In unserem letzten Blogbeitrag haben wir Ihnen einen kurzen Leitfaden geliefert, wie Sie die Umsetzung von Workshop-Ergebnissen sicherstellen können. Hier ist mit unter der Begriff Maßnahmenplan gefallen. In unserem heutigen Blogbeitrag erklären wir, wie Sie schnell und einfach einen Maßnahmenplan erstellen können.
Was ist ein Maßnahmenplan überhaupt?
Ein Maßnahmenplan ist eine Art To-Do-Liste, die festlegt welche Aktivitäten wann, in welcher Reihenfolge, mit welchem Aufwand, von wem, bis wann und unter welchen Prämissen ausgeführt werden. Mithilfe eines Maßnahmenplans kann das Projektteam viel zielorientierter arbeiten und den weiteren Ablauf eines Projekts detailliert planen. Diese Beschreibung erinnert Sie bestimmt ein wenig an die Planung eines Projekts mit Hilfe einer Projektmanagement Software. Und hier liegen Sie in der Tat richtig, denn ein Maßnahmenplan kann sehr gut in einer Projektmanagement-Software abgebildet und somit in die Projektplanung integriert werden. Jedoch möchten wir uns in diesem Beitrag schwerpunktmäßig auf die Erstellung eines Maßnahmenplans konzentrieren, unabhängig davon, ob Sie eine Projektmanagement-Software nutzen. Ein klassischer Maßnahmenplan wird generell in einer einfachen Tabelle erstellt, die alle geplanten Aktivitäten übersichtlich darstellt.
Maßnahmen oder Ansätze für zukünftige Maßnahmen werden häufig in Workshops oder Team-Meetings entwickelt. Auch bei Brainstorming- oder Brainswarming-Sessions können Maßnahmen aus neuen Ideen entstehen. Damit stellt der Maßnahmenplan ein universelles Werkzeug dar, das sicherstellt, dass Meetings und Workshops nicht ergebnislos bleiben. Durch konkrete Aktivitäten wird beschrieben, wie die im Workshop definierten Ziele erreicht werden sollen.
Ein Maßnahmenplan kann entweder direkt zum Abschluss eines Workshops/Meetings gemeinsam formuliert werden. Wenn jedoch nur eine kleine Personengruppe der Anwesenden für die Umsetzung der Workshop-Ergebnisse zuständig ist, ist es empfehlenswert, den Maßnahmenplan mit diesen Personen in einem Follow-Up-Meeting zu erstellen. So verschwenden Sie nicht die Zeit der restlichen Teilnehmer und können den finalen Maßnahmenplan einfach noch einmal per E-Mail versenden, damit jeder im Bilde ist und ggf. Feedback dazu geben kann.
In 5 Schritten zum vollständigen Maßnahmenplan
(1) Maßnahmen formulieren
Sie beginnen mit der Formulierung der einzelnen Maßnahmen. Hierbei sollten Sie darauf achten, lediglich realistische Maßnahmen aufzunehmen. Außerdem ist es wichtig, jede Maßnahme in ganzen Sätzen zu beschreiben, um Nachvollziehbarkeit und Verständnis sicherzustellen.
(2) Zuständigkeiten für Maßnahmen festlegen
Damit Ihr Maßnahmenplan letztendlich zu reellen Fortschritten im Projekt beiträgt, legen Sie unbedingt fest, wer für welche Maßnahme zuständig ist. Dieser Schritt ist häufig leichter umzusetzen, wenn Sie den Maßnahmenplan lediglich mit einer kleinen Gruppe, wie z.B. in einem Follow-Up-Meeting, erstellen. Denn die einzelnen Personen fühlen sich in dieser Situation eher angesprochen und übernehmen Maßnahmen meist freiwillig.
(3) Beteiligte identifizieren
Zusätzlich zur verantwortlichen Person benennen Sie alle weiteren Personen, die zur Durchführung der Maßnahme benötigt werden. Auch an diese Personen wird der finale Maßnahmenplan übersendet. Damit sind alle Beteiligten darüber informiert, dass Sie in naher Zukunft für die Umsetzung einer Maßnahme benötigt werden.
(4) Ziele und Zwischenziele setzen
Im Anschluss konzentrieren Sie sich auf die Endergebnisse, die Sie mit der jeweiligen Maßnahme erzielen möchten. Auch die Ziele formulieren Sie in einfachen und kurzen Sätzen und nicht in Stichpunkten. Handelt es sich um umfangreiche Vorhaben können Sie zusätzlich Zwischenziele zur besseren Strukturierung einer Maßnahme setzen. Die Zwischenziele bilden Sie als Meilensteine ab.
(5) Endtermin festlegen
Vereinbaren Sie mit dem Haupt-Verantwortlichen jeder Maßnahme einen festen Endtermin. Nicht-terminierte Maßnahmen laufen aus Erfahrung häufig ins Leere und führen zu nichts. Da Maßnahmen auch oft aufeinander aufbauen, ist der Erledigungstermin für die Planung von so hoher Bedeutung.
Nachdem Sie in nur 5 Schritten Ihren Maßnahmenplan detailliert haben, versenden Sie Ihn an alle Beteiligte und ggf. an Teilnehmer des Workshops/Meetings, die die Grundidee für die Maßnahmen geliefert haben. Alle, die mit einer Projektmanagement-Software arbeiten, sollten den Maßnahmenplan in der Software abbilden. Dies hat u.a. den Vorteil, dass Sie die einzelnen Maßnahmen den zuständigen Personen direkt zuweisen können und letztendlich den Fortschritt regelmäßig überprüfen können. Zudem werden im Falle von Änderungen am Projektplan alle Beteiligten automatisch informiert.