmen zu erstellen - schließlich sind Sie selbst nun in der Verantwortung.

7.      Adaptives Handeln

Die wesentlichen Schritte, die für eine erfolgreiche Übergabe eines Projekts befolgt werden müssen, wurden somit bereits absolviert. Jedoch ist nicht jedes Projekt gleich und somit kann auch die Projektübergabe nicht als standardisierte Checkliste abgearbeitet werden. Seien Sie also als Projektmanager aufmerksam und berücksichtigen Sie die Besonderheiten des Projekts, des Umfelds und des Teams.

Sorgen Sie dafür, dass Sie sich selbst bestmöglich im Projektteam einfinden und setzen Sie die richtigen Prioritäten. So kann Ihr Projekt trotz Änderungen in der Führung zum vollen Erfolg werden!

Zwar war nicht gerade strahlendes Wetter, aber dafür gab es strahlende Gesichter bei den 40 Teilnehmer*innen und den InLooxianer*innen am 29. September auf dem InLoox Insider Tag in München. Dieser fand etwas früher als sonst üblich statt und – Achtung: erste Premiere – erstmals in den Geschäftsräumen von InLoox.

Nachdem der Insider Tag aufgrund der Corona-Pandemie zwei Jahre als Präsenzveranstaltung ausfallen musste, war die Freude, sich dieses Jahr nun wieder persönlich in größerem Rahmen treffen zu können, mindestens so groß wie die Erwartungen, die InLoox Mitgründer und Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel bei der offiziellen Begrüßung weiter schürte: die Ankündigung der nachmittäglichen „quasi Weltpremiere“ von InLoox 11.

Am Vormittag bildeten drei Vortrags-Streams jeweils für Anwender, Technikinteressierte sowie für Interessenten das inhaltliche Gerüst. Dabei standen die Anwendervorträge wie jedes Mal auch dieses Jahr im Mittelpunkt. Damit alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Chance hatten, beide Anwendervorträge zu besuchen, waren diese hintereinander terminiert worden. Der Stream für Interessenten wurde erst im Anschluss daran eröffnet.

Anwenderstream

Im Anwender-Stream gab Anton Kohl, Geschäftsführer des Standorts Buttenheim von TNL Umweltplanung, einen Einblick in das Projektmanagement bevor und nachdem er im Unternehmen InLoox eingeführt hatte. Seine Vorgehensweise und Herausforderungen bei der Einführung verglich Kohl sehr anschaulich mit den Erfahrungen, die er bei einem Betriebsausflug – einer Bergwanderung – gemacht hatte. In beiden Fällen müsse jemand das Ziel und den Weg kennen, berücksichtigen, welche individuellen Voraussetzungen die einzelnen Teilnehmer mitbrächten und akzeptieren, dass es in unterschiedlichen Geschwindigkeiten vorangeht und auch mal Pausen eingelegt werden müssen. Aber, so beendet Kohl seinen Praxisvortrag, wenn dann alle gemeinsam am Ziel seien und die Mehrwerte des Projekts – in diesem Fall die Einführung von InLoox – erkennen, würde man nicht nur mit Erfolgen belohnt, sondern auch gleich in die Zukunft schauen und neue Ideen entwickeln.

Die beiden Leitthemen des TNL-Vortrags, Vorlagenmanagement sowie das Zusammenspiel von agilen und klassischen Methoden in Projektmanagement, wurde in den beiden folgenden How to-Vorträgen des Anwenderstreams aufgegriffen und weiter vertieft. Wie einfach und intuitiv man InLoox-Vorlagen anlegen, verwalten und verwenden kann, präsentierte Carola Moresche, Marketingleiterin bei InLoox. Sie verriet konkrete Tipps aus der Praxis und stellte Anwendungsszenarien vor, die sich unkompliziert auf die individuellen Situationen in den Unternehmen der Teilnehmer übertragen ließen.

Konrad Hänel, Principal Architekt bei InLoox, zeigte auf, ob und wenn ja wie sich agil und klassisch im Projektalltag vereinen lassen. Wichtig war ihm dabei, nicht unüberlegt dem „Agilitäts-Hype“ nachzugeben, sondern zu differenzieren. Sein Fazit: Jede Methode hat ihre Berechtigung und die Verantwortlichen sollten sorgsam entscheiden, in welcher Projektsituation sie nach welcher Methode arbeiten wollen.  Und ja – eine Kombination beider Vorgehensweisen kann bei bestimmten Aufgabenstellungen durchaus Sinn ergeben.

Technikstream

Unter dem Motto „InLoox Dashboards sagen mehr als Tausend Worte“ stimmte InLoox-Entwickler Pierre Wruck das Publikum nicht nur auf den nachfolgenden Anwendervortrag ein. Neben einem Überblick über die grundlegenden Funktionen und Möglichkeiten von Dashboards sowie einer Demo verglich er außerdem die Dashboards von InLoox 10 und InLoox 11. – Achtung: Spoiler –Die Dashboards in InLoox 11 werden künftig zusätzlich eine Vorschaufunktion besitzen, eine datenübergreifende Filterung und eine vollständige Lokalisierung ermöglichen.

„Dashboards fürs Controlling, Berichte für den Kunden“ … lautete der ebenso anschauliche wie detaillierte Vortrag von Nadja Miller, Projektmanagerin und Projektcontrollerin bei der habemus! electronic + transfer GmbH, einem Fertigungsdienstleister für elektronische Komponenten (engl. Electronic Manufacturing Services (EMS)). Habemus nutzt InLoox für das Multiprojektcontrolling sehr komplexer Projekte, die im Auftrag der Kunden umgesetzt werden. Durch den Einsatz der Dashboards profitiert habemus intern aufgrund eines transparenten Überblicks über Kosten und Erträge sowie effizienteren und qualitativ verbesserten Meetings. Und extern bewirken die Berichte mehr Transparenz für die Kunden über die Leistungen, wodurch ein gegenseitiges Vertrauen entsteht. Im Endeffekt hilft dies habemus!, neue Kunden zu gewinnen beziehungsweise vorhandene Kundenbindungen zu stärken.

Zum Abschluss des Technik-Streams gab Marinus Pfund einen Überblick über die Möglichkeiten, InLoox-Schnittstellen zu ERP-Systemen einzurichten. Außerdem demonstrierte er anhand von zwei Beispielen mit SAP sowie Microsoft Teams jeweils die Vorzüge der InLoox API. Die erste Demo behandelte die Übernahme von SAP-Daten in InLoox bzw. von InLoox-Daten ins SAP-System, um etwa Zeiterfassungseinträge austauschen und übernehmen zu können.

Interessentenstream

Bei InLoox-Trainerin Gabriele Ressel konnte man erfahren, wie man InLoox idealerweise einführt und Akzeptanz schafft. Darüber hinaus präsentierte sie ihre Erfahrungen aus 5 Jahren InLoox-Trainings in anschaulichen Best-Practices.

Das Highlight – InLoox 11 wird leistungsstärker, schneller, flexibler und beliebig skalierbar

Als Keynote und finalem Höhepunkt des Insider Tages präsentierten Dr. Andreas Tremel und Dr. Tiziano Panico gemeinsam live die neue InLoox Projekt-Plattform, die ab 31. Oktober am Markt verfügbar sein wird. Hierzu hat InLoox in eine neue Architektur investiert, damit die Kunden von einer höheren Leistung, Robustheit und Geschwindigkeit profitieren. Die Projekt-Plattform InLoox 11 richtet sich gleichermaßen an Projektmitarbeitende, Führungskräfte und Entscheider*innen in Unternehmen, indem sie alle Apps für jeden User und passende Funktionen für jede Projektrolle bietet.

Mehr zu InLoox 11, etwa den neuen Funktionen, erfahren Sie Ende Oktober im InLoox Newsletter, in unseren Pressemitteilungen auf der Website oder sprechen Sie uns an.

Wir bedanken uns nochmals recht herzlich bei allen Vortragenden, Teilnehmerinnen und Teilnehmern und freuen uns schon heute auf den kommenden InLoox Insider Tag 2023 In Berlin, der voraussichtlich im Mai 2023 stattfinden wird.

Was bedeutet Outsourcing?

Im Laufe eines Projekts steht stets eine Vielzahl von unterschiedlichsten Aufgaben an. Somit ist es kaum verwunderlich, dass im Projektteam häufig nicht alle dafür benötigten Skills vorhanden sind und notwendige Ressourcen oftmals nicht zur Verfügung stehen. An dieser Stelle kommt Outsourcing ins Spiel.

Outsourcing bezeichnet die systematische Ausgliederung von Funktionen, Organisationseinheiten oder Prozessen. Eine gewisse unternehmerische Leistung wird folglich nicht intern erstellt, sondern wird von einem externen Dienstleister mit Expertise auf dem jeweiligen Gebiet in das Unternehmen gebracht. In aller Regel werden in Projekten lediglich Sekundärtätigkeiten ausgelagert, die die zentralen Prozesse stützen. Die Kernfunktionen werden nach Möglichkeit stets intern verrichtet.

Legt man die Herkunft des Begriffs offen, wird zusätzlich die Bedeutung von Outsourcing deutlich. Das Wort setzt sich aus outside, resource und using zusammen. Sinngemäß steht diese Fusion englischer Begriffe also für die Nutzung externer Ressourcen.

Grundsätzlich kann jede Art von Funktion ausgelagert werden. Kleinstunternehmen engagieren beispielsweise sehr häufig eine Steuerkanzlei zur Verwaltung finanzieller Angelegenheiten, anstatt die Position der Buchhaltung intern zu besetzen. Aber auch in global agierenden Unternehmen, in welchen große Kapazitäten vorhanden sind, ist Outsourcing kein Fremdwort. So arbeitet zum Beispiel Amazon – neben der Nutzung einer eigenen Flotte – im großen Stil mit diversen Versanddienstleister zusammen.

Auch in Projekten spielt Outsourcing häufig eine große Rolle. Handelt es sich bei dem Projekt beispielsweise um eine Produktentwicklung in der Automobilbranche, so kann die Berechnung von Prototypen outgesourced werden. Geht es bei dem Projekt um die Gründung eines neuen Unternehmens, so lässt sich zum Beispiel die Erstellung einer entsprechenden Website und eines Logos auslagern.

Welche Aspekte bei Outsourcing im Projektkontext wichtig sind und welche Vor- und Nachteile dies mit sich bringen kann, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Inhalt

• Kosten
• Flexibilität
• Expertise
• Kontrolle
• Sicherheit
• Workload
• Zeit
• Abstimmung
• Suche

Kosten

Kosten sind meist der ausschlaggebende Punkt dafür, dass Aufgaben im Projekt ausgelagert werden. Sind gewisse Kompetenzen intern nicht vorhanden, so ist es kostspielig, diese durch Trainings oder eine Anstellung von Mitarbeitenden mit Expertise auf diesem Gebiet aufzubauen. Handelt es sich dabei um Kompetenzen, die nur selten benötigt werden, lohnt sich dies kaum. Ähnlich verhält es sich mit Ressourcen. Wurde beispielsweise eine Maschine angeschafft, die letztendlich nur selten benötigt wird, so hätte Outsourcing wohl mehr Sinn gemacht. Aus Kostenperspektive ist es somit sinnvoll, Kernkompetenzen im Unternehmen zu behalten, während man selten benötigte Leistungen von außen beziehen sollte.

Ein weiterer Kostenvorteil von Outsourcing besteht darin, dass man letztendlich nur für die erworbene Leistung bezahlt. Ein eigener, für die etwaige Aufgabe Angestellter taucht hingegen monatlich auf der Gehaltsliste auf, verursacht administrative Kosten und führt zu anderweitigen Ausgaben, unabhängig von dessen Auslastung.

Flexibilität

Unsere Welt befindet sich in einem immer schnelleren Wandel, ebenso im Bereich der Wirtschaft. Die Ansprüche, die Unternehmen an ihre Mitarbeitenden stellen, ändern sich genauso schnell. Nur wenn man diesen sich ändernden Anforderungen in Echtzeit gerecht wird, kann man als Unternehmen angesichts der volatilen Umweltbedingungen langfristig überleben. Deshalb scheint es oft wenig sinnvoll, Mitarbeitende mit spezifischem Skill-Set in Erwartung einer langfristigen Zusammenarbeit zu akquirieren. Im Sinne der Flexibilität ist es zielführender, bedarfsgesteuert Dienstleister für die Erledigung sehr spezifischer Aufgaben zu bezahlen.

Expertise

Das Thema Expertise ist im Kontext des Outsourcings ein zweischneidiges Schwert. Einerseits ist ein besseres Ergebnis zu erwarten, wenn ein Dienstleister mit Erfahrung in diesem spezifischen Fachgebiet die Aufgabe übernimmt. Andererseits geht Know-How verloren, wenn immer mehr Aufgaben extern vergeben werden. Eine interne Abwicklung führt zu Lerneffekten und einem wachsenden Erfahrungsschatz, der in Zukunft von großem Wert sein kann. Dieses konstruktive Lernen erfolgt bei Outsourcing fast ausschließlich im beauftragten Unternehmen.

Kontrolle

Wer eine Aufgabe an einen externen Dienstleister übergibt, hat folglich nicht mehr die volle Kontrolle darüber. Durch ein ausführliches Briefing für diesen kann zwar dafür gesorgt werden, dass der Prozess nach den eigenen Vorstellungen abläuft. Oft ist aber der Gesamtprozess nicht exakt vorhersehbar und somit handhabt der Dienstleister Unvorhergesehenes in erster Instanz selbst.

Eine permanente enge Kontrolle ist also kaum möglich. Dies ist jedoch für viele Manager enorm wichtig, beispielsweise um sicherzustellen, dass gewisse Regularien erfüllt werden oder um dem eigenen Qualitätsanspruch gerecht zu werden.

Projektmanagement-Lösungen wie InLoox ermöglichen durch eine höhere Transparenz im gesamten Projekt eine bessere Kontrolle, auch von externen Beteiligten.

Sicherheit

Oft sind in einem Projekt hochempfindliche Daten involviert. Wenn beispielsweise Kundendaten im Rahmen eines Projekts genutzt werden, so kann ein unerwünschter Datenverlust fatale Folgen haben. Kunden, die davon betroffen sind, werden das Unternehmen in Zukunft meiden. Ebenso führen Imageschäden dazu, dass die Zahl zukünftiger, potenzieller Kunden deutlich sinkt. Darüber hinaus stehen noch weitere Negativaspekte, wie das Begleichen etwaiger Gerichtskosten und das Aufkommen für entstandene Schäden im Raum. Kurzgesagt, Sie sollten genaustens darauf achten, wem Sie interne Daten anvertrauen und welche Daten Sie an Dritte weitergeben. Arbeiten Sie mit externen Dienstleistern zusammen, so müssen Sie sich vertraglich zusichern lassen, dass Ihre Daten nur mit äußerster Sorgfalt und unter Einhaltung aktueller DSGVO-Richtlinien verarbeitet werden. Aber selbst hier bleibt ein gewisses Restrisiko bestehen. Der sicherste Weg ist es, die volle Kontrolle über empfindliche Daten selbst zu behalten.

Workload

Je mehr Aufgaben outgesourced werden, desto weniger muss vom Projektteam erledigt werden. Somit kann das Auslagern von Aufgaben ein sinnvolles Mittel sein, um die Auslastung des Teams zu optimieren und den Workload zu lockern. So kann beispielsweise einer Unterbesetzung oder einem Hinzukommen unvorhergesehener Aufgaben entgegengewirkt werden.

Bedenken Sie hierbei stets, dass eine Überlastung Ihres Teams zu einem Output von geringerer Qualität und schließlich zu Unzufriedenheit führt. Um Ihr Team langfristig motiviert und leistungsfähig zu halten, sollten Sie stets für eine angemessene Auslastung sorgen.

Zeit

“Zeit ist Geld.” - Dieses Sprichwort bewahrheitet sich im Projektkontext immer wieder. Deshalb kann es sinnvoll sein, für gewisse Aufgaben auf einen externen Dienstleister zurückzugreifen, welcher aufgrund seiner Expertise weniger Zeit dafür benötigt. Auf der anderen Seite steht Ihrem Projektteam somit mehr Zeit zur Verfügung, welche genutzt werden kann, um deren Aufgaben besser zu erledigen. Insgesamt ermöglicht Outsourcing, dass Projekte weniger Zeit beanspruchen und somit schneller fertiggestellt werden können.

Abstimmung

Durch das Einbeziehen externer Dienstleister wird das Projektumfeld komplexer. Je mehr Gruppen in das Projekt involviert sind, desto anspruchsvoller wird die Koordination und schließlich die Kommunikation. Dementsprechend entsteht auch ein höheres Fehlerpotenzial. Für die Zusammenarbeit mit Dienstleistern ist es folglich essentiell, gewisse Eckpunkte der Kollaboration klar zu definieren. Kommunizieren Sie vorab unmissverständlich Ihre Werte und Ziele, um eine gemeinsame Basis zu bilden. Auch das Übermitteln von betrieblichen Richtlinien, beispielsweise im Bezug auf ethische Grundätze oder die Richtlinien des Qualitätsmanagements, sollte nicht vergessen werden.

Eine Projektmanagement-Software wie InLoox kann dabei helfen, die Komplexität selbst bei der Kollaboration vieler verschiedener Parteien stark zu vermindern. Dadurch, dass alle relevanten Dateien zentral zugänglich sind und die projektbezogene Kommunikation auf einer Plattform abgewickelt wird, werden Informationsasymmetrien vermindert.

Suche

Wer eine Aufgabe outsourcen will, muss dafür erst einen passenden Dienstleister finden. Die Suche nach diesem ist häufig nicht trivial und kommt einem Prozess gleich. Zunächst sind die genauen Anforderungen an diesen zu definieren, bevor verschiedene in Frage kommende Anbieter evaluiert werden. Diese werden nach verschiedenen Kriterien bewertet, sodass sich der vermeintlich beste Anbieter herauskristallisiert. Je nach Umfang und Wichtigkeit der Aufgabe wird dieser entweder direkt engagiert oder es wird zuvor noch eine Testphase durchlaufen.

Selbst bei Implementierung einer Testphase kann niemals ganz sichergestellt werden, dass der gewählte Dienstleister die bestmögliche Lösung darstellt. Häufig wird erst im Nachhinein bemerkt, dass gewisse Aufgaben von diesem nicht zufriedenstellend erledigt werden können. Dies hat zur Folge, dass der Suchprozess ein weiteres Mal durchlaufen werden muss. Bei der Beauftragung von eigenen Mitarbeitenden kann ein derartiger Aufwand vermieden werden.

Outsourcing und externe Dienstleister können dabei helfen, den Projektalltag zu bewältigen. Jedoch sollten Sie stets darauf achten, in welchem Umfang Sie diese in Ihr Projekt miteinbeziehen. Seien Sie sich stets bewusst, dass neben zahlreichen Vorteilen auch gewisse Risiken auftreten können, beispielsweise der Verlust von Know-How oder sensiblen Daten.

Kennen Sie die Risiken in Ihrem Projekt!

Das Risikomanagement spielt im Projektmanagement eine enorm wichtige Rolle. Die Aufgabe dabei ist es, Risiken zu identifizieren, zu analysieren, zu steuern und schließlich zu minimieren. Obwohl manche Risiken mit einer geeigneten Lösungsstrategie vollständig aus dem Weg geschafft werden können, lassen sich gewisse Risiken im Projektkontext nie vollständig ausschließen. Diese gilt es folglich möglichst gering zu halten.

Je besser das Risikomanagement in Ihrem Projekt gehandhabt wird, desto größer ist unter sonst gleichen Bedingungen die Erfolgswahrscheinlichkeit. Jedoch sollte nicht vernachlässigt werden, dass das Risikomanagement nicht der einzige entscheidende Faktor für den Projekterfolg ist, beispielsweise spielt hier auch die Beschaffenheit des Projekts oder schließlich die Planung eine große Rolle. Darüber hinaus sollte das Risikomanagement im Projekt keine einmalige Aufgabe sein, viel mehr muss ein iterativer Prozess etabliert werden, um fortlaufend neu entstehende Risiken zu identifizieren und entsprechend zu handhaben.

Für eine zielführende Handhabung der Risiken ist es von großer Bedeutung zu erkennen, welche Art von Risiko im jeweiligen Kontext eine Rolle spielt und wie exakt damit umgegangen werden kann. Aus diesem Grund haben wir für Sie im Folgenden die häufigsten und bedeutendsten Risikoarten im Projektkontext zusammengestellt und erläutert:

Inhalt:

• Internes vs. Externes Risiko
• Kostenrisiko
• Terminplanrisiko
• Performancerisiko
• Rechtliches Risiko
• Governance-Risiko
• Strategisches Risiko
• Operatives Risiko
• Marktrisiko
• Höhere Gewalt

Internes vs. Externes Risiko

Grundsätzlich lassen sich Risiken in die beiden Kategorien intern und extern unterteilen.

Interne Risiken werden als solche bezeichnet, die ihren Ursprung innerhalb der Organisation, beziehungsweise innerhalb des Projektumfelds haben. Diese Risikoart lässt sich dementsprechend leichter kontrollieren, da das Projektteam einen unmittelbaren Einfluss auf das Projektumfeld ausüben kann. Dennoch stellen auch interne Risiken trotz einer einfacheren Maßnahmenergreifung ein Problem dar, denn schließlich muss das Risiko erst erkannt werden, bevor entgegengesteuert werden kann. Hier liegt in diesem Kontext der kritische Punkt.

Externe Risiken haben hingegen ihren Ursprung außerhalb des Wirkungsfeldes des Projektteams. Diese sind, selbst wenn sie bekannt sind, deutlich weniger kontrollierbar. Dennoch ist man diesen als Projektmanager nicht hilflos ausgeliefert. Anstatt, wie bei internen Risiken, z. B. Maßnahmen zur Anpassung der Planung oder Ressourcenzuweisung zu ergreifen, geht es bei den externen Faktoren darum, sich von diesen unabhängiger zu machen, beziehungsweise Alternativen zu schaffen. Bei Risiken, auf deren Eintritt man keinerlei Einfluss hat, gilt es, die Konsequenzen zu minimieren. So kann beispielsweise das Risiko für den Eintritt eines Tsunamis nicht durch ein effektives Risikomanagement vermindert werden, ein Notfall-Einsatzplan oder eine entsprechende Versicherung kann jedoch dabei helfen, im Notfall schnell reagieren zu können bzw. die negativen Folgen davon zu minimieren.

Der Ursprung des Risikos stellt also ein Unterscheidungskriterium dar, nach welchem sich die folgenden Risiken unterteilen lassen. Er gibt darüber hinaus bereits erste Hinweise für die Handhabung des Risikos.

Kostenrisiko

Als Kostenrisiko wird jede Eventualität bezeichnet, die dazu führen kann, dass die Budgetplanung nicht eingehalten werden kann. Tritt ein solches Ereignis also ein, wird der Budgetrahmen gesprengt. In diesem Kontext ist eine Vielzahl an Szenarien vorstellbar. Ein Kostenrisiko kann beispielsweise schlichtweg eine überoptimistische Budgetierung im Vorfeld des Projekts sein. Auch schleichende Veränderungen des Umfangs eines Projekts – ein Szenario, das in der Produkt- oder Software-Entwicklung oder auch bei Infrastrukturprojekten keine Seltenheit ist – können zu einem ungeplanten Kostenanstieg führen.

Dieses interne Risiko lässt sich durch konkrete Maßnahmen des Projektteams in einem gewissen Ausmaß kontrollieren. Durch eine realitätsgetreuere Planung und eine konkrete Vorab-Definition des Projektumfangs zusammen mit dem Auftraggeber können die genannten Beispiele besser gehandhabt werden.

Terminplanrisiko

Simultan zum Kostenrisiko wird als Terminplanrisiko jede Eventualität verstanden, die eine Terminverzögerung zur Folge haben kann. Auch hier kann die Planung wieder eine entscheidende Rolle spielen, denn ein zu straffer Terminplan bringt ebenso Risiken mit sich. Zudem können gewisse Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen, wenn beispielsweise ein Projektteam-Mitglied ausfällt oder es zu Lieferverzögerungen bei benötigten Gütern kommt.

Auch gegen dieses Risiko kann zum Teil vorgegangen werden. Hier können ebenso bei gegebenen Beispielen Pufferzeiten in die Planung integriert werden, die Einplanung weiterer Mitarbeitender als Ersatz oder das frühzeitige Abklären von Verfügbarkeiten Abhilfe schaffen.

Performancerisiko

Als ein weiteres internes Risiko gelten Eventualitäten, die dazu führen können, dass ein vereinbartes Ergebnis nicht oder nicht qualitativ ausreichend erzielt oder eine festgelegte Leistung nicht erbracht werden kann. Dies wird als Performancerisiko bezeichnet. Auch eine mangelnde Leistungsfähigkeit kann verschiedene Gründe haben. Zwischenmenschliche Spannungen oder ein Skillset der Mitarbeitenden, das nicht dem Projekt entspricht, können zu einem nicht optimalen Ergebnis führen. Auch Fehlkommunikation mit dem Auftraggeber kann zu schlechter Performance führen, wenn nur vage Informationen, veraltete oder gar falsche Informationen dem Auftragnehmer vorliegen. Oft liegt die Wurzel des Problems aber auch in der angewandten Führung oder in der Verfügbarkeit oder der Qualität bereitgestellter Ressourcen. Derartige Faktoren müssen analysiert werden, um den tatsächlichen Ursprung mangelhafter Leistung ausfindig zu machen.

Rechtliches Risiko

Das rechtliche Risiko spiegelt Eventualitäten wider, die negative rechtliche Konsequenzen zur Folge haben können. Geahndet werden kann hier ein Verstoß gegen vertragliche Klauseln, gegen das geltende Patentrecht oder das Nichterfüllen bestimmter regulatorischer Anforderungen, wie dem Einhalten der Datenschutzrichtlinien. Zumeist werden derartige Verstöße nicht mit Absicht getätigt. Viel mehr werden rechtliche Eckpunkte während des Projektablaufs aus den Augen verloren, da sie keine unmittelbar projektrelevante Rolle einnehmen. Dies ist häufig auch der Vielzahl an rechtlichen Einschränkungen, die im Projekt vorhanden sind, zu schulden. Aus diesem Grund sollte während des Projektablaufs die rechtliche Korrektheit des Fortschritts immer wieder überprüft werden, um spätere rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Governance-Risiko

Unter Governance-Risiken fallen alle Eventualitäten, die im Kontext der internen Organisation und der Führung des Projekts Gefahren mit sich bringen. Sowohl eine ungeeignete Aufbauorganisation als auch eine mangelhafte Ablauforganisation kann dafür sorgen, dass Projektziele verfehlt werden. So ist es beispielsweise ein Resultat mangelhafter Governance, wenn Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams unklar oder falsch verteilt sind.

Somit sollte im Vorfeld ein großes Augenmerk auf die Wahl der Projektleitung gelegt werden und auch während des Projektablaufs sollte das Führungsverhalten immer wieder hinterfragt werden.

Strategisches Risiko

Das strategische Risiko bezieht sich auf die Gefahren, die sich aus der langfristigen Planung Ihres Projekts ergeben. Die Strategie ist stark richtungsweisend und ist während des gesamten Projektablaufs präsent. Unterlaufen also bei der strategischen Planung Fehler, bilden diese das Fundament und sind im Nachhinein nur schwierig zu beseitigen.

Entschließt sich ein Unternehmen also dazu, langfristig zu expandieren und hierfür einen neuen Markt zu erschließen, handelt es sich um eine strategische Entscheidung. Ob eine derartige Strategie erfolgversprechend ist, lässt sich niemals mit absoluter Sicherheit im Voraus bestimmen. Beispielsweise könnte sich herausstellen, dass das Unternehmen im zu erschließenden Markt eine sehr unvorteilhafte Kostenstruktur aufweist, die Zahlungsbereitschaft der dort ansässigen Kunden jedoch nicht dementsprechend höher ist. Infolgedessen sind Projekte in diesem Markt für das Unternehmen unrentabel. Wird dennoch an der Strategie, die schließlich nicht ohne Weiteres revidierbar ist, festgehalten und weitere Projekte werden danach ausgerichtet, so spiegelt sich darin ein strategisches Risiko wider.

Operatives Risiko

Im Gegensatz zum strategischen Risiko beschreibt das operative Risiko Begebenheiten, die kurzfristig bei der Umsetzung einzelner Aufgaben oder Implementierung gewisser Maßnahmen im Projekt auftreten können. Prozessprobleme können beispielsweise dazu führen, dass sich die Konstruktion eines Prototyps verzögert.

Es ist äußerst schwierig, jegliche operativen Risiken im Projekt auszuschließen. Es sollte aber stets darauf geachtet werden, dass Prozesse durchdacht sind und die benötigten Ressourcen jederzeit ausreichend zur Verfügung stehen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zudem kann der negative Effekt operativer Probleme durch die Einplanung von Pufferzeiten vermindert werden.

Auch agile Methoden können dabei helfen, das operative Risiko zu minimieren. Je kürzer die Innovationszyklen gehalten werden können, desto schneller können Anpassungen vorgenommen und auf Veränderungen, die Risiken darstellen, reagiert werden.

Marktrisiko

Die Marktrisiken zielen auf das wirtschaftliche Umfeld im Projekt ab. Neben der Konkurrenz spielen unter anderem Rohstoffpreise, Währungsrisiken, Kreditrisiken oder Zinsrisiken eine Rolle. Aktuell haben Unternehmen mit stark erhöhten Rohstoffpreisen zu kämpfen. Dies hat auch eine große Relevanz für Projekte, denn festgelegte Budgets müssen zunehmend überschritten werden.

Auch hierbei handelt es sich um ein externes Risiko, das sich kaum kontrollieren lässt. Es empfiehlt sich, den zeitlichen Horizont des Projekts möglichst stark zu begrenzen. Denn je weiter der Projektabschluss in der Zukunft liegt, desto unvorhersehbarer ist die Marktentwicklung bis zu diesem Zeitpunkt.  

Höhere Gewalt

Als höhere Gewalt wird ein von außen kommendes Ereignis bezeichnet, das keinen betrieblichen Zusammenhang aufweist und sich selbst durch äußerste Sorgfalt nicht abwenden lässt. Oft ist bei Naturkatastrophen wie Überschwemmungen oder Erdbeben von höherer Gewalt die Rede. Aber auch kriegerische Auseinandersetzungen oder Pandemien können in diese Kategorie fallen. Auch Projekte sind von derartigen Umständen betroffen. Sie sorgen dafür, dass Mitarbeitende ihrer Arbeit nicht nachgehen können und dass Ressourcen teilweise nicht verfügbar sind.

Der Eintritt derartiger Ereignisse lässt sich nicht verhindern, das Unternehmen und das Projektteam wird oft unvermittelt mit den Konsequenzen konfrontiert. Dennoch lassen sich die negativen Folgen davon begrenzen, beispielsweise durch den Abschluss einer entsprechenden Versicherung. Darüber hinaus können vertragliche Pflichten in einem solchen Fall ausgesetzt werden.

Nahezu alle Projekte sind einer Vielzahl verschiedener Risiken ausgeliefert. Eine Kategorisierung kann dabei helfen, diese zielführend zu managen und somit die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projekts zu erhöhen.

Was Work-In-Progress im Projektmanagement bedeutet

Work-in-Progress, kurz WiP, ist ein Begriff, der ursprünglich aus dem Produktions-, bzw. dem Supply-Chain-Management stammt. Sinngemäß lässt sich dieser als „Umlaufbestand“ oder „Ware in Arbeit“ ins Deutsche übersetzen. Es handelt sich hierbei um Warenbestände, die sich im Produktionsbereich befinden, aber momentan nicht weiterverarbeitet werden. Diese Bestände sollten in der Produktion möglichst minimiert werden. Es handelt sich hierbei schließlich um gebundenes Kapital, welches zu diesem Zeitpunkt nicht genutzt werden kann und somit lediglich Kosten verursacht.

Mittlerweile ist diese Begrifflichkeit aus der Produktionsplanung auch im Projektmanagement angekommen. In diesem Kontext handelt es sich jedoch nicht um wartende Materialbestände, sondern um Aufgaben, die bereits begonnen, aber noch nicht beendet wurden. Immer häufiger ist hierbei auch die Rede von Work-in-Process. Dieser Begriff wird häufig als passender empfunden, da Process im Gegensatz zu Progress nicht impliziert, dass es zu einem Fortschritt kommt. Schließlich ist ein ständiger Fortschritt bei begonnenen Aufgaben in der Praxis häufig nicht sehr realitätsnah.  

Warum der Work-in-Progress eine so hohe Bedeutung in Projekten zukommt und wie Sie diese so gut wie möglich managen, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Inhalt

• Work-in-Progress im Kanban
• Das richtige Setzen von WiP-Limits
• Dürfen WiP-Limits überschritten werden?
• Die Folgen eines falschen Limits

Work-in-Progress im Kanban

Die Begrenzung der zeitgleich ablaufenden Arbeitselemente ist ein Merkmal, das Kanban von anderen Projektmanagement-Methoden unterscheidet. Sie sorgt dafür, dass die Kanban-Methode mit einer hohen Effizienz brilliert. Denn auf diese Weise wird die Einhaltung eines optimalen Arbeitstempos ermöglicht und Kapazitätsüberschreitungen werden vermieden.

Die WiP-Begrenzung stellt konkreter eine Beschränkung der Anzahl der Arbeitselemente in den verschiedenen Workflow-Phasen dar. So erzielt man als Projektleiter einen klaren Fokus auf aktuelle Aufgaben, was wiederum dabei hilft, die einzelnen Aufgaben schneller fertigzustellen. Außerdem hilft es Ihnen dabei, Engpässe im Projekt zu identifizieren. Denn dadurch, dass unfertige Aufgaben in der Stückzahl limitierte Slots einnehmen, können nur begrenzt weitere Aufgaben auf dem Kanban-Board nachrücken. Entsprechende Blockaden im Projektfortschritt sind somit einfacher zu erkennen, wodurch schnell sinnvolle Maßnahmen getroffen werden können. Risiken, die aus unerkannten Bottlenecks resultieren, werden dadurch vermieden.

Auch die Auslastung eines Projektteams kann stark von einem gelungenen WiP-Management profitieren. Durch die Beschränkung der parallellaufenden Aufgaben wird ineffizientes Multitasking verhindert. Weiter sorgt eine klare Priorisierung weniger Aufgaben dazu, dass stets alle Beteiligten den Überblick behalten und kein Chaos entsteht. Obwohl die Zahl der aktiven Aufgaben limitiert ist, kommt es bei einer durchdachten Festlegung von Limits zu keinem Leerlauf bei den Mitarbeitenden, sofern sich im Backlog noch ein ausreichender Aufgabenvorrat befindet.

Wenn Ihr Team dazu angehalten ist, erst mit neuen Aufgaben zu beginnen, sobald die bestehenden abgeschlossen wurden, kommt dies einer Implementierung eines Pull-Prozesses gleich. Schließlich können neue Aufgaben nicht einfach in den Prozess geschoben werden. Erst wenn Aufgaben erledigt wurden und somit wieder Kapazitäten frei werden, lassen sich neue Aufgaben in den Prozess hineinziehen. Durch diese strukturierte Abarbeitung wird die Effizienz in Ihrem Projektteam deutlich erhöht.

Das richtige Setzen von WiP-Limits

Das eine richtige WiP-Limit gibt es in der Praxis nicht. Wie ein passendes Limit aussehen kann, ist von vielen Faktoren abhängig. Schließlich ist jedes Projekt ein einzigartiges Konstrukt und verschiedene Projekte unterscheiden sich in vielerlei Gesichtspunkten voneinander. Die Größen von Projektteams unterscheiden sich, der zeitliche Horizont variiert und auch der Umfang an Aufgaben ist selten der gleiche.

Grundsätzlich sollten Sie sich für das Setzen von WiP-Limits dennoch an vergangenen Projekten orientieren. Wählen Sie Projekte mit vielen Parallelen zum jetzigen Projekt und analysieren Sie, wie viele Aufgabenelemente zeitgleich in einem Projektstatus durchschnittlich bearbeitet wurden. Diese Zahl gibt Ihnen eine erste Richtung vor. Zusätzlich sollten Sie versuchen, Unterschiede in den Projekten zu berücksichtigen und diese miteinzupreisen. Ist das Projektteam bei einem sonst sehr ähnlichen Projekt größer, sollten Sie beispielsweise Ihr WiP-Limit nach oben anpassen.

Ein wirklich passendes Limit vorab festzulegen, ist trotz der besagten Hinweise eine Herausforderung. Somit kommt es Projektleitern zugute, dass diese Beschränkungen in der Regel keine statische Größe darstellen sollten. Hinterfragen Sie kontinuierlich die bestehenden Limits und passen Sie diese bei Bedarf an. Nur so nähern Sie sich einer passenden Limitation für Ihr Team an, wodurch Sie die Produktivität dauerhaft hochhalten können.

Dürfen WiP-Limits überschritten werden?

WiP-Limits sind grundsätzlich flexibel und sollten fortlaufend Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden. Dies bedeutet aber keineswegs, dass WiP-Limits einfach nach oben gesetzt werden können, wenn das Kontingent bereits voll ausgelastet ist, aber ein Mitglied des Projektteams dennoch mit einer weiteren Aufgabe beginnen will. Anpassungen im WiP-Limit sollten immer begründbar und auf strukturelle Problematiken in der Projektumsetzung zurückzuführen sein. Andernfalls verlieren die Restriktionen ihren Zweck und Aufgaben werden weiterhin nach individuellem Ermessen umgesetzt.

Folglich sollten auch WiP-Limits grundsätzlich eingehalten werden. Lediglich in äußersten Ausnahmefällen sollte eine Überschreitung zur Diskussion stehen. Diese sollte aber stets in Absprache mit dem Team und dem zuständigen Projektleiter erfolgen. Denkbar wäre hier beispielsweise eine zuvor nicht absehbare Aufgabe, die von äußerster Dringlichkeit und kritisch für den Projekterfolg ist.

Die Folgen eines falschen Limits

WiP-Limits können sowohl zu hoch als auch zu niedrig angesetzt werden. Beide Szenarien führen zu vermeidbaren Ineffizienzen innerhalb Ihres Projektteams. Werden Limits zu extensiv gewählt, so geht der Fokus auf die einzelnen Aufgaben verloren. Mitarbeitende wechseln immer wieder zwischen Aufgaben, was letztendlich die Einhaltung von Deadlines gefährden kann. Werden sie zu niedrig angesetzt, kann es sein, dass es zu Wartezeiten kommt. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Abschluss einer Aufgabe von einer dritten Partei abhängig ist. Somit kommt es zu einer suboptimalen Auslastung des Projektteams. Ziel ist es letztendlich, die “goldene Mitte” zwischen den beiden ineffizienten Szenarien zu finden und einen kontinuierlichen Fluss zu erreichen.

Diese Ambiguität des WiP-Limits kann auch der Grund dafür sein, dass Anpassungen wirkungslos bleiben oder die Effizienz sogar weiter verschlechtern. Häufig versprechen sich Projektmanager eine höhere Effizienz von der Ausweitung des Limits. Falls jedoch ein zu hohes Limit der Grund für Ineffizienzen ist, verschärft sich somit diese Problematik. Dementsprechend sollte vor einer Anpassung des WiP-Limits stets Ursachenforschung betrieben werden, um herauszufinden, warum Ineffizienzen auftreten.

Abschließend sollte festgehalten werden, dass eine Begrenzung Ihrer Work-in-Progress nicht in jedem Projektkontext notwendig ist. Wenn innerhalb Ihres Projektteams generell ein großer Fokus auf die Fertigstellung von Aufgaben gelegt wird und sich dadurch eine hohe Effizienz beobachten lässt, so würde ein zusätzliches Limit die Projektumsetzung nur unnötig verkomplizieren. Dies ist aber bei weitem nicht immer der Fall, vor allem nicht in komplexen Projekten. Folglich kann eine Limitierung der WiP häufig zu Effizienzvorteilen führen.

Technische Schulden im Projektkontext

Das Konzept der “technical debt” kommt ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung. Zustande kommen diese Schulden, wenn die schnelle Fertigstellung gegenüber einer optimalen Lösung bevorzugt wird. Die Differenz zwischen der möglichen optimalen Lösung und der tatsächlich umgesetzten Lösung wird als technical debt bezeichnet. Schließlich nimmt das Projektteam Schulden in Form von Fehlern in der Software auf, die später zu begleichen sind. Dies ist genau dann der Fall, wenn sich die Defizite offenbaren und Anpassungen vorgenommen werden müssen, um im Nachgang doch noch zu einer optimalen Lösung zu kommen. Die Zeit, die durch die schnellere unterlegene Lösung zustande kommt, wird also nicht eingespart, sondern der Zeitaufwand fällt erst zu einem späteren Zeitpunkt an. Eine entsprechende Nachbesserung kann unter Umständen sogar einen Mehraufwand verursachen.

Wie schon bei dem Konzept Work-in-Progress, über welches wir vor Kurzem berichteten, kommt auch dieser Begriff aus der Informationstechnologie mittlerweile im Projektmanagement zum Einsatz. Inwiefern dieses Konzept auf diesen Kontext übertragen werden kann und welche entscheidende Rolle technische Schuld im Projektmanagement spielt, erklären wir Ihnen im Folgenden.

Inhalt

• Ein Überblick über technische Schulden im Projektmanagement
• Eine Abgrenzung der technical debt
• Warum entstehen technische Schulden?
• Verschiedene Arten technischer Schuld
• Chancen und Risiken technischer Schulden

Ein Überblick über technische Schulden im Projektmanagement

Wie auch in der Softwareentwicklung bezeichnet der Begriff der technischen Schuld den Umstand, dass bei der Planung und bei der Umsetzung des Projekts Abstriche gemacht werden, um Zeit und somit Kosten zu sparen. Die Aufnahme der Schulden erfolgt meistens bewusst, aber gerade auch in Stresssituationen teilweise unbewusst. Die Abstriche, die hierbei gemacht werden, können in unterschiedlichster Form in Erscheinung treten.

Konzipieren Sie beispielsweise im Rahmen eines Projekts mit Ihrem Team ein Kunststoffteil aus dem 3D-Drucker, so kann im Zuge einer Zeitersparnis ein minderwertiger Kunststoff verwendet werden, welcher jedoch schneller druckbar ist. Die Qualität des Prototyps oder auch des fertigen Produkts leidet darunter.  

Wenn in einem anderen Fall der zeitkritische Punkt in der tatsächlichen Entwicklung des Produktes liegt, wird möglicherweise darauf verzichtet, zweitrangig erscheinende Features zu implementieren. Hierunter leidet schließlich der Nutzen, den das Produkt für den Verwender bringen soll.

Ebenso können aber auch bei der internen Organisation technische Schulden aufgenommen werden. So kommt es unter Zeitdruck vor, dass Meetings sehr kurzgehalten werden. Dies hat negative Folgen für die interne Kommunikation. In diesem Bereich kann somit zu einem späteren Zeitpunkt ein gewisser Nachholbedarf entstehen.

Technische Schulden können in Ihrem Projekt also in verschiedenster Form auftreten.

Eine Abgrenzung der technical debt

Bei diesem Konzept wird durch den Schuldenbegriff bewusst eine Analogie zur Finanzwirtschaft hergestellt. Denn durch das Aufnehmen eines Kredites können gewisse Dinge, wie Investitionen, schneller umgesetzt werden, als wenn der Betrag erst vollständig selbst erbracht werden müsste. Diese Schulden hat man wiederum zu einem späteren Zeitpunkt – inklusive Zinszahlungen - zurückzuzahlen. Analog behält man sich im Projektkontext als Team die Bereitstellung technischer Kapazitäten vor, die zu einem späteren Zeitpunkt jedoch zu erfolgen hat. Zuvor realisierte Einsparungen bei der Performance des Produkts können schließlich nicht von Dauer sein und das Einlösen des Leistungsversprechens verschiebt sich nur auf einen späteren Zeitpunkt.  

Diese Schuldenmetapher wird genutzt, da das zugrundeliegende Phänomen sehr abstrakt ist. Dementsprechend kursieren viele Definitionen im Internet, die versuchen, den Kern zu erfassen. Eine sehr passende, unverzerrte und neutrale Definition gibt ein wissenschaftliches Paper von Holvitie et al., welches im Jahre 2018 im Journal für Information and Software Technology erschienen ist. Hier wird technische Schuld als Konsequenz aller Aktionen dargestellt, die bewusst oder unbewusst den Kundennutzen oder Projektzieleüber eine technisch fundiertere Implementierung stellen.

Warum entstehen technische Schulden?

Ob es sich bei der Aufnahme von technischen Schulden nun um eine bewusste Entscheidung oder um ein unbemerkt auftretendes Phänomen handelt, hängt meistens kaum von der Ursache ab. Der wohl häufigste Grund, nämlich anstehende Deadlines, können dafür sorgen, dass bewusst Abstriche gemacht werde. Aber der Zeitdruck kann ebenso dazu führen, dass Teilaspekte unbewusst vernachlässigt werden und auf der Strecke bleiben. Ebenso können Defizite in der Teamführung dafür sorgen, dass gewisse Teilaufgaben vom Team nur nachlässig behandelt wurden.

Darüber hinaus kann ein mangelndes Qualitätsbewusstsein dafür sorgen, dass im Nachgang des Projekts noch Nachbesserungen vorgenommen werden müssen. Simultan kann hierzu ein unzureichender Prozess der Qualitätsprüfung genannt werden.

Auch Erwartungen, die auf den Kunden oder den gesamten Markt zurückgehen, können dafür sorgen, dass ein nicht-vollständig optimiertes Produkt das Unternehmen verlässt. Schließlich kann die Time-to-Market ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Immerhin sind bei vielen Lösungen noch Verbesserungen nach Markteintritt möglich, gerade wenn es sich um digitale Produkte handelt.

Des Weiteren können auch Defizite in der Kommunikation zum Aufbau von Schulden führen. Werden vorab die Erwartungen an das Projektergebnis nicht eindeutig kommuniziert, so wird dieses vom Klienten möglicherweise als unvollständig wahrgenommen. Folglich offenbaren sich noch technische Schulden, die vom Projektteam im Nachgang einzulösen sind.

Neben den genannten und gängigsten Ursachen ist noch eine Vielzahl weiterer Szenarien vorstellbar, in denen der Output nicht in optimaler Qualität geliefert werden kann oder soll.

Verschiedene Arten technischer Schuld

In der Softwarebranche wird bereits seit Jahren versucht, technische Schulden sinnvoll und zielführend zu kategorisieren. Somit ist heute in der Praxis von vielen Schuldenarten die Rede. Eine Vielzahl dieser lässt sich auch auf das Projektmanagement im Allgemeinen und nicht nur im Softwarekontext anwenden.

So kommt es beispielsweise in Projekten, deren Ziel die Entwicklung eines neuen Produktes ist, häufig zu Designschulden. Dies bedeutet, dass im Zuge der Gewährleistung einer gewissen Basisfunktionalität das Design des Produkts auf der Strecke bleibt. Dieses ist schließlich nicht ausschlaggebend für die reine Nutzung und kann so häufig noch im Nachhinein verbessert werden. Vermieden werden sollten Designschulden aber gerade dann, wenn das Design eine zentrale Nutzendimension des Produktes darstellt.

Das wohl wichtigste Element eines Projekts im Hinblick auf den Lernprozess ist die Projektdokumentation. Diese ermöglicht es, den Projektablauf exakt nachzuvollziehen und die Gründe für entstandene Ineffizienzen zu identifizieren. Herrscht aber großer Zeitdruck im Projektumfeld vor, so geschieht es oft, dass die Dokumentation vernachlässigt wird. Schließlich leistet diese kurzfristig keinen konstruktiven Beitrag zum Projekterfolg. Aber angesichts der hohen Relevanz für den Lernprozess und somit für den Erfolg künftiger Projekte sollten Sie als Projektleiter darauf bestehen, spätestens nach Erreichung des Projektziels die Dokumentationsschulden zu begleichen.  

Was auch häufig auf einen hohen Zeitdruck im Projekt zurückzuführen ist, ist das Auslassen extensiver Testphasen. Schließlich kommen Testphasen erst zustande, wenn gewisse Grundfunktionalitäten bereits erfüllt werden. Ist dies der Fall, stiftet das oft nur halbfertige Ergebnis bereits einen Nutzen für den Kunden und kann theoretisch bereits an diesen weitergegeben werden. Mittlerweile ist es in manchen Branchen bereits Normalität, ungetestete Produkte auf den Markt zu bringen. So veröffentlichen beispielsweise Unternehmen aus der Videospielindustrie oft Betaversionen. Dadurch wird die aufgenommene technische Schuld sogar an den Konsumenten weitergegeben, der dementsprechend weite Teile der Testphase freiwillig übernimmt. In derartigen Fällen sollte aber dringlichst kommuniziert werden, dass es sich um unfertige Versionen handelt, um negative Reaktionen weitestgehend zu vermeiden.

Je nach Projektkontext können schließlich unzählige verschiedene Arten von Projektschulden auftreten. Um die Schulden zielführend zu managen, ist es wichtig, diese zu verstehen und zu wissen, worin die aufgenommenen Schulden exakt bestehen. Behalten Sie stets den Überblick über Ihre technical debt, damit diese Ihnen im weiteren Projektablauf keine Probleme bereitet.

Chancen und Risiken technischer Schulden

Zwar werden Schulden oft mit Negativem assoziiert, letztendlich ist aber technical debt grundsätzlich weder schlecht noch gut. Wie auch im finanziellen Unternehmenskontext, wo beispielsweise die Aufnahme von Fremdkapital die Erhöhung der Eigenkapitalrentabilität bewirken kann, so gibt es auch Chancen, die sich aus der Aufnahme von technischer Schuld ergeben. Wie bereits erwähnt, kann diese dafür sorgen, dass Deadlines leichter einzuhalten sind. Jedoch darf hierbei nicht vergessen werden, dass durch die Möglichkeit, Aufgaben auszulassen oder nur notdürftig zu erledigen, auch der Anreiz besteht, dies aus eigener Bequemlichkeit, ohne jegliche Notwendigkeit zu tun. Hier bietet es sich an, jegliche Aufnahme technischer Schulden stets vom Projektleiter absegnen zu lassen, der somit bei einer zu extensiven Nutzung dieser Praktik intervenieren kann.

Aus Sicht des Managements ergibt sich also durch technische Schulden die Möglichkeit, bei einem festen Workload im Projekt den Zeitpunkt der Veröffentlichung des Ergebnisses flexibel zu gestalten. Hier lässt sich wieder die Parallele zur Aufnahme von Krediten ziehen, die es ermöglicht, trotz eines feststehenden monetären Bedarfs den Zeitpunkt der Investition flexibel zu gestalten. Bei finanziellen Schulden ist es häufig einfach, den Überblick zu behalten. Bei Unternehmen reicht hierfür ein einfacher Blick in die Bilanz. Technische Schulden hingegen sind weniger sichtbar. Folglich besteht häufig die Gefahr, diese aus den Augen zu verlieren, was schließlich fatale Folgen haben kann. Zusätzlich ist es auch für die Verantwortlichen einfacher, diese zu ignorieren.

Abschließend ist festzuhalten, dass technische Schulden eine gute Möglichkeit bieten, um Projektergebnisse fristgerecht abzuliefern. Es sollte jedoch stets bewusst sein, dass es sich um Schulden und nicht um Einsparungen handelt. Dementsprechend muss die entsprechende Leistung zu einem späteren Zeitpunkt erbracht werden. Um die technischen Schulden im Rahmen Ihres Projektes erfolgreich managen zu können, ist es wichtig, stets einen geordneten Überblick über diese zu haben. Halten Sie Ihr Projektteam dazu an, die Aufnahme technischer Schulden im Projekt stets ordentlich zu dokumentieren. So können Sie die Vorzüge von technical debt genießen, während Sie die auftretenden Risiken so gering wie möglich halten.

Warum Budgetierung so wichtig für Ihr Projekt ist

Das Budget ist einer der Faktoren im Projekt, die einen direkten Einfluss auf die Erfolgswahrscheinlichkeit haben. Wer also Budgets nach Lust und Laune festlegt und rationale Herangehensweisen außen vorlässt, schmälert die eigenen Erfolgschancen bedeutend. Wer hingegen über Budgetierungsmethoden im Projektmanagement informiert ist, kann einen enormen Mehrwert für das jeweilige Projekt liefern.

Das Budget ist eine zentrale Größe von hoher Bedeutung und das in jedem Projekt. Es bezeichnet den monetären Gesamtbetrag, der im Vorfeld für ein spezifisches Projekt zu veranschlagen ist. Folglich schätzen Projektmanager mit ihren Teams bei der Projektplanung, welche Ausgaben im Laufe des Projektes fällig werden. Mit einer Auflistung und Summierung von Kostenpositionen ist es aber hierbei meist nicht getan. Die Herausforderung besteht darin, Unsicherheiten, die in jedem Projektumfeld auftreten, zu berücksichtigen. Unsicherheiten können beispielsweise in der Schwankung von Rohstoffpreisen liegen oder projektbedingter Natur sein, zum Beispiel wenn die Entwicklung einer Softwarekomponente mehr Zeit als erwartet beansprucht und somit zusätzliche Kosten verursacht.

Im Hinblick auf die Budgetierung und die Kosten im Projektablauf gibt es einige Dinge zu beachten, die die Handhabung deutlich erleichtern können.

1. Die geplanten Kosten sollten auf die einzelnen Projektphasen bis hin zu bestimmten Meilensteinen heruntergebrochen werden. Durch diese Unterteilung können Kosten exakter geplant und im Zeitablauf besser überprüft werden.
2. Es ist sinnvoll, ein Tool zur Speicherung und Dokumentation von Kostendaten zu implementieren.
3. Sie sollten vorab festlegen, wie vorzugehen ist, wenn die realisierten Kosten über oder unter den Plankosten liegen.
4. Die Budgetierung eines Projekts sollte sich stets aus der übergeordneten Unternehmensstrategie ableiten. Schließlich sollte jedes umgesetzte Projekt einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leisten.

Nach welcher Methode Sie konkret bei der Handhabung von Projektbudgets vorgehen können, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Inhalt

• Analoge Schätzung
• Parametrische Schätzung
• Top-Down-Methode
• Bottom-Up-Methode
• Dreipunkteschätzung
• Earned-Value-Analyse

Analoge Schätzung

Diese Methode zur Schätzung eines Budgets ist eine sehr naheliegende und einfache. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass Sie bereits einige Projekte ähnlichen Umfangs umgesetzt haben. Hierbei greifen Sie nämlich auf die Dokumentation vergangener Projekte zurück.

Suchen Sie nach vergangenen Projekten, die in ihren Eigenschaften ähnlich dem aktuellen Projekt sind und einen vergleichbaren Umfang aufweisen. Übernehmen Sie schließlich die Berechnungen zum Budget für ihr Projekt. Da es in der Natur von Projekten liegt, dass sie einzigartig und einmalig sind, sind hierbei Anpassungen nötig. Die Kosten, die beispielsweise von der Größe des Projektteams abhängig sind, wie Nutzerlizenzen für eine benötigte Software, sind somit an die Teamgröße anzupassen. Ebenso verändern sich die Kosten für Rohstoffe oder andere Güter, die Sie im Projekt benötigen. So sind zum Beispiel die Kosten für Dämmmaterial in den vergangenen Jahren gestiegen, was Sie für Ihr nächstes Bauprojekt miteinkalkulieren müssen.

Diese Methode der Schätzung kann eingesetzt werden, wenn nur begrenzt Informationen zum kommenden Projekt vorhanden sind. Hier ist der Aufwand für die Budgetierung überschaubar und kostengünstig.

Parametrische Schätzung

Diese Methode ist der analogen Schätzung ähnlich, da sie auf historischen unternehmenseigenen Daten basiert. Der Ansatz ist aber weitaus exakter. Hierbei werden nicht ein paar einzelne Projekte in ihrer Gesamtheit herangezogen. Stattdessen werden umfangreiche historische Daten betrachtet, um bestimmte Aspekte eines Projektes zu kalkulieren. Durch den Fokus auf einen Kostenbereich kann genauer geschätzt werden.

Das simpelste Vorgehen ist hierbei die Anwendung des einfachen Dreisatzes. Bei einer Baufirma wird beispielsweise die Gesamtzeit, die jemals für die Montage von Türen benötigt wurde, aufaddiert. Diese Zeit wird durch die Anzahl montierter Türen geteilt. Somit erhält man die benötigte Zeit pro Türmontage, welche mit der Anzahl von Türen für das neue Bauprojekt multipliziert wird. Somit erhält man den Zeit- und entsprechend den Kostenaufwand für die Türmontagen des Neubauprojekts.

Dieser simple Ansatz wird jedoch der Komplexität vieler Projekte nicht gerecht. Für diese können dann komplexe statistische Modelle oder Regressionsanalysen genutzt werden. Hierdurch lassen sich weitere Einflussfaktoren und Störgrößen effektiv berücksichtigen. Die Qualität dieser Schätzung ist jedoch stark von der Qualität der historischen Daten abhängig.

Top-Down Methode

Die Top-Down Methode oder auch die retrograde Budgetierung ist ein ganzheitlich anderer Ansatz. Während bei den vorherigen Methoden ein klares Projektziel gegeben ist, für welches es das entsprechende Budget festzulegen gilt, ist bei dieser Methode das Gesamtbudget die feste Größe. Ein solches Szenario kommt zustande, wenn das Management für gewisse Zwecke Budgets festlegt, mit welchen in der Folge ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen ist. Dieses Vorgehen kommt häufig zum Tragen, wenn ein Unternehmen oder eine Abteilung ihre Ausgaben begrenzen will.

Grundsätzlich wird hier das gesamte Projekt analysiert und die Kosten für die verschiedenen Teilaspekte werden festgelegt. Die kalkulierten Kosten werden dann mit dem gegebenen Budget verglichen. Wenn dieses überstiegen wird, so grenzt der Projektleiter den Umfang von Projektkomponenten ein, bis die Gesamtkosten schließlich im Rahmen liegen.

Bottom-Up Methode

Das Gegenstück zum Top-Down Ansatz ist die Bottom-Up Methode. Sie ist sehr einfach zu implementieren, wenn bereits ein Projektstrukturplan besteht. Denn hierbei werden die einzelnen Prozesse oder Phasen des Projekts individuell bepreist. Die Kosten werden dann zur nächsthöheren Ebene aggregiert, sodass den verschiedenen Bestandteilen des Projekts Kosten zugewiesen sind.

 Sukzessive entsteht durch diesen Ansatz am Ende ein Gesamtbudget, das für das Projekt beansprucht wird. Die Kosten des jeweiligen Prozesses werden im Normalfall durch den jeweiligen Prozessverantwortlichen angegeben. Die Expertise und das Einschätzungsvermögen von diesen bestimmt somit die Zuverlässigkeit der finalen Budgetierung.

Dreipunkteschätzung

Die sogenannte Dreipunkteschätzung versteht sich nochmals als grundlegend andere Herangehensweise. Sie dient nicht wirklich zur Schätzung eines finalen Budgets, sondern zieht drei verschiedene Schätzungen heran:

1. Die Schätzung für das Szenario, das am wahrscheinlichsten eintritt.
2. Die Schätzung für das kosteneffektivste Szenario.
3. Die Schätzung für das teuerste mögliche Szenario.

Die Dreipunkteschätzung dient nicht zwingend dazu, das tatsächlich erforderliche Budget zu finden, sondern dient mehr als Grundlage für eine Risikoeinschätzung aus Kostenperspektive. Sie hilft dabei, in einem von Unsicherheit geprägtem Projektumfeld das mögliche Kostenspektrum einzugrenzen.

Earned-Value-Analyse

Die Earned-Value-Analyse ist ebenfalls kein eigenes Schätzverfahren, sondern dient dazu, die Genauigkeit der Budgetierung im Projektablauf zu beurteilen. Basis hierfür ist die Unterteilung in verschiedene Projektphasen. Für jede Phase sollte vorab ein Budget eingeplant worden sein, das es nach Ablauf der jeweiligen Phase mit den tatsächlich entstandenen Kosten zu vergleichen gilt.

Die Earned-Value-Analyse versteht sich also als Tool zur kontinuierlichen Kostenüberwachung. Mit Hilfe von diesem Ansatz können Maßnahmen zur Kosteneinhaltung abgeleitet werden, wenn der Budgetplan aktuell überschritten wird.   

Die Ansätze, die wir Ihnen im Rahmen dieses Artikels nähergebracht haben, können Ihnen dabei helfen, ein strukturierteres Vorgehen beim Budgetieren Ihrer Projekte an den Tag zu legen. Von einem transparenten und effektiven Budgeting wird Ihr Projektteam in vielerlei Hinsicht profitieren.

Unabhängig davon, welchen Ansatz Sie verwenden, sollten Sie darauf achten, dass Sie beim Erstellen eines Budgets die Anforderungen Ihrer Organisation berücksichtigen. Letztendlich ist das oberste Ziel eines Projekts immer die Unterstützung der strategischen Unternehmensziele. Beziehen Sie zudem die Stakeholder mit ein und behalten Sie diese bezüglich der Projektkosten stets im Bilde. Zuletzt sollten Sie Ihr Budget bestmöglich an sich ändernde Umweltbedingungen anpassen. Unvorhersehbarkeiten sind Teil von jedem Projekt und betreffen auch Ihre Budgetierung.

Warum der klassische Projektmanager an Bedeutung verliert

Verschiedenste Technologien verändern seit jeher ständig unsere Arbeitswelt. So hat beispielsweise die Dampfmaschine dafür gesorgt, dass der Transport revolutioniert wurde und die Lenker der Pferdekutschen nach und nach ihre Daseinsberechtigung verloren. In der jüngeren Vergangenheit sorgte das Internet dafür, dass unter anderem die Kommunikationsbranche stark verändert wurde. Zahlreiche Arbeitsplätze entfielen in Bereichen der Kurierdienste und auch die Nutzung des herkömmlichen Telefons sinkt bis heute sukzessive. Wir befinden uns in einer Zeit, in der die Frequenz an technologischen Innovationen immer weiter zunimmt. Dies ist angesichts eines sich intensivierenden globalen Wettkampfes in nahezu allen Branchen kaum verwunderlich. So ist es naheliegend, dass sich auch verschiedene Berufsfelder immer weiter verändern. Der Bereich des Projektmanagements bleibt davon nicht unberührt.

Eine bedeutende Rolle spielt hierbei die Automatisierung, die laut Vorhersagen im Jahre 2030 bereits 80% aller manuellen Aufgaben im Projektmanagement übernehmen wird (Gartner, 2019). Gerade auch durch die Unterstützung durch künstliche Intelligenz wird der Projektmanager kaum noch dazu benötigt werden, um traditionelle Aufgaben wie die Dokumentation oder die Budget- und Zeitplanung zu übernehmen. Schließlich ist eine automatisierte Datenverarbeitung und -analyse nicht nur deutlich effizienter, sondern auch um ein Vielfaches akkurater als bei einer Durchführung durch eine reale Person. Der Projektmanager im herkömmlichen Sinne befindet sich somit auf einem absteigenden Ast. Die Rolle des Projektleiters geht aber keinesfalls verloren. Sie wird sich stattdessen deutlich verändern.

Der Wandel im Projekt-Leadership

Nicht nur die Rolle des Projektmanagers befindet sich aktuell im Wandel, sondern unser gesamter Arbeitsmarkt. Potentielle Arbeitnehmer können aus vielen verschiedenen Jobangeboten das Attraktivste wählen. Der Arbeitgeber konkurriert hingegen mit vielen anderen Unternehmen um die besten Arbeitnehmer. In Zeiten des Fachkräftemangels befindet sich der Arbeitnehmer in der stärkeren Position. Neben rein monetären Faktoren sind für dessen Entscheidung auch Aspekte wie zwischenmenschliche Beziehungen oder die Arbeitsplatzkultur von Bedeutung.

Genau an diesem Punkt muss die Projektleitung von morgen ansetzen. Auch wenn analytisches Denken und projektbezogenes Know-How weiterhin von Vorteil sein werden, werden Soft-Skills noch weiter an Bedeutung gewinnen. Projektmanagement bedeutet das erfolgreiche Führen des Projektteams als Zusammenschluss unterschiedlicher Individuen, die gemeinsam funktionieren müssen. Soziale Fähigkeiten helfen dabei, starke Beziehungen zu bilden und die Bedürfnisse und Motivationen des Einzelnen zu erkennen. Durch einen verstärkten Fokus auf den Menschen fühlt sich jedes einzelne Mitglied des Projektteams wertgeschätzt und zufrieden. So gelingt es dem Projektmanager, Talente erfolgreich zu führen und langfristig an das Unternehmen zu binden. Durch das Anwerben und Halten von hochqualifizierten und wertvollen Arbeitskräften und die damit in Verbindung stehende Reputation erlangt das Unternehmen einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.

Der Projektmanager der Zukunft, der sich weniger administrativen und planerischen Aufgaben zu widmen hat, wird in seiner neuen Rolle als Projekt-Influencer bezeichnet. Der Projekt-Influencer zeichnet sich durch einen Fokus auf seine Mitmenschen im Team aus, die er im Hinblick auf ein gemeinsames Ziel vereinen muss. Er weist somit Fähigkeiten auf, die nicht einfach durch künstliche Intelligenz oder andere Technologien zu ersetzen sind.   

Welche Eigenschaften der Projekt-Influencer aufweisen muss

Durch die veränderte Führungsrolle in Projekten muss ein Projekt-Influencer ein Skill-Set aufweisen, das sich von dem eines klassischen Projektmanagers in einigen Punkten unterscheidet. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl wichtiger Eigenschaften, die in diesem Kontext von Bedeutung sind.

• Technologiebewusstsein: Die Voraussetzung für die veränderte Rolle des Projektmanagers ist die Adaption neuer Technologien. Nur wenn neuartige technologische Errungenschaften implementiert werden, können diese den Projektmanager unterstützen, damit sich dieser auf andere Aufgaben fokussieren kann. Für den zielführenden Einsatz neuer Technologien im Projektteam ist der Projekt-Influencer zuständig.
• Emotionale Intelligenz: Sie bezeichnet die Fähigkeit, sowohl eigene Emotionen als auch die Emotionen anderer zu identifizieren und zu managen. Die eigenen Gefühle zu steuern und auf die Gefühle der Teammitglieder einzugehen, kann ausschlaggebend für den Erfolg eines Projekts sein. So fühlt sich das Projektteam wohl, was die Produktivität erhöhen kann.
• Coaching: Projekt-Influencer beschäftigen sich nicht nur auf einer emotionalen Ebene mit ihren Teammitgliedern. Es liegt ebenso an ihnen, Stärken und Potenziale auszumachen. Ausgehend davon können die Mitglieder zielführend gefördert und in Bereichen, die ihren Fähigkeiten entsprechen, eingesetzt werden.
• Inspiration: Projekt-Influencer sollten Personen sein, die mit gutem Beispiel vorangehen. Sie sind von dem Sinn und Zweck des Projekts vollständig überzeugt und inspirieren das Projektteam durch ihre Begeisterung zu bestmöglichen Ergebnissen.
• Kommunikation: Die wohl bedeutendste Fähigkeit von Projekt-Influencern ist eine herausragende Kommunikationsfähigkeit. Kommunikation begleitet jedes Projekt permanent und ist ein erfolgskritischer Faktor. Wichtige Bestandteile gelungener Kommunikation sind das Zuhören, Hinterfragen und schließlich Klarheit.

Es bleibt festzuhalten, dass sich durch neue Technologien die Rolle von Projektmanagern verändert. Sie werden zu Projekt-Influencern, deren Fokus zunehmend auf Menschen und weniger auf administrativen und analytischen Aufgaben liegt. Jedoch handelt es sich hierbei nicht um eine plötzliche Veränderung, sondern vielmehr um einen anhaltenden Prozess. Trotz der verstärkten sozialen Fähigkeiten der Projekt-Influencer sollten Eigenschaften wie analytische Fähigkeiten, Organisationstalent und projektbezogenes Know-How nicht außer Acht gelassen werden.

Wie man in kürzerer Zeit mehr schafft

Das Verhältnis zwischen Output und Input wird als Produktivität bezeichnet. Umgemünzt auf den arbeitenden Menschen gibt diese an, wie viel Arbeit pro bestimmter Zeiteinheit verrichtet wird. Für den Erfolg eines Projekts ist die Produktivität der Mitglieder des Projektteams entscheidend. Schließlich muss bis zu einer festen Deadline ein gewisser Workload von einer bestimmten Anzahl an Mitarbeitenden erledigt werden. Nun gibt es viele Ansätze zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, wie die Standardisierung gewisser Prozesse oder das Etablieren von Feedback-Loops.

Ein sehr simpler, aber dennoch erfolgversprechender Ansatz ist die Ivy Lee-Methode. Die nach dem amerikanischen Geschäftsmann Ivy Lee benannte Vorgehensweise feierte bereits 2018 ihren 100. Geburtstag, aber kommt trotz – oder gerade wegen – ihres hohen Alters auch heute noch häufig zum Einsatz, und das nicht ohne Grund. Sie lässt sich nahezu von jedem Arbeitnehmer in verschiedensten Arbeitskontexten auf einfachste Weise implementieren.

In 5 Schritten zur maximalen Produktivität

Um zu einem Produktivitäts-Profi nach der Vorstellung von Ivy Lee zu werden, müssen Sie lediglich für jeden Arbeitstag folgende 5 Schritte befolgen:

1. Nehmen Sie sich am besten am Vorabend des anstehenden Arbeitstages einige Minuten Zeit und notieren Sie sich die 6 wichtigsten Aufgaben des Tages in einer einfachen Liste. Es müssen nicht zwingend 6 Aufgaben sein, es handelt sich hierbei lediglich um eine Obergrenze. Die überschaubare Aufgabenzahl zwingt Sie, Prioritäten zu setzen und verhindert meist einen Aufschub auf den nächsten Tag.
2. Im zweiten Schritt überlegen Sie, welche Bedeutung den 6 Aufgaben jeweils zukommt. Ordnen Sie diese dementsprechend an. Die wichtigste Aufgabe steht an erster Stelle.
3. Nun geht es an die Abarbeitung der Liste. Beginnen Sie mit der ersten Aufgabe und richten Sie Ihren vollen Fokus auf diese. Sie sollten sich hierbei nur in äußersten Ausnahmefällen unterbrechen lassen.
4. Wenn Sie die erste Aufgabe vollständig abgeschlossen haben, rücken Sie zur nächsten vor. Dieser gilt folglich wieder Ihre gesamte Aufmerksamkeit, bis sie abgeschlossen ist. So arbeiten Sie möglichst innerhalb des Arbeitstages Ihre Liste ab.
5. Sie haben alle Aufgaben auf Ihrer Liste erfolgreich abgearbeitet? Glückwunsch! Nun können Sie Ihren nächsten Arbeitstag planen. Kehren Sie zu Schritt 1 zurück und notieren Sie die 6 Aufgaben für den kommenden Tag.

Nicht alles geschafft?

In einer schnelllebigen und dynamischen Arbeitswelt kommt es häufig dazu, dass der Arbeitstag anders abläuft als geplant. Darunter kann auch Ihre Planung leiden. Oft ist auch der Umfang der Aufgaben auf der Liste zu groß, um an einem Tag abgearbeitet werden zu können. Setzen Sie die nicht erledigte Aufgabe einfach auf die Liste des nächsten Tages und überdenken Sie die Priorisierung. Wenn eine Aufgabe fortlaufend aufgeschoben wird und immer wieder eine niedrige Priorität erhält, sollten Sie überlegen, ob die Aufgabe wirklich wichtig ist oder vielleicht doch gestrichen werden kann. Ein effektives Prinzip, um Prioritäten zu setzen ist die Eisenhower-Matrix.

Was mit dem “daily business” geschieht...

Neben den priorisierten Aufgaben, die auf der Liste festgehalten werden, fallen bei den meisten Arbeitnehmern meist noch weitere Aufgaben an. Simple Routineaufgaben wie das Beantworten von E-Mails werden nach Ivy Lee nicht berücksichtigt, müssen aber dennoch erledigt werden. Aus diesem Grund sollten Sie die Methode an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Strukturieren Sie beispielsweise Ihren Arbeitsalltag so, dass Sie zuerst Ihre Liste abarbeiten und sich erst danach um alles weitere kümmern. Alternativ können Sie auch einen festen Slot für Routineaufgaben in Ihren Arbeitstag integrieren. So können Sie die Vorzüge der Ivy Lee-Methode genießen, ohne Ihre täglich anfallenden Aufgaben links liegen zu lassen.

Die Vorteile der Ivy Lee-Methode zusammengefasst

• Kompromissloser Fokus: Ivy Lee verspricht sich von Single-Tasking und der starken Fokussierung auf lediglich eine Aufgabe eine höhere Produktivität. Multi-Tasking mag zwar beeindruckend klingen, steht aber der Effizienz meist im Weg.
• Entscheidungszwang: Die Ivy Lee-Methode zwingt Sie dazu, sich zu entscheiden, welche Aufgaben momentan wirklich wichtig sind. Diese erhalten Ihren kompletten Fokus, während weniger relevante Aufgaben klar hintenangestellt werden.
• Motivation: Wenn wir an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten, erzielen wir zwar Fortschritte, aber bis eine Aufgabe abgehakt werden kann, dauert es bedeutend länger. Dies kann demotivierend sein. Wenn man seine tägliche Aufgabenliste fokussiert abarbeitet, erreicht man über den Tag hinweg verschiedene Meilensteine, bis am Ende des Tages ein Haken neben jeder Aufgabe steht. Dies gibt Ihnen das Gefühl, produktiv gewesen zu sein und motiviert Sie für weitere Aufgaben.  
• Organisation: Der Kern der Ivy Lee-Methode ist die gewohnheitsmäßige Organisation von Aufgaben. Sie haben stets einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben und wissen immer, was als nächstes ansteht.
• Starthilfe: Bis morgens effektiv eine Aufgabe begonnen wird, haben die meisten Arbeitnehmer bereits einige Minuten an ihrem Arbeitsplatz verbracht. Oft wird viel Zeit damit verbracht, zu überlegen, wie man den Arbeitstag am besten beginnen sollte. Die Ivy Lee-Methode eliminiert diese Startschwierigkeiten. Sie wissen bereits beim Hochfahren Ihres Computers, welche Aufgabe zuerst ansteht und können produktiv in den Tag starten.

Die Ivy Lee-Methode ist ein sehr simpler Ansatz, der beim richtigen Einsatz Ihre Produktivität deutlich erhöhen kann und sogar noch weitere Vorteile mit sich bringt. Passen Sie die Methode nach Ihren eigenen Bedürfnissen an, um den maximalen Nutzen daraus zu schöpfen.

Künstliche Entitäten als Content-Creator

Künstliche Intelligenz bietet bereits im jetzigen Entwicklungsstadium viele Möglichkeiten im Business-Kontext. Auch das Erstellen von Content zu Marketing-Zwecken fällt unseren künstlichen Helfern nicht schwer. Wir haben verschiedene KI-Bots darum gebeten, Blog-Artikel nach unseren Vorstellungen zu erstellen. Das Thema, über welches die künstlichen Intelligenzen schreiben sollten, liegt auf der Hand. Sie sollen darüber berichten, welchen Einfluss sie selbst auf das Projektmanagement der Zukunft haben werden.

Für unser Experiment haben wir die KI-Tools Cohesive.so, ChatGPT und Writesonic genutzt. Die Anforderung an das jeweilige Tool wurde jeweils auf Englisch formuliert, sodass eine größere Datenbasis genutzt werden kann. Für Sie haben wir die Artikel jeweils wieder ins Deutsche übersetzt. Auch das Titelbild haben wir mit Hilfe eines KI-Tools erstellt. Wir haben Dall-E, neben ChatGPT ein weiteres Tool von OpenAI, darum gebeten, ein Bild eines futuristischen Roboters als Projektmanager zu erstellen. Das Ergebnis sehen Sie oben.

Im Folgendem präsentieren wir Ihnen jeweils die Aufforderung an das KI-Tool und schließlich den entsprechenden Artikel.

Versuch 1: Cohesive.so

Aufforderung: Schreibe einen Blog-Artikel darüber, wie sich KI auf das Projektmanagement auswirken wird. 2000 Wörter, der Ton ist lehrreich, das Ziel sind Impressionen.

Ergebnis:

Der Einfluss von KI auf das Projektmanagement: Ein Überblick  

Mit zunehmender Automatisierung und Digitalisierung der Welt wird künstliche Intelligenz (KI) in allen Branchen, einschließlich des Projektmanagements, immer präsenter. KI hat das Potenzial, die Art und Weise, wie Projekte verwaltet werden, wie Informationen verarbeitet werden und wie Entscheidungen getroffen werden, zu revolutionieren. Dieser Artikel wird die Möglichkeiten untersuchen, wie KI bereits das Projektmanagement beeinflusst und welches Potenzial es für die Zukunft hat. 

Aktuelle Anwendungen von KI im Projektmanagement  

KI bietet Projektmanagern die Möglichkeit, mühsame Aufgaben zu automatisieren, Risiken und Protokolle zu bewerten und die Genauigkeit der Echtzeit-Datenanalyse zu erhöhen. Einer der bedeutendsten Vorteile von KI im Projektmanagement besteht darin, dass es in der Lage ist, potenzielle Probleme vorherzusagen und darauf zu reagieren, bevor sie Auswirkungen auf das Projekt haben. KI-Algorithmen können Datensätze analysieren und Muster identifizieren, um auf potenzielle Probleme hinzuweisen, bevor sie zu kritischen Problemen werden. 

Automatisierung von Aufgaben  

KI kann Routineaufgaben wie das Aktualisieren von Statusberichten, Planung von Besprechungen und Senden von Erinnerungen übernehmen, die Projektmanager und Teammitglieder entlasten, damit sie sich auf Aufgaben konzentrieren können, die strategisches Denken und Entscheidungsfindung erfordern. Die Automatisierung dieser Aufgaben kann auch die Fehlerchancen verringern und die Effizienz bei der Projektabwicklung verbessern. 

Echtzeitanalyse  

Künstliche Intelligenz kann eine große Menge an Projektdaten, wie z.B. Ressourcennutzung, Aufgabenerledigungsraten und Teammitgliederzuweisung, in Echtzeit analysieren. Die bereitgestellten Erkenntnisse können Projektmanagern helfen, schneller Entscheidungen zu treffen und Projektpläne, Budgets und Ressourcen entsprechend anzupassen. 

Risikomanagement  

Durch Analyse der Projektdaten und externer Faktoren kann KI potenzielle Risiken erkennen und Protokolle zur Risikovermeidung etablieren. Diese Protokolle können das Projekt vor unnötigen Verzögerungen, finanziellen Verlusten und reduzierter Produktivität schützen. 

Zukunft von KI im Projektmanagement  

Die aktuellen Anwendungen von KI im Projektmanagement sind erst der Anfang. Das Potenzial für KI in diesem Bereich ist riesig und es wird erwartet, dass es in den kommenden Jahren noch wichtiger wird. Einige zukünftige Anwendungen von KI im Projektmanagement sind: 

Kollaborative Entscheidungsfindung  

KI-Systeme können Projektteams dabei helfen, den Entscheidungsprozess zu managen, indem sie Daten analysieren, prädiktive Modelle bereitstellen und Optionen generieren, die Teamleiter in Betracht ziehen können. Diese Zusammenarbeit wird es Projektmanagern erleichtern, informierte Entscheidungen zu treffen und effizienter voranzukommen. 

Organisatorisches Lernen 

Durch Analyse der Daten vergangener Projekte kann KI Organisationen dabei helfen, ein Wissensmanagement-System zu entwickeln. Diese Systeme könnten dazu beitragen, die besten Praktiken, was gut funktioniert hat und was nicht für das Team in bestimmten Szenarien funktioniert hat, zu identifizieren. Durch eine kenntnisreiche Management-System können Organisationen ihre Prozesse optimieren und die Gesamtproduktivität ihrer Projekte verbessern. 

Remote-Projektmanagement  

Die Covid-Pandemie hat zu einem Anstieg der Remote-Arbeit geführt, und KI kann das Remote-Projektmanagement erleichtern, indem es Aufgaben automatisiert, Analytik bereitstellt und die Notwendigkeit für persönliche Meetings reduziert. Indem es einfacher macht, den Projektstatus zu verfolgen, mit Teams zu kommunizieren und Daten zu teilen, kann KI helfen, dass Remote-Projektmanagement-Teams effizienter und effektiver arbeiten. 

Zusammenfassung 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass KI bereits einen signifikanten Einfluss auf das Projektmanagement hat und dies auch in Zukunft tun wird. Projektmanager, die KI nutzen, werden wahrscheinlich eine erhöhte Effizienz, eine größere Genauigkeit bei Entscheidungen und eine effektivere Nutzung von Ressourcen erleben. Wie bei jeder neuen Technologie gibt es Herausforderungen und Bedenken bei KI, aber ihr Potenzial überwiegt zu sehr, um sie zu ignorieren. 

Versuch 2: ChatGPT

Aufforderung: Schreibe einen Artikel darüber, wie künstliche Intelligenz Projektmanagement in der Zukunft beeinflussen wird. Der Text sollte suchmaschinenoptimiert sein. Nutze Beispiele und eine formale Ausdrucksweise.

Ergebnis:

Die Zukunft des Projektmanagements: Wie künstliche Intelligenz unsere Arbeitsweise revolutionieren wird

Künstliche Intelligenz (KI) ist seit Jahren ein heißes Thema in der Welt der Technologie, und ihre Auswirkungen auf verschiedene Branchen sind unbestreitbar. Vom Gesundheitswesen bis zum Transportwesen hat KI bereits begonnen, unsere Lebens- und Arbeitsweise zu verändern. Ein Bereich, der durch KI stark verändert werden kann, ist das Projektmanagement. Da Unternehmen und Organisationen weiterhin nach Möglichkeiten zur Verbesserung von Effizienz, Produktivität und Ergebnissen suchen, wird KI eine wichtige Rolle bei der Gestaltung der Zukunft des Projektmanagements spielen.

In diesem Artikel untersuchen wir, wie KI das Projektmanagement in Zukunft beeinflussen wird und wie sich Unternehmen auf diesen Paradigmenwechsel vorbereiten können. Wir zeigen Beispiele, wie KI bereits im Projektmanagement eingesetzt wird, diskutieren die potenziellen Vorteile und Herausforderungen der Integration von KI in Projektmanagementprozesse und geben Einblicke, wie Unternehmen ihre Projektmanagementpraktiken optimieren können, um die Leistungsfähigkeit von KI zu nutzen.

KI im Projektmanagement: Aktuelle Landschaft und Beispiele

KI ist im Projektmanagement bereits auf dem Vormarsch, und mehrere Unternehmen nutzen ihre Fähigkeiten, um die Projektergebnisse zu verbessern. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie KI heute im Projektmanagement eingesetzt wird:

1. Datenanalyse und Vorhersage: Einer der wichtigsten Bereiche, in denen KI einen erheblichen Einfluss auf das Projektmanagement hat, ist die Datenanalyse und -vorhersage. KI-gestützte Algorithmen können große Datenmengen analysieren und Muster, Trends und Erkenntnisse erkennen, die Projektmanagern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. So kann KI beispielsweise historische Projektdaten analysieren, um potenzielle Risiken zu erkennen, Projektverzögerungen vorherzusagen und Strategien zur Risikominderung und Verbesserung der Projektleistung zu empfehlen.
2. Automatisierung von Aufgaben: KI kann sich wiederholende und alltägliche Aufgaben im Projektmanagement automatisieren, so dass sich die Projektmanager auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können. So können KI-gesteuerte Chatbots beispielsweise routinemäßige projektbezogene Anfragen von Teammitgliedern bearbeiten, den Projektfortschritt verfolgen und automatisierte Berichte erstellen, wodurch die administrative Belastung der Projektmanager verringert wird und sie sich auf die strategische Planung und Entscheidungsfindung konzentrieren können.
3. Optimierung der Ressourcen: KI kann bei der Optimierung der Ressourcenzuweisung im Projektmanagement helfen, indem sie Daten über die Verfügbarkeit, die Fähigkeiten und die Arbeitsbelastung des Teams analysiert. Durch den Einsatz von KI können Projektmanager Ressourcen auf der Grundlage von Echtzeitdaten besser zuweisen und sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit den richtigen Aufgaben zugewiesen werden. Dies kann zu einer verbesserten Projekteffizienz, geringeren Kosten und einer höheren Teamproduktivität führen.
4. Risikomanagement: KI kann auch eine entscheidende Rolle beim Risikomanagement im Projektmanagement spielen. Durch die Analyse historischer Projektdaten können KI-Algorithmen potenzielle Risiken erkennen und ihre Eintrittswahrscheinlichkeit vorhersagen. Projektmanager können dann proaktiv Strategien entwickeln, um diese Risiken zu mindern und den Projekterfolg sicherzustellen.
5. Entscheidungshilfe: Ein weiterer Bereich, in dem KI für das Projektmanagement von Nutzen sein kann, ist die Entscheidungsunterstützung. KI-gestützte Systeme zur Entscheidungsunterstützung können Daten analysieren, verschiedene Szenarien bewerten und den Projektmanagern Empfehlungen für fundierte Entscheidungen geben. KI kann Projektmanagern beispielsweise dabei helfen, die beste Projektmanagement-Methode auszuwählen, den optimalen Projektzeitplan zu bestimmen oder die am besten geeigneten Teammitglieder für eine bestimmte Aufgabe auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeit zu ermitteln.

Vorteile von KI im Projektmanagement

Die Integration von KI in Projektmanagement-Prozesse bietet mehrere Vorteile, die Unternehmen helfen können, ihre Projektergebnisse zu verbessern. Einige der wichtigsten Vorteile des Einsatzes von KI im Projektmanagement sind:

• Verbesserte Entscheidungsfindung: KI kann Projektmanagern datengestützte Erkenntnisse und Empfehlungen liefern, die es ihnen ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch den Einsatz von KI-gestützter Analytik können Projektmanager auf Echtzeitdaten zugreifen, Trends erkennen und Erkenntnisse gewinnen, die ihnen helfen, genauere und zeitnahe Entscheidungen zu treffen, was zu besseren Projektergebnissen führt.
• Gesteigerte Effizienz: KI kann Routine- und sich wiederholende Aufgaben im Projektmanagement automatisieren, so dass sich die Projektmanager auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren können. Dies kann zu einer höheren Effizienz und Produktivität führen, da die Projektmanager mehr Zeit für kritische Aufgaben wie strategische Planung, Risikomanagement und Stakeholder-Kommunikation aufwenden können.
• Verbessertes Ressourcenmanagement: Künstliche Intelligenz kann das Ressourcenmanagement in Projekten verbessern, indem sie große Datenmengen analysiert, um den Ressourcenbedarf vorherzusagen und potenzielle Engpässe zu ermitteln. Dadurch können Projektmanager die Ressourcenzuweisung und -planung optimieren, Verschwendung reduzieren und die Gesamtleistung des Projekts verbessern. Darüber hinaus bieten KI-gestützte Tools Echtzeit-Überwachung und Feedback, so dass Projektteams fundierte Entscheidungen treffen und ihre Ressourcenmanagement-Strategien entsprechend anpassen können.

Versuch 3: Writesonic

Aufforderung: Wie wird künstliche Intelligenz das Projektmanagement der Zukunft beeinflussen? Verwende eine professionelle Ausdrucksweise und schreibe in der ersten Person.

Ergebnis:

Revolutionierung des Projektmanagements: Der Einfluss von künstlicher Intelligenz

Als Projektmanager habe ich aus erster Hand erfahren, wie die Technologie die Art und Weise, wie wir an das Projektmanagement herangehen, verändert hat. Von cloudbasierter Projektmanagement-Software bis hin zu Tools für die Zusammenarbeit - die Technologie hat es uns ermöglicht, intelligenter und effizienter zu arbeiten. Die aufregendste Entwicklung in der Projektmanagementtechnologie ist jedoch zweifellos der Aufstieg der künstlichen Intelligenz (KI). In diesem Blogbeitrag werde ich untersuchen, wie KI das Projektmanagement revolutioniert und was dies für die Zukunft des Berufs bedeutet.

Einführung in KI im Projektmanagement

Künstliche Intelligenz ist die Simulation menschlicher Intelligenzprozesse durch Computersysteme. Dazu gehört die Entwicklung von Algorithmen, die aus Daten lernen und auf dieser Grundlage Entscheidungen treffen können. Im Projektmanagement kann KI eingesetzt werden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, Daten zu analysieren und Erkenntnisse zu gewinnen, die Projektmanagern helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Einer der wichtigsten Vorteile von KI im Projektmanagement ist die Fähigkeit, große Datenmengen schnell und präzise zu verarbeiten. Dies ist besonders bei Großprojekten nützlich, bei denen zahlreiche Variablen zu berücksichtigen sind. So kann ein KI-gestütztes Projektmanagement-Tool beispielsweise Daten über frühere Projekte analysieren, um Muster und Trends zu erkennen, die den Projektmanagern helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Vorteile von KI im Projektmanagement

KI hat mehrere Vorteile für das Projektmanagement. Erstens kann sie Projektmanagern helfen, Zeit zu sparen, indem sie sich wiederholende Aufgaben wie Terminplanung und Ressourcenzuweisung automatisiert. Dadurch gewinnen sie Zeit, um sich auf strategischere Aufgaben wie Risikomanagement und die Einbeziehung von Stakeholdern zu konzentrieren.

Zweitens kann KI Projektmanagern dabei helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, indem sie auf der Grundlage von Datenanalysen Erkenntnisse liefert. Ein KI-gestütztes Projektmanagement-Tool kann beispielsweise Daten zur Projektleistung analysieren, um Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind. Dies kann Projektmanagern dabei helfen, potenzielle Risiken zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu entschärfen, bevor sie zu einem Problem werden.

Und schließlich kann KI die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Projektteams verbessern. Durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten zum Projektfortschritt können die Teammitglieder effektiver zusammenarbeiten, potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen, bevor sie zu einem Problem werden.

KI-basierte Projektmanagement-Tools

KI-basierte Projektmanagement-Tools werden unter Projektmanagern immer beliebter. Mit diesen Tools lassen sich Aufgaben wie Terminplanung, Ressourcenzuweisung und Risikomanagement automatisieren. Sie können auch Echtzeitdaten über den Projektfortschritt liefern, die den Projektmanagern helfen, fundierte Entscheidungen über die Projektausrichtung und Ressourcenzuweisung zu treffen.

KI-gestütztes Risikomanagement

Risikomanagement ist ein wesentlicher Aspekt des Projektmanagements. Das Erkennen und Abschwächen von Risiken kann jedoch eine zeitaufwändige und schwierige Aufgabe sein. KI kann Projektmanagern dabei helfen, potenzielle Risiken zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu mindern, bevor sie zu einem Problem werden.

Ein KI-gestütztes Risikomanagement-Tool kann beispielsweise Daten über frühere Projekte analysieren, um Muster und Trends zu erkennen, die Projektmanagern bei der Vorhersage potenzieller Risiken helfen können. Es kann auch Echtzeitdaten über den Projektfortschritt liefern, die genutzt werden können, um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor sie zu einem Problem werden.

KI-gestützte Zusammenarbeit im Projektmanagement

Die Zusammenarbeit ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass die Teammitglieder effektiv zusammenarbeiten. KI kann Projektmanagern dabei helfen, die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu verbessern, indem sie Echtzeitdaten zum Projektfortschritt liefert.

Ein KI-gestütztes Kollaborationstool kann beispielsweise Echtzeitdaten über den Projektfortschritt liefern, mit denen sich potenzielle Probleme erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen lassen, bevor sie zu einem Problem werden. Es kann auch die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern erleichtern und sicherstellen, dass alle auf derselben Seite stehen und auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

Die Zukunft der KI im Projektmanagement

Die Zukunft der künstlichen Intelligenz im Projektmanagement ist zweifelsohne vielversprechend. Mit der Weiterentwicklung der KI-Technologie ist zu erwarten, dass es mehr KI-gestützte Projektmanagement-Tools und -Anwendungen geben wird. Diese Tools werden Projektmanagern helfen, effizienter zu arbeiten, bessere Entscheidungen zu treffen und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu verbessern.

Ein Bereich, in dem ein deutliches Wachstum von KI im Projektmanagement zu erwarten ist, ist die vorausschauende Analyse. KI-gestützte prädiktive Analysetools können Daten über frühere Projekte analysieren, um Muster und Trends zu erkennen, die den Projektmanagern helfen, potenzielle Risiken vorherzusagen und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu mindern, bevor sie zu einem Problem werden.

Fazit

Der Aufstieg der künstlichen Intelligenz verändert die Art und Weise, wie wir das Projektmanagement angehen. KI-gestützte Projektmanagement-Tools können sich wiederholende Aufgaben automatisieren, Daten analysieren und Erkenntnisse liefern, die Projektmanagern helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. KI kann auch die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern verbessern und sicherstellen, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Mit der Weiterentwicklung der KI-Technologie ist zu erwarten, dass es mehr KI-gestützte Projektmanagement-Tools und -Anwendungen geben wird, die Projektmanagern helfen, effizienter und effektiver zu arbeiten.

Handlungsaufruf: Machen Sie sich die Zukunft des Projektmanagements zu eigen, indem Sie KI-gestützte Projektmanagement-Tools und -Anwendungen ausprobieren. Überlegen Sie, wie KI Ihnen helfen kann, intelligenter zu arbeiten, bessere Entscheidungen zu treffen und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu verbessern.

Videospiele als Umsatzgarant

Die Videospielbranche vereint bereits seit Jahren ein riesiges Marktvolumen und kann weiterhin ein enormes Wachstum verzeichnen. Während sich der weltweite Umsatz mit Videospielen im Jahr 2017 noch auf 117 Milliarden US-Dollar belief, wird das Marktvolumen im Jahr 2026 bereits auf über 316 Milliarden geschätzt (Statista, 2023). Dies sind Zahlen, von denen andere Industrien nur träumen können.

Wie bedeutend Videospiele für die globale Unterhaltungsindustrie sind, zeigt vor allem der Titel GTA V, das erfolgreichste Release vom Gaming-Giganten Rockstar. Alleine mit diesem Titel wurden über 6 Milliarden US-Dollar umgesetzt. Zum Vergleich: Der erfolgreichste Film aller Zeiten, Avatar, konnte “nur” knapp 3 Milliarden US-Dollar einspielen.

Ist also die Videospielindustrie eine Branche, in der sich einfach Gewinne in Millionenhöhe realisieren lassen? Wohl eher nicht. Denn der Entwicklungsaufwand, der für namhafte Blockbuster-Titel entsteht, sowie die Vermarktung sind riesig. Auch in dieser Hinsicht setzte der Videospielklassiker GTA mit dem fünften Teil der Reihe neue Maßstäbe. Drei Jahre soll die Entwicklung des Open-World-Spiels gedauert haben, wobei ein Budget von rund 265 Millionen US-Dollar verschlungen wurde. Und selbst fast zehn Jahre nach dem Release findet dieses Projekt noch immer kein Ende. Weiterhin liefert das Entwicklerstudio Rockstar Content für die Anhänger der Reihe.

Dass es eine große Herausforderung ist, ein derartiges Budgetüber Jahre hinweg auf verschiedene Entwicklungsteams mit insgesamt über 1000 Entwicklern zielführend zu verteilen, scheint offensichtlich. Wie die großen Entwicklerstudios in der Gaming-Industrie diese Herausforderung mit Hilfe von optimierten Projektmanagement bewältigen, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Die 6 Projektphasen in der Videospielbranche

Um eine erste grobe Struktur in diesem komplexen Projektumfeld zu etablieren, ist es sinnvoll, das Projekt im ersten Schritt in die verschiedenen Phasen zu unterteilen. Diese Phasen werden bei jedem Videospiel in der Entwicklung durchlaufen, wobei sich manche Phasen überschneiden können. Nach Beendigung jeder Phase kann der Ablauf rückblickend bewertet werden und es können Anpassungen für den weiteren Ablauf getroffen werden.

1. Vorproduktion: Vor der eigentlichen Entwicklung eines Videospiels muss ein klares Konzept entwickelt werden. Es wird festgelegt, worin der Kern des Spiels besteht, was das Ziel am Ende des Entwicklungsprozesses ist und welche Anforderungen gestellt werden. In diesem Zuge wird auch das Budget definiert und die Zusammenstellung des Projektteams wird ausgearbeitet.
2. Produktion: In dieser Phase wird zumeist der größte Teil der Arbeit verrichtet. Die Spielwelt wird erschaffen, die Charaktere werden kreiert und die Missionen werden erstellt. Kurzgesagt: Das Entwicklerteam baut von Grund auf ein komplettes Spiel. Ziel ist die Erstellung einer Alpha-Version. Das bedeutet, das Spiel muss von Anfang bis Ende spielbar sein. Die Produktionsphase ist geprägt von Revisionsschleifen. Durch die kontinuierliche Verbesserung und Erweiterung wird die Spielwelt so weit vertieft, bis die User Experience der Alpha-Version getestet werden kann.
3. Testphase: Die in der vorangegangenen Phase erstellte Alpha-Version erlaubt es, das Spiel nun ausführlich zu testen. In dieser Testphase sollen Bugs und andere Probleme identifiziert und behoben werden. Am Ende der Testphase soll eine Beta-Version des Spiels zur Verfügung stehen, das von einer selektierten Testgruppe ausprobiert werden kann.
4. Pre-Launch: Diese Phase beginnt mit der öffentlichen Ankündigung des neuen Videospiels und umfasst alle Marketing-Maßnahmen, die dazu dienen, Aufmerksamkeit auf das neue Release zu lenken. Der Pre-Launch geht mittlerweile häufig mit der Testphase Hand in Hand. Den Interessenten wird häufig die Beta-Version kostenlos zur Verfügung stellt. Somit bildet sich eine erste Community und das Spiel erhält Aufmerksamkeit, während weitere Bugs vor dem eigentlichen Release gefunden und behoben werden können.
5. Markteinführung: Diese Phase, beziehungsweise dieser Zeitpunkt, bezeichnet den lang ersehnten Release des neuen Videospiels. Es ist nun in den Läden und Online-Stores für die Öffentlichkeit in vollem Umfang erhältlich.
6. Post-Production: Im letzten Abschnitt wird das Spiel fortlaufend gepflegt und neuer zusätzlicher Content wird ergänzt. In dieser Phase können die Entwickler auf das Feedback der Community reagieren und das Videospiel nach deren Vorstellungen optimieren.

Herausforderungen in der Spielentwicklung

Bei den Videospielgiganten, die für weltweit angesehene Titel wie FIFA, Call of Duty oder auch Grand Theft Auto zuständig sind, sind Projektteams alles andere als übersichtlich. Es ist nicht selten, dass an einem Großprojekt über 100 Entwickler mitwirken, manchmal sind sogar mehrere Entwicklerstudios an nur einem Spiel beteiligt. Anstatt eines großen Projektteams koexistieren meist verschiedene Entwicklungsteams, jeweils mit unterschiedlichen Arbeitsprozessen, Tools, Standards und Zielen. Hier ist eine nahtlose Kommunikation und ein ständiger Austausch über Verantwortlichkeiten und Ziele auf einer übergeordneten Ebene unverzichtbar. Andernfalls kann es zu enormen Problemen kommen, wenn fertige Entwicklungsarbeiten zweier Teams zusammengeführt werden sollen.

Erschwerend kommt hinzu, dass sich die Entwicklung eines Videospiels selten ein gemeinsames Büro teilt. Stattdessen sind Entwicklungsteams häufig über den gesamten Globus verteilt. Neben der räumlichen Distanz und einer möglichen sprachlichen Barriere bedeutet dies ebenso eine zeitliche Distanz, da sich Arbeitszeiten unterscheiden. Dies behindert häufig eine effektive Kommunikation und Koordination. Synchrones Zusammenarbeiten wird fast unmöglich. Hand in Hand mit der räumlichen Distanz gehen häufig auch kulturelle Unterschiede, welche zusätzlich eine effiziente Kooperation behindern können. So haben Anhänger verschiedener Kulturen unterschiedliche Vorstellungen von Arbeit, Führung, Eigenverantwortung und vielen weiteren Aspekten. Zusätzlich können auch divergierende Wertvorstellungen oder vorhandene Stereotype ein enormes Konfliktpotenzial bergen.

Während kulturelle Differenzen meist nur in einem gegenseitigen Annäherungsprozess beseitigt werden können, kann bei den meisten anderen Problemen eine passende Projektmanagement-Software Abhilfe schaffen. Es können Hierarchie- und Teamstrukturen abgebildet werden und der aktuelle Status jedes Entwicklungsteams kann jederzeit abgerufen werden. Abstimmungen müssen nicht mehr umständlich von Person zu Person erfolgen, sondern relevante Informationen können stets über ein einziges zentrales System abgerufen werden. Welchen Mehrwert effektives Projektmanagement für die Spielentwicklung schafft

Wie soeben aufgezeigt, ist die Entwicklung umfangreicher Spieletitel mit einem enormen Aufwand verbunden und bringt viele Herausforderungen mit sich. Die Lösung liegt in einem effizienten Projektmanagement und einer entsprechenden Software, mit der sich dies umsetzen lässt. Welche Vorteile konkret erzielt werden und warum diese genau in der Videospielbranche von großer Bedeutung sind, wird im Folgenden aufgezeigt:

• Einhaltung von Deadlines: Die Entwicklung eines Videospiels ist ein komplexer und langwieriger Prozess, der sich über Monate oder sogar Jahre hinweg erstrecken kann. Eine sorgfältige Planung ist somit unverzichtbar. Eine passende Projektmanagement-Software kann durch fortgeschrittene Planungsfunktionen wie einem Gantt-Diagramm dabei helfen, Abhängigkeiten zu visualisieren und damit realistische Deadlines zu setzen. Weiter kann die Einhaltung von Meilensteinen und Fristen fortlaufend getrackt werden. Somit erhalten die Gamer ihr fertiges Spiel pünktlich zum angekündigten Termin und die Reputation des Titels und des dahinterstehenden Studios erleidet keinen Schaden.  
• Risikominderung: Ein weiterer positiver Aspekt der umfangreichen und sorgfältigen Planung mit Hilfe eines Projektmanagement-Tools ist die Identifikation sogenannter Bottlenecks. Derartige kritische Punkte, an denen das Projekt zu scheitern droht, können vorab identifiziert und Strategien zur Bewältigung entworfen werden. Gerade in sehr komplexen Projekten sind derartige Engstellen ohne entsprechende Tools kaum identifizierbar.
• Effiziente Ressourcenallokation: Wie bereits erwähnt stehen in der Gaming-Branche häufig enorme Budgets zur Verfügung, die es auf eine Vielzahl von Entwicklern und Teams zu verteilen gilt. Dadurch, dass eine Projektmanagement-Anwendung komplexe Strukturen abbilden und verschiedene Aufgaben und Kosten exakt zuordnen kann, wird die Allokation finanzieller Ressourcen stark erleichtert. Gleiches gilt schließlich auch für andere Ressourcen wie Materialen, Ausstattung, externes Personal oder Zeit.  
• Qualitätssicherung: Im Rahmen des Projektmanagements wird sichergestellt, dass jedes Element eines Spiels ausführlich getestet wird, sodass möglichst keine Fehler oder Systemabstürze beim Spielen auftreten. Weiter werden in der Vorproduktionsphase gemeinsame Qualitätsstandards festgelegt, die im weiteren Ablauf fortlaufend überprüft werden können.
• Einfache Kommunikation und Kollaboration: Die Projektmanagement-Software stellt den einheitlichen und einzigen Kommunikationskanal für die Projektbeteiligten dar. Somit ist es unmöglich, dass Informationen verloren gehen und relevante Informationen sind jederzeit für befugte Personen zugänglich. Auch die Zusammenarbeit wird vereinfacht. Arbeiten mehrere Personen an einer Aufgabe, so können alle Beteiligten stets nachvollziehen, wie weit die Aufgabe bearbeitet wurde.
• Kundenzufriedenheit: Die Zufriedenheit der Spieler ist in der Gaming-Industrie von enormer Bedeutung. Entspricht ein Spiel nicht den Vorstellungen, droht es, ein Flop zu werden. Umso wichtiger ist es, das Feedback der Kunden ernst zu nehmen und einzuarbeiten. Durch die Etablierung von Feedback-Loops können in der Projektmanagement-Software systematisch die Anregungen und Wünsche der Konsumenten in die Verbesserungsphasen implementiert werden.

Die Gaming-Industrie ist eine Branche, für die komplexe und umfangreiche Projekte typisch sind. Das Management von derartigen Projekten stellt in vielerlei Hinsicht eine Herausforderung dar. Ein ausgeklügeltes und effizientes Projektmanagement ist für den Erfolg von großen Videospieltiteln unverzichtbar. Die Implementierung einer entsprechenden Software wie InLoox erleichtert die Strukturierung eines Projekts, sorgt für die Einhaltung von Deadlines und ermöglicht nicht zuletzt eine nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation. In einer zielgerichteten Unterstützung durch Projektmanagement-Software liegt hier der Schlüssel zum Erfolg.

Die Bedeutung von Verantwortlichkeiten im Projekt

Jedes Projektteam bringt eine gewisse soziale Komplexität mit sich. Verschiedene Personen mit unterschiedlichen Hintergründen und Vorstellungen treffen aufeinander. Ohne ein gewisses Maß an Koordination ist ein effektives Zusammenarbeiten in dieser Konstellation nur schwer umsetzbar. Um die soziale Komplexität unter Kontrolle zu bringen, wird im Vorfeld des Projekts eine Projektorganisation festgelegt. Hier werden durch den Projektleiter die Rollen definiert, die für das jeweilige Projekt benötigt werden. Für jede Rolle werden entsprechend Anforderungen, Aufgaben und Kompetenzen festgelegt. Die Person, die später die jeweilige Rolle bekleidet, ist schließlich für diese verantwortlich. Nur durch eine konkrete Zuordnung der jeweiligen Person kann der Projektleiter davon ausgehen, dass im Team Klarheit über die Zuständigkeiten herrscht und die Personen auf ihre Aufgaben fokussiert sind und diese erledigen. Erfolgt keine klare Zuteilung ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Doppelarbeit entsteht oder Aufgaben unerledigt bleiben.

Ohne eine Projektorganisation und eine Zuordnung von Verantwortlichkeiten bleibt es also mehr oder weniger dem Zufall überlassen, ob eine Aufgabe im Projekt erledigt wird oder nicht.  

Die Grundzüge der RACI-Matrix

Die RACI-Matrix ist eine Matrix zur Zuordnung von Verantwortlichkeiten, geht aber über reine Zuständigkeiten hinaus. Oft wird diese in der Praxis als Tabelle geführt. In dieser befinden sich alle Aufgaben im Projekt und die Mitglieder des Projektteams, beziehungsweise deren Rolle. In den meisten Fällen sind die Aufgaben auf der linken Seite untereinander als Zeilen angeordnet und die Mitarbeitenden werden rechts davon als Spalten abgebildet. Für jede Aufgabe wird jedem Mitarbeitenden ein R, A, C oder I zugeteilt. Daraus ergeben sich Verantwortlichkeiten und generell der Bezug, den ein Mitarbeitender zu einer Aufgabe hat. Für was die vier Buchstaben stehen, lesen Sie im Folgenden:

• Responsible: Dem Mitarbeitenden, in dessen Spalte sich ein R befindet, wurde die Aufgabe zugeteilt. Dieser ist entsprechend für die Erledigung zuständig. Für jede Aufgabe muss es mindestens einen solchen Mitarbeitenden geben, es sind aber auch mehrere möglich, z. B. als Vertretung bei Urlaub oder Krankheit. Es handelt sich hierbei typischerweise um einfache Mitglieder des Projektteams.  
• Accountable: Diese Person ist im Normalfall der oben genannten Gruppe übergeordnet. Sie delegiert typischerweise die Aufgabe und kommuniziert Erwartungen und den zeitlichen Horizont. Wird die Aufgabe nur mangelhaft oder nicht bis zum vereinbarten Termin erledigt, ist dies von dieser Person zu verantworten und sie wird dafür belangt. Die Person ist zumeist ebenso Teil des Projektteams und bekleidet hier eine Führungsrolle.
• Consulted: Mitarbeitende, die in diese Gruppe fallen, haben ein berechtigtes Interesse an der Erledigung der Aufgabe. Sie sind in diesem Sinne Stakeholder und ihre eigene Arbeit wird durch das Ergebnis der Aufgabe beeinflusst. Um dieses möglichst positiv zu gestalten, geben die konsultierten Personen im Vorfeld Input in Form von Anregungen oder Wünschen und stellen nach getaner Arbeit Feedback zur Verfügung. Grundsätzlich sind konsultierte Personen für eine Aufgabe nicht immer zwingend, aber können dennoch einen Mehrwert liefern. Die Anzahl dieser sollte zudem stets nach obenhin begrenzt werden, denn zu viel Input kann zu unnötiger Komplexität führen. In diese Gruppe können andere Mitglieder des Projektteams fallen, die an verwandten Aufgaben arbeiten, aber ebenso Personen außerhalb des Teams, die vom Projektergebnis betroffen sind.
• Informed: Wie die Bezeichnung vermuten lässt, sind Personen dieser Gruppe lediglich darüber informiert, dass eine Aufgabe durchgeführt wird. Genaue Details werden den informierten Personen jedoch erspart. Die Erledigung einer Aufgabe ist wie bei der vorherigen Gruppe von Interesse, jedoch wird darauf kein Einfluss genommen. Typischerweise befinden sich informierte Personen nicht innerhalb des Projektteams. Oft sind diese Teil der Führungsebene im Unternehmen oder Vorgesetzte in Abteilungen oder Teams, die vom Projektergebnis betroffen sind.

Vorteile der RACI-Matrix

• Übersichtlichkeit: Eine RACI-Matrix ist leicht zu verstehen und selbst Mitarbeitende ohne Projekterfahrung finden sich schnell zurecht. Die relevanten Informationen aus der Tabelle sind stets direkt einsehbar.
• Klare Verantwortlichkeiten: Die Verantwortlichkeiten sind klar definiert und für jedes Mitglied des Projektteams immer einsehbar. Somit kann sich niemand seiner Verantwortung entziehen und jede Aufgabe wird gewissenhaft erledigt.
• Schnelle und einfache Erstellung: Aufgrund des einfachen Aufbaus der Matrix wird keine spezielle Anwendung für die Erstellung benötigt. Eine Tabellenanwendung wie Microsoft Excel oder Google Sheets ist völlig ausreichend. Alternativ kann auch einfach zu Stift und Papier gegriffen werden.
• Minimiertes Konfliktpotenzial: Durch ein klares gemeinsames Rollenverständnis und eine klare Zuordnung in der Matrix, wird eine reibungslose Kommunikation ermöglicht. Konflikte wegen unerledigter Aufgaben oder unklarer Verantwortlichkeiten werden vermieden.

Nachteile der RACI-Matrix

• Begrenzter Projektumfang: Bei überschaubaren Projektteams führt die RACI-Matrix in jedem Fall zu mehr Übersichtlichkeit. Falls Sie jedoch unter Personalmangel leiden, wird es unweigerlich dazu führen, dass eine Person mehrere Rollen innehat und beispielsweise sowohl verantwortlich (Responsible) für die Durchführung, als auch für das Ergebnis (Accountable) ist und unter Umständen sogar die Person ist, die das nötige Wissen hat, um den Input zu liefern (Consulted). Auch wenn das Projekt einen gewissen Rahmen sprengt, kann die Übersichtlichkeit verloren gehen. Mit zunehmender Aufgaben- und Personenzahl nimmt auch der Umfang der Matrix zu. Hinterfragen Sie also bei großen Projekten stets, ob eine RACI-Matrix zu mehr Übersichtlichkeit führt oder Verwirrungspotenzial mit sich bringt.
• Undetaillierte Darstellung: Je detaillierter die Darstellung der Aufgaben ist, desto unüberschaubarer wird in der Folge die Matrix. Diese macht häufig also nur Sinn, wenn die Aufgaben nicht zu kleinteilig sind.
• Unzureichende Rollen: Häufig ist eine Zuordnung von einem der vier Buchstaben nicht ausreichend, um die tatsächliche Rolle eines Mitarbeitenden im Projekt zu beschreiben. Die Abgrenzung zwischen den Gruppen ist starr und häufig wird die Matrix nicht der Komplexität von Projekten gerecht. Hier können Anpassungen sinnvoll sein.

Die Nutzung einer RACI-Matrix kann grundsätzlich einen Mehrwert in Ihrem Projekt darstellen. Klare Verantwortlichkeiten und eine hohe Transparenz sprechen für den Einsatz. Bei kleinen Projekten kann aber der Aufwand, den die Erstellung mit sich bringt, den tatsächlichen Nutzen übersteigen. Auch für sehr umfangreiche Projekte eignet sich die Matrix nur begrenzt, da die Übersichtlichkeit typischerweise verloren geht. Entscheiden Sie also von Projekt zu Projekt, ob die Nutzung einer RACI-Matrix für Sie sinnvoll ist. Nehmen Sie die Matrix als Inspiration, um die Verantwortlichkeiten in Projekten an Ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Der Kick-Off Ihres Projekts und seine Bedeutung

Aller Anfang ist schwer. Dies ist auch bei Projekten häufig der Fall. Vor dem Projektstart steht manchmal nur ein vages Ziel, beispielsweise ein Defizit, das es zu beheben gilt. Wie man zu der Lösung des Problems kommen soll, ist oft unklar. Die Destination der Reise, die Ihr Projekt darstellt, steht also fest. Wie Sie dorthin gelangen – auf welcher Route, mit welchem Fortbewegungsmittel und mit welchem Reiseproviant – ist die Frage, die es im nächsten Schritt zu beantworten gilt.

Um sich über das Projekt und den entsprechenden Plan klar zu werden, dient die 5W2H-Methode als effektives Mittel. Die 5W stehen für die englischen Fragewörter What, Why, Where, When, Who und die 2H für How und How much. Die Methode überzeugt nicht nur durch ihre Simplizität, sondern hilft dabei, einen fundierten Projektplan zu erstellen. Die Methode ist nahezu universell anwendbar und schafft für das Projektteam Klarheit in den wichtigsten Belangen. Der Kern der Methode liegt in 7 zentralen Fragen, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

Die 7 zentralen Fragen

What will be done? - Was wird zur Projektzielerreichung gemacht?

Die erste Frage, die es im Rahmen der 5W2H-Methode zu beantworten gilt, ist wohl die naheliegendste und auch die essentiellste. Es ist abzuklären, was zu machen ist, um das Projektziel zu erreichen. Beispielsweise ist ein Projekt vorstellbar, dessen Ziel es ist, den Verkaufsprozess effizienter zu machen. Hierfür macht es möglicherweise Sinn, eine entsprechende Verkaufssoftware zu implementieren, die den Verkaufsvorgang und dessen Abwicklung erleichtert. Die Einführung der Software ist somit die Antwort auf die erste der sieben Fragen.

Why will it be done? - Was sind die konkreten Gründe für diese Maßnahme?

Die zweite Frage beschäftigt sich anschließend mit dem Grund für die in der ersten Frage beschriebenen Maßnahme. In erster Linie ist der Grund für die Durchführung stets die Erreichung des Ziels. Hierbei sollte man aber konkreter werden. In besagtem Beispiel sollte begründet werden, warum genau die Einführung einer Verkaufssoftware sinnvoll ist und nicht in etwa eine Weiterbildung des Verkaufspersonals oder eine Reduktion des Sortiments.

Where will it be done? - Wo ist der richtige Ort für das Projekt?

In den nächsten Schritten geht es konkreter um die Umsetzung des Projekts. Zuerst wird geklärt, wo das Projekt umgesetzt werden soll. Hier sollten mehrere Überlegungen miteinfließen. Es sollte berücksichtigt werden, wo sich die Mitglieder des Projektteams befinden und wo mögliche externe Partner ansässig sind. Relevant ist auch, wo das Projektergebnis zum Einsatz kommt und welche Projektumgebung für eine bestmögliche Durchführung benötigt wird. In einer zunehmend digitalisierten Welt können aber auch viele Projekte ortsunabhängig durchgeführt werden. Da es sich beim genannten Beispiel um die Einführung einer Software handelt, sollte das Projekt möglicherweise an einem Standort durchgeführt werden, wo geballte IT-Kompetenz vorhanden ist. So kann eine effiziente Integration in die vorhandene Systemlandschaft erfolgen.

When will it be done? - Welcher Zeitraum ist für die Durchführung sinnvoll?

Der vierte Punkt beschäftigt sich mit dem zeitlichen Kontext des Projekts. Es wird festgelegt, wann das Projekt startet, wie lange es dauern soll und wann das geplante Ende des Projekts ist. Auch hier spielen verschiedene Aspekte eine Rolle. In erster Linie sollte man sich fragen, wie dringend die Implementierung der Maßnahme ist. Weiter sollte berücksichtigt werden, wann die benötigten Ressourcen verfügbar ist. An diesem Punkt sollten die Stakeholder des Projekts miteinbezogen werden. Stellt also in unserem Beispiel die Ineffizienz des Verkaufsprozesses ein akutes Defizit dar, das die Rentabilität der unternehmerischen Tätigkeit gefährdet, so ist das Projekt so früh wie möglich umzusetzen, sofern die Verfügbarkeit von Arbeitskräften dies ermöglicht.

Who will get it done? - Wie setzt sich das Projektteam zusammen?

Anschließend ist die Zusammenstellung des Projektteams von Bedeutung. Es wird ein Projektleiter bestimmt und es werden die Anforderungen an das Projektteam definiert. Entsprechend dieser Anforderungen und der Verfügbarkeit der potenziellen Mitarbeitenden stellt der Projektmanager ein schlagkräftiges Team zusammen. Für das genannte Beispiel sind unter anderem Sales-Experten, als auch IT-Fachkräfte von Bedeutung, um das Projekt erfolgreich zu bewältigen.

How will it be done? - Welche Schritte sind für die Zielerreichung nötig?

Im nächsten Schritt wird die Antwort auf die erste Frage weiter ausgearbeitet. Was gemacht wird, ist bereits klar. Unklar ist jedoch noch, wie es konkret umgesetzt wird. In diesem Zuge wird die zentrale Aufgabe in kleinere Teile untergliedert, was später eine konkrete Planung deutlich erleichtert. Im Rahmen unseres Beispiels werden möglicherweise erst die konkreten Anforderungen an eine etwaige Software ausgemacht, bevor verschiedene Alternativen herangezogen werden können. Anschließend wird sich anhand eines Scoring-Modells für eine Software entschieden. Schließlich erfolgt die Implementierung in die Systemlandschaft, bevor final der Verkaufsprozess angepasst wird.

How much will it cost to make? - Welche Kosten sind zu erwarten?

Der letzte Bestandteil der Methode befasst sich bereits konkret mit der Budgetierung. Es wird eine erste Schätzung zu den Kosten, die das Projekt mit sich bringt, durchgeführt. In unserem Beispiel können dies Lizenzkosten für die Software, Personalkosten für die Mitarbeitenden oder sonstige Aufwendungen für Ressourcen sein.

Mit der 5W2H-Methode lassen sich in übersichtlicher Form und in sinnvoller Reihenfolge die Eckpfeiler von nahezu jedem Projekt abklären. Sie hilft Ihnen dabei, sich über das Projekt bewusst zu werden und dient als umfassende Grundlage für einen ausgeklügelten Projektplan.  

Transparenz und klare Zuteilungen durch InLoox

Vor Kurzem haben wir auf unserem Projektmanagement-Blog über die Verwendung der RACI-Matrix im Projektmanagement berichtet und haben vor diesem Hintergrund die Bedeutung von klaren Verantwortlichkeiten hervorgehoben. Die transparente Darstellung von Verantwortlichkeiten kann durch eine Projektmanagement-Software erleichtert werden. InLoox bietet Funktionen, die Ihnen als Projektleiter das Management von Zuständigkeiten deutlich erleichtern. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie über Projektrollen, über die Aufgabenzuteilung und die Follower-Option die Verantwortlichkeiten des Projektteams effektiv handhaben.

Die Definition der Projektrollen

In jedem Projekt gibt es verschiedene Projektrollen. Die zentralste ist im Normalfall die des Projektleiters. Weiter bekleiden Beteiligte jedoch auch die Rollen des Teammitglieds, des Kunden oder beispielsweise des externen Partners. Mit jeder Rolle kommen gewisse Zuständigkeiten. Die Zuständigkeit des Projektleiters ist es unter anderem, den Projektfortschritt im Überblick zu behalten und bei Bedarf zu intervenieren. Um dies umsetzen zu können, benötigt er im Projektumfeld umfassende Berechtigungen. Nicht zuletzt muss er dazu in der Lage sein, die vollständige Planung, inklusive Budgets und Deadlines, einsehen und abändern zu können.

In den Verantwortungsbereich des Mitarbeitenden fallen hingegen lediglich einzelne Aufgaben und nicht die ganzheitliche Überwachung des Projekts. Umfassende Berechtigungen sind somit überflüssig und möglicherweise sogar verwirrend. Zugriff sollte ein einfaches Mitglied des Projektteams auf die eigenen Aufgaben haben. Zusätzlich macht eine Leseberechtigung Sinn für die Projektzeitplanung, da dies auch die eigenen Aufgaben betrifft. Ähnlich verhält es sich mit externen Partnern. Sie sollten ebenso nur Zugriff auf Aufgaben haben, die sie selbst betreffen. Mit der Vergabe von sonstigen Schreibrechten sollte sehr vorsichtig und restriktiv umgegangen werden. Schließlich sollten keine wichtigen Informationen versehentlich geändert werden können oder gar das Projektteam verlassen, wenn dies nicht absolut nötig ist.

Optional kann darüber hinaus noch der Kunde oder ein anderer externer Stakeholder in das Projektumfeld miteingebunden werden. Hierbei empfiehlt es sich, nur den Gesamtfortschritt des Projekts einsehbar zu machen. Somit wird eine Informationsüberflutung vermieden und der Kunde hat einen schnellen Überblick über das, was ihn interessiert.

Mit der Projektmanagement-Software von InLoox lassen sich diese Zugangsberechtigungen schnell und einfach umsetzen. Gehen Sie hierfür einfach in den Bereich “Account-Einstellungen”. Anschließend wählen Sie die Benutzerverwaltung aus und klicken in den Sicherheitseinstellungen auf Rollen. Jede der genannten Rollen hat hier einen eigenen Reiter, unter welchem man per Slider die jeweiligen Berechtigungen für eine bestimmte Rolle auswählen kann. Jeder, der schließlich die Rolle innehat, erhält die Berechtigungen, die Sie hier für die jeweilige Rolle vorgeben. So sorgen Sie sicher und nachhaltig dafür, dass jeder Zugriff zu Inhalten erhält, die für seine Rolle, seine Verantwortlichkeit und schließlich seine Aufgaben notwendig sind. Es wird vermieden, dass vertrauliche Informationen unerwünscht nach außen gelangen und die zu verarbeitende Informationsmenge wird für jede Rolle sinnvoll limitiert.

Die Zuteilung von Aufgaben

Nachdem die Zuordnung von Berechtigungen erfolgt ist und die Projektbeteiligten einer entsprechenden Rolle zugeteilt wurden, gilt es, die konkreten Aufgaben zu vergeben. In InLoox wird eine Aufgabe stets genau einer Person zugeordnet. So erfolgt eine klare Zuteilung jeder einzelnen Aufgabe und Missverständnisse werden vermieden. Im Rahmen der RACI-Matrix ist die Person, die einer Aufgabe zugeteilt ist, “Responsible” und somit mit der Erledigung der Aufgabe beauftragt.

Wenn Sie eine neue Aufgabe in InLoox erstellen und keinen Zuständigen hinterlegen, wird Ihnen diese automatisch zugeordnet. Wenn Sie die Aufgabe einer anderen Person zuordnen möchten, so wählen Sie diese hierfür einfach in Ihrer Kontaktliste aus.

InLoox sorgt dafür, dass die Aufgaben in Ihrem Projekt stets einer Person zugeordnet sind. So können Sie als Projektleiter darauf zählen, dass die Aufgaben dank eindeutiger Zuständigkeiten erledigt werden. Es wird transparent dargestellt, an wen Sie sich bei Unregelmäßigkeiten bezüglich einer Aufgabe wenden können, und Sie sehen im Kanban-Board stets, welcher Fortschritt bereits verzeichnet wurde.

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit der Follower-Funktion

Wer bei einer Aufgabe up-to-date bleiben will, kann sich durch die Follower-Funktion in InLoox bei sämtlichen Änderungen innerhalb einer Aufgabe benachrichtigen lassen. Gerade für Personen, die in der RACI-Matrix in die Kategorien “Accountable”,“Consulted” oder “Informed” fallen, können von dieser Funktion Gebrauch machen. Insbesondere Personen, die für das Gesamtprojekt verantwortlich sind, finden diese Funktion nützlich, da sie ein berechtigtes Interesse an der Erledigung einer Aufgabe haben. Schließlich wird es möglich, die Aufgabe exakt nachzuvollziehen, und zwar ohne ein proaktives Handeln des Followers. Dies erspart den jeweiligen Stakeholdern Zeit und Arbeit.

Um der Follower einer Aufgabe in InLoox zu werden, müssen Sie lediglich die Aufgabe in Ihrem Projekt öffnen und im sich öffnenden Fenster rechts unten auf Folgen klicken. Schon erhalten Sie bei jedem Update der Aufgabe eine E-Mail, die Sie über die Änderung benachrichtigt.

Dank moderner Projektmanagement-Software müssen Sie bei der Zuteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten heute nicht mehr zu Stift und Papier greifen. Mit Hilfe von InLoox können Sie Inhalte der RACI-Matrix oder anderweitige Zuweisungen auch digital abbilden. So hat Ihr Projektteam immer und überall Zugriff auf diese Informationen.

Warum wir in Projekten ein effektives Ressourcenmanagement benötigen

Das Ressourcenmanagement bezeichnet grundsätzlich den Prozess, bei dem Ressourcen so zugeordnet werden, dass sie für das Unternehmen oder auch für das Projektteam den größtmöglichen Nutzen stiften. Konkreter beschäftigt man sich damit, welche finanziellen Mittel, welche Technologien und schließlich welche Personen für welchen Zeitraum einer Aufgabe zugewiesen werden.

Gerade in komplexeren Projekten ist jedoch das Ressourcenmanagement alles andere als trivial. Schließlich müssen bis zu einer festgelegten Deadline begrenzte Ressourcen so eingesetzt werden, dass das Projektziel erreicht werden kann. Darüber hinaus muss stets darauf geachtet werden, dass bestimmte Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt für die richtige Aufgabe zur Verfügung stehen. Hat beispielsweise nur ein Mitglied des Projektteams Expertise in einem bestimmten Bereich, so muss vermieden werden, dass Aufgaben, die diese Expertise verlangen, nicht parallel ablaufen.

Der Schlüssel zu einem gut funktionierenden Ressourcenmanagement ist Transparenz. Nur durch einen permanenten und vollständigen Überblick über alle Ressourcen ist es möglich, Leerlaufzeiten zu vermeiden und Überbelastungen zu minimieren. Lediglich ein vollständig durchsichtiges Ressourcenmanagement ermöglicht es dem Projektmanager, folgende Aspekte zu verstehen:

• Ressourcenplanung und -terminierung: Hierfür ist es essentiell zu wissen, welche Ressourcen in welchem Zeitraum verfügbar sind.
• Ressourcenbedarf und -verfügbarkeit: In diesem Zuge sollte analysiert werden, welche Ressourcen für aktuelle und künftige Projekte benötigt werden und welche davon bereits verfügbar sind.
• Ressourceneinsatz: Es ist klarzustellen, wo aktuell Ressourcen zum Einsatz kommen und ob dies in diesem Rahmen sinnvoll ist.
• Ressourcenkapazität: Die Ressource kann in einem realistischen Szenario nicht vollständig für die geplante Zeit genutzt werden. Es ist herauszustellen, welche Kapazität tatsächlich zur Verfügung steht.
• Ressourcenallokation und -priorisierung: Es kommen häufig Aufgaben vor, die die gleichen Ressourcen benötigen. Hier gilt es, Aufgaben zu priorisieren und die Ressourcen entsprechend einzusetzen.

Was ist Resource Leveling?

Das Resource Leveling ist eine gängige Technik aus dem Ressourcenmanagement. Mit ihr lässt sich durch die Veränderung der Projektdaten das Projekt erfolgreich mit den verfügbaren Ressourcen durchführen. Die Ressourcenverfügbarkeit gilt hierbei als limitierender Faktor. Somit spielt es keine entscheidende Rolle, ob die ursprüngliche Deadline überschritten wird und sich die zeitliche Ausdehnung des Projekts verändert. Stattdessen liegt der Fokus auf die Durchführung mit den ursprünglich angedachten Ressourcen. Das Ziel von Resource Leveling ist es also, die Ressourcenbelastung mit den verfügbaren Ressourcenkapazitäten in Einklang zu bringen, um somit eine gleichmäßige Auslastung zu ermöglichen.

Gerade bei umfangreichen Projekten ist diese Methode von Bedeutung. Laufen Aufgaben parallel ab und bestimmte Ressourcen werden für mehrere Aufgaben benötigt, kann es zu Konflikten und schließlich zu Engpässen kommen. Um dies zu vermeiden und mögliche Unregelmäßigkeiten in der Auslastung zu identifizieren, kommt Resource Leveling zum Einsatz. Kurzum bedeutet dies, dass die Ressourcen vom Projektteam effizienter genutzt werden. Darüber hinaus wird dadurch eine übermäßige Belastung der Mitarbeitenden vermieden, was nicht zuletzt zu einer höheren Zufriedenheit und zu einer gesteigerten Produktivität führen kann.

Strategien für das Resource Leveling

Um in der Praxis in ihrem Projekt ein erfolgreiches Resource Leveling zu implementieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die vier gängigsten kurz dar.

• Critical Path Methode: Der sogenannte kritische Pfad in einem Projekt bezeichnet die Abfolge von Vorgängen mit der längsten Dauer, die für einen erfolgreichen Projektabschluss nötig ist. Aufgaben auf dem kritischen Pfad haben einen Gesamtspielraum von Null. Das bedeutet, dass eine Verzögerung auf dem kritischen Pfad zu einer Verzögerung des gesamten Projekts führt. Werden kritische Pfade identifiziert, so können diese im Zuge der Ressourcenallokation priorisiert werden. So können die ausreichend mit Ressourcen versorgten kritischen Aufgaben planmäßig erledigt werden und bei nicht-kritischen Aufgaben kann der bestehende Spielraum im Sinne einer effizienten Ressourcennutzung ausgenutzt werden.
• Critical Chain Methode: Diese Technik basiert auf der Critical Path Methode, berücksichtigt jedoch die begrenzte Ressourcenverfügbarkeit. Schließlich können im Rahmen des Critical Path Unregelmäßigkeiten auftreten, die zu einer Ressourcenknappheit führen. Die Critical Chain Methode geht dagegen vor und implementiert im Projektzeitplan Ressourcenpuffer. Eingeplante überschüssige Ressourcen dienen hierbei als Sicherheit.
• Fast Tracking: Dies bezeichnet eine Maßnahme zur Terminverdichtung. Das simultane Ausführen mehrerer Aufgaben führt dazu, dass das Projekt deutlich beschleunigt wird. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die Maßnahmen bis zu einem gewissen Grad überschneiden. Es wird jedoch wahrscheinlicher, dass im Nachhinein Anpassungen nötig werden, die die fertiggestellten Module kompatibel machen.
• Crashing: Die Crashing-Methode nutzt zusätzliche Ressourcen, um den zeitlichen Rahmen des Projekts zu verkürzen. Eine Bedarfsanalyse ist dabei unverzichtbar. So können Ressourcenoptionen ausfindig gemacht werden, die bei den geringsten Kosten den höchsten Nutzen erzielen.

Was ist Resource Smoothing?

Die Ressourcenmanagement-Technik Resource Smoothing unterscheidet sich in einem Aspekt klar vom Resource Leveling. Der limitierende Faktor ist hierbei nämlich nicht die Ressourcenverfügbarkeit, sondern die Zeit. Das bedeutet wiederum, dass die Deadline für das Projekt feststehend und unveränderlich ist. Aufgaben können dementsprechend nur innerhalb des vorgegebenen Zeitraums verschoben werden. Grundsätzlich schafft Resource Smoothing Abhilfe bei einer ungleichmäßigen Verteilung von Ressourcen, während Resource Leveling eine Überlastung der Ressourcen adressiert. Im Zweifelsfall können beim Resource Smoothing weitere Ressourcen herangezogen werden, um Termine verlässlich einzuhalten.

Häufig kommen beide Techniken in einem Projekt zum Einsatz. Im Normalfall wird zuerst durch Resource Leveling dafür gesorgt, dass Überlastungskonflikte ausgeschlossen sind. Im Anschluss kommt es dann zum Resource Smoothing, wodurch schließlich der Projektzeitplan ausgeglichen wird. Die Gesamtressourcenbelastung bleibt beim Smoothing folglich gleich, während aber Belastungsspitzen abgeflacht werden.  

Fazit

Das Ressourcenmanagement stellt in vielen Projekten eine große Herausforderung dar. Egal ob Sie sich in diesem Kontext mit Resource Leveling oder Resource Smoothing auseinandersetzen: Es ist alles andere als einfach, einen Überblick über alle Prozesse, Aufgaben und Ressourcen im Projekt zu behalten. Die Nutzung einer entsprechenden Projektmanagement-Software kann bei dieser Problematik jedoch Abhilfe schaffen. Durch die konkrete Abbildung aller Prozesse und Aufgaben, mit eindeutiger Zuweisung der Ressourcen, können Sie in einer derartigen Software mögliche Konflikte oder Engstellen im Projekt erkennen. Gewisse Tools sind darüber hinaus dazu in der Lage, Auslastungen der Ressourcen anzuzeigen. Kommt es zu einer Überlastung, so wird darauf vom System hingewiesen.

Gerade, wenn Sie mit der Critical Path Methode arbeiten, kann zusätzlich die Verwendung eines Gantt-Diagramms sinnvoll sein. Durch die übersichtliche Darstellung des Projektzeitplans identifizieren Sie schnell wichtige Termine und die Gesamtdauer des Projekts.

Häufig ist es auch sinnvoll, auf Daten vergangener Projekte zurückzugreifen. Haben Sie bereits an Projekten gearbeitet, die dem jetzigen Projekt ähnlich sind, können Sie dadurch wertvolle Informationen erhalten. Sie werden sehen, welche Ressourcen tatsächlich für eine bestimmte Aufgabe benötigt werden. Folglich können Sie den Projektzeitplan deutlich genauer gestalten.

Indem Sie eine umfangreiche Projektmanagementsoftware mit hilfreichen Tools wie einer Gantt-Planung verwenden, erleichtern Sie das Management der Ressourcen drastisch. In der Folge behalten Sie den Überblick und können Unregelmäßigkeiten stets identifizieren. So wird auch Ihr nächstes Projekt zum Erfolg!

Die Besonderheiten von Projekten der öffentlichen Verwaltung

Unsere Welt befindet sich in einem ständigen Wandel. Megatrends wie die Urbanisierung oder die Digitalisierung verlangen eine stetige wesentliche Veränderung. Diese findet nicht nur in der Privatwirtschaft statt, sondern muss ebenso von Seiten der öffentlichen Verwaltung Beachtung finden. Politische Entscheidungsträger geben eine Richtung bei der Transformation vor und es liegt schließlich an der öffentlichen Verwaltung, diese umzusetzen. Anders als in der Wirtschaft werden derartige Projekte nicht etwa durch realisierte Gewinne oder aufgenommenes Fremdkapital finanziert. Sondern es kommen Steuergelder zum Einsatz. Die Projekte werden durch finanzielle Mittel der Bevölkerung ermöglicht. Dieser Umstand führt zu folgenden Besonderheit:

1.      Das hohe allgemeine Interesse an Projekten der öffentlichen Hand

Da sich Projekte der öffentlichen Verwaltung aus staatlichen Mitteln finanzieren, haben die Bürger des Landes ein berechtigtes Interesse daran. Ein Fehlschlag oder eine deutliche Budgetüberschreitung, wie sie beispielsweise beim Flughafen BER zu beobachten war, wird von der Bevölkerung als Verlust wahrgenommen und führt zu Unmut. Aufgrund des hohen allgemeinen Interesses finden Projekte der öffentlichen Hand auch eine vergleichsweise hohe mediale Beachtung. Mögliche Unregelmäßigkeiten werden häufig schnell von Journalisten aufgedeckt und publik gemacht. Dementsprechend stehen nicht nur die Entscheidungsträger, sondern auch die Projektverantwortlichen unter Druck der Öffentlichkeit. Eine gewissenhafte, transparente und vor allem realistische Planung gewinnt somit an Bedeutung. Die Nähe der Planung zur Wirklichkeit führt zur nächsten Besonderheit von öffentlichen Projekten:

2.      Die Tendenz zu knappen Kalkulationen

Öffentliche Projekte, wie beispielsweise der Bau eines neuen Autobahnabschnitts, müssen eine Genehmigung erhalten, damit sie in der Folge realisiert werden können. Um diese zu erhalten, sollte das Projekt möglichst attraktiv – also möglichst kostengünstig - erscheinen. Außerdem haben sich öffentliche Institutionen den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit unterzuordnen (§7 Abs. 1 BHO). Für die Ausführung von Arbeiten müssen also stets Ausschreibungen durchgeführt werden. Da der kostengünstigste Anbieter den Zuschlag erhält, wird auch hier bewusst knapp kalkuliert. Eine überaus optimistische Kalkulation ist also häufig eine zentrale Eigenschaft öffentlicher Projekte.

3.      Mangelnde Expertise

Projekte öffentlicher Institutionen sind keinesfalls eine Seltenheit. Zu jedem Zeitpunkt laufen Projekte, die durch öffentliche Gelder finanziert werden. Dennoch fehlt häufig die Expertise im Management von derartigen Projekten. Der Grund dafür ist, dass derartige Projekte dezentral organisiert und durchgeführt werden. Einzelne Dienststellen haben dabei häufig relativ wenig Erfahrung und eine überschaubare Fach- und Projektmanagement-Kompetenz. Dies kommt als erschwerender Faktor hinzu.

4.      Die Existenz von Zielkonflikten

In der Privatwirtschaft ist die grobe Zielvorgabe in den meisten Fällen relativ eindeutig. Projekte werden durchgeführt, um einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele zu leisten. In einem komplexen politischen Umfeld, in dem öffentliche Projekte umgesetzt werden, ist dies nicht so einfach. Die Interessen vieler Anspruchsgruppen müssen aufeinander abgestimmt werden. Manchmal wird sich auf einen Kompromiss geeinigt. Oft finden jedoch gewisse Interessen keine Berücksichtigung. Ein aktuelles Beispiel hierfür ist die Debatte zu Windrädern für die Stromerzeugung. Politische Entscheidungsträger möchten damit beispielsweise eine energetische Unabhängigkeit oder einen umweltfreundlicheren Strommix bewirken. Einige Anwohner von potentiellen Standorten von Windrädern wollen hingegen oft das Landschaftsbild bewahren. Beide Interessen gleichermaßen zu erfüllen, ist oft kaum möglich.

Obwohl es eine Vielzahl von Überschneidungen mit privatwirtschaftlichen Projekten gibt, weisen jene der öffentlichen Hand einige spezifische Charakteristika auf. Grundsätzlich unterscheiden sich die Anspruchsgruppen stark. Schließlich haben auch Steuerzahler, der Gesetzgeber, die politische Opposition und weitere Gruppen ein berechtigtes Interesse. Neben den genannten Ausschreibungen unterliegt die Verwaltung weiteren Vorschriften und Richtlinien, die das Projektteam gewissermaßen einschränken. Weiter ist die politische Relevanz und der Einfluss politischer und medialer Interessensvertreter nicht zu vernachlässigen. Und selbst die Definition eines klaren Ziels wird hier oft schon zur Herausforderung.

Wie diesen Herausforderungen am besten zu begegnen ist, hat die deutsche Bundesregierung in einem Praxisleitfaden festgehalten. Im 2. Teil unserer Serie lesen Sie dazu mehr.

Per Praxisleitfaden zum erfolgreichen Projektabschluss

Um die Herausforderungen im Management von öffentlichen Projekten erfolgreich zu bewältigen, hat die Bundesregierung einen Praxisleitfaden hierfür erstellt. Dieser richtet sich in erster Linie an Fach- und IT-Projekte, aber durch die relativ allgemeine Formulierung ist der Leitfaden weitestgehend auf andere Szenarien übertragbar. Schließlich wird auch explizit darauf hingewiesen, dass das Phasenmodell konkret auf die Bedürfnisse des jeweiligen Projekts anzupassen ist. Nach Abschluss jeder Phase steht ein Ergebnis, das als Grundlage für die nächste Phase dient. Somit entsteht ein ganzheitlicher Prozess.

Phase 1: Initialisierung

In der Initialisierungsphase geht es darum, das bevorstehende Projekt grob zu umreißen. Die Projektidee wird besprochen und etwaige Ziele werden dargelegt und diskutiert. Auch die Vergabe von Zuständigkeiten findet erste Beachtung. Am Ende der Phase steht schließlich eine Projektskizze.

Handelt es sich bei dem Projekt beispielsweise um den Bau einer Autobahnbrücke, so wird hierbei besprochen, warum der Bau überhaupt sinnvoll ist und welches Problem gelöst werden soll. Ein erstes grobes Ziel ist möglicherweise die effizientere Gestaltung des Verkehrs. Die Projektskizze enthält einen etwaigen Zeithorizont, eine kurze Beschreibung und weitere Eckpfeiler wie den ungefähren Finanzbedarf.

Phase 2: Definition

Im Projektmodell der Bundesregierung existieren zwei Planungsphasen. Die erste ist hierbei die Definition oder auch die Grobplanungsphase. Die Projektskizze aus der vorherigen Phase wird konkretisiert und klare Ziele werden formuliert. Weiter wird das Kernteam, bestehend aus Projektmanager und den zentralen Verantwortlichen berufen. Zudem werden Meilensteine festgelegt, der Aufwand wird geschätzt und das Projektumfeld wird analysiert. Letztendlich werden in dieser Phase auch die Ziele diskutiert und die Standpunkte der Beteiligten werden festgehalten. Nicht zuletzt bei der gemeinsamen Bewertung der Machbarkeit herrscht hier der Grundsatz der Sorgfalt. Am Ende der Phase steht die Projektdefinition, die maßgeblich für die weitere Planung ist.

In unserem Beispiel wird hierbei der Kern des Projektteams berufen. Der Projektmanager sollte hierbei Expertise in Projekten der Verkehrsinfrastruktur aufweisen können. Weiter werden Bauingenieure benötigt und möglicherweise Contract Manager, die Subunternehmer miteinbinden. Ziele werden weiter konkretisiert und es wird beispielsweise eine 15-prozentige Effizienzsteigerung im Verkehr durch eine vierspurige Autobahnbrücke anvisiert.

Phase 3: Planung

Die zweite Planungsphase bezeichnet die Feinplanung. In diesem Zuge wird ein Ablauf-, ein Zeit- und schließlich ein Projektstrukturplan erstellt. Zudem wird die Allokation der Ressourcen geplant, es werden Risiken analysiert und die Wirtschaftlichkeit des Projekts wird geprüft. Letztendlich werden in dieser Planungsphase alle relevanten Aspekte des Projekts genau definiert. Festgehalten wird dies in der Projektplanung, beziehungsweise im Projekthandbuch.

In unserem Beispielprojekt wird hier das konkrete Startdatum festgelegt. Anschließend wird der Ablauf der verschiedenen Aufgaben, wie die Anlieferung von Bauteilen, die Erstellung des Fundaments oder schließlich die Markierung der fertigen Fahrbahn, klar festgelegt. Hierbei kann eine Gantt-Planung sinnvoll sein. Dadurch lassen sich alle Aufgaben und deren Interdependenzen effektiv abbilden und mögliche Bottlenecks werden sichtbar. Bei der Verwendung einer entsprechenden Projektmanagement-Software können auch externe Dienstleister wie Bauunternehmer die Planung einsehen. Somit werden Missverständnisse verhindert.

Phase 4: Durchführung und Steuerung

Im nächsten Schritt findet der wichtigste Teil des Projekts statt. Die Planung wird Schritt für Schritt vom Projektteam abgearbeitet. Das Ergebnis dieser Phase ist letztendlich das fertige Produkt, beziehungsweise die vereinbarte Leistung. In den meisten Fällen ist diese Phase noch weiter untergliedert. Dabei existieren verschiedene Meilensteine, die ein Teilergebnis mit sich bringen. Ein zentraler Aspekt in dieser Phase ist das Projektcontrolling. Es soll fortlaufend getrackt werden, auf welchem Stand sich das Projekt befindet und ob der Projektfortschritt der Planung entspricht. Ist dies nicht der Fall, müssen entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

In unserem Beispiel beginnt diese Phase mit dem ersten Spatenstich und endet mit der Eröffnung der Brücke. Damit in der Zwischenzeit alles reibungslos abläuft, muss der Projektfortschritt fortlaufend sorgfältig überwacht werden.

Phase 5: Abschluss

Wurde die Projektleistung erfolgreich erstellt, so kann das Projekt nun abgeschlossen werden. Es wird ein finales Meeting durchgeführt, die Ressourcen werden zurückgeführt und die Organisation wird aufgelöst. Das Ergebnis dieser Phase stellt der Abschlussbericht dar.

Auch im genannten Beispiel ist der Projektabschlussbericht von großer Bedeutung. Denn hier werden neben Ergebnissen, Kosten und vielen weiteren zentralen Aspekten schließlich auch auftretende Problematiken festgehalten. Die Dokumentation kann dabei helfen, diese in Zukunft zu vermeiden und ist somit essentiell für den Lernprozess.

Das beschriebene Phasenmodell stellt das standardmäßige Vorgehen bei Projekten der öffentlichen Verwaltung dar, jedoch ist sie in dieser Form nicht verpflichtend. Je nach Umfang des Projekts können Phasen zusammengefasst werden. Dabei können in vielen Fällen die ersten beiden Phasen oder die Phasen drei und vier zusammengeführt werden.

Die Anpassungsfähigkeit öffentlicher Institutionen

In der Privatwirtschaft werden unternehmerische Prozesse so gestaltet, wie die Unternehmensführung sie für richtig hält. Es besteht also die Möglichkeit, sich an sich ständig wandelnde externe Bedingungen anzupassen, um somit wettbewerbsfähig zu bleiben. In Zeiten der Digitalisierung und einer extrem schnellen Informationsübertragung bedeutet dies, dass Entscheidungen schnell getroffen werden müssen, dass Organisationen von Flexibilität geprägt sein sollten und schließlich, dass lange Entscheidungswege und starre Strukturen den Unternehmenserfolg gefährden.

Diese organisatorische Freiheit besitzen öffentliche Einrichtungen jedoch nicht. Hier muss stets der offizielle und gesetzlich geregelte Dienstweg eingehalten werden. Dabei sind Verantwortungs- und Aufgabenbereiche immer klar abgegrenzt. Zudem sind auch Hierarchien stärker und eindeutiger ausgeprägt als bei vielen privatwirtschaftlichen Firmen. Durch diese Strukturen geht Flexibilität verloren. Scheinbar unbedeutende Entscheidungen erfordern eine Genehmigung auf mehreren Ebenen. Zwar behindern bürokratische Strukturen die Handlungsfähigkeit von Unternehmen, dennoch haben sie eine Daseinsberechtigung. Schließlich wird dadurch eine rationale Herrschaftsausübung sichergestellt. Neutralität, Gerechtigkeit und Kontinuität sind essentiell, da der einfache Bürger Stakeholder ist. Prozesse sowie Entscheidungen sind dank des geregelten Überbaus nachvollziehbar und klar begründbar – wenn auch häufig nur von Experten, wie beispielsweise einem Steuerberater.

Das Ziel in der öffentlichen Verwaltung sollte ein Mittelweg sein, der eine flexible und handlungsfähige Organisation mit den Vorzügen der Bürokratie verbindet.

Wie die öffentliche Verwaltung auf Vordermann gebracht werden soll

Dass Projekte im privatwirtschaftlichen Sektor in den meisten Fällen effizienter durchgeführt wurden als öffentliche Projekte, ging an politischen Entscheidungsträgern nicht spurlos vorbei. Um Mittel zielgerichteter einzusetzen und Projekte mit größerem Erfolg abschließen zu können, wird sukzessive die starre Organisation gelockert. Darüber hinaus hilft auch die staatliche Digitalisierungsoffensive dabei, Prozesse zu optimieren und das Projektmanagement zu erleichtern.

Agiles Management öffentlicher Projekte

Eine agile Führung in Projekten ist dazu in der Lage, Hierarchien zu überbrücken und Entscheidungswege zu verkürzen, was zu einer erhöhten Schnelligkeit und Flexibilität führt. Dieser Ansatz findet auch in der öffentlichen Verwaltung Anklang, einerseits aufgrund der genannten Vorteile und andererseits ist man beinahe dazu gezwungen. Schließlich ist die öffentliche Hand keine vollständig separierte Einheit unserer Volkswirtschaft, sondern interagiert mit verschiedenen Akteuren in einem übergeordneten System. So sind Projektteams der öffentlichen Verwaltung beispielsweise von privatwirtschaftlichen Lieferanten abhängig und beauftragen ebenso externe Dienstleister. Auch diese finden sich in einem zunehmend schnelllebigen Umfeld wieder und müssen sich diesen Umständen anpassen und agiler werden. In der Folge muss auf die öffentliche Verwaltung nachziehen, sodass eine effiziente Zusammenarbeit gewährleistet werden kann. Aber es existieren auch weitere Gründe für eine agile Zusammenarbeit:

• Steigende Komplexität: Diese ist unter anderem bei der Verkehrswende zu beobachten. Der Ausbau einer Infrastruktur für die E-Mobilität birgt eine Vielzahl von Herausforderungen.
• Plötzliche Herausforderungen wie der kurzfristige Bau von Asylunterkünften für Kriegsflüchtlinge der Ukraine
• Zunehmende Dynamik: Es entstehen immer mehr Einflussfaktoren, die Projekte immer schneller beeinflussen. Gerade das sich ändernde soziale Gefüge führt zu diversen und sich schnell wandelnden Bedürfnissen.
• Steigender Kostendruck: Insbesondere strukturschwache Regionen leiden unter einem Mangel an finanziellen Mitteln. Das Budget für etwaige Projekte ist entsprechend geringer.
• Erwünschte Mitentscheidung der Bürger: In Zeiten von wachsender politischer Unzufriedenheit fordern Bürger eine höhere Kontrolle und ein größeres Mitspracherecht bei Projekten. Die Berücksichtigung weiterer Stakeholder macht Projekte komplexer und agiles Handeln nötig.

Agile Methoden im Projektmanagement zeichnen sich dadurch aus, dass kontinuierlich auf Veränderungen reagiert wird bzw. Rahmenbedingungen geschaffen werden, die eine schnelle Reaktion ermöglichen. An oberster Stelle ist hier der Flexibilitäts- und Anpassungsgedanke. Die grundsätzliche Verwaltungsmodernisierung

Neben der Agilisierung der Verwaltung werden weitere Maßnahmen ergriffen, um die öffentliche Hand und schließlich ihre Prozesse moderner und zukunftsfähiger zu machen.

Der Kern der Modernisierung liegt dabei in der Digitalisierung. Dadurch wird ermöglicht, dass Arbeitsprozesse, die zuvor aufgebläht und zeitintensiv waren, nun automatisiert und schließlich optimiert werden können. Bei der Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen in der öffentlichen Verwaltung gibt es gewisse Dinge zu beachten.

1. Zuerst muss die Maßnahme in die Organisationskultur passen. Denn nur wenn die Sinnhaftigkeit der Maßnahme ersichtlich ist und die Nutzung keinen Mehraufwand verursacht, sondern die Tätigkeit des Mitarbeitenden möglichst erleichtert, wird die Lösung angenommen und kann somit einen Nutzen stiften. Zudem muss auch der Mehrwert für den Kunden, also in diesem Fall den Bürger ersichtlich sein.
2. Weiter muss das Ergebnis einer Digitalisierungsmaßnahme stets ein effizienterer Prozess sein. Schließlich werden noch oft Prozesse blind digitalisiert, ohne dass dabei ein tatsächlicher Mehrwert geschaffen wird.
3. Zuletzt sollte die Digitalisierungsmaßnahme einen deutlichen Beitrag zum Fortschritt und zum positiven Wandel leisten. Eine langfristige Optimierung von Prozessen durch Digitalisierung steht im Mittelpunkt.

In dieser Angelegenheit muss man sich vor Augen halten, dass staatliche Institutionen eine besondere Rolle innehaben. In der Praxis steht man im Vergleich zu privaten Unternehmen vor größeren rechtlichen und datenschutztechnischen Hürden, nicht zuletzt durch das Online-Zugangsgesetz (OZG).

Ein Ausblick: Künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung

Im Hinblick auf die Digitalisierung hängt die öffentliche Hand vielen privatwirtschaftlichen Akteuren teils deutlich hinterher. Hier besteht großer Aufholbedarf. Es existieren jedoch auch junge Technologien, bei denen die öffentliche Verwaltung sogar eine Vorreiterrolle einnehmen kann.

Künstliche Intelligenz verändert unsere Arbeitswelt seit spätestens letztem Jahr enorm und dies ist erst der Beginn einer längeren Entwicklung. Auch die öffentliche Verwaltung kann in vielerlei Hinsicht von KI profitieren und Effizienzsteigerungen bewirken. Beispielsweise existieren bereits die Modellprojekte Smart Cities. Hierbei wird unter anderem künstliche Intelligenz eingesetzt, um den Verkehr intelligent zu steuern und so eine höhere Zufriedenheit bei den Anwohnern und eine geringere Emissionsbelastung zu erzielen. Aber auch bei weniger komplexen und neuartigen Herausforderungen kann KI eine große Hilfe sein. So hat auch die öffentliche Verwaltung mit einer stetig wachsenden Menge an Daten zu kämpfen. Durch entsprechende KI-gestützte Anwendungen können diese Daten schnell und sinnvoll aufbereitet werden. Dadurch werden wertvolle Einsichten generiert, die für verschiedenste Projekte von großer Bedeutung sein können.

Hier endet jedoch nicht die Nützlichkeit von künstlicher Intelligenz. Die Einsatzmöglichkeiten in der Zukunft sind nahezu unbegrenzt. Für die öffentliche Hand gilt es, ein hohes Bewusstsein für derartige Technologien zu entwickeln. So findet diese sich möglicherweise in Zukunft in einer Vorreiterrolle wieder und legt ihren Ruf als rückständige und technologiefeindliche Institution ab.

Die Tradition von Fehlschlägen in Projekten der öffentlichen Verwaltung

Bereits im ersten Teil unserer Blog-Reihe zu Projekten in der öffentlichen Verwaltung haben wir Gründe ausfindig gemacht, die für das Scheitern öffentlicher Projekte verantwortlich sein können. Unter anderem sind hierbei die bewusst knappe Budgetierung und die mangelnde Expertise anzuführen. Vor allem Großprojekte sind aber meist sehr komplex und individuell. Sich beispielsweise schlichtweg auf eine unpassende Budgetierung zu berufen, wird dieser Komplexität nicht vollständig gerecht. Eine Überschreitung der ursprünglich angesetzten Baukosten von über 300% - wie es beim Flughafen BER der Fall war - kann schließlich nicht auf eine einfache Fehlkalkulation zurückgeführt werden. Was die tatsächlichen Gründe für das Scheitern bekannter Großprojekte waren, zeigen wir Ihnen in diesem Teil der Blog-Reihe. Aus den schwerwiegenden Fehlern, die im Rahmen dieser Projekte begangen wurden, können nicht nur die öffentlichen Institutionen, sondern auch Sie für Ihre künftigen Projekte lernen.

Die Elbphilarmonie in Hamburg

Die Elbphilarmonie gilt als Wahrzeichen der zweitgrößten und - neben München - vielleicht schönsten Stadt in Deutschland. Diese positive Reputation hatte das Bauwerk aber nicht immer und auch heute noch erinnert sich manch ein deutscher Steuerzahler nur ungerne an die Konstruktion des Konzerthauses zurück. Schließlich sollte das eindrucksvolle Bauwerk bereits im Jahr 2010 schlüsselfertig sein und das bei Gesamtkosten, die sich auf ca. 77 Mio. € beliefen. Die vom Steuerzahler zu tragenden Kosten haben sich jedoch mehr als verzehnfacht und der Bau dauerte 6 Jahre länger als geplant. Als Hauptproblem, für das im Jahre 2016 fertiggestellte Gebäude wurde im Nachhinein die mangelhafte Kollaboration und Koordination zwischen den Akteuren identifiziert. Die extremen Effizienzverluste im Dreiecksverhältnis zwischen der Stadt als Bauherr, den Architekten und den Bauunternehmen sollen für einen Großteil der Überschreitungen im Budget und dem zeitlichen Horizont verantwortlich sein.

Um eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen und Informationsverluste an wichtigen Schnittstellen zu vermeiden, braucht es Expertise in der Koordination von Großprojekten. Dazu muss diese Koordination digital mit einer Projektmanagement-Software erfolgen. Durch eine zentrale Stelle, die für das Projektmanagement von der Planung, Durchführung bis hin zur kontinuierlichen Steuerung und Überwachung zuständig ist hätte auch in diesem Projekt eine höhere Effizienz in der Kollaboration gewährleistet werden können.

Der Flughafen BER in Berlin

Nur knapp 300 Kilometer weiter südöstlich befindet sich das nächste Negativbeispiel für öffentliches Projektmanagement. Der neue Berliner Flughafen ist ein Thema, das weit über ein Jahrzehnt in den deutschen Medien präsent war. Das Megaprojekt war ein Albtraum für alle Beteiligten und Grund für steigendes Misstrauen des Steuerzahlers gegenüber der öffentlichen Hand.

Bei einem derart umfangreichen und komplexen Bauprojekt ist eine bis ins kleinste Detail genaue Planung unverzichtbar. Fehlplanungen und das Missachten von Risiken kommen in diesem Kontext teuer zu stehen. Doch genau dies war in Berlin der Fall. Die Chronik des Versagens ist lang. Planungsfirmen wurden im Laufe des Projekts insolvent, Brandschutzanlagen funktionierten nicht, Rolltreppen waren zu kurz und von öffentlicher Seite kam es immer wieder zu falschen Versprechungen. Und damit endet die Liste nicht. Durch Ungereimtheiten an allen Ecken und Enden kam es dazu, dass sich allein die Baukosten für den Flughafen auf knapp 6 Milliarden Euro beliefen, ganz zu schweigen von Kapitalkosten. Geplant waren ursprünglich lediglich ca. 2 Milliarden Euro.

Einen großen Anteil am Fehlschlag des Projekts trägt die mangelnde Einheitlichkeit in der Umsetzung. Dass in einem derartigen Megaprojekt eine Vielzahl verschiedener Dienstleister involviert werden muss, steht außer Frage. Ein umso größerer Fokus sollte aber dementsprechend auf die Koordination und Abstimmung dieser gelegt werden, was jedoch nicht gelang. Abhilfe kann bei derartigen Problemen eine präzise Detailplanung schaffen, die in eine übergeordneten Gesamtplanung mündet. So können in Gantt-Charts Abhängigkeiten auf allen Ebenen visualisiert werden und die möglichen Auswirkungen von Verzögerungen berechnet werden. Weiter hat bei diesem Projekt das Risikomanagement versagt. Mögliche Probleme, aus denen Zielabweichungen resultieren, wurden nicht berücksichtigt. Verzögerungen, wie bei der Nacharbeit an den Brandschutzanlagen, wurden kaum miteinkalkuliert. Letztendlich lassen sich auch viele Probleme auf grundsätzliches Unvermögen im Projektmanagement zurückführen: Die Komplexität wurde nicht erfasst, die Budget- und Zeitplanung ließ stark zu wünschen übrig und letzten Endes war auch der Informationsaustausch stark defizitär.

Insieme – Das Desaster in der Schweizer Steuerverwaltung

Nicht nur Deutschland hat oft große Probleme mit öffentlichen Verwaltungsprojekten. Das zeigt dieser Fall aus der Schweiz. Bei Insieme handelte es sich um ein umfangreiches IT-Projekt der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Ziel war ein einheitliches Gesamtsystem für die zu diesem Zeitpunkt aus informationstechnologischer Sicht veraltete Institution. Ursprünglich erhielt der Informatik-Dienstleister Unisys den Auftrag zur Durchführung. Nach anhaltenden Differenzen wurde dieser jedoch widerrufen und in Folge als kleinere Teilprojekte an mehrere Auftragnehmer vergeben. Und auch hier haben - wie beim Berliner Flughafen - zu viele Köche die Suppe versalzen. In der Folge sind schließlich auch die Kosten für dieses Projekt explodiert, bis es schließlich im Jahre 2012 bei schon angefallenen Kosten von 116 Millionen Schweizer Franken abgebrochen wurde.

Als Hauptgrund für das Scheitern wurde im Nachgang die stark mangelhafte Führung und Aufsicht genannt. Zusätzlich wurden von der Steuerverwaltung Vorschriften und Vorgaben ignoriert, die einen derartigen Worst Case verhindern hätten können. Verträge wurden beispielsweise leichtsinnig vergeben. Dieses teils widerrechtliche Vorgehen fand bewusst statt. Weiter wurde die Informationspflicht der Verwaltung gegenüber den Oberaufsichtsorganen mehrfach verletzt. Nicht nur aus diesen Gründen gilt Insieme in der Schweiz als beispielhaftes Skandalprojekt und zog weitreichende Konsequenzen nach sich.

Das Milliardengrab der Federal Aviation Administration

Das Projekt AAS (Advanced Automation System) kostete die amerikanische Bundesluftfahrtsverwaltung ganze 2,6 Milliarden US-Dollar. Obwohl „nur“ 1,5 Milliarden US-Dollar dieses Gesamtbetrags tatsächlich verschwendet wurden, gilt AAS als einer der kostspieligsten Fehlschläge der Software-Entwicklung.

Ursprünglich sollten durch das Projekt die Computersysteme der Luftfahrtsbehörde rundum erneuert werden, von neuen Endgeräten und Kommunikationsausstattung bis hin zu einem innovativen zentralen Computernetz. Jedoch wurde auch noch Jahre nach dem Projekt der veraltete Zentralrechner ohne jegliche Anpassungen genutzt. Zwar konnte ein Teil der Beschaffungen für Folgeprojekte genutzt werden, wodurch hohe Summen gerettet wurden, dennoch ging AAS als Fehlschlag historischen Ausmaßes in die Geschichtsbücher ein.

Es stellt sich die Frage, wie nur ein Projekt Beträge im Milliardenbereich verschlingen kann. Laut dem GAO (General Accountability Office) wurde die technische Komplexität nicht erkannt, benötigte Ressourcen wurden nicht realistisch eingeschätzt, die Aktivitäten der Dienstleister wurden nicht ausreichend überwacht und schließlich mangelte es an effektiven Kontrollsystemen. Außerdem wurden dem Projekt unrealistisch hohe Ambitionen nachgesagt. Der “Big Bang“-Ansatz, ein gigantisches Gesamtsystem mit alleine 173 Anflugkontrollzentren, 20 Bereichsleitstellen und über 460 Kontrolltürmen von Grund auf zu revolutionieren hat sich als Herkules-Aufgabe herausgestellt. Eine phasenweise, graduelle Systemeinführung wäre wohl der beste Ansatz gewesen. Das Projekt verkörperte jedoch das Gegenteil.

Das Opernhaus in Sydney – ein Fehlschlag?

Hin und wieder kommt es vor, dass Projekte vorschnell als Fehlschlag abgestempelt werden, sich aber einige Zeit nach Projektabschluss doch noch als Erfolg entpuppen. Das Paradebeispiel hierfür ist das Opernhaus in Sydney. Eigentlich erfüllte das Opernhaus alle Voraussetzungen, um als Fehlschlag zu gelten: Der zeitliche Rahmen wurde gesprengt, das Budget wurde bei Weitem überschritten und das Projektziel wurde gänzlich verfehlt. Der Erfolg, klassischerweise gemessen am sogenannten „Iron Triangle“ aus Time, Budget und Scope, blieb klar aus.

Dennoch gilt das Opernhaus heute, ca. 50 Jahre nach der offiziellen Eröffnung, als voller Erfolg und als das Wahrzeichen Australiens. Auf der einen Seite hat das Bauwerk als Teil des UNESCO-Weltkulturerbe eine überragende kulturelle Bedeutung. Auf der anderen Seite ist das Opernhaus auch aus ökonomischer Sicht von großem Wert. Schließlich wird die Location jährlich für ca. 1500 Auftritte genutzt und lockt damit über 1,2 Millionen Menschen an. Nicht zu vernachlässigen ist die allgemeine Bekanntheit, die jährlich zahlreiche Touristen nach Australien und speziell nach Sydney lockt.

Folglich sollte man den Projekterfolg nicht immer nur kurzfristig anhand des „Iron Triangle“ beurteilen. Für eine aussagekräftige Bewertung sollten auch weitere Faktoren auf langfristige Sicht berücksichtigt werden. Ob offiziell fehlgeschlagene Projekte wie die Hamburger Elbphilarmonie einen ähnlichen Status wie das Opernhaus in Sydney erlangen und als voller Erfolg bewertet werden, wird uns die Zukunft zeigen.

Worin unterscheiden sich agile und klassische Projektmanagement-Methoden?

Projekte definieren sich darüber, dass sie stets einzigartig und von komplexer Natur sind. Folglich gibt es bei der Handhabung von Projekten keinen One-Size-Fits-All-Ansatz. Es existiert eine Vielzahl gängiger und auch weniger etablierter Methoden. Im Grundsatz lassen sich jedoch Projektmanagement-Methoden grob in zwei Gruppen unterteilen: Es gibt sowohl agile als auch klassische Ansätze.

Zwar ist Agilität in der heutigen Zeit in aller Munde und weist auch viele Vorteile auf, aber auch klassische Ansätze haben definitiv ihre Daseinsberechtigung. Welche Art der Methode in welchem Fall angemessen ist, ist stark situationsabhängig.

Agile Ansätze wie Scrum, die Critical-Path-Methode oder auch Kanban zeichnen sich durch einen grundlegenden Flexibilitätsgedanken aus. Zwei essentielle Aspekte sorgen dafür, dass eine beispiellose Anpassungsfähigkeit gewährleistet werden kann. Einerseits wird durch ein streng inkrementelles Vorgehen sichergestellt, dass während des Entwicklungsprozesses separate und voll funktionsfähige Einheiten fertiggestellt werden, die schließlich am Ende zu einem vollständigen Endprodukt aggregiert werden. Andererseits bezeichnet die Iterativität die Implementierung von Feedback- und Wiederholungsschleifen, die dafür sorgen, dass sich sukzessive einem optimalen Ergebnis angenähert wird. In einem dynamischen und von Unsicherheit geprägtem Projektumfeld kommt dieser Ansatz häufig zum Tragen.

Auf der anderen Seite stehen die klassischen Projektmanagement-Methoden. Der wohl bedeutendste und repräsentativste Ansatz in diesem Kontext ist das Wasserfall-Modell. Dieses zeichnet sich durch einen streng linearen Prozess aus, der sich in einem sequentiellen Projektplan manifestiert. Dieser wird von Anfang bis Ende linear abgearbeitet, bis das Projekt letztendlich fertiggestellt ist.

Die Kategorisierung von Projekten

Um die richtige Methode für Ihr individuelles Projekt zu finden, ist es notwendig, sich ein klares Bild von diesem zu machen. Die Stacey-Matrix, die vom britischen Organisationstheoretiker Ralph D. Stacey ins Leben gerufen wurde, hilft dabei, Projekte zielführend anhand von zwei Dimensionen zu kategorisieren.

Die Original-Matrix

Ursprünglich hat sich die Matrix nicht konkret mit dem Bereich Projektmanagement beschäftigt. Sie sollte primär die Entscheidungsfindung in Organisationen unterstützen. Vor diesem Hintergrund hat Stacey zwei relevante Dimensionen ausfindig gemacht, die wir im Folgenden erläutern:

• Agreement: Die Dimension der Übereinstimmung gibt an, inwiefern sich die Stakeholder in Bezug auf eine Entscheidung einig sind. Im Optimalfall kommt es hierbei zu einer vollen Übereinstimmung bei den Beteiligten. Im ungünstigsten Szenario ist es jedoch möglich, dass jeder Stakeholder eine andere Entscheidungsoption favorisiert. Diese Uneinigkeit stellt eine große Herausforderung in der Entscheidungsfindung dar.
• Certainty: Die zweite Dimension gibt an, mit welcher Sicherheit Entscheidungen getroffen werden. Hierbei bewegen sich die Entscheidungsträger auf einem Spektrum von voller Überzeugung bis hin zu totaler Ahnungslosigkeit.

Im besten Fall herrscht in der Original-Matrix nach Stacey volle Übereinstimmung und absolute Sicherheit. In diesem Fall heißt es für die Entscheidungsträger: Just do it! Schließlich liegt die rationale und erfolgversprechende Entscheidung auf der Hand und wartet darauf, in die Tat umgesetzt zu werden.

Der Worst Case kommt hingegen zustande, wenn keinerlei Übereinstimmung und die totale Ahnungslosigkeit über das Ergebnis vorherrschen. Dieser wird als Chaos bezeichnet. Hierbei gilt es, schnell zu handeln und den Prozess fortlaufend zu analysieren und anzupassen. Weiterer verbaler Austausch führt hier selten zu einer besseren Entscheidung.

Zwischen diesen beiden Extremfällen bewegen sich wohl meistens die realistischen Szenarios. Ist die Übereinstimmung hoch, aber die Sicherheit gering, so empfiehlt es sich, Experten um Rat zu bitten. So kann die Unsicherheit minimiert werden. Ist jedoch die Sicherheit relativ hoch, aber es herrscht keine Übereinstimmung, so kommt es zu Verhandlungen zwischen den Stakeholdern. Ist sowohl Sicherheit als auch Übereinstimmung nur in einem relativ geringen Ausmaß vorhanden, handelt es sich um ein komplexes Entscheidungsumfeld. Um beide Dimensionen zu optimieren und um Konsens und Sicherheit zu schaffen, können beispielsweise Workshops oder Brainstorming-Sessions durchgeführt werden.

Somit können in einer Organisation bei komplexen Sachverhalten fundierte Entscheidungen getroffen werden.  

Die Stacey-Matrix im Projektmanagement

 Die soeben beschriebene Stacey-Matrix lässt sich durch geringfügige Anpassungen auf das Projektmanagement übertragen und birgt wichtige Implikationen für die Methode, die im Optimalfall einzusetzen ist. Die Dimensionen, die für diesen Kontext relevant sind, lauten wie folgt:

• Anforderung: Die Anforderungen an das Projekt bilden das Äquivalent zur ursprünglichen Dimension Agreement. Hierbei geht es nun darum, wie klar die Anforderungen, die an das Projekt gestellt werden, bzw. die durchzuführenden Schritte formuliert sind. Im Optimalfall wird Schritt für Schritt dargelegt, wie das Projektziel erreicht wird. Auf der anderen Seite können die Anweisungen jedoch völlig vage und unklar sein.
• Lösungsansatz: Die Dimension der Sicherheit wird in diesem Kontext zum Lösungsansatz. Liegt dieser auf der Hand, ist dies aus Sicht des Projektteams vorteilhaft. Suboptimal ist es jedoch, wenn dieser komplett unklar ist.

Aus den Ausprägungen der beiden Dimensionen ergeben sich nun fünf Bereiche in der Matrix. Sind sowohl die Anforderungen als auch der Lösungsansatz klar, so handelt es sich um ein simples Projekt. Sind lediglich die Anforderungen unklar und der Lösungsansatz ist eindeutig, so ist die Situation politisch kompliziert. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn sich Stakeholder bezüglich des geplanten Resultats uneinig sind. Im umgekehrten Fall ist wiederum die Rede von einem technisch komplizierten Projekt. Hier ist das geplante Ergebnis klar, der Weg dorthin jedoch nicht. Sind beide Dimensionen relativ unklar, wird die Gesamtsituation als komplex bewertet. Sind sowohl die Anforderungen als auch der Lösungsansatz komplett unklar, spricht man von Chaos.

Die jeweiligen Situationen sind in folgender Graphik visuell dargestellt:

Welche Methode ist die richtige?

Die Kategorisierung von Projekten anhand der angepassten Stacey-Matrix ist hilfreich, wenn es darum geht, die passende Projektmanagement-Methode zu bestimmen.

Ist Ihr Projekt simpel, so sind Sie am besten beraten mit einer klassischen Methode, wie dem Wasserfall-Modell. Schließlich sind die Anforderungen klar und die Lösung liegt auf der Hand. Es ist nur noch ein entsprechender sequentieller Plan aufzustellen. Dieser ist schließlich Schritt für Schritt abzuarbeiten. Ein Beispiel hierfür ist der Bau eines Einfamilienhauses.  

Ein Szenario, in dem der Lösungsansatz klar ist, die Anforderungen jedoch schwammig sind, wird als politisch kompliziert bezeichnet. Im umgekehrten Fall spricht man wiederum von einem technisch komplizierten Projekt. In beiden Fällen herrschen gewisse Schwierigkeiten vor, die sich aber einerseits durch Verhandlungen und andererseits durch Expertise und ein tiefgehendes Know-How beseitigen lassen. Aufgrund der bestehenden Unklarheiten ist eine streng sequentielle Planung wie bei simplen Projekten nicht umzusetzen. Bei komplizierten Projekten wird in der Regel auf agile Methoden wie Lean Management oder Kanban zurückgegriffen. Ein Beispiel hierfür stellen kaum standardisierte Bauprojekte dar, wie der Bau einer großformatigen Autobahnbrücke.

Während komplizierte Projekte noch ein überschaubares Maß an Unsicherheit aufweisen, sind komplexe Projekte davon geprägt. Es treten große Schwierigkeiten auf bei der Definition der konkreten Anforderungen, aber auch bei der Identifikation eines passenden Lösungsansatzes. Somit wird die Implementierung agiler Elemente noch bedeutender und Aspekte wie Iterationen, Prüfpunkte, Kreativität und Transparenz sind unverzichtbar. Schließlich können sich sowohl die Anforderungen als auch die Lösungsansätze im Projektablauf verändern. Ein derartiger flexibler Ansatz für Projekte wird beispielsweise bei der Entwicklung bahnbrechender Innovationen wie komplexer AR-Tools benötigt. Hierbei bietet sich vor allem Scrum an. Das entsprechende Framework ist in diesem Fall sehr umfangreich, bietet aber einen deutlichen Mehrwert.

Sind zuletzt sowohl die Anforderungen als auch die Lösungsansätze völlig unklar, so ist die Rede von Chaos. Hier ist ein Maximum an Agilität gefordert, da eine Planung vorab nahezu unmöglich ist. Ein Beispiel hierfür ist das Katastrophenmanagement. Der Projektfortschritt ist in vielen kurzen Schritten zu realisieren. Dabei sind Stakeholder immer wieder miteinzubeziehen. Kurze Feedbackloops und Flexibilität sind der Schlüssel zum Erfolg. Methoden, die hier zum Einsatz kommen, sind Design Thinking, Lean Startup oder auch das Minimum Viable Product.

Fazit

Die Stacey-Matrix ist ein hilfreiches Werkzeug, wenn es darum geht, Projekte hinsichtlich ihrer Komplexität zu bewerten. In diesem Zuge findet eine Kategorisierung statt, auf Basis derer wir die Verwendung einer bestimmten Projektmanagement-Methode ableiten können. Ein zentraler Vorteil der Methode ist die universelle Anwendbarkeit. Durch den pauschalen und breiten Ansatz kann die Matrix in jeder Branche, in jedem Unternehmen und in jedem Fachbereich eingesetzt werden.

Dennoch sollte die Matrix nicht als absolutes Entscheidungskriterium bezüglich der Projektmanagement-Methode genutzt werden. Schließlich wird als einziges Bewertungskriterium die Komplexität des Projekts herangezogen. Diese spielt ohne Frage eine bedeutende Rolle, dennoch sollten andere Faktoren wie das Projektumfeld auch berücksichtigt werden. Ein weiterer Kritikpunkt ist zudem das Fehlen klar definierter Felder. Die Grenzen zwischen den Kategorien sind vage und die Einordnung erfolgt auf Basis einer sehr subjektiven Beurteilung. Ein Projekt könnte somit von verschiedenen Personen unterschiedlich eingeordnet werden, was die Aussagekraft schließlich schmälert.

Nichtsdestotrotz hilft die Stacey-Matrix dabei, Klarheit in komplexen Projektsituationen zu schaffen. Nutzen Sie diese als Hilfsmittel zur Entscheidung für eine Projektmanagement-Methode. Versuchen Sie dennoch, andere relevante Aspekte zu identifizieren und lassen Sie diese in Ihre Entscheidung miteinfließen. Auch Erfahrungswerte können Ihnen dabei helfen, die richtige Methode für Ihr Projekt zu finden.

Willkommen in der Welt des Prozessmanagements, wo die Träume von effizienter Arbeitsweise oft auf die harte Realität schlecht gestalteter Prozesse treffen. Heute tauchen wir tief ein in das humorvoll tragische Reich des "Shit-in-Shit-out"-Prinzips (SiSo). Dieses Prinzip, oft in den heiligen Hallen der Wirtschaftshochschulen geflüstert, ist der Fluch der digitalen Transformation. Es ist ein einfaches Konzept: Wenn man Mist in ein System steckt, bekommt man Mist heraus. Aber während wir durch den digitalen Sumpf waten, wollen wir erkunden, wie man diese stinkende Situation in eine duftende Wiese der Effizienz verwandeln kann.

SiSo: Die digitale Mülldeponie

Stellen Sie sich vor: Ein Unternehmen beschließt, seine Prozesse zu digitalisieren. Sie sind motiviert, sie sind bereit, und sie haben das Budget! Es gibt nur ein winziges Problem: Ihre bestehenden Prozesse sind ungefähr so gut organisiert wie der Versuch eines Dreijährigen, sich morgens selbst anzuziehen. Indem sie diese chaotischen analogen Methoden direkt in digitaler Form gießen, haben sie im Grunde genommen ein Äquivalent zu einer Mülldeponie geschaffen, aber jetzt ist es online und kann Ihren Posteingang zumüllen.

Die Gefahren des Polierens von Kackhaufen

Man sagt, "Man kann keinen Kackhaufen polieren, aber man kann ihn in Glitzer rollen." Das passiert, wenn Unternehmen versuchen, grundsätzlich fehlerhafte Prozesse zu digitalisieren. Es mag von außen glänzend aussehen, mit seiner schicken neuen Software und Schlagworten, aber innen ist es einfach immer noch ein Kackhaufen. Das Ergebnis? Mitarbeiter, die Stunden damit verbringen, durch ein Labyrinth aus digitalem Unsinn zu navigieren, das sich so anfühlt wie das Haus, das Verrückte macht*.

Den Gestank identifizieren

Der erste Schritt, um der SiSo-Falle zu entgehen, ist zu erkennen, dass man bis zum Hals darin steckt. Achten Sie auf Zeichen wie:

• Prozesse, die mehr Schritte erfordern als das Zusammenbauen von IKEA-Möbeln mit verbundenen Augen.
• Arbeitsabläufe, die weniger Sinn ergeben als eine Wendung in einer Seifenoper.
• Dokumentation, die so undurchsichtig ist wie Schlamm.

Den Prozess entstinken

Sobald Sie den Gestank identifiziert haben, ist es Zeit, aufzuräumen. Hier sind einige Schritte, um Ihre Prozesse zu entstinken

1. Vereinfachen, bevor Sie vervielfachen: Vereinfachen Sie den Prozess, bevor Sie ihn digitalisieren. Wenn es 20 Schritte braucht, um ein Formular einzureichen, machen Sie etwas falsch.
2. Benutzererfahrung ist König: Gestalten Sie Prozesse mit dem Benutzer im Kopf. Wenn Ihre Mitarbeiter einen Doktortitel in fortgeschrittener Kryptografie brauchen, um den Arbeitsablauf zu verstehen, ist es zu kompliziert.
3. Iterieren, nicht irritieren: Implementieren Sie Änderungen in kleinen Schritten. Versuchen Sie nicht, über Nacht alles zu überarbeiten, es sei denn, Sie genießen den Anblick erwachsener Menschen, die an ihren Schreibtischen weinen.

Der Duft des Erfolgs

Wenn man es richtig macht, kann die Digitalisierung von Prozessen wie ein frischer Wind sein. Gestraffte Arbeitsabläufe, effiziente Systeme und glückliche Mitarbeitende – das ist das gelobte Land der digitalen Transformation. Aber denken Sie daran, es beginnt alles mit dem Erkennen und Beheben von fehlerhaften, ineffizienten Prozessen. Denn am Ende des Tages kann kein digitales Parfüm den Geruch eines zum Himmel stinkenden, schlechten analogen Prozesses überdecken.

Fazit: Spülen, nicht pfuschen

So, da ist er – der Leitfaden, um das SiSo-Prinzip im Prozessmanagement zu vermeiden. Denken Sie daran: das Ziel ist es, Ihre Prozesse zu transformieren, nicht den Müll zu übertragen. Mit ein bisschen Humor, einer Prise gesundem Menschenverstand und dem Engagement, die stinkenden Teile zu entstinken, können Sie sicherstellen, dass Ihre digitale Transformation mehr nach Rosen duftet und weniger nach, nun, Sie wissen schon. Frohes Digitalisieren!

_{*Asterix und Obelix gefangen in der Römischen Bürokratie.}

Bei strahlendem Sonnenschein wurden die Teilnehmenden mit einem herzhaften Frühstück und lockeren Gesprächen begrüßt. Als Einstimmung für den Tag, der ganz unter dem Motto des Dialogs zwischen dem InLoox-Team und den Anwendern stand, konnte man sich mit einer exzellenten Tasse Kaffee bis zur offiziellen Eröffnung entspannt unterhalten.

Wenn aus Verkaufen echter Projektvertrieb wird…

… dann ist InLoox im Spiel. Nach dem offiziellen Herzlich-Willkommen startete der Vormittag mit dem Praxisvortrag von iDM. Hannes Laister, Projektvertriebsleiter beim österreichischen Spezialisten für Wärmepumpen, zeigte gemeinsam mit seinen Kollegen auf unterhaltsame Weise, wie sie Dank InLoox Ihre Abteilung zur wertvollsten im Unternehmen gemacht haben. Basierend auf den Datenauswertungen, die sie mittels Dashboards visualisieren, kann Laisters Team ein zuverlässiges Forecasting über den gesamten Projektvertrieb erstellen. Das Projektportfolio wird nämlich nicht nur anhand der Projektphasen, Projektstatus, oder Rentabilität ausgewertet, sondern auch als Grundlage für die Effizienzmessung des gesamten Vertriebs genutzt. iDM sieht frühzeitig Änderungen im Markt und kann dementsprechend agil reagieren.

Projekt trifft Linie: 5 Jahre Change-Prozess

Was hat eine Großkanzlei mit dem FC Bayern gemeinsam? Beide haben Ressourcenprobleme. Jedoch hat die Großkanzlei Luther Rechtsanwaltsgesellschaft InLoox als Unterstützung und Mike Schoberth, Senior Projekt Manager, und Andreas Gäbisch, CIO, die kompetent den Change Prozess begleiten. Im Vortrag erhielt die InLoox Community tiefe Einblicke wie Schritt für Schritt – manchmal feinfühlig, manchmal mit Nachdruck – der Projektmanagement-Reifegrad erhöht wird und die besonders begehrten Ressourcen aus der IT-Abteilung bei Luther effizienter eingesetzt werden können.

Die Integration der Zukunft

Nach der Mittagspause wurde der Nachmittag mit einem Ausflug in die Integrationswelt von InLoox in Microsoft 365 eingeleitet. Konrad Haenel, Leiter Entwicklung bei InLoox, zeigte der InLoox Community die visionären Möglichkeiten, die sich durch die sinnvolle Nutzung von Projekt- und Unternehmensdaten ergeben.

Abstecher in die Öffentliche Verwaltung

Für jeden InLoox Insider Tag lassen wir uns etwas Neues einfallen Dieses Mal haben wir ein Gespräch zu einem Thema, das uns alle angeht, geführt: der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Johannes Schurr, Bürgermeister der Gemeinde Spraitbach, und Wolfgang Rölle, Vorstand der Komm.Pakt.Net, verbanden Witz und Ironie mit ernsthaften Einsichten in die Herausforderungen dieses Prozesses. Ihr Dialog löste nicht nur herzliche Lacher, sondern auch zahlreiche Aha-Momente bei der InLoox Community aus.

Zum Schluss gab es in der Abschluss-Keynote von Dr. Tiziano Panico, Mitgründer von InLoox. Sein Ausblick auf die Weiterentwicklung der InLoox Projektmanagement-Plattform zur intelligent in Microsoft 365 integrierten Projektportfolio-Plattform ließ uns erwartungsvoll und inspiriert in die Zukunft blicken.

Es war ein Tag, an dem sich Fachvorträge, Branchen-Insights und der Austausch mit Gleichgesinnten zu einer Quelle der Inspiration für unsere Projektarbeit verwandelten und wir freuen uns schon auf den nächsten Insider Tag 2024.

Bei strahlendem Sonnenschein wurden die Teilnehmenden mit einem herzhaften Frühstück und lockeren Gesprächen begrüßt. Als Einstimmung für den Tag, der ganz unter dem Motto des Dialogs zwischen dem InLoox-Team und den Anwendern stand, konnte man sich mit einer exzellenten Tasse Kaffee bis zur offiziellen Eröffnung entspannt unterhalten.

Wenn aus Verkaufen echter Projektvertrieb wird…

… dann ist InLoox im Spiel. Nach dem offiziellen Herzlich-Willkommen startete der Vormittag mit dem Praxisvortrag von iDM. Hannes Laister, Projektvertriebsleiter beim österreichischen Spezialisten für Wärmepumpen, zeigte gemeinsam mit seinen Kollegen auf unterhaltsame Weise, wie sie Dank InLoox Ihre Abteilung zur wertvollsten im Unternehmen gemacht haben. Basierend auf den Datenauswertungen, die sie mittels Dashboards visualisieren, kann Laisters Team ein zuverlässiges Forecasting über den gesamten Projektvertrieb erstellen. Das Projektportfolio wird nämlich nicht nur anhand der Projektphasen, Projektstatus, oder Rentabilität ausgewertet, sondern auch als Grundlage für die Effizienzmessung des gesamten Vertriebs genutzt. iDM sieht frühzeitig Änderungen im Markt und kann dementsprechend agil reagieren.

Projekt trifft Linie: 5 Jahre Change-Prozess

Was hat eine Großkanzlei mit dem FC Bayern gemeinsam? Beide haben Ressourcenprobleme. Jedoch hat die Großkanzlei Luther Rechtsanwaltsgesellschaft InLoox als Unterstützung und Mike Schoberth, Senior Projekt Manager, und Andreas Gäbisch, CIO, die kompetent den Change Prozess begleiten. Im Vortrag erhielt die InLoox Community tiefe Einblicke wie Schritt für Schritt – manchmal feinfühlig, manchmal mit Nachdruck – der Projektmanagement-Reifegrad erhöht wird und die besonders begehrten Ressourcen aus der IT-Abteilung bei Luther effizienter eingesetzt werden können.

Die Integration der Zukunft

Nach der Mittagspause wurde der Nachmittag mit einem Ausflug in die Integrationswelt von InLoox in Microsoft 365 eingeleitet. Konrad Haenel, Leiter Entwicklung bei InLoox, zeigte der InLoox Community die visionären Möglichkeiten, die sich durch die sinnvolle Nutzung von Projekt- und Unternehmensdaten ergeben.

Abstecher in die Öffentliche Verwaltung

Für jeden InLoox Insider Tag lassen wir uns etwas Neues einfallen Dieses Mal haben wir ein Gespräch zu einem Thema, das uns alle angeht, geführt: der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Johannes Schurr, Bürgermeister der Gemeinde Spraitbach, und Wolfgang Rölle, Vorstand der Komm.Pakt.Net, verbanden Witz und Ironie mit ernsthaften Einsichten in die Herausforderungen dieses Prozesses. Ihr Dialog löste nicht nur herzliche Lacher, sondern auch zahlreiche Aha-Momente bei der InLoox Community aus.

Zum Schluss gab es in der Abschluss-Keynote von Dr. Tiziano Panico, Mitgründer von InLoox. Sein Ausblick auf die Weiterentwicklung der InLoox Projektmanagement-Plattform zur intelligent in Microsoft 365 integrierten Projektportfolio-Plattform ließ uns erwartungsvoll und inspiriert in die Zukunft blicken.

Es war ein Tag, an dem sich Fachvorträge, Branchen-Insights und der Austausch mit Gleichgesinnten zu einer Quelle der Inspiration für unsere Projektarbeit verwandelten und wir freuen uns schon auf den nächsten Insider Tag 2024.

Was ist der PDCA-Zyklus?

Definition PDCA-Zyklus

Die Anfangsbuchstaben PDCA stehen für die vier Schritte in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP, Kaizen): Plan-Do-Check-Act (Planen-Durchführen-Prüfen-Handeln).

Der PDCA-Zyklus, auch bekannt als PDCA-Methode, PDSA-Cycle (Plan-Do-Study-Act-Cycle), Deming-Zyklus, Deming Wheel oder Shewhart-Zyklus, ist ein Vier-Schritte-Rahmen, der darauf ausgelegt ist, Prozesse durch iteratives Testen, Lernen und Verfeinern zu verbessern. Besonders im Qualitätsmanagement sowie in der Produktentwicklung, F&E und Software-Entwicklung kann diese Methode signifikant zur Optimierung von Prozessen, sowie zur Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen beitragen. Sie fördert eine methodischen Vorgehensweise zur Problemlösung und Prozessverbesserung, was sie zu einem vielseitigen Werkzeug macht, das in verschiedenen Branchen und Projektarten anwendbar ist.

Die vier Phasen des PDCA-Zyklus:

Als Teil einer kontinuierlichen Fehler-Ursache Analyse mit Ziel der Qualitätsverbesserung werden nach dem PDCA-Modell folgende vier Schritte durch gegangen:

1. Plan (Planen): In dieser Anfangsphase werden ein Ziel oder ein Problem identifiziert, die Prozesse mittels Ist-Zustand-Analyse verstanden und ein Plan zur Adressierung des Problems entwickelt. Dieser umfasst das Festlegen von Zielen, das Definieren von Erfolgsmetriken und der erwarteten Ergebnisse.
2. Do (Durchführen): In dieser Phase implementiert das Team den Plan in kleinem Maßstab, führt die Aufgaben aus und sammelt Daten über die Ergebnisse. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Machbarkeit des Plans zu testen und seine Auswirkungen zu messen, ohne Ressourcen zu überbeanspruchen.
3. Check (Prüfen): Hier analysiert das Team die während der Do-Phase gesammelten Daten, um die Wirksamkeit des Plans gegenüber den erwarteten Ergebnissen zu bewerten. Diese Analyse beinhaltet den Vergleich der Ergebnisse mit den Hypothesen und das Verstehen der Diskrepanzen, falls vorhanden.
4. Act (Handeln): Basierend auf den Erkenntnissen aus der Studienphase entscheidet das Team über die nächsten Schritte. Wenn der Plan effektiv war, kann er in größerem Maßstab umgesetzt werden. Wenn nicht, informieren die Einblicke den nächsten Planungszyklus, um die Strategie für bessere Ergebnisse im nächsten Zyklus zu verfeinern.

Vorteile des PDCA-Zyklus im Projektmanagement

• Anpassungsfähigkeit: Die iterative Natur des PDCA-Zyklus ermöglicht es Teams, ihre Strategien basierend auf Rückmeldungen aus der realen Welt anzupassen, was die Resilienz des Projekts gegenüber Veränderungen erhöht.
• Risikominderung: Durch das Testen von Plänen in kleinem Maßstab vor der vollständigen Implementierung hilft der PDCA-Zyklus, Risiken zu mindern, großflächige Fehlschläge und Ressourcenverschwendung zu verhindern.
• Kontinuierliche Verbesserung: Der Zyklus fördert eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und Verbesserns und ermutigt Teams, kontinuierlich nach Exzellenz zu streben. Dadurch können Effizienz und Effektivität von Prozessen verbessert werden.
• Zusammenarbeit und Engagement: Die Einbindung von Teammitgliedern in die einzelnen Phasen des Zyklus fördert eine kollaborative Umgebung, steigert das Wir-Gefühl und vergrößert den Handlungsspielraum im Projekt.

Praktische Anwendungen des PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus kommt sehr stark im Qualitätsmanagement zum Einsatz, findet aber Relevanz in einer Vielzahl von Projektszenarien, vom Start eines neuen Produkts bis zur Verbesserung bestehender Prozesse. Grundsätzlich kann also die PDCA-Methode in allen Bereichen angewendet werden, wo agil auf dynamische Änderungen reagiert werden muss.

Beispielsweise könnte ein Team, das darauf abzielt, den Kundenservice zu verbessern,
den PDCA-Zyklus verwenden, um verschiedene Kommunikationsstrategien zu testen, Kundenfeedback zu analysieren und ihren Ansatz basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen zu verfeinern.

Ähnlich kann im Softwareentwicklungsbereich der Zyklus die iterative Entwicklung von Funktionen leiten, wodurch Teams die Funktionen basierend auf Nutzerfeedback und Leistungsdaten verfeinern können.

Weitere Beispiele können die Verbesserung des Onboarding-Prozesses von neuen Mitarbeitenden sein, oder auch die Prozessoptimierung in Ämtern und dem öffentlichen Dienst.

Implementierung des PDCA-Zyklus:

Um den PDCA-Zyklus effektiv zu implementieren, und das Konzept nachhaltig im Unternehmen zu etablieren, sollten Projektmanager die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Klare Ziele: Definieren Sie klare, messbare Ziele für jeden Zyklus, um die Bemühungen des Teams zu leiten und den Erfolg zu bewerten.
• Effektive Kommunikation: Stellen Sie eine transparente Kommunikation während des gesamten Zyklus sicher, um alle Stakeholder informiert und eingebunden zu halten. Ein wertschätzendes, offenes Miteinander das Fehler als Chance zur positiven Veränderung sieht ist die Grundlage.
• Dokumentation und Überprüfung: Dokumentieren Sie gründlich jede Phase und überprüfen Sie die Ergebnisse des Zyklus, um Lerninhalte für zukünftige Projekte festzuhalten. Das kann beispielsweise durch die Methode der evidenzbasierten Meilensteinfreigabe erfolge.

Herausforderungen bei der Implementierung der PDCA-Methode

1. Widerstand gegen Veränderung: Eine große Barriere ist der Widerstand gegen Veränderungen innerhalb von Teams oder Organisationen. Die iterative Natur des PDCA-Zyklus erfordert eine Fehlerkultur, die kontinuierliche Verbesserungen begrüßt und Anpassungsfähigkeit und Lernen wertschätzt und fördert.
2. Fehlen klarer Ziele: Damit der PDCA-Zyklus effektiv sein kann, muss jede Phase von klaren, messbaren Zielen geleitet werden. Wer nur die Phasen Do, Check, Act durchläuft ohne zuvor in der Plan-Phase wohldefinierte Ziele festgehalten zu haben, kann mit dem Zyklus eine Reihe von sinnlosen Aktionen umsetzen, was zu verschwendeter Zeit und Ressourcen führt.
3. Unzureichende Datenerhebung und -analyse: Die Check-Phase ist entscheidend für das Verständnis der Ergebnisse der Do-Phase und für notwendige Anpassungen in der Act-Phase. Das Sammeln unzureichender oder ungenauer Daten, oder diese nicht korrekt zu analysieren, kann zu falschen Schlussfolgerungen und Entscheidungen führen.
4. Schlechte Kommunikation: Effektive Kommunikation ist während des gesamten PDCA-Zyklus entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder informiert, engagiert und mit den Zielen des Projekts abgestimmt sind.
5. Inkonsistente Implementierung: Die Vorteile des PDCA-Zyklus werden am besten durch eine fortlaufende Anwendung realisiert. Organisationen die nur hin und wieder oder in Problemsituationen auf das PDCA-Modell zurückgreifen werden nicht nur suboptimale Ergebnisse erzielen, sondern auch geringe Akzeptanz seitens der Mitarbeitenden erfahren.
6. Ressourcenbeschränkungen: Die effektive Implementierung des PDCA-Zyklus erfordert gewidmete Zeit, Personal und manchmal finanzielle Investitionen. Ressourcenbeschränkungen können die vollständige Ausführung besonders in den Do- und Check-Phasen des Zyklus behindern.
7. Erfolgreiche Veränderungen nicht zu skalieren: Das Identifizieren einer erfolgreichen Änderungsmaßnahme ist nur ein Teil der Herausforderung; diese Erfolge in einen breiteren Kontext innerhalb der Organisation zu skalieren, kann schwierig sein. Häufig müssen dafür erst weitere Teams oder das C-Level überzeugt werden, was dauern kann.
8. Kurzfristige Ausrichtung: Organisationen mit einer kurzfristigen Ausrichtung lassen sich schwer auf die iterative, langfristige Natur des PDCA-Zyklus ein. Dies kann zum frühzeitigen Abbruch des Zyklus führen, bevor die kumulativen Vorteile kontinuierlicher Verbesserung realisiert werden können.
9. Keine Trouble-Shooting-Methode: Wenn Teams mit einem akuten Problem konfrontiert sind, ist die PDCA-Methode nicht geeignet um schnell zu einer guten Lösung zu kommen. Es muss der gesamte Kreislauf durchgemacht werden um wirklich zu einer grundlegenden Verbesserung zu kommen - für aktue Probleme ist das ein zu langer Ablauf.
10. Reaktiv und eher passiv: Schlussendlich dient das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung der echten Veränderung und Qualitätsverbesserung und kommt als Reaktion auf Missstände zum Einsatz. Als proaktives Innovationsmanagement-Tool ist es daher eher ungeeignet, selbst wenn als Nebeneffekt des PDCA-Zyklus Neuerungen entstehen können.

Fazit

Der PDCA-Zyklus ist ein mächtiges Werkzeug im Arsenal des Projektmanagers und bietet einen strukturierten Ansatz zur Problemlösung und kontinuierlichen Verbesserung. Teams können mit der Methode Komplexitäten mit Agilität und Vertrauen navigieren, Veränderungen anstoßen, Risiken mindern und ihre Leistung verbessern, was den Projekterfolg in einer sich ständig entwickelnden Landschaft vorantreibt. Um voll von der PDCA-Methode zu profitieren ist ein strategischer Ansatz, einschließlich Unterstützung durch die Führung, klare Kommunikation, effektive Schulung und die Bereitstellung angemessener Ressourcen notwendig. Die Etablierung einer wertschätzenden Fehlerkultur im Unternehmen verbessert die Wirksamkeit des PDCA-Zyklus und verwandelt die Herausforderungen in Chancen für Wachstum und Innovation.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist die SWOT Analyse?
2. Die SWOT-Analyse im Projektmanagement Kontext
3. Warum sollte ich eine SWOT-Analyse durchführen?
4. Anleitung zur Durchführung einer SWOT-Analyse
5. Nach der SWOT-Analyse: 5 Schlüsselansätze zur Strategieentwicklung
6. Konkretes Beispiel: Anwendung der SWOT-Analyse in einem Softwareentwicklungsprojekt
7. Fazit

1. Was ist die SWOT-Analyse?

Die SWOT-Analyse ist ein strategisches Planungswerkzeug und bietet einen Rahmen zur Bewertung von internen und externen Einflussfaktoren auf den Erfolg eines Unternehmens oder Projektes. Damit ist die SWOT-Analyse ein spezifisches Instrument zur sogenannten IST-Analyse und dient der Erfassung und Analyse des aktuellen Zustands.

Das Wort SWOT setzt sich aus folgenden vier Wörtern zusammen und wird ursprünglich aus dem Englischen abgeleitet:

• Stärken (Strengths)
• Schwächen (Weaknesses)
• Chancen (Opportunities)
• Risiken (Threats)

Die Anwendung der SWOT-Analyse erstreckt sich auf eine Vielzahl von Feldern wie Marketing, allgemeines Management sowie die Entwicklung von Personal und Führungskräften.

2. Die SWOT-Analyse im Projektmanagement-Kontext

Im Projektmanagement ist es wichtig, sowohl klug zu planen als auch gut umzusetzen. Projektmanager müssen genau wissen, wie sie im Vergleich zur Konkurrenz stehen, um gute Entscheidungen treffen und die Konkurrenz hinter sich lassen zu können.

Die SWOT-Analyse hilft dabei, indem sie einen klaren Blick auf Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken wirft – sowohl innerhalb des Projekts als auch in der Umwelt drumherum. Diese Einsichten bilden eine starke Grundlage, um Projekte sinnvoll zu planen und erfolgreich durchzuführen.

3. Warum sollte ich eine SWOT-Analyse durchführen?

Eine SWOT-Analyse ist im Projektmanagement aus mehreren Gründen wichtig:

Erkennen von Stärken

Sie hilft dabei, die Stärken eines Projekts zu identifizieren. Das Verständnis dieser Stärken ermöglicht es dem Projektteam, diese gezielt einzusetzen, um die Erfolgschancen des Projekts zu maximieren.

Aufdecken von Schwächen

Gleichzeitig werden Schwächen aufgedeckt. Das Bewusstsein über Schwächen ermöglicht es dem Team, Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren oder auszugleichen, bevor sie zu ernsthaften Problemen führen.

Identifizierung von Chancen

Die Analyse zeigt Chancen auf, die das Projekt nutzen kann. Das frühzeitige Erkennen und Ergreifen dieser Chancen kann den Unterschied zwischen einem guten und einem großartigen Projektergebnis bedeuten.

Bewertung von Bedrohungen

Sie macht auf potenzielle externe Risiken und Bedrohungen aufmerksam, die das Projekt negativ beeinflussen könnten. Dieses Wissen ermöglicht es dem Projektteam, Risikomanagementstrategien zu entwickeln und umzusetzen, um potenzielle Hindernisse zu umgehen oder deren Auswirkungen zu mindern.

Strategische Planung

Die SWOT-Analyse unterstützt die strategische Planung, indem sie eine strukturierte Übersicht über die wichtigsten Einflussfaktoren bietet. Sie ermöglicht es dem Management und dem Projektteam, Strategien zu entwickeln, die auf den internen Stärken und Chancen aufbauen, während gleichzeitig Schwächen und externe Bedrohungen angegangen werden.

Förderung der Teamkommunikation und -zusammenarbeit

Die Durchführung einer SWOT-Analyse kann auch die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams fördern. Die gemeinsame Bewertung von Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen kann das Teamgefühl stärken und zu einem gemeinsamen Verständnis für die Projektziele führen.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Die Ergebnisse der SWOT-Analyse können dazu beitragen, das Projekt flexibler und anpassungsfähiger zu machen. Sie ermöglicht es dem Team, proaktiv auf Veränderungen in der Projektlage oder im externen Umfeld zu reagieren.

Insgesamt ist die SWOT-Analyse ein unverzichtbares Werkzeug im Projektmanagement, das eine solide Grundlage für Entscheidungsfindung und strategische Planung bietet.

4. Anleitung zur Durchführung einer SWOT-Analyse

Möchten Sie eine SWOT-Analyse durchführen, so müssen Sie die vier erläuterten Kategorien in Zusammenhang mit Ihrer Organisation oder Ihrem Projekt analysieren. Im Folgenden erklären wir, worauf Sie achten und welche Fragen Sie sich jeweils stellen sollten:

Stärken (Strengths)

Identifizieren Sie die besonderen Stärken Ihres Projekts oder Teams. Überlegen Sie, was Sie besser als andere machen.

Fragen Sie sich: Welche einzigartigen Ressourcen haben wir? In welchen Bereichen sind wir anderen überlegen?

Schwächen (Weaknesses)

Finden Sie heraus, wo Ihr Projekt oder Team Verbesserungsbedarf hat. Überlegen Sie, in welchen Bereichen Sie nicht so stark sind.

Fragen Sie sich: In welchen Bereichen mangelt es uns an Ressourcen oder Fähigkeiten? Welche unserer Prozesse könnten wir effizienter gestalten?

Chancen (Opportunities)

Halten Sie Ausschau nach Möglichkeiten in Ihrer Umgebung, die Ihr Projekt voranbringen könnten. Denken Sie darüber nach, wie Sie aktuelle Trends oder Entwicklungen zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Fragen Sie sich: Welche aktuellen oder bevorstehenden Markttrends können wir für uns nutzen? Wie können wir von neuen technologischen Entwicklungen profitieren?

Risiken (Threats)

Bewerten Sie, welche externen Herausforderungen Ihr Projekt in Gefahr bringen könnten. Überlegen Sie, welche Hindernisse sich Ihnen in den Weg stellen könnten.

Fragen Sie sich: Welche Veränderungen in der Marktlandschaft könnten uns Probleme bereiten? Sind regulatorische Änderungen auf uns zukommend, die unsere Arbeit beeinflussen könnten?

5. Nach der SWOT-Analyse: 5 Schlüsselansätze zur Strategieentwicklung

Nachdem die vier Komponenten der SWOT-Analyse analysiert worden, sind wir noch nicht am Ende. Es gilt, die Erkenntnisse zu nutzen und Strategien abzuleiten. Dabei gibt es 5 Schlüsselansätze:

1. Stärken einsetzen

Nutzen Sie Ihre Kernkompetenzen, um vorhandene Chancen aktiv zu nutzen und potenzielle Risiken effektiv zu steuern. Konzentrieren Sie sich darauf, wie Sie Ihre besonderen Fähigkeiten oder Ressourcen einbringen können, um sich Wettbewerbsvorteile zu sichern und gleichzeitig mögliche Bedrohungen abzuschwächen.

2. Schwächen adressieren

Entwickeln Sie gezielte Maßnahmen, um interne Defizite zu beheben. Dies kann durch Schulungen zur Kompetenzerweiterung, Prozessoptimierungen oder den Einsatz neuer Technologien geschehen. Ziel ist es, Ihre Position zu stärken, sodass Sie effektiver auf externe Chancen reagieren und besser gegenüber Risiken gewappnet sind.

3. Chancen nutzen

Identifizieren Sie Prioritäten und initiieren Sie Projekte oder Strategien, die es Ihnen erlauben, von externen Möglichkeiten optimal zu profitieren. Analysieren Sie, welche Chancen am besten zu Ihren Stärken passen, und richten Sie Ihre Ressourcen und Aktivitäten entsprechend aus, um maximalen Nutzen zu erzielen.

4. Risiken kontrollieren

Entwickeln Sie Präventions- und Reaktionsstrategien für bekannte und potenzielle Risiken. Dies kann Risikominderungspläne, die Diversifizierung von Produkten oder Dienstleistungen, oder die Schaffung von Notfallplänen umfassen. Ziel ist es, die Wahrscheinlichkeit des Eintretens von Risiken zu verringern und im Fall der Fälle bereit zu sein.

5. Synergien schaffen

Suchen Sie nach Möglichkeiten, wie sich Stärken und Chancen gegenseitig verstärken können. Dieser Ansatz zielt darauf ab, eine integrative Strategie zu entwickeln, bei der die Summe der Teile größer ist als ihre einzelnen Komponenten. Indem Sie Synergien zwischen Ihren internen Stärken und externen Chancen erkennen und nutzen, können Sie eine dynamische und adaptive Strategie aufbauen, die Ihr Projekt oder Unternehmen nachhaltig voranbringt.

Nach der Durchführung einer SWOT-Analyse sollten diese Ansätze nicht isoliert betrachtet werden. Vielmehr ist es wichtig, sie in einem koordinierten Plan zu integrieren, der die individuellen Besonderheiten und das Umfeld Ihres Projekts oder Unternehmens berücksichtigt. So kann eine ganzheitliche Strategie entwickelt werden, die nachhaltigen Erfolg ermöglicht.

6. Konkretes Beispiel: Anwendung der SWOT-Analyse in einem Softwareentwicklungsprojekt

Mit einem soliden Verständnis der theoretischen Grundlagen der SWOT-Analyse im Rücken wenden wir uns nun einem praktischen Beispiel zu, um die Anwendung und Bedeutung dieser Prinzipien zu veranschaulichen.

Konkret könnte die SWOT-Analyse für ein Softwareentwicklungsprojekt aussehen wie folgt:

• Stärken: Das Projekt profitiert von einem Team aus hochqualifizierten Entwicklern, die eine umfangreiche Erfahrung in der Softwarebranche vorweisen. Diese Expertise ermöglicht es dem Team, komplexe Probleme effizient zu lösen und innovative Lösungen zu implementieren, was die Qualität und Wettbewerbsfähigkeit des Endprodukts erheblich steigert.
• Schwächen: Trotz des talentierten Teams steht das Projekt vor finanziellen Herausforderungen aufgrund einer limitierten Budgetverfügbarkeit. Diese finanzielle Einschränkung könnte die Beschaffung neuer Technologien, die Einstellung zusätzlicher Fachkräfte oder die Durchführung umfangreicher Marktanalysen behindern, was letztendlich den Projektumfang und die Entwicklungsgeschwindigkeit beeinträchtigen könnte.
• Chancen: Eine signifikante Chance für das Projekt liegt im Aufkommen neuer Technologietrends, insbesondere in Bereichen wie künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und Blockchain-Technologie. Diese Trends bieten das Potential, innovative Anwendungen zu entwickeln, die den aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen des Marktes entsprechen. Die frühzeitige Adaption dieser Technologien könnte das Projekt an die Spitze der technologischen Innovation stellen und einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern.
• Risiken: Eine der größten Herausforderungen in diesem Projekt stellt die Dynamik der Kundenanforderungen dar. In der schnelllebigen Softwarebranche können sich Kundenbedürfnisse und -erwartungen rasch ändern, was die Entwicklung komplexer macht und häufige Anpassungen im Projektverlauf erfordert. Dies kann zu Verzögerungen führen, die Projektkosten erhöhen und das Risiko von Missverständnissen mit den Stakeholdern steigern.

Im Beispiel lassen sich folgende spezifische Strategien entwickeln:

1. Stärken einsetzen:
   • Innovation vorantreiben: Nutzen Sie das erfahrene Entwicklerteam, um innovative Lösungen unter Einsatz neuer Technologietrends wie künstlicher Intelligenz (KI) zu entwickeln. Das Ziel wäre, Produkte zu schaffen, die sich durch fortschrittliche Funktionen oder Effizienz von der Konkurrenz abheben.
   • Wissensführerschaft ausbauen: Veröffentlichen Sie Whitepapers oder führen Sie Webinare durch, die das tiefe technische Wissen Ihres Teams in neuen Technologietrends demonstrieren. Dies stärkt die Marke und zieht potenzielle Kunden an.
2. Schwächen adressieren:
   • Kostenoptimierung: Identifizieren und implementieren Sie Maßnahmen zur Kostensenkung, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Dies könnte durch den Einsatz agiler Entwicklungspraktiken oder die Nutzung von Open-Source-Technologien erfolgen.
   • Partnerschaften suchen: Erwägen Sie strategische Partnerschaften mit anderen Unternehmen, um Zugang zu zusätzlichen Ressourcen oder Finanzierungen zu erhalten, ohne das Budget erheblich zu erhöhen.
3. Chancen nutzen:
   • Marktnischen erschließen: Konzentrieren Sie sich auf die Entwicklung von KI-basierten Anwendungen, die spezifische Branchenprobleme lösen, um sich als Vorreiter in diesem Segment zu positionieren.
   • Fördermittel akquirieren: Suchen Sie nach staatlichen oder privaten Förderprogrammen, die Innovationen in den Bereichen KI und Softwareentwicklung unterstützen, um finanzielle Einschränkungen zu überwinden.
4. Risiken kontrollieren:
   • Kundenfeedback einholen: Implementieren Sie ein fortlaufendes Feedback-System, um schnell auf sich ändernde Kundenanforderungen reagieren zu können. Dies hilft, das Produktangebot kontinuierlich zu verbessern und Kundenbindung zu erhöhen.
   • Flexibilitätssteigerung: Entwickeln Sie eine flexible Produktroadmap, die es ermöglicht, Anpassungen vorzunehmen, ohne den Entwicklungsprozess zu stören. Nutzen Sie agile Methoden, um schnelle Iterationen und Anpassungen zu erleichtern.
5. Synergien schaffen:
   • KI-Expertise als Wettbewerbsvorteil: Bündeln Sie Ihre Stärken (erfahrenes Entwicklerteam) und Chancen (neue Technologietrends wie KI), um einzigartige Lösungen zu entwickeln, die nicht nur auf dem neuesten Stand der Technik sind, sondern auch präzise auf die Bedürfnisse Ihrer Zielkunden zugeschnitten sind.
   • Kundenorientierte Produktentwicklung: Richten Sie Entwicklungsprojekte eng an den Bedürfnissen und Rückmeldungen der Kunden aus, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte nicht nur technisch fortschrittlich, sondern auch marktgerecht und benutzerfreundlich sind.

7. Fazit

Durch die Analyse von Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken mittels der SWOT-Analyse, kann das Projektteam verschiedene Strategien ableiten. Dadurch werden die identifizierten Stärken optimal genutzt, Schwächen effektiv angegangen, sich bietende Chancen ergriffen und potenzielle Risiken minimiert.

Vergleich und Tipps, das passende PM Tool zu finden

Wenn Sie bei der Tool-Suche auch das Gefühl haben, den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen, dann lesen Sie weiter. Denn hier finden Sie nicht nur einen Vergleich von PM-Tools, sondern auch Tipps, wie Sie die Spreu vom Weizen trennen, um das Tool zu finden, das zu Ihren Anforderungen passt:

1. Projektmanagement-Tools im Vergleich
2. Tipps zum PM-Tool Vergleich + Checklisten

PM-Tool ist nicht gleich PM-Tool

Manche Anbieter nennen ihr Tool eine Work-Management-Software, andere sprechen von Collaboration-Tool und wieder andere nennen es ganz einfach Projektmanagement-Software. Ein Ziel verfolgen alle Anbieter: die Aufgaben und Projekte im Team transparent, nachverfolgbar und planbar zu visualisieren. Denn darum geht es bei digitalen Projektmanagement Tools - die Anwender sollen nicht mehr zu Stift und Post-it, Excel oder Emails greifen müssen, um strukturiert arbeiten zu können.

Allerdings gibt es verschiedene Ansätze, um das zu erreichen. Am einfachsten lässt sich das mit den Kategorien Aufgaben, Projekte und Kommunikation erklären. Es gibt Tools, mit denen sich Teams über Aufgaben übersichtlich und leicht organisieren können. In diese Aufgaben-Management Kategorie fallen z. B. Trello oder Jira. Dann gibt es Tools, die das Projekt ins Zentrum stellen und dann beispielsweise Aufgaben, Dokumente, Aufwandsschätzung und Kapazitätsplanung oder Budgets in den Projektkontext oder Portfoliokontext setzen. In diese Projektmanagement-Kategorie fallen Tools wie InLoox, Wrike oder MS Project. Das Thema Collaboration-Tools ist ein sehr weites Feld und schließt Kommunikations-Tools wie Microsoft Teams oder Slack genauso mit ein wie Wissensmanagement-Tools wie Notion. Welche Art von Projektmanagement Tool nun das "richtige" ist, kommt ganz darauf an, welche Projektmanagement-Methoden sie einsetzen möchten und wie die Anforderungen an das Tool gesteckt sind.

Einige der besten Projektmanagement Tools im Vergleich

Alle auf dem Markt verfügbaren PM-Tools zu vergleichen wäre eine Mammut-Aufgabe. Daher beschränken wir uns auf eine Auswahl von Projektmanagement-Tool-Anbieter. Folgende Tools werden ausführlich beschrieben:

• InLoox
• monday
• Asana
• Wrike
• awork
• Stackfield

Und am Ende gibt es noch kostenlose Checklisten für den Vergleich von Projektmanagement-Toolszum Herunterladen.

InLoox [ JETZT STARTEN ]

InLoox ist das Projektmanagement-Tool des 1999 gegründeten deutschen Software-Herstellers InLoox GmbH. Das wohl bekannteste Produkt ist das für Outlook entwickelte Modern Add-in InLoox für Outlook. Die Art und Weise, wie sich Inloox in Outlook integriert ist einzigartig auf dem Projektmanagement-Software-Markt. Neben dem Add-in können Nutzer*innen Projekte und Aufgaben auch in der browserbasierten App InLoox Web App planen. InLoox sticht durch seinen großen Funktionsumfang, welcher den Nutzer*innen extrem viel Flexibilität und Skalierbarkeit bei der Anwendung bietet, heraus. Das Tool ist daher für Teams und Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen geeignet.

jetzt InLoox kostenlos testen

Funktionen

Viele Projektmanagement-Software-Hersteller bieten sehr gute Funktionen für die Aufgabenplanung an. Wenn man aber nach einer Web-Anwendung sucht, mit der man auch Netzpläne erstellen oder Projekte hybrid planen kann, wird die Auswahl schon kleiner. InLoox ist eine der wenigen Anbieter, die eine Gesamtlösung anbieten. InLoox bietet dabei nicht nur eine Gantt-Chart-Funktion, mit der man auch komplexe Projektpläne darstellen kann, sondern auch eine Ressourcenauslastung, Zeiterfassung und Budgetplanung. Für das Projekt-Controlling sind außerdem Berichte, Dashboards und eine API für den Datentransfer zu ERP oder Business-Intelligence-Systemen auf Enterprise-Niveau dabei. Daher stellt InLoox auch die ideale Alternative zu Microsoft Project dar.

^{Bild: Die Ressourcenauslastung des Teams unter der Gantt-Chart-Planung in InLoox Web App}

Bei der Projektplanung sticht InLoox besonders heraus. Mit dem Gantt Chart kann man umfassende Netzpläne, inklusive Vorgänge, Meilensteile und Aufgaben, erstellen. Außerdem kann man nicht nur Abhängigkeiten, sondern auch Anordnungsbeziehungen und Einschränkungen zwischen den Elementen definieren und den kritischen Pfad einblenden. Dies ermöglicht eine sehr genaue Projektplanung. Die Bedienung ist flüssig, Elemente können einfach per Drag und Drop verschoben werden und wenn Elemente in Abhängigkeit zueinanderstehen, verschiebt sich der gesamte Projektplan mit und man sieht Terminabweichungen sofort. Zusätzlich kann man im Gantt-Chart die Auslastungsanzeige der im Projekt tätigen Personen über die Ressourcenauslastung einblenden. 

Auch kann man in der Projektbetreuung wichtige Informationen hinterlegen und sogar benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um individuelle Projektinformationen darzustellen. Dies ermöglicht es Nutzern, Projekte über diese Felder zu sortieren und zu filtern und darauf basierend z.B. Dashboards zu erstellen. Diese eigenen Felder können in InLoox für jeden Bereich angelegt werden - Aufgaben, Projekte, Gantt-Planung, Mindmaps, Zeiterfassung, Dokumente, Budgets.

Natürlich kommt bei InLoox auch das Aufgabenmanagement und die Kommunikation nicht zu kurz. Aufgaben können über das Kanban-Board einfach geplant werden, Nutzer*innen können aber auch eine Listenansicht nutzen. Über die übersichtliche „Arbeitsplatz“-Ansicht erhalten User*innen einen Überblick über eigene und delegierte Aufgaben. Eine Besonderheit von InLoox ist, dass Teammitglieder auch persönliche Aufgaben anlegen können, d.h. Aufgaben, die keinem Projekt zugeordnet sind. Das hat den Vorteil, dass der komplette Arbeitstag in InLoox abgebildet werden kann und nicht nur die Projektarbeit. Für Projektmanager*innen hat es bei der Ressourcenplanung den Vorteil, dass sie die vollständige Auslastung des Teams mit einbeziehen können. Projekt- und Aufgabennotizen ermöglichen eine effiziente Kommunikation und Änderungen in Aufgaben und Projekten werden über Benachrichtigungen ans Team kommuniziert.

Integrationen

InLoox bietet sehr viele Funktionen, die es bei vielen anderen Anbietern nur über externe Integrationen und Add-Ins gibt, schon „Out of the Box“ an (z.B. Ressourcenauslastung, Budgets, Zeiterfassung etc.). InLoox sehr gut in die Microsoft-App-Landschaft integriert. Neben der Microsoft 365-Integration und der Outlook-Integration bietet das Unternehmen z.B. auch eine Integration zu Teams, zu Microsoft SharePoint, sowie eine Schnittstelle zum Business Reporting Tool Power BI. Die gut dokumentierte API ermöglicht den Datenaustausch mit anderen Systemen, wie z.B. SAP oder Salesforce.

^{Bild: Erfassen von E-Mails und Terminen aus Outlook in InLoox Web App © InLoox GmbH}

Besonders die Outlook-Integration erleichtert Nutzer*innen den Arbeitsalltag. Über das Modern Outlook-Add-in von InLoox können E-Mails als Aufgaben in InLoox angelegt werden, neue Projekte erstellt und Dokumente mit einem Klick in InLoox im richtigen Dokumentenordner abgelegt werden. Außerdem gibt es in InLoox Web App über den Bereich Erfassen die Möglichkeit, aus dem Posteingang E-Mails direkt als Aufgabe in ein Projekt zu ziehen und aus dem Kalender Termine für die Zeitverbuchung in Projekten abzulegen. 

Datenspeicherung

InLoox ist als Cloud-Edition und auch als On-Premise-Edition erhältlich. 

Serverstandort

Bei der Cloud-Version InLoox now! werden die Daten vollständig in den deutschen Microsoft-Rechenzentren in der „Microsoft Azure Cloud“ gespeichert. Die Rechenzentren befinden sich in Frankfurt am Main und Berlin und unterliegen deutschem Recht. 

Support

InLoox bietet für alle Nutzer*innen einen kostenlosen technischen Support per E-Mail und Telefon auf Deutsch und Englisch an. Darüber hinaus können Nutzer*innen auch Tickets über das Support-Portal einstellen. Sie können außerdem die Online-Hilfe, Video-Tutorials und regelmäßige kostenlose Webinare in Anspruch nehmen. Für einen schnellen Einstieg bietet der Hersteller auch Projektvorlagen für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle und Branchen an. Auch bietet InLoox Schulungen und Workshops an, in denen User*innen bei der Implementierung und Nutzung der Software unterstützt werden.

Kostenlose Testphase

Interessent*innen können InLoox in der Enterprise Version, d.h. mit vollem Funktionsumfang, 30 Tage lang kostenlos testen. Der Test ist vollkommen unverbindlich und es müssen keine Zahlungsdaten hinterlegt werden. Nach den 30 Tagen endet der Test automatisch und Nutzer*innen müssen nicht aktiv werden. Das Konto wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Wenn man die Software weiternutzen möchte, kann man sich das Konto freischalten lassen und alle Daten aus der Testphase werden übernommen und Nutzer können nahtlos weiterarbeiten.

monday.com

monday.com (ehemals dapulse) ist eine Work Management Plattform, die 2012 gegründet wurde und hat seinen Hauptsitz in Tel Aviv, Israel. Der Fokus von monday.com als Work Management Programm liegt stark auf die Optimierung von Arbeitsabläufen und Teamkollaboration. 2020 hat das Unternehmen Version 2.0 seiner Software herausgebracht, die zahlreiche Automatisierungen und Workflow Vorlagen anbietet.

Funktionen

Wie andere Cloud-Anbieter im englischsprachigen Raum, ist liegt monday.com großen Wert auf das Spielerische und Bequemlichkeit. Sobald man mit der Software startet, werden Vorlagen zu verschiedensten Anwendungsfällen vorgeschlagen. Auch innerhalb eines Projektes gibt es viele vorgefertigte Widgets und Workflows. Für ganz neue User ist das bequem, die vielen Auswahlmöglichkeiten können aber auch etwas überfordern, wenn man noch nicht genau weiß, was man möchte.  

Wie seine Konkurrenten Wrike und Asana ist monday.com stark was das Aufgabenmanagement angeht. Was etwas ungewöhnlich ist, dass die Kanban-Ansicht nicht immer eine der Standard-Ansichten ist und die Handhabung nicht ganz so ist, wie man es von anderen Programmen gewöhnt ist. Die Darstellung ist so wie man es gewohnt ist, aber Spalten lassen sich zum Beispiel nur in der Hauptansicht anpassen, in dem man die Spalte „Status“ anpasst.

^{Bild: Die Kanban-Ansicht in monday.com}

Diese etwas ungewöhnliche Handhabung zieht sich über verschiedene Punkte hinweg durch und macht das Programm weniger intuitiv als man es erwartet und als neue Nutzer muss man fast immer in der Online-Hilfe nachschauen. Positiv ist, dass man tatsächlich zu jeder Frage eine Antwort erhält.

Das Gantt-Chart ist wie bei den oben genannten Anbietern eher eine Zeitleiste und es ist nicht möglich Anordnungsbeziehungen oder Abhängigkeiten zwischen Elementen herzustellen. Zumindest nicht direkt per Drag & Drop in der "Gantt-Ansicht", sondern nur über die "Hauptansicht" über eine Extra-Spalte. Für sehr große und komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten ist das Programm daher weniger geeignet. monday.com bietet dafür eine Ressourcenansicht an und auch Budgets kann man über Extraspalten tracken und diese im Dashboard anzeigen. Die Stärke von monday.com liegt klar in der Automatisierung von Aufgaben-Workflows zu anderen Programmen.

^{Bild: Die Gantt-Ansicht in monday.com}

Integrationen

monday.com stellt seine API öffentlich zur Verfügung und bietet einen eigenen App-Marktplatz an, auf dem auch externe Software-Entwickler Schnittstellen zwischen monday.com und anderen Programmen anbieten können. Es gibt Schnittstellen zu den gängigsten Business Programmen, wie Microsoft Teams oder auch Adobe Creative Cloud.

Datenspeicherung

Nur Cloud

Serverstandort

Laut der Datenschutzerklärung von Monday werden Daten an mehreren Standorten weltweit gespeichert, u.a. in den USA, Europa, Israel, Guatemala, UK und anderen Orten.

Support

Monday bietet eine ausführliche Online-Hilfe, Webinare, Tutorial-Videos und auch ein Community Forum an (nur auf Englisch) an. Den Support kann man über ein Kontaktformular kontaktieren.

Testphase

Man kann das Pro-Paket für 30 Tage testen. Im Pro-Paket sind alle wichtigen Funktionen enthalten, nur einige Funktionen auf Unternehmensniveau, wie z.B. erweiterte Berichte und Analysen, sind in diesem Paket nicht enthalten.

Kostenlose Edition

Ja, es gibt eine kostenlose Version für bis zu 2 Benutzer, dabei gibt es aber eine Begrenzung, wie viele Elemente man anlegen kann (bis 1000 Elemente) und was den Speicherplatz betrifft (500 MB Speicher).

jetzt InLoox kostenlos testen

Asana

Das kalifornische Unternehmen Asana wurde 2008 von zwei ehemaligen Facebook-Mitarbeitern gegründet. Der Fokus von Asana liegt auf der reibungslosen Team-Zusammenarbeit. Nutzer*innen können Aufgaben und Projekte über die browserbasierte Web-App oder die Mobile App von Asana planen. Asana ist bekannt für seine Gamification-Features, wie Einhörner, die über den Bildschirm fliegen, wenn man eine Aufgabe erledigt hat. Diese spielerischen Elemente sollen die Motivation der Nutzer erhöhen.

Funktionen

Asana bietet in der Business-Version ein umfangreiches Collaboration-Tool an, mit dem sich besonders die Aufgabenplanung effizient durchführen lässt. Die Aufgabenplanung ist eine Stärke von Asana, die durch die Gamification-Aspekte und das Design eine lockere Atmosphäre in den Alltag bringt. Die Bedienung ist einfach und die Benutzeroberfläche aufgeräumt.

^{Bild: Die Board-Ansicht in Asana}

Die verschiedenen Aufgabenansichten (Liste, Board, Zeitleiste & Kalender) sind praktisch, da sie auf verschiedene Bedürfnisse eingehen und den Nutzern Flexibilität bei der Aufgabenplanung bieten. Auch das Aufgaben-Dashboard bietet einen guten Überblick über den Fertigstellungsgrad der Projektaufgaben.

Wenn Sie aber viel mit der Gantt-Chart-Planung arbeiten oder komplexe Projektstrukturpläne haben, fehlen einige Funktionen in dem Bereich. Die Zeitleiste ist eher eine alternative Aufgabenansicht als ein traditionelles Gantt-Chart, da es keine Vorgänge gibt und auch können keine Anordnungsbeziehungen definiert werden. Hier erkennt man den starken Aufgabenfokus des Tools.

^{Bild: Die Zeitleiste in Asana}

Integrationen

Für Nutzer, denen Funktionen wie Zeiterfassung oder Budgets fehlen, bietet Asana eine Umfangreiche Integrationsbibliothek zu den verschiedensten Tools an. Auch über die API kann man Asana mit anderen Systemen verbinden.

Datenspeicherung

Asana ist nur als Cloud-Lösung verfügbar.

Serverstandort

Die Projektdaten werden in Datenzentren in den USA gespeichert. Laut dem Hersteller werden die Daten in „sicheren nach SSAE 16 zertifizierten Rechenzentren mittels Amazon RDS in den USA“ gehostet.

Support

Einen telefonischen Support gibt es nach unseren Recherchen bei Asana nicht. Nutzer*innen können aber über die Asana-Support-Seite die Online-Hilfe, das Asana-Forum oder auch die Asana Academy in Anspruch nehmen. Bei weitergehenden Probleme kann man den Support über ein Kontaktformular auf der Webseite erreichen.

Testphase

Interessent*innen können Asana in der Business-Edition 30 Tage lang kostenlos testen. Wenn keine Zahlungsdaten hinterlegt werden, wird das Abo automatisch nach Ablauf der Testphase auf die kostenlose Basic-Version heruntergestuft.

Kostenlose Edition

Asana bietet eine kostenlose Basic-Edition seiner Software für Teams mit bis zu 15 Nutzern an. Der Funktionsumfang der kostenlosen Version ist begrenzt, möchte man z.B. das Startdatum für Aufgaben definieren, muss man auf die Premium-Version upgraden.

Wrike

Wrike wurde 2003 von Andrew Filev gegründet. 2021 wurde bekannt gegeben, dass Wrike von Citrix übernommen wurde. Wrike beschreibt seine Software selbst als Arbeitsmanagement- und Collaboration-Plattform. Nutzer*innen können über die Wrike Web App, die Desktop App und Mobile App Aufgaben und Projekte planen.

Funktionen

Wrike bietet alle Funktionen, die Teams für die effiziente Zusammenarbeit benötigen. Wie auch Asana liegt die Stärke von Wrike besonders bei der Aufgabenplanung. Besonders für Agenturen und Marketing-Teams sind die buchbaren Zusatzfunktionen wie Wrike Proof oder Wrike Publish eine gute Möglichkeit Freigabe-Workflows zu optimieren.

^{Bild: Das Aufgaben-Board in Wrike}

Eine Besonderheit von Wrike ist, dass Projekte auch in Ordner organisiert werden können und die einzelnen Projektphasen sind Unterordner. Diese Ordnerstruktur hat den Vorteil, dass sie nicht nur den meisten Nutzer*innen vertraut ist, sondern auch übersichtlich. Der Nachteil ist, dass man für das Projekt in dem Fall keine eigenen Informationen wie Status und Projektende definieren kann. Wer das nicht möchte, kann Projekte aber auch ganz normal als "Projekte" anlegen. Die Projektinfo-Seite ist allgemein sehr schlicht gehalten, man kann u.a. Informationen wie Projektname, Start- und Enddatum, Beschreibung und Kommentare hinterlegen, aber es ist nicht möglich weitere Felder hinzuzufügen. Hier muss man dazu anmerken, dass dies nur für die Projektinfos gilt, in der Aufgabenansicht können benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.

^{Bild: Das Gantt-Chart in Wrike}

Neben InLoox war Wrike eine der wenigen Lösungen, die ein Gantt Chart anbieten, wobei auch hier „Aufgaben“ als „Vorgänge“ angesehen werden. Das kann für manche Projektmanager*innen, die z.B. nach dem PMBOK und anderen PM-Standards arbeiten, etwas ungewohnt sein. Das Verschieben der Gantt-Elemente ist etwas sperrig, besonders wenn man die Reihenfolge ändern möchte. In anderen Tools, wiez.B. InLoox, kann man die Reihenfolge der Elemente einfach per Drag und Drop ändern, in Wrike geht das nur über die Änderung des Start- bzw. Enddatums.

Integrationen

Wrike bietet eine große Auswahl an kostenlosen Integrationen zu den gängigsten Business-Tools an. Einige Add-Ons wie z.B. die Ressourcenverwaltung oder Reporting können kostenpflichtig hinzugebucht werden.

Datenspeicherung

Wrike ist nur als Cloud-Lösung verfügbar.

Serverstandort

Die Rechenzentren von Wrike befinden sich in den USA und auch in der EU (Amsterdam). Ein deutsches Rechenzentrum gibt es nicht, dennoch wird durch das Rechenzentrum in Amsterdam die Datenspeicherung in der EU angeboten.

Support

Bei Problemen können Nutzer*innen im Wrike Help Center die Wissensdatenbank zu Rate ziehen. Neben Hilfe-Artikeln findet man Live-Sessions und auch ein User-Forum (nur auf Englisch). Ansonsten kann man auch über ein Online-Kontaktformular ein Ticket einreichen und den Wrike Support kontaktieren.

Testphase

Interessent*innen können Wrike für 14 Tage in der Professional-Version kostenlos testen.

Kostenlose Edition

Wrike bietet eine kostenlose Version seines Tools für eine unbegrenzte Zahl von Nutzern an. Nutzer der Free-Edition können auch die Desktop- und mobilen Apps nutzen.

awork

awork ist die Projektsoftware des 2012 gegründeten deutschen Software-Unternehmens HQLabs GmbH. Das erste Produkt von HQLabs ist die Agentursoftware HQ, so dass man annehmen könnte, dass awork nur für Agenturen geeignet sei. awork bietet aber Funktionen, die auch für Teams in anderen Bereichen geeignet sind.

Funktionen

Zwar ist awork in erster Linie ein Task Management Tool, bietet aber auch Funktionen wie Zeiterfassung und Ressourcenauslastung im Standard an. Für die Zeiterfassung bietet awork sogar eine Stoppuhr-Funktion an, mit der man jederzeit die Bearbeitungszeit von Aufgaben tracken kann und verbuchen kann. Diese verbuchten Zeiten können auch in einem Bericht exportiert werden. Die Benutzeroberfläche ist sauber und Nutzer*innen können schnell mit der Aufgabenplanung starten. Die Listenansicht ist etwas anders als bei anderen Tools. Hier werden nicht nur alle Projektaufgaben in einer Liste dargestellt, sondern Nutzer*innen können Aufgaben verschiedenen Listen zuordnen und diese so organisieren. Dieser Workflow ist etwas ungewöhnlich und die Listenzuordnung wird auch nicht in der Timeline dargestellt.

^{Bild: Die Board-Ansicht in awork}

Wie asana ist die Timeline eher als eine alternative Aufgabenansicht zu verstehen mit der man aber zumindest Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darstellen kann. Die Bedienung ist aber angenehm, die Darstellung ansprechend und ausreichend um einen Überblick über das Projekt zu bekommen, auch wenn man keine komplexen Projektpläne damit abbilden kann.

^{Bild: Die Timeline in awork}

Integrationen

awork bietet eine API an, mit der Nutzer*innen andere Systeme anknüpfen können. Für die Abrechnung von Zeiterfassungseinträgen bietet awork zum Beispiel eine Integration zu verschiedenen Buchhaltungssystemen.

Datenspeicherung

Awork bietet nur eine Cloud-Lösung an.

Serverstandort

Laut Hersteller werden Projektdaten in Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

Support

awork bietet einen persönlichen Telefonsupport an und auch einen Live-Chat. Außerdem finden Nutzer*innen im Help Center eine Dokumentation mit Beschreibungen und animierten Bildern an.

Testphase

Interessent*innen können awork 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Es müssen keine Zahlungsdaten hinterlegt werden und der Test endet automatisch. awork bietet darüber hinaus eine uneingeschränkte 30 Tage Geld-zurück-Garantie für alle Premium-Accounts.

Kostenlose Edition

awork bietet keine kostenlose Version seiner Software an.

Stackfield

Stackfield wurde 2012 gegründet und hat, wie InLoox, seinen Hauptsitz in München. Stackfield legt den Fokus auf Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams und verspricht „hochsichere Projektarbeit und interne Kommunikation“. Dabei wird die Software in Deutschland entwickelt und die Daten vollständig in Deutschland gehosted.  

Funktionen

An den Funktionen von Stackfield erkennt man den Fokus auf Zusammenarbeit und Kommunikation sofort. In den einzelnen Projekten gibt es verschiedene Bereiche, die Nutzer je nach Bedarf ein- und ausblenden können. Neben den auch in anderen PM-Tools bekannten Bereichen „Aufgaben“, „Zeitplan“ und „Dokumente“, gibt es auch noch die Bereiche „Kommunikation“ und „Diskussion“. „Kommunikation“ ist quasi Projektverlauf und Projektnotizen in einem. „Diskussionen“ erinnert an ein Forum, in dem man über verschiedene Themen in eigenen Threads diskutieren kann. Ein weiteres Kommunikationstool ist die Chat-Funktion mit Anruf, Videoanruf und Screenshare.

^{Bild: Das Board in Stackfield}

Aufgaben können in einer Karten-, Listen- und Zeitleistenansicht angezeigt werden. In der Zeitleistenansicht können Abhängigkeiten zwischen Aufgaben hergestellt werden und Aufgaben können auch als Meilensteine angezeigt werden. Für komplexe Projektpläne sind die Planungsmöglichkeiten in der Zeitleiste zu einfach gehalten. Ein Feature, das Stackfield mit awork gemeinsam hat, ist die Stoppuhr bzw. Timer-Funktion. Nutzer können in jeder Aufgabe einen Timer starten und Zeiten verbuchen. Anders als awork und InLoox bietet Stackfield aber keine Ressourcenauslastung an.  

^{Bild: Die Zeitplan-Ansicht in Stackfield}

Integrationen

Stackfield bietet eine API an, inklusive einer ausführlichen Dokumentation, mit der Nutzer*innen Daten von anderen Systeme an Stackfield senden können.

Datenspeicherung

Stackfield bietet seine Software als Cloud- und als On-Premise-Lösung an.

Serverstandort

Daten werden vollständig in Deutschland gespeichert und verarbeitet.

Support

Nutzer*innen können den Support per E-Mail oder den Support-Chat innerhalb der Software nutzen. Außerdem finden Nutzer im Learning Center Hilfe-Artikel zum Arbeiten mit Stackfield, Tipps und Tricks und weitere Informationen.

Testphase

Interessent*innen können die Premium-Version 14 Tage kostenlos nutzen. Es werden keine Zahlungsdaten abgefragt.

Kostenlose Edition

Stackfield bietet keine kostenlose Version seiner Software an.

Worauf Sie bei Projektmanagement-Tools-Vergleich achten sollten + Checklisten

In unserem Projektmanagement-Tools-Vergleich haben wir wert auf die wichtigsten Eigenschaften gelegt, auf die Sie nicht verzichten können, wenn Sie ein erfolgreiches Projekt leiten wollen. Um das richtige Tool zu finden, sollten Sie einige Punkte zusätzlich klären:

• Wie werden Projekte in unserem Unternehmen aktuell geplant und gesteuert?
• Welche Prozesse und Workflows müssen verbessert werden?
• Welche Schmerzpunkte möchten wir lindern (z.B. geringe Produktivität, ineffiziente Prozesse, überlastetes Team etc.)?
• Welche Funktionen braucht unser Team wirklich? Welche Features sind eher „nice to have”?
• Wie sieht es mit unserer technischen Infrastruktur und Datenschutzregulation aus? Können wir eine Cloud-Lösung nutzen oder ist eine On-Premise-Lösung die einzige Option für uns?

Beziehen Sie Ihr Team in den Auswahl- und Testprozess mit ein und nehmen Sie dessen Feedback und Wünsche ernst. So holen Sie das Team frühzeitig ab, schaffen Akzeptanz für die neue Software und erhöhen so die Motivation Ihres Teams. Mit diesen Checklisten können sie den Projektmanagement Tool-Vergleich einfach und strukturiert durchführen.

Da seufzt der Abteilungsleiter schon 10 Minuten nach Start des Teams-Meetings über 4 neue E-Mails. Nach der Mittagspause läuft der Posteingang mit Status-Updates aus sieben anderen Tools über und dazu kommen all die ungewollten „Ich habe da etwas für Sie, mit dem Sie Ihren ROI um 200% steigern können“-E-Mails. Und eigentlich wollen wir alle einfach nur in Ruhe produktiv arbeiten können.

Wenn das auch Ihr Ziel ist, dann sind die 3 Schritte Think, Schedule, Do genau das richtige Programm führ mehr Effizienz und Effektivität im Posteingang. Wie InLoox für Outlook Sie dabei unterstützt, zeigen wir natürlich auch.

Schritt 1: Think

E-Mails sind primär dazu da, um Informationen zu übermitteln. Diese Informationen sind manchmal genau das, Infos. Und manchmal sind sie eigentlich Handlungsaufforderungen. Halten Sie also inne und überlegen Sie: ist der Inhalt dieser E-Mail reine Info? Dann aufmerksam durchlesen und mit einem kurzen, wertschätzenden „Danke für die Informationen.“ Beantworten und archivieren.

Die Informationen in der E-Mail oder die Anhänge sind relevante Infos für eines Ihrer Projekte oder Aufgaben? Dann kommt InLoox ins Spiel: Die E-Mail als Dokument entweder direkt in einen Projektordner ablegen oder als PDF-Datei an eine Aufgabe anhängen. Die Infos sind nun da, wo sie hingehören – im Projektkontext für Sie und das Projektteam jederzeit griffbereit.

^{Bild: Anhang und E-Mail als Dokumente mit Aufgabe verknüpfen und im Projektordner ablegen ©InLoox GmbH}

Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass in der E-Mail eine Handlungsaufforderung steckt, dann überlegen Sie: ist das etwas, das ich jetzt gleich mit minimalem Aufwand erledigen kann? Wenn ja, dann erledigen Sie es sofort (siehe Profi-Tipp Time-Boxing). Wenn nein, weil der zeitliche Aufwand höher ist, nicht alles klar ist oder weil es sich um eine Aufgabe in einem Projekt handelt, dann machen Sie eine InLoox-Aufgabe aus der E-Mail.

^{Bild: E-Mail zur Projektaufgabe in InLoox für Outlook machen ©InLoox GmbH}

Schritt 2: Schedule

Jene E-Mails, die zu Aufgaben mit Projektbezug wurden, werden nun terminiert. Entweder gibt es dafür sowieso Abgabetermine oder Deadlines, die sich aus dem Projektplan ergeben, oder Sie schätzen den Arbeitsaufwand selbst und ermitteln so Start- und End-Datum der Aufgabe. Egal wie, dieser Schritt ist essentiell, damit Sie strukturiert bleiben und InLoox Sie mit einer übersichtlichen Aufgabenliste in Outlook unterstützen kann.

InLoox hilft Ihnen dabei mit der KI-unterstützten Funktion der automatischen Aufgaben-Erstellung, indem der geschätzte Aufwand und eine Deadline vorgeschlagen werden, die Sie anpassen und übernehmen können.

^{Video: Die InLoox KI erkennt Aufgaben in E-Mails und erstellt sie automatisch ©InLoox GmbH}

BONUS Auch wenn die E-Mail keinen Projektbezug hat, können Sie eine private InLoox Aufgaben daraus machen.

Schritt 3: Do

Eventuell müssen Sie noch ein paar Details in den InLoox Aufgaben anpassen oder über die Kommentar-Funktion mit Ihrem Projektteam kommunizieren. Grundsätzlich benötigen Sie an diesem Punkt ihr Outlook nur noch, um die benötigte Zeit in der Aufgabe zu erfassen, indem Sie auf das Stoppuhr-Symbol klicken.

^{Bild: Mit der Stoppuhr Arbeitsaufwand für die Erledigung einer Aufgabe erfassen ©InLoox GmbH}

Jetzt haben Sie den Punkt erreicht, wo Sie guten Gewissens Outlook verlassen können. Sie haben alles Wichtige in InLoox und können sich nun in Ruhe dem produktiven Tun widmen.

BONUS Sobald Sie Ihre Aufgaben erledigt haben, gibt InLoox zu dieser Statusänderung eine Benachrichtigung an das Team, mit dem Sie in dem Projekt zusammenarbeiten.

^{Bild Outlook-Benachrichtigungsmail ©InLoox GmbH}

Profi-Tipps aus der Praxis

Benachrichtigungen abschalten

Produktivitätsprofis wissen: Outlook und Teams-Popup-Benachrichtigungen unterbrechen und gehören abgestellt. Wir alle kennen es von unseren Smartphones – es pingt und wir greifen automatisch hin und wollen wissen, was los ist. Was in privaten Gesprächen nervt – und respektlos ist – ist auch im Arbeitsumfeld kontraproduktiv. Daher gilt: in den Windows-Einstellungen einfach die Benachrichtigungs-Funktion für Outlook und Teams deaktivieren.

Timboxing für Tagesgeschäft

Die Zeitmanagement-Methode des Timeboxing ist ganz einfach: für eine bestimmte Aufgabe oder Tätigkeit setzen Sie einen festen zeitlichen Rahmen inklusive Zielsetzung und blockieren diesen in Ihrem Kalender. Wenn es also darum geht, die E-Mails der Kategorie Tagesgeschäft, die sofort erledigt werden können, abzuarbeiten, dann tragen Sie eine Timebox – z. B. eine Stunde - im Kalender ein. Der Zeitpunkt dafür ist Ihnen überlassen. Wenn Sie der Typ sind, der gerne diese Last von den Schultern hat, um sich dann 100% auf die Projektarbeit konzentrieren zu können, dann setzen Sie diese Timebox gleich in der Früh. Möglicherweise muss das Tagesgeschäft auch mehrmals täglich erledigt werden. Dann setzen Sie eine weitere Timebox, z. B. nach dem Mittagessen.

Im Blogbeitrag Produktiv arbeiten mit Timeboxing können Sie die Details nachlesen.

Newsletter-Ordner mit Regel

Es gibt Newsletter mit Mehrwert. Entweder weil Sie zu einem Tool, das Sie täglich nutzen, wichtige Informationen enthalten oder weil Sie News aus Ihrer Branche oder Ihrem Tätigkeitsbereich enthalten. Trotzdem sind Newsletter selten Grundlage für Ihr Tages- oder Projektgeschäft. Deshalb sollten die auch nicht Ihren Posteingang füllen, sondern per Regeln in einen eigenen Ordner wandern, wo Sie hin und wieder stöbern, so wie in einer Bibliothek. In Outlook klappt das mit Regeln ganz wunderbar.

Fazit

Im Posteingang findet keine produktive Arbeit statt – das ist uns allen klar. Allerdings hält uns das Abarbeiten der E-Mails beschäftigt und kann uns so Produktivität vorgaukeln. Mit den drei einfachen Schritten Think, Schedule und Do kommen Sie aus dieser Produktivitäts-Illusion heraus und ins effektive Arbeiten hinein. Damit Sie InLoox für Outlook unterstützen kann, aktivieren das Add-in in Outlook.

Hie lesen Sie alle Funktionen von InLoox für Outlook Modern Add-in nach.

Es kommt selten vor, dass ich ein Buch lese, das mir von einem Kollegen aus der IT-Abteilung mit den Worten empfohlen wurde: Daraus kannst du etwas lernen. Ehrlich gesagt, wann immer mir gesagt wurde, dass ich etwas von einem IT-ler lernen kann, hatte das mit Code zu tun, der in meinem Job keine Anwendung findet, geschweige denn meine Freizeit am Abend angenehmer macht.

Aber es gibt für alles ein erstes Mal, und hier ist meines, wenn es um Buchempfehlungen von einem IT-ler geht: Projekt Phoenix: Der Roman über IT und DevOps - Neue Erfolgsstrategien für Ihre Firma von Gene Kim, Kevin Behr, und George Spafford. Lassen Sie sich von den Begriffen IT, DevOps und Erfolgsstrategien nicht abschrecken - es macht alles Sinn, wenn Sie sich auf die fesselnde Erzählung einlassen, die zeigt, wie DevOps-Prinzipien angeschlagene Unternehmen verändern können.

Obwohl sich das Buch in erster Linie auf IT und Betriebsabläufe konzentriert, gehen seine Lektionen über technische Teams hinaus und bieten universelle - und vor allem praktische - Einblicke in effektives Projektmanagement. Bonus: Die Autoren schaffen es, die Geschichte unterhaltsam zu erzählen, und ich freue mich immer über eine Schurkin aus der Marketing-Abteilung!

Eine kurze Zusammenfassung der Geschichte finden Sie am Ende dieses Artikels. Im Folgenden werden die 10 wichtigsten Erkenntnisse herausgearbeitet und in praktikable Tipps zur Verbesserung von Projektmanagement-Praktiken zusammengefasst.

1. Arbeit visualisieren und Engpässe beseitigen
2. Priorisierung der Arbeit mit Blick auf die Auswirkungen auf die Unternehmensziele
3. Implementieren Sie die drei Wege von DevOps
4. Proaktives Management von technischer Schuld
5. Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
6. Metriken klug einsetzen
7. Eine Kultur der Eigenverantwortung und Eigenständigkeit kultivieren
8. Pläne für Ausfallsicherheit und Störungsmanagement
9. Automatisierung, wo immer möglich
10. Kommunizieren Sie das „Warum“ hinter Veränderungen

1. Arbeit visualisieren und Engpässe beseitigen

Erkenntnis: In *The Phoenix Project* lernt die Hauptfigur Bill, dass das meiste organisatorische Chaos von unsichtbaren Arbeitsabläufen und Engpässen herrührt, die den Fortschritt lähmen. Brent - ein hochqualifizierter „People Pleaser“, der nicht nein sagen kann - nimmt jede Arbeit an, die ihm zugeworfen wird, ist aber so überfordert, dass er kaum etwas rechtzeitig zu Ende bringt.

Tipp: Seien Sie kein Engpass-Brent in Ihrer Organisation! Wenn Sie einen Brent in Ihrer Organisation haben, schützen Sie ihn um jeden Preis vor banalen, nutzlosen Aufgaben, die ihn ausbremsen. Verwenden Sie dazu Tools wie Kanban-Boards zur Visualisierung von Arbeitsabläufen. Erkennen Sie Engpässe, indem Sie den Aufgabenfortschritt und die Verteilung der Arbeitslast überwachen. Stellen Sie sicher, dass kritische Ressourcen nicht überlastet werden, indem Sie Prozesse entwickeln, die die Aufgaben effektiv verteilen. Sorgen Sie auch dafür, dass Fachwissen nicht nur in den Köpfen der Mitarbeiter steckt, sondern ermöglichen Sie es ihnen, ihr Wissen weiterzugeben, damit andere ebenso erfolgreich werden können. 

2. Priorisierung der Arbeit mit Blick auf die Auswirkungen auf die Unternehmensziele

Erkenntnis: Das Buch betont die Ausrichtung der IT- und Betriebsprioritäten an den allgemeinen Geschäftszielen. Indem sie sich auf die Auswirkungen auf das Geschäft konzentrieren, können Teams die Verschwendung von Ressourcen für Aufgaben mit geringem Wert vermeiden.

Tipp: Priorisieren Sie Projekte mithilfe von Frameworks wie Cost of Delay (CoD) oder arbeiten Sie Aufgaben nach dem prinzip Weighted Shortest Job First (WSJF) ab. Diese Tools helfen den Teams, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Wert in der kürzesten Zeit liefern. Fragen Sie immer: Wie trägt diese Aufgabe zum Projekterfolg bei und wie trägt dieses Projekt zum Erfolg unseres Unternehmens bei?

3. Implementieren Sie die drei Wege von DevOps

Erkenntnis: Erik, einer der unterhaltsamsten Charaktere des Buches, der ein wenig Philosoph ist, stellt die „Drei Wege“ als die grundlegenden Prinzipien von DevOps vor, die Unternehmen zum Erfolg führen:

• Fluss (Systemdenken): Optimieren Sie den Arbeitsfluss von Anfang bis Ende, indem Sie die Anzahl der laufenden Aufgaben („Work in Progress“, WIP) begrenzen. 
• Feedback-Schleifen: Aufbau von Mechanismen für schnelles und kontinuierliches Feedback. 
• Kontinuierliche Verbesserung: Fördern Sie das Experimentieren, Lernen und Verbessern. 

Tipp: Wenden Sie diese Grundsätze auf Ihr Projektmanagement an: 

• Fluss: Unterteilen Sie Projekte in kleinere, überschaubare Abschnitte und führen Sie sie iterativ durch. Stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen, wie z. B. was genau getan werden muss, wann es getan werden muss und wer für die Durchführung verantwortlich ist, klar sind.
• Feedback-Schleifen: Halten Sie regelmäßig Besprechungen ab, um Erkenntnisse von Stakeholdern und Teammitgliedern zu sammeln. Oder führen Sie ein Vorgehen ein, bei dem eine Person dafür verantwortlich ist, Erkenntnisse zu sammeln und sie dem Projektteam zur Verfügung zu stellen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Fördern Sie eine Kultur des Experimentierens und feiern Sie das Lernen aus Fehlern. Dies erfordert die Fähigkeit, schnell zu reagieren und zu bewerten, ob die Aufgaben- und Projektergebnisse von guter Qualität sind.

4. Proaktives Management von technischer Schuld

Erkenntnis: Die Geschichte verdeutlicht, wie vernachlässigte technische Schulden (technical debt) den Fortschritt lähmen können. Es ist erstaunlich, wie sehr das Thema ins Schwarze trifft: In jedem Unternehmen weiß man, dass alte Technik, fehlerhafte Software oder schwerfällige manuelle Prozesse einen in die Tiefen der Projektverzögerungen hinabziehen.

Tipp: Unter technischer Schuld kann man alles verstehen, was aufgrund von Fehlfunktion oder Überholtheit Zeit und Geld kostet, wann immer es eingesetzt wird. Denken Sie an fehlende Standards, individualisierte Prozesse oder einfach veraltete Excel-Tabellen anstelle von automatisch aktualisierten Dashboards. Beginnen Sie damit, zu definieren, welche Informationen zu Beginn eines Projekts benötigt werden, entwerfen Sie eine Projektplanvorlage oder automatisieren Sie die Visualisierung projektübergreifender Daten in einem zentralisierten Dashboard.

5. Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit

Erkenntnis: Silos sind der Feind des Fortschritts. Das Buch zeigt, wie das Aufbrechen von Silos zwischen Entwicklung, Betrieb und anderen Abteilungen zu schnelleren und besseren Ergebnissen führt. 

Tipp: Sie müssen nicht unbedingt funktionsübergreifende Teams bilden, aber Sie müssen die Menschen finden, die gerne reden und gute Kommunikatoren sind. Ermöglichen Sie ihnen, sich über Projektteams oder Abteilungen hinweg auszutauschen, lassen Sie sie Arbeitsbeziehungen zu ihren Kollegen aufbauen und die Projektziele gemeinsam verfolgen. Nutzen Sie Praktiken wie tägliche Standups und gemeinsame Planungssitzungen, um die Abstimmung zu gewährleisten.

6. Metriken klug einsetzen

Erkenntnis: Das Phoenix-Projekt zeigt die Gefahr auf, sich auf unbedeutende Kennzahlen – auf Englisch „vanity Metrics“ -  wie Codezeilen oder Arbeitsstunden zu konzentrieren, die keinen echten Fortschritt widerspiegeln. Jeder, der ein Dashboard hat, macht sich dessen schuldig (*hebt die Hand*), und wir alle wissen, dass wir uns mit schönen Zahlen ohne Aussagekraft eigentlich selbst verarschen. 

Tipp: Messen Sie, was zählt. Verwenden Sie wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), die die Geschäftsergebnisse widerspiegeln, z. B. Durchlaufzeiten von Aufgaben oder Tickets, Time-to-Market oder Kundenzufriedenheit. Stellen Sie sicher, dass diese Messgrößen zu sinnvollen Verbesserungen führen. 

7. Eine Kultur der Eigenverantwortung und Eigenständigkeit kultivieren

Erkenntnis: Bills Wandel als Führungskraft beinhaltet das Delegieren von Befugnissen und das Vertrauen in die Entscheidungsfähigkeit seines Teams. Er hat erkannt, dass ein gutes Vorbild dadurch entsteht, dass man weiß, was zu tun ist, sagt, dass man es tun wird, und es dann auch tut.

Tipp: Befähigen Sie die Teams, die Verantwortung für ihre Projekte zu übernehmen. Wenn Teams das Was, Warum und Wann ihrer Projekte kennen, haben sie die Autonomie, zu experimentieren und Entscheidungen zu treffen. In Verbindung mit der Verantwortung für die Ergebnisse werden sie sich bemühen, erfolgreich zu sein. Erkennen Sie diese Erfolge an und geben Sie konstruktives Feedback, wenn etwas schief läuft.

8. Pläne für Ausfallsicherheit und Störungsmanagement

Erkenntnis: Die Erzählung zeigt, wie unvorbereitete Unternehmen unter dem Druck zusammenbrechen, wenn es zu Zwischenfällen kommt. Das ist der Zeitpunkt, an dem Brent nicht mehr helfen kann, an dem Zahltag für die technischen Schulden ist und an dem die Kunden Sie in Richtung Konkurrenz verlassen.

Tipp: Integrieren Sie Resilienz in Ihre Projektpläne durch: 

• Durchführung von Risikobewertungen, um potenzielle Fehlerquellen zu ermitteln. 
• Ausarbeitung von Ablaufplänen oder Leitfäden für die Reaktion auf Vorfälle. 
• Regelmäßiges Durchspielen von Szenarien, um das Selbstvertrauen und die Flexibilität des Teams in Krisensituationen zu stärken. 

9. Automatisierung, wo immer möglich

Erkenntnis: Die Automatisierung sich wiederholender, fehleranfälliger Aufgaben verringert Ineffizienzen und setzt Ressourcen für Innovationen frei. Das bedeutet: Weg mit dem Tabellenkalkulationsprojektplan, hin zur Verwendung einer geeigneten Projektplanungssoftware.

Tipp: Suchen Sie nach Bereichen, in denen die Automatisierung Arbeitsabläufe straffen kann, z. B. bei der Aufgabenerstellung, der Berechnung des Projektfortschritts oder der Projektberichterstellung. Investieren Sie in Tools, die den manuellen Aufwand verringern und es den Teams ermöglichen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.

10. Kommunizieren Sie das „Warum“ hinter Veränderungen

Erkenntnis: Widerstand gegen Veränderungen ist ein ständiges Thema in diesem Buch, aber der Schlüssel zur Überwindung dieses Widerstands liegt in der klaren Kommunikation von Zweck und Nutzen. Und manchmal liegt der Schlüssel darin, direkt zum Management zu gehen und ihm zu sagen, wie es wirklich ist. Es erfordert Mut, den Mund aufzumachen und den Finger in die Wunde zu legen, aber es beschleunigt den Heilungsprozess. 

Tipp: Erläutern Sie bei der Einführung neuer Verfahren oder Instrumente die dahinterstehenden Überlegungen. Zeigen Sie auf, wie diese Änderungen sowohl dem Team als auch dem Unternehmen zugutekommen werden. Erkennen Sie auch an, dass Veränderungsprozesse schwierig sein können und eine Phase des Leidens zu erwarten ist. Transparenz schafft Vertrauen und fördert die Akzeptanz. 

Fazit

Das Phoenix-Projekt bietet eine Fülle praktischer Erkenntnisse für Unternehmen, die mit der Bewältigung von Komplexität und Chaos zu kämpfen haben. Wenn Sie sich diese Lektionen zu eigen machen - Visualisierung der Arbeit, Priorisierung nach Geschäftswert, Förderung der Zusammenarbeit und Aufbau einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung -, können Sie die Projektmanagement-Praktiken umgestalten und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen. 

Fangen Sie klein an, arbeiten Sie schrittweise, und behalten Sie immer das große Ganze im Auge. Wie das Buch zeigt, lassen sich selbst die chaotischsten Projekte mit der richtigen Einstellung und Herangehensweise zum Erfolg führen. Und vergessen Sie nicht: Nur weil es aus der IT kommt, heißt das nicht, dass es keinen Spaß machen kann!

Zusammenfassung der Handlung von Projekt Phönix

Projekt Phönix erzählt die Geschichte von Bill Palmer, einem IT-Manager bei Parts Unlimited, einem angeschlagenen Produktions- und Einzelhandelsunternehmen. Bill wird unerwartet zum Vizepräsidenten für IT- Operations befördert, gerade als das Unternehmen ein hoch riskantes Projekt namens „The Phoenix Project“ in Angriff nimmt, ein letzter Versuch, das Unternehmen zu retten. Das Projekt ist von Verzögerungen, Funktionsstörungen und Missmanagement geprägt, wodurch die Zukunft des Unternehmens auf dem Spiel steht.

Während Bill sich mit seiner neuen Rolle auseinandersetzt, stößt er auf eine Reihe von Krisen: kritische Systemausfälle, zunehmender Druck seitens der Führungskräfte und ein IT-Team, das mit widersprüchlichen Prioritäten überfordert ist. Inmitten des Chaos lernt Bill Erik kennen, einen geheimnisvollen Berater, der ihm neue Denkansätze für die IT und den Betrieb vermittelt. Erik bringt Bill bei, wie wichtig es ist, Arbeitsabläufe zu visualisieren, Engpässe zu erkennen und DevOps-Prinzipien zu übernehmen, um Prozesse zu beschleunigen und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Unter Eriks Anleitung stellt Bill ein funktionsübergreifendes Team zusammen, um die Herausforderungen frontal anzugehen. Sie identifizieren systemische Probleme wie technische Schulden, schlechte Kommunikation zwischen den Abteilungen und übermäßige Abhängigkeit von Schlüsselpersonen wie Brent, einem brillanten, aber überlasteten Ingenieur. Mit der Einführung von DevOps-Praktiken beginnt das Team, die Abläufe zu stabilisieren, die Effizienz zu verbessern und konsistentere Werte zu liefern.

Im Laufe der Geschichte stößt Bill auf den Widerstand von Kollegen und Führungskräften, darunter der anspruchsvolle CEO und die ehrgeizige Marketing-Vizepräsidentin Sarah, die das Phoenix-Projekt als ihre Eintrittskarte zum Erfolg sieht. Doch Bills Hartnäckigkeit und der wachsende Erfolg des Teams überzeugen die Skeptiker schließlich.

Am Ende wird das Phoenix-Projekt erfolgreich umgesetzt und macht Parts Unlimited zu einem flexibleren und wettbewerbsfähigeren Unternehmen. Auf dem Weg dorthin entwickelt sich Bill als Führungskraft weiter und lernt, zu delegieren, seinem Team zu vertrauen und sich auf das große Ganze zu konzentrieren.

Der Roman endet mit einer hoffnungsvollen Note, die die transformative Kraft von DevOps und die Bedeutung der Ausrichtung der IT an den Geschäftszielen hervorhebt.

Ich habe unsere hauseigenen Projektmanagement-Spezialisten, Dr. Andreas Tremel und Dr. Tiziano Panico, befragt, worauf es im Projektmanagement im Jahr 2025 ankommt. Und natürlich haben die Mitgründer von InLoox geliefert und 4 Top-Trends im Projektmanagement identifiziert:

1. Strenges Controlling
2. Echte Agilität
3. Strategische Ausrichtung auf Unternehmensziele
4. Schnittstellenmanagement

In ihren Prognosen beschreiben die beiden Experten auch, welche Metriken, Skills oder Projektmanagement-Funktionen Unternehmen und Projektmanager nutzen sollten, um erfolgreich zu bleiben.

1. Enge Kontrolle aller Projektdaten und maximale Auswertung durch extremen Produktivitätsdruck

Die Zeiten vor sich hin dümpelnder Projekte sind vorbei. Ziel der Unternehmen muss es sein, Projekte noch intensiver in Echtzeit zu kontrollieren und auswerten zu können, um fundierte, datenbasierte Entscheidungen schneller treffen zu können. Auch die Projektbewertung – sowohl vor der Ausführung wie auch rückblickend – nimmt an Wichtigkeit zu, um sicherzustellen, dass die knappen Ressourcen in den wichtigsten Projekten eingesetzt werden. Leitlinie wird sein: Es wird nur das umgesetzt oder fortgeführt was auf die Unternehmensziele einzahlt. Projekte ohne konkrete Bewertungen sind ein Luxus, den sich viele Unternehmen zukünftig nicht mehr leisten können. 

Wichtige Metriken dafür: Projektrisiko, Projektkosten und Projektressourcen (Personen) 

Wichtige Projektmanagement-Skills: Datenanalyse, Führungsstärke, Entscheidungsfreudigkeit, Risiko-Bewusstsein 

Wichtige Projektmanagement-Software Funktionen: Zeitplanung (Gantt) mit Abhängigkeiten, Aufwandsschätzung und Aufwandserfassung, Ressourcenauslastung und -planung, Zeiterfassung und Budgetierung, Multiprojekt-Dashboards für das Controlling, Benachrichtigungen zu Änderungen in Projekten

2. Agilität: es wird die Spreu vom Weizen getrennt

Im nächsten Jahr wird sich zeigen, welche Unternehmen effektive Agilität betreiben und wer nur „agil daher schwafelt“. Denn: Agilitäts-Schamanismus in Form von philosophischer Feel-Good-Phrasen wird eingestellt werden. Wer es nicht schafft, in kurzen Release-Zyklen innovative Produkte und Dienstleistungen auf den Markt zu bringen, ist nicht wirklich agil. Zu dieser Erkenntnis werden 2025 immer mehr Unternehmen kommen.

Wie für Agilität gesorgt werden kann, ergibt sich aus den folgenden Fragestellungen: Warum dauert das so lange? Warum ist das nicht fertig? Wie können wir das ändern bzw. was muss gemacht werden, damit wir die Zyklen verkürzen können? Agilität braucht starke Führung mit klarem Ziel – alles andere ist Philosophie. Ehrliche Kommunikation, klare Ziele und mutige Umsetzung sind die Grundlage, um schneller zu werden und Qualitätsstandards zu setzen.

Wichtige Metriken: Time-to-Market, Projektkosten, Projektressourcen

Wichtige Projektmanagement-Skills: Führungsstärke, Entscheidungsfreudigkeit, Risikobewertung + strategische Abstimmung, Kommunikationsstärke

Wichtige Projektmanagement-Software Funktionen: Darstellung von Abhängigkeiten zwischen Projektzeitplänen und -phasen, Benachrichtigungen bei Statusänderung/Erledigung von Aufgaben, Projektphasen und Projekten sowie bei Projektänderungen und -verzögerungen, Ressourcenzuweisung auf Aufgabenebene und Projektebene, Zuordnung von Aufgaben zu Projekten/Projektphasen

3. Mehr Struktur und engere Ausrichtung auf Unternehmensziele

Auch dieser aktuelle Trend ist den ökonomischen Rahmenbedingungen geschuldet: durch eine besser strukturierte Arbeitsorganisation in den Teams und Abteilungen lässt sich eine engere Ausrichtung der Projekte auf die Unternehmensziele erreichen. Das strategische Abstimmen von Projekten auf die Ziele des Unternehmens verlangt Transparenz auf beiden Ebenen, wie die eindeutige Definition von Zielsetzungen und deren breite Kommunikation im Unternehmen – genauso wie es Transparenz in der Projektlandschaft braucht. Die Basis dafür bilden sehr einfache Regeln wie beispielsweise für das Anstoßen von Projekten, das Pflegen von Projektdaten, die Struktur von Projekten und welche Voraussetzungen ein Projektleiter haben muss. Das mag banal klingen, aber in vielen Teams und Unternehmen ist der Projektmanagement-Reifegrad sehr niedrig. Helfen können OKRs oder von der obersten Führungsebene festgelegte Ziele, sodass die Mitarbeitenden wissen, worauf ihr Tun ausgelegt ist.

Wichtige Metriken: Zielsetzungen mit Kennzahlen wie Marktanteile/Kosten/Time-to-Market, Projektstatus, Projektkosten

Wichtige Projektmanagement-Skills: Projektplanung und -überwachung, Kommunikationsstärke, strategisches Denken, Führungsstärke

Wichtige Projektmanagement-Software Funktionen: Projektbewertung, Projektantrag – und -freigabe-Prozess, Multiprojekt-Auswertung, Multi-Projekt-Dashboards für das Controlling, Projektberichte

4. IT-Infrastruktur geht in die Cloud

Wer bisher noch Bedenken zur Cloud hatte wird nun endgültig einsehen, dass die Cloud ein guter und notwendiger Schritt ist. Warum gerade jetzt? Wegen des demografischen Wandels, der besonders bei der IT-Administration und dem Know-how zu Legacy-Technologien zu umfangreichem Wissensschwund in Unternehmen beiträgt. Fachleute, die sich mit den veralteten IT-Landschaften auskennen, gehen in Rente und der Nachwuchs kennt sich zu wenig aus. Außerdem setzt die Cloud-Technologie wichtige Ressourcen in den internen IT-Abteilungen frei, sodass diese sich mit Transformationsprojekten, die für die Weiterentwicklung der Unternehmen zukunftssichernd sind, beschäftigen können. Für das Projektmanagement ist die Cloud gleichbedeutend schier grenzenlosen Möglichkeiten. Denn dank des unkomplizierten Datenaustauschs zwischen den Systemen, lassen sich die Daten auch mit geringem Personalaufwand auswerten und so die Produktivität und Rentabilität von Projekten erhöhen.

Wichtige Metriken: IT-Infrastruktur Kosten und Personalkosten der IT-Administratoren, Zeitaufwände für den Betrieb/die Wartung der IT-Infrastruktur

Wichtige Projektmanagement-Skills: Projektplanung und -durchführung, Risiko-Analyse, Kommunikationsstärke, Führungsstärke

Wichtige Projektmanagement-Software Funktionen: Gantt-Planung, Ressourcenauslastung und -planung, Aufwandsschätzung und Aufwandserfassung auf Aufgabenebene, Projektphasen-Status und Aufgabenstatus, Multi-Projekt-Dashboards und -Berichte für das Controlling

Fazit

Das Jahr 2025 steht vor der Tür und die Zukunft des Projektmanagements ist klar: Der Erfolg liegt in Präzision, Agilität, Ausrichtung und Innovation. Mit strengen Kontrollen, echter Agilität, strategischer Ausrichtung und modernisierten IT-Infrastrukturen können Sie und Ihr Team die kommenden Herausforderungen souverän meistern. Ausgestattet mit diesen Kenntnissen haben Projektmanager die Möglichkeit, wirkungsvolle Entscheidungen zu treffen, Ressourcen zu optimieren und sich an den Unternehmenszielen zu orientieren - und gleichzeitig ihre Teams und Prozesse auf die sich ständig verändernden Anforderungen der modernen Geschäftswelt einzustellen. Denn beim Projektmanagement im Jahr 2025 geht es nicht nur darum, nur auf Kurs zu bleiben, sondern auch darum, den Weg zu weisen.