Projektmanagement-Tools 2021: Die 5 beliebtesten Anbieter im Vergleich

Es gibt nicht DASEINE Projektmanagement-Tool. Je nach Anforderungen, technischen Voraussetzungen, persönlichen Arbeitsweisen und Team-Zusammensetzung, kommt eine andere Softwarelösung in Frage. Um die richtige Software zu finden, sollten Sie einige Punkte vorher klären:

• Wie werden Projekte in unserem Unternehmen aktuell geplant und gesteuert?
• Welche Prozesse und Workflows müssen verbessert werden?
• Welche Schmerzpunkte möchten wir lindern (z.B. geringe Produktivität, ineffiziente Prozesse, überlastetes Team etc.)?
• Welche Funktionen braucht unser Team wirklich? Welche Features sind eher „nice to have”?
• Wie sieht es mit unserer technischen Infrastruktur und Datenschutzregulation aus? Können wir eine Cloud-Lösung nutzen oder ist eine On-Premise-Lösung die einzige Option für uns?

Beziehen Sie Ihr Team in den Auswahl- und Testprozess mit ein und nehmen Sie dessen Feedback und Wünsche ernst. So holen Sie das Team frühzeitig ab, schaffen Akzeptanz für die neue Software und erhöhen so die Motivation Ihres Teams.

Die Tools

Das sind die Projektmanagement-Tools, die wir in diesem Beitrag miteinander vergleichen:

• InLoox
• Asana
• Wrike
• awork
• Stackfield

Disclaimer

Es werden die Versionen verglichen, die in der Testphase verfügbar sind: InLoox now! Enterprise, Asana Business, Wrike Business, awork Premium, Stackfield Business. Außerdem wird die Web App Version getestet. Es werden nur Funktionen bewertet, die in der getesteten Version „out of the box“ verfügbar sind. Es kann natürlich sein, dass bestimmte Funktionen in einer höheren Edition oder über externe Add-Ons etc. verfügbar sind.

InLoox

Beschreibung

InLoox ist das Projektmanagement-Tool des 1999 gegründeten deutschen Software-Herstellers InLoox GmbH. Das wohl bekannteste Produkt ist die Outlook-integrierte Desktop-App InLoox für Outlook. Die Art und Weise, wie sich Inloox in Outlook integriert ist einzigartig auf dem Projektmanagement-Software-Markt. Neben der Desktop-Version können Nutzer*innen Projekte und Aufgaben auch in der browserbasierten App InLoox Web App und den nativen Mobile Apps für iOS und Android planen. InLoox sticht durch seinen großen Funktionsumfang, welcher den Nutzer*innen extrem viel Flexibilität und Skalierbarkeit bei der Anwendung bietet, heraus. Das Tool ist daher geeignet für Teams und Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen.

Funktionen

Viele Projektmanagement-Software-Hersteller bieten sehr gute Funktionen für die Aufgabenplanung an. Wenn man aber nach einer Web-Anwendung sucht, mit der man auch Netzpläne erstellen oder Projekte hybrid planen kann, wird die Auswahl schon kleiner. InLoox ist eine der wenigen Anbieter, die eine Gesamtlösung anbieten. InLoox bietet dabei nicht nur eine Gantt-Chart-Funktion, mit der man auch komplexe Projektpläne darstellen kann, sondern auch eine Ressourcenauslastung, Zeiterfassung und Budgetplanung.

^{Bild: Die Gantt-Chart-Ansicht in InLoox Web App}

Bei der Projektplanung sticht InLoox besonders heraus. Mit dem Gantt Chart kann man umfassende Netzpläne, inklusive Vorgänge, Meilensteile und Aufgaben, erstellen. Außerdem kann man nicht nur Abhängigkeiten, sondern auch Anordnungsbeziehungen und Einschränkungen zwischen den Elementen definieren. Dies ermöglicht eine sehr genaue Projektplanung. Die Bedienung ist flüssig, Elemente können einfach per Drag und Drop verschoben werden und wenn Elemente in Abhängigkeit zueinanderstehen, verschiebt sich der gesamte Projektplan mit und man sieht Terminabweichungen sofort. Auch kann man in der Projektbetreuung wichtige Informationen hinterlegen und sogar benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um individuelle Projektinformationen darzustellen. Dies ermöglicht es Nutzern, Projekte über diese Felder zu sortieren und zu filtern und darauf basierend z.B. Dashboards zu erstellen.

^{Bild: Aufgaben im Kanban-Board in InLoox Web App}

Natürlich kommt bei InLoox auch das Aufgabenmanagement und die Kommunikation nicht zu kurz. Aufgaben können über das Kanban-Board einfach geplant werden, Nutzer*innen können aber auch eine Listenansicht nutzen. Über die übersichtliche „Arbeitsplatz“-Ansicht erhalten User*innen einen Überblick über eigene und delegierte Aufgaben. Eine Besonderheit von InLoox ist, dass Teammitglieder auch persönliche Aufgaben anlegen können, d.h. Aufgaben, die keinem Projekt zugeordnet sind. Das hat den Vorteil, dass der komplette Arbeitstag in InLoox abgebildet werden kann und nicht nur die Projektarbeit. Für Projektmanager*innen hat es bei der Ressourcenplanung den Vorteil, dass sie die vollständige Auslastung des Teams mit einbeziehen können. Projekt- und Aufgabennotizen sowie der integrierte Chat ermöglichen eine effiziente Kommunikation.

Integrationen

InLoox bietet sehr viele Funktionen, die es bei vielen anderen Anbietern nur über externe Integrationen und Add-Ins gibt, schon „Out of the Box“ an (z.B. Ressourcenauslastung, Budgets, Zeiterfassung etc.). Als Microsoft Gold Partner ist InLoox sehr gut in die Microsoft-App-Landschaft integriert. Neben der Outlook-Integration bietet das Unternehmen z.B. auch eine Integration zu Teams sowie eine Schnittstelle zum Business Reporting Tool Power BI. Über PowerAutomate können Workflows zwischen InLoox und anderen Systemen hergestellt werden. Die gut dokumentierte API ermöglicht den Datenaustausch mit anderen Systemen, wie z.B. SAP oder Salesforce.

Datenspeicherung

InLoox bietet eine On-Premise-Version(InLoox PM) und auch eine Cloud-Version(InLoox now!) seiner Software an. Dabei sind alle Produkte (InLoox für Outlook, InLoox Web App & InLoox Mobile App) in beiden Versionen verfügbar.

Serverstandort

Bei der Cloud-Version InLoox now! werden die Daten vollständig in den deutschen Microsoft-Rechenzentren in der „Microsoft Azure Cloud“ gespeichert. Die Rechenzentren befinden sich in Frankfurt am Main und Berlin und unterliegen deutschem Recht. 

Support

InLoox bietet für alle Nutzer*innen, auch für Nutzer*innen der kostenlosen Version InLoox now! Starter, einen kostenlosen technischen Support per E-Mail und Telefon auf Deutsch und Englisch an. Darüber hinaus können Nutzer*innen auch Tickets über das Support-Portal einstellen. Sie können außerdem die Online-Hilfe, Video-Tutorials und regelmäßige kostenlose Webinare in Anspruch nehmen. Für einen schnellen Einstieg bietet der Hersteller auch Projektvorlagen für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle und Branchen an. Auch bietet InLoox Schulungen und Workshops an, in denen User*innen bei der Implementierung und Nutzung der Software unterstützt werden.

Testphase

Interessent*innen können InLoox in der Enterprise Version, d.h. mit vollem Funktionsumfang, 30 Tage lang kostenlos testen. Der Test ist vollkommen unverbindlich und es müssen keine Zahlungsdaten hinterlegt werden. Nach den 30 Tagen endet der Test automatisch und Nutzer*innen müssen nicht aktiv werden. Das Konto wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Wenn man die Software weiternutzen möchte, kann man sich das Konto freischalten lassen und alle Daten aus der Testphase werden übernommen und Nutzer können nahtlos weiterarbeiten.

Kostenlose Edition

Für die Cloud-Version gibt es eine kostenlose Edition, InLoox now! Starter. InLoox now! Starter ist besonders geeignet für kleine Teams bis zu 5 Usern, die viel mit Aufgabenmanagement arbeiten und kleinere, weniger komplexe Projekte durchführen.

Sprachen

• Deutsch
• Englisch
• Französisch
• Italienisch
• Spanisch

Asana

Beschreibung

Das kalifornische Unternehmen Asana wurde 2008 von zwei ehemaligen Facebook-Mitarbeitern gegründet. Der Fokus von Asana liegt auf der reibungslosen Team-Zusammenarbeit. Nutzer*innen können Aufgaben und Projekte über die browserbasierte Web-App oder die Mobile App von Asana planen. Asana ist bekannt für seine Gamification-Features, wie Einhörner, die über den Bildschirm fliegen, wenn man eine Aufgabe erledigt hat. Diese spielerischen Elemente sollen die Motivation der Nutzer erhöhen.

Funktionen

Asana bietet in der Business-Version ein umfangreiches Collaboration-Tool an, mit dem sich besonders die Aufgabenplanung effizient durchführen lässt. Die Aufgabenplanung ist eine Stärke von Asana, die durch die Gamification-Aspekte und das Design eine lockere Atmosphäre in den Alltag bringt. Die Bedienung ist einfach und die Benutzeroberfläche aufgeräumt.

^{Bild: Die Board-Ansicht in Asana}

Die verschiedenen Aufgabenansichten (Liste, Board, Zeitleiste & Kalender) sind praktisch, da sie auf verschiedene Bedürfnisse eingehen und den Nutzern Flexibilität bei der Aufgabenplanung bieten. Auch das Aufgaben-Dashboard bietet einen guten Überblick über den Fertigstellungsgrad der Projektaufgaben.

Wenn Sie aber viel mit der Gantt-Chart-Planung arbeiten oder komplexe Projektstrukturpläne haben, fehlen einige Funktionen in dem Bereich. Die Zeitleiste ist eher eine alternative Aufgabenansicht als ein traditionelles Gantt-Chart, da es keine Vorgänge gibt und auch können keine Anordnungsbeziehungen definiert werden. Hier erkennt man den starken Aufgabenfokus des Tools.

^{Bild: Die Zeitleiste in Asana}

Integrationen

Für Nutzer, denen Funktionen wie Zeiterfassung oder Budgets fehlen, bietet Asana eine Umfangreiche Integrationsbibliothek zu den verschiedensten Tools an. Auch über die API kann man Asana mit anderen Systemen verbinden.

Datenspeicherung

Asana ist nur als Cloud-Lösung verfügbar.

Serverstandort

Die Projektdaten werden in Datenzentren in den USA gespeichert. Laut dem Hersteller werden die Daten in „sicheren nach SSAE 16 zertifizierten Rechenzentren mittels Amazon RDS in den USA“ gehostet.

Support

Einen telefonischen Support gibt es nach unseren Recherchen bei Asana nicht. Nutzer*innen können aber über die Asana-Support-Seite die Online-Hilfe, das Asana-Forum oder auch die Asana Academy in Anspruch nehmen. Bei weitergehenden Probleme kann man den Support über ein Kontaktformular auf der Webseite erreichen.

Testphase

Interessent*innen können Asana in der Business-Edition 30 Tage lang kostenlos testen. Wenn keine Zahlungsdaten hinterlegt werden, wird das Abo automatisch nach Ablauf der Testphase auf die kostenlose Basic-Version heruntergestuft.

Kostenlose Edition

Asana bietet eine kostenlose Basic-Edition seiner Software für Teams mit bis zu 15 Nutzern an. Der Funktionsumfang der kostenlosen Version ist begrenzt, möchte man z.B. das Startdatum für Aufgaben definieren, muss man auf die Premium-Version upgraden.

Sprachen

• Deutsch
• Englisch
• Französisch
• Japanisch
• Portugiesisch
• Spanisch

Wrike

Beschreibung

Wrike wurde 2003 von Andrew Filev gegründet. 2021 wurde bekannt gegeben, dass Wrike von Citrix übernommen wurde. Wrike beschreibt seine Software selbst als Arbeitsmanagement- und Collaboration-Plattform. Nutzer*innen können über die Wrike Web App, die Desktop App und Mobile App Aufgaben und Projekte planen.

Funktionen

Wrike bietet alle Funktionen, die Teams für die effiziente Zusammenarbeit benötigen. Wie auch Asana liegt die Stärke von Wrike besonders bei der Aufgabenplanung. Besonders für Agenturen und Marketing-Teams sind die buchbaren Zusatzfunktionen wie Wrike Proof oder Wrike Publish eine gute Möglichkeit Freigabe-Workflows zu optimieren.

^{Bild: Das Aufgaben-Board in Wrike}

Eine Besonderheit von Wrike ist, dass Projekte auch in Ordner organisiert werden können und die einzelnen Projektphasen sind Unterordner. Diese Ordnerstruktur hat den Vorteil, dass sie nicht nur den meisten Nutzer*innen vertraut ist, sondern auch übersichtlich. Der Nachteil ist, dass man für das Projekt in dem Fall keine eigenen Informationen wie Status und Projektende definieren kann. Wer das nicht möchte, kann Projekte aber auch ganz normal als "Projekte" anlegen. Die Projektinfo-Seite ist allgemein sehr schlicht gehalten, man kann u.a. Informationen wie Projektname, Start- und Enddatum, Beschreibung und Kommentare hinterlegen, aber es ist nicht möglich weitere Felder hinzuzufügen. Hier muss man dazu anmerken, dass dies nur für die Projektinfos gilt, in der Aufgabenansicht können benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.

^{Bild: Das Gantt-Chart in Wrike}

Neben InLoox war Wrike eine der wenigen Lösungen, die ein Gantt Chart anbieten, wobei auch hier „Aufgaben“ als „Vorgänge“ angesehen werden. Das kann für manche Projektmanager*innen, die z.B. nach dem PMBOK und anderen PM-Standards arbeiten, etwas ungewohnt sein. Das Verschieben der Gantt-Elemente ist etwas sperrig, besonders wenn man die Reihenfolge ändern möchte. In anderen Tools, wiez.B. InLoox, kann man die Reihenfolge der Elemente einfach per Drag und Drop ändern, in Wrike geht das nur über die Änderung des Start- bzw. Enddatums.

Integrationen

Wrike bietet eine große Auswahl an kostenlosen Integrationen zu den gängigsten Business-Tools an. Einige Add-Ons wie z.B. die Ressourcenverwaltung oder Reporting können kostenpflichtig hinzugebucht werden.

Datenspeicherung

Wrike ist nur als Cloud-Lösung verfügbar.

Serverstandort

Die Rechenzentren von Wrike befinden sich in den USA und auch in der EU (Amsterdam). Ein deutsches Rechenzentrum gibt es nicht, dennoch wird durch das Rechenzentrum in Amsterdam die Datenspeicherung in der EU angeboten.

Support

Bei Problemen können Nutzer*innen im Wrike Help Center die Wissensdatenbank zu Rate ziehen. Neben Hilfe-Artikeln findet man Live-Sessions und auch ein User-Forum (nur auf Englisch). Ansonsten kann man auch über ein Online-Kontaktformular ein Ticket einreichen und den Wrike Support kontaktieren.

Testphase

Interessent*innen können Wrike für 14 Tage in der Professional-Version kostenlos testen.

Kostenlose Edition

Für kleine Teams bis zu 5 Nutzern bietet Wrike eine kostenlose Version seines Tools an. Nutzer der Free-Edition können auch die Desktop- und mobilen Apps nutzen.

Sprachen

• Deutsch
• Englisch
• Französisch
• Italienisch
• Japanisch
• Portugiesisch
• Russisch
• Spanisch

awork

Beschreibung

awork ist die Projektsoftware des 2012 gegründeten deutschen Software-Unternehmens HQLabs GmbH. Das erste Produkt von HQLabs ist die Agentursoftware HQ, so dass man annehmen könnte, dass awork nur für Agenturen geeignet sei. awork bietet aber Funktionen, die auch für Teams in anderen Bereichen geeignet sind.

Funktionen

Zwar ist awork in erster Linie ein Task Management Tool, bietet aber auch Funktionen wie Zeiterfassung und Ressourcenauslastung im Standard an. Für die Zeiterfassung bietet awork sogar eine Stoppuhr-Funktion an, mit der man jederzeit die Bearbeitungszeit von Aufgaben tracken kann und verbuchen kann. Diese verbuchten Zeiten können auch in einem Bericht exportiert werden. Die Benutzeroberfläche ist sauber und Nutzer*innen können schnell mit der Aufgabenplanung starten. Die Listenansicht ist etwas anders als bei anderen Tools. Hier werden nicht nur alle Projektaufgaben in einer Liste dargestellt, sondern Nutzer*innen können Aufgaben verschiedenen Listen zuordnen und diese so organisieren. Dieser Workflow ist etwas ungewöhnlich und die Listenzuordnung wird auch nicht in der Timeline dargestellt.

^{Bild: Die Board-Ansicht in awork}

Wie asana ist die Timeline eher als eine alternative Aufgabenansicht zu verstehen mit der man aber zumindest Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darstellen kann. Die Bedienung ist aber angenehm, die Darstellung ansprechend und ausreichend um einen Überblick über das Projekt zu bekommen, auch wenn man keine komplexen Projektpläne damit abbilden kann.

^{Bild: Die Timeline in awork}

Integrationen

awork bietet eine API an, mit der Nutzer*innen andere Systeme anknüpfen können. Für die Abrechnung von Zeiterfassungseinträgen bietet awork zum Beispiel eine Integration zu verschiedenen Buchhaltungssystemen.

Datenspeicherung

Awork bietet nur eine Cloud-Lösung an.

Serverstandort

Laut Hersteller werden Projektdaten in Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

Support

awork bietet einen persönlichen Telefonsupport an und auch einen Live-Chat. Außerdem finden Nutzer*innen im Help Center eine Dokumentation mit Beschreibungen und animierten Bildern an.

Testphase

Interessent*innen können awork 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Es müssen keine Zahlungsdaten hinterlegt werden und der Test endet automatisch. awork bietet darüber hinaus eine uneingeschränkte 30 Tage Geld-zurück-Garantie für alle Premium-Accounts.

Kostenlose Edition

awork bietet keine kostenlose Version seiner Software an.

Sprachen

• Deutsch
• Englisch

Stackfield

Beschreibung

Stackfield wurde 2012 gegründet und hat, wie InLoox, seinen Hauptsitz in München. Stackfield legt den Fokus auf Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams und verspricht „hochsichere Projektarbeit und interne Kommunikation“. Dabei wird die Software in Deutschland entwickelt und die Daten vollständig in Deutschland gehosted.  

Funktionen

An den Funktionen von Stackfield erkennt man den Fokus auf Zusammenarbeit und Kommunikation sofort. In den einzelnen Projekten gibt es verschiedene Bereiche, die Nutzer je nach Bedarf ein- und ausblenden können. Neben den auch in anderen PM-Tools bekannten Bereichen „Aufgaben“, „Zeitplan“ und „Dokumente“, gibt es auch noch die Bereiche „Kommunikation“ und „Diskussion“. „Kommunikation“ ist quasi Projektverlauf und Projektnotizen in einem. „Diskussionen“ erinnert an ein Forum, in dem man über verschiedene Themen in eigenen Threads diskutieren kann. Ein weiters Kommunikationstool ist die Chat-Funktion mit Anruf, Videoanruf und Screenshare.

^{Bild: Das Board in Stackfield}

Aufgaben können in einer Karten-, Listen- und Zeitleistenansicht angezeigt werden. In der Zeitleistenansicht können Abhängigkeiten zwischen Aufgaben hergestellt werden und Aufgaben können auch als Meilensteine angezeigt werden. Für komplexe Projektpläne sind die Planungsmöglichkeiten in der Zeitleiste zu einfach gehalten. Ein Feature, dass Stackfield mit awork gemeinsam hat, ist die Stoppuhr bzw. Timer-Funktion. Nutzer können in jeder Aufgabe einen Timer starten und Zeiten verbuchen. Anders als awork und InLoox bietet Stackfield aber keine Ressourcenauslastung an.  

^{Bild: Die Zeitplan-Ansicht in Stackfield}

Integrationen

Stackfield bietet eine API an, inklusive einer ausführlichen Dokumentation, mit der Nutzer*innen Daten von anderen Systeme an Stackfield senden können.

Datenspeicherung

Stackfield bietet seine Software als Cloud- und als On-Premise-Lösung an.

Serverstandort

Daten werden vollständig in Deutschland gespeichert und verarbeitet.

Support

Nutzer*innen können den Support per E-Mail oder den Support-Chat innerhalb der Software nutzen. Außerdem finden Nutzer im Learning Center Hilfe-Artikel zum Arbeiten mit Stackfield, Tipps und Tricks und weitere Informationen.

Testphase

Interessent*innen können die Premium-Version 14 Tage kostenlos nutzen. Es werden keine Zahlungsdaten abgefragt.

Kostenlose Edition

Stackfield bietet keine kostenlose Version seiner Software an.

Sprachen

• Deutsch
• Englisch

Fazit

Das war unser Vergleich der beliebtesten Tools auf dem Projektmanagement-Software-Markt. Hier noch ein kurzer Featurevergleich zwischen den fünf getesteten Lösungen, die Sie als Checkliste bei Ihrer Suche nach dem passenden Projektmanagement-Tool nutzen können: